תכנון התוכן עבור אתר SharePoint שלך

כאשר תוכן של אתר מאורגן באופן לוגי וקל לאיתור, קל יותר לשמור ולנהל ומשתמשי האתר יעילים יותר. כמנהל אוסף אתרים או כבעלים של אתר, ייתכן שתרצה לתכנן את אסטרטגיית האתר לפני יצירת האתר שלך. במאמר זה, אנו מסיירים:

איזה סוג תוכן יופיע באתרים שלך?

לאחר שנתת כמה מחשבות למספר ולסוג האתרים הרצויים, בצע כמה תכנון עבור התוכן שיאוחסן באתרים אלה. המטרה של תכנון תוכן זה היא לקבוע:

  • אילו סוגים של רשימות, ספריות או דפים ברצונך ליצור באתרים כדי לארגן תוכן    ניתן להשתמש בספריות כדי לאחסן מסמכים וקבצים אחרים, בעוד שרשימות יכולות להיות שימושיות למעקב אחר משימות או בעיות. דפים הם פריטים בודדים בתוך אתר שבו באפשרותך להציג תוכן, יישומים, קישורים ועוד.

  • אילו סוגים של יישומים ברצונך לכלול   _z0z_    יישומים מוכללים כגון ספריות מסמכים ורשימות, אך באפשרותך גם ליצור יישומים משלך או לרכוש יישומים מספקים חיצוניים בחנות SharePoint.

  • אם ברצונך ליצור סוגי תוכן    סוגי תוכן מסייעים לך להתאים אישית את האופן שבו אתה מטפל ומעקב אחר סוגי תוכן ספציפיים.

ייתכן שהארגון שלך מעוניין לנהל סוג זה של תכנון באופן מרוכז (במיוחד עבור סוגי תוכן), אך זהו גם סוג התכנון שעליך לעודד בעלי אתרים בודדים לבצע בהתאם לאתרים שעבורם הם אחראים.

אילו סוגי יישומים ברצונך להוסיף?

בנוסף לחשיבה על סוגי תוכן, ייתכן שתרצה לחשוב על סוגי המידע האחרים שיאוחסנו באתרים, או את סוגי המשימות שאנשים בארגון שלך רוצים להשתמש באתרים לניהול. פעולה זו תעזור לך לתכנן את סוגי היישומים השונים שייתכן שתרצה להוסיף לאתרים כדי להתחיל בעבודה. לדוגמה, אם אתה יודע שברצונך לאחסן מסמכים, סביר להניח שתרצה להוסיף ספריית מסמכים. אם אתה יודע שברצונך לעקוב אחר תאריכים חשובים, סביר להניח שתרצה לוח שנה.

אין צורך להוסיף את כל האפליקציות שאתה עשוי להזדקק להן באופן מיידי. בעלי אתר יכולים להוסיף ולהסיר אפליקציות חדשות לאורך זמן, מאחר שצרכים עסקיים משתנים. אך תכנון מוקדם לגבי האופן שבו ברצונך להתאים אישית את התוכן באתרים שלך יכול לסייע להבטיח שאתרים מועילים באופן מיידי למשתמשים.

_z0z_ כולל יישומים מוכללים שימושיים למגוון מטרות עסקיות, מאחסון מסמכים וניהול, לניהול פרוייקטים ולמעקב, לתקשורת. באפשרותך להוסיף מופעים מרובים של סוגי יישומים אלה לאתר. באפשרותך גם לרכוש ולהוסיף יישומים של ספקים חיצוניים מחנות SharePoint לאתר שלך.

לקבלת מידע נוסף, ראה הוספת יישום לאתרוקניית יישום מחנות SharePoint.

האם עליך להגדיר סוגי תוכן?

סוגי תוכן מאפשרים למשתמשי האתר ליצור במהירות סוגים מיוחדים של תוכן באמצעות הפקודה ' פריט חדש ' או ' מסמך חדש ' ברשימה או בספריה. סוגי תוכן שימושיים מכיוון שהם מספקים לבעלי אתרים דרך להבטיח שהתוכן עקבי בכל האתרים. סוגי תוכן גם מאפשרים לרשימה או לספריה בודדת להכיל סוגי פריטים מרובים או סוגי מסמכים מרובים. בעלי אתר יכולים לקבוע מראש את התצורה של פרטים ספציפיים לגבי התוכן כאשר הם מגדירים סוגי תוכן עבור אתר, רשימה או ספריה.

בעלי אתר יכולים להגדיר סוגי תוכן עבור פריטי רשימה, מסמכים או תיקיות.

ייתכן שיהיה לך שימושי להגדיר סוגי תוכן עבור חלק מהתוכן אם התוכן שלך עומד באחד מהקריטריונים הבאים:

אם הדבר נכון:

סוגי תוכן עשויים להועיל לך בדרכים הבאות:

יש לך סוגי מסמכים ספציפיים בעלי עיצוב או מטרה סטנדרטיים וברצונך שיהיו עקביים ברחבי הארגון שלך.

קבע את תצורת סוגי תוכן האתר עבור סוגי מסמכים אלה ברמת אתר הצוות, כך שהם יהיו זמינים לשימוש בכל אתרי המשנה של אתר הצוות. בדרך זו, כל המשתמשים בארגון שלך יצרו מסמכים אלה בדרכים עקביות.

יש לך תבניות ספציפיות שאנשים חייבים להשתמש בהן עבור סוגים מסוימים של מסמכים.

הוסף תבניות מסמך אלה לסוגי התוכן הרלוונטיים כך שכל המסמכים החדשים שנוצרו מסוג התוכן ישתמשו בתבנית.

יש ערכה סטנדרטית של מידע שאתה מעוניין לעקוב אחריהם עבור סוגים מסוימים של מסמכים או פריטים.

הוסף עמודות לסוג התוכן כדי לעקוב אחר מידע זה. אם אחד המידע חיוני במיוחד, באפשרותך לייעד עמודות אלה לפי הצורך. באפשרותך גם לספק ערכי ברירת מחדל עבור עמודות ספציפיות בעת קביעת התצורה של סוג התוכן.

קיים תהליך עסקי מוגדר עבור האופן שבו סוגים ספציפיים של מסמכים מטופלים תמיד או נבדקים.

שקול לקבוע את התצורה של זרימות עבודה עבור סוגי תוכן ספציפיים. באפשרותך להשתמש בזרימות עבודה כדי לנהל תהליכים עסקיים כגון סקירת מסמכים או אישור.

לאחר שתזהה תוכן שברצונך להגדיר בו סוגי תוכן, עליך לחשוב על המקום שבו ברצונך להגדיר סוגי תוכן. אם תגדיר סוגי תוכן של אתר ברמת אתר הצוות, הם יהיו זמינים באופן רחב לשימוש חוזר ברשימות ובספריות בתוך כל אתרי המשנה של אתר הצוות שלך. בעלי אתרים בודדים יכולים גם להגדיר סוגי תוכן של אתר עבור האתרים שלהם, למרות שסוגי תוכן אלה יהיו זמינים לשימוש ברשימות ובספריות רק באתר זה ובאתרים מתחתיו.

ייתכן שיהיה זה שימושי ליצירת גיליון אלקטרוני או טבלה הלוכד את המידע שברצונך לכלול כאשר אתה מגדיר את סוגי התוכן שלך. לדוגמה, באפשרותך להתחיל ביצירת משהו בסיסי כמו הטבלה שלהלן, ולאחר מכן להתאים אותה כדי לכלול כל מידע נוסף שעשוי להיות שימושי למעקב, כגון אתרים או צוותים שישתמשו בסוגי התוכן:

סוג תוכן חדש

סוג תוכן אב

עמודות

תבנית מסמך

זרימות עבודה

ציין את שם סוג התוכן שברצונך ליצור.

ציין את סוג תוכן האב שממנו הוא ייווצר.

פרט את העמודה החדשה או הקיימת שברצונך להוסיף לסוג התוכן.

ציין אם תופיע תבנית מסמך המשויכת לסוג התוכן.

ציין אם יהיו זרימות עבודה המשויכות לסוג התוכן.

לקבלת מידע נוסף אודות עבודה עם סוגי תוכן, ראה יצירה או התאמה אישית של סוג תוכן.

כיצד המשתמשים שלך יוכלו למצוא תוכן ולגשת אליו?

חשוב על האופן שבו משתמשי אתר ימצאו וישתמשו בתוכן באתרי ה_z0z_ שלך. תכנון זה יסייע לך לקבל החלטות לגבי הגדרת הניווט והחיפוש של אתר הצוות ואתרי המשנה שלו.

אילו אתרים ברצונך לכלול בניווט הכללי?

כדי לתכנן את הניווט, ייתכן שיהיה זה שימושי ליצירת דיאגרמה של האתרים בהירארכיית האתרים שלך. אם כבר יצרת דיאגרמה בעת תכנון אתרים, באפשרותך להתחיל בדיאגרמה זו ולשנות אותה. כלול את כל אתרי המשנה של אתר הצוות שלך. ייתכן שתרצה גם לכלול רשימות או ספריות חשובות הקיימות באתר הצוות ואתרי המשנה שלו. פעולה זו תסייע לך לזהות במבט מהיר את היעדים החשובים שמשתמשי האתר ירצו למצוא אם הם מתחילים מדף הבית של אתר הצוות שלך.

הניווט העליון באתר מספק מה שנקרא ניווט כללי.

קישורים מובילים עם אחד שנבחר.

כברירת מחדל, כל אתר משתמש בניווט העליון שלו, אך באפשרותך להחליט לאפשר לאתרים לקבל את הניווט העליון מאתר האב כך שחוויית הניווט תהיה עקבית בכל האתרים. באפשרותך לקבוע אילו אתרים יופיעו בניווט העליון. באפשרותך גם לכלול קישורים לכל כתובת ה-URL הרצויה, במקרה שתרצה לשלב קישורים למשאבים חיצוניים לתוך הניווט של האתר שלך. לקבלת מידע נוסף אודות התאמה אישית של הניווט העליון, ראה התאמה אישית של הניווט באתר הצוות שלך.

אם יש לך אתרי משנה רבים עבור אתר הצוות שלך, ייתכן שלא תרצה לחשוף את כולם בסרגל הקישורים העליון מכיוון שהדבר עלול להיות מהמם עבור משתמשי האתר. עם זאת, אינך מעוניין ליצור אתרים חשובים או תוכן שאינו ניתן לגילוי. השתמש בדיאגרמת הירארכיית האתר כדי לזהות את אתרי המפתח שברצונך לחשוף בניווט הכללי שלך.

כיצד אנשים יוכלו לנווט בתוך אתרים?

בנוסף לניווט העליון, האתרים גם מציגים רכיב ניווט בצד הימני של הדף שנקרא ' הפעלה מהירה '.

בדרך כלל, ההפעלה המהירה מציגה קישורים ספציפיים לאתר הנוכחי, וניתן להשתמש בו כדי להדגיש את התוכן החשוב ביותר. בעת יצירת רשימה או ספריה חדשה, קישור חדש יופיע באופן אוטומטי תחת אחרון בהפעלה המהירה. רק חמשת הקישורים החדשים ביותר מופיעים במקטע אחרון.

הקישור 'אחרון' בהפעלה המהירה מציג את הדפים, הרשימות והספריות האחרונים שנוצרו

באפשרותך להתאים אישית את ההפעלה המהירה כדי להוסיף או להסיר קישורים לרשימות ולספריות באתר. באפשרותך גם לקבץ קישורים תחת כותרות מותאמות אישית. אם תבחר שכל אתרי המשנה יורשים את הניווט הכללי, יהיה זה חשוב לבעלי אתרים להתאים אישית את הניווט בהפעלה המהירה מאחר שהוא יהיה הדרך העיקרית שבה משתמשים ימצאו תוכן בתוך אתר כאשר הם יבקרו בו. אם תחליט שאתרי משנה לא יירשו את הניווט הכללי מאתר הצוות, משתמשים יוכלו להשתמש בסרגל הקישורים העליון ובהפעלה המהירה באתר משנה כדי למצוא את התוכן שבתוכו. לקבלת מידע נוסף אודות עריכת הקישורים בהפעלה המהירה, ראה התאמה אישית של הניווט באתר הצוות שלך.

לראש הדף

מה עליך לחשוב בעת תכנון חיפוש?

סביר להניח שהמשתמשים שלך ירצו להשתמש ב_z0z_ כאשר הם יוכלו למצוא בקלות את המידע הדרוש להם. על-ידי שימוש בתכונות תוכן כגון סוגי תוכן, או על-ידי הוספת עמודות מטה-נתונים לרשימות ולספריות, באפשרותך לסייע בהפיכת התוכן לניתן לזיהוי באמצעות חיפוש.

מנהלי אוסף אתרים ומנהלי אתרים יכולים לבצע מספר תצורות כדי להתאים אישית את חוויית החיפוש עבור משתמשים.

לשם כך:

עיין בנושא זה:

התאם אישית את הסגנון וההגדרות המשפיעים על תוצאות החיפוש, באפשרותך להתאים אישית את מרכז החיפוש ואת רכיבי ה-Web part המשמשים בדפי מרכז החיפוש.

ניהול מרכז החיפוש ב-SharePoint

צור כללי שאילתה כדי לשפר את האופן שבו החיפוש מגיב ליעד המשתמש.

ניהול כללי שאילתה

התאם אישית את מקורות התוצאה עבור חיפושים.

ניהול מקורות של תוצאות

להציג, ליצור או לשנות מאפיינים מנוהלים או למפות מאפיינים סרוקים למאפיינים מנוהלים.

ניהול סכימת החיפוש ב-SharePoint

כדי לייצא ולייבא הגדרות תצורה מותאמות אישית של חיפוש בין אתרים. ההגדרות שאתה מייצא ומייבא כוללות את כל כללי השאילתה המותאמים אישית, מקורות תוצאה, סוגי תוצאות, מודלים דירוגים והגדרות חיפוש באתר.

ייצוא וייבוא של הגדרות תצורה מותאמות אישית של חיפוש

כיצד תוכן הופך לזמין בחיפוש

שירות החיפוש מתוזמן לסרוק _z0z_ תוכן כל חמש דקות. לאחר הוספת פריט לאתר _z0z_ , יהיה פרק זמן לפני שהוא יופיע באינדקס ויוחזר בתוצאות החיפוש. כמות זמן זו משתנה בהתאם לפעילויות המשתמש הנוכחיות. משימות כגון העברת האתר, השדרוג והתחזוקה מגדילים את העומס בצבר יצירת האינדקס. פריטי תוכן חדשים אמורים להופיע בדרך כלל בתוצאות חיפוש תוך שעה.

מה צריכים המשתמשים לעשות עם התוכן?

על-ידי שאילת מספר שאלות בסיסיות לגבי האתר שאליו יש להשתמש בתוכן, באפשרותך לקבוע כיצד ייתכן שתצטרך לקבוע את התצורה של אתרים, רשימות או ספריות ספציפיות, וכן את התכונות הספציפיות של משתמשי האתר שייתכן שיהיה עליך להשתמש בהם.

שאלות לסיור:

שיקולים עבור תצורת תוכן:

האם עליך לעקוב אחר גירסאות של סוגים ספציפיים של מסמכים או פריטי רשימה?

  • שקול לאפשר ניהול גירסאות ברשימה או בספריות אלה.

  • שקול לדרוש הוצאה של מסמכים או פריטים לפני השינוי

האם משתמשי האתר זקוקים ליכולת לעבוד או לשתף פעולה בו בסוגי מסמכים ספציפיים?

  • שקול לאפשר עריכה משותפת עבור ספריות רלוונטיות, כדי להקל על שיתוף פעולה.

האם יש לאשר סוגי תוכן ספציפיים לפני שהם נגישים באופן רחב

  • שקול לאפשר אישור תוכן עבור ספריות, או שימוש בזרימות עבודה לניהול אישור.

האם סוגים מסוימים של מסמכים כפופים לתהליכים עסקיים ספציפיים או לזרימות עבודה אנושיות?

  • שקול ליצור או לקבוע את התצורה של זרימות עבודה עבור סוגי התוכן החלים על מסמכים אלה, או עבור הספריות שבהן מסמכים אלה יימצאו.

האם תשתמש ברשימות כדי להסיע או לנהל תהליכים

  • שקול ליצור או לקבוע תצורה של זרימות עבודה המבוססות על רשימה עבור תהליכים כגון מעקב אחר נושאים וניהול.

האם יהיה תוכן רגיש באתרים שיש להגביל מ-access כללי

  • שקול ליצור אתרים או ספריות מסוימים המוגדרים עם הרשאות ייחודיות לאחסון תוכן רגיש.

  • שקול הרשאה ברמת הפריט אם יש צורך מינימלי בהגבלת הגישה לתוכן.

  • שקול להשתמש במיקוד קהל כדי להציג תוכן שונה למשתמשים שונים.

  • שקול אם יש להוציא רשימות או ספריות ספציפיות מאינדקס החיפוש.

האם המשתמשים יצטרכו לקבל עדכונים לגבי שינויים בתוכן?

  • שקול לאפשר RSS עבור רשימות וספריות מרכזיות.

הערה:  דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. תוכל לספר לנו אם המידע היה מועיל? הנה המאמר באנגלית לעיונך.​

מנוי להפקת המרב מהזמן שלך

זקוק לעזרה נוספת?

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×