הערה: אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית.
ארגונים כפופים לעתים קרובות תאימות, legal או אחרים תקנות הדורש אותם לשמור מסמכים עבור פרק זמן מסוים. עם זאת, שמירת מסמכים למשך יותר נדרש יכולים לחשוף לארגון הסיכון משפטיים. מסיבה זו, הארגון שלך עשוי יצרו מדיניות המחיקה מסמך עבור האתר שלך — לדוגמה, מסמכים עסקיים כללי שייתכן שיידרשו למחיקה של חמש שנים לאחר שבו נוצרו.
בהתאם לארגון שלך, ייתכן מדיניות המחיקה המסמך:
-
חובה בעלים של אתר אין אפשרות לבטל הצטרפות מדיניות הכרחי המוגדרת מוחל באופן אוטומטי אל האתר.
-
ברירת מחדל מדיניות ברירת המחדל מוחל באופן אוטומטי באתר, אך באפשרותך בעלים של אתר:
-
בחר מדיניות אחרת אם הם זמינים.
-
ביטול הצטרפות המדיניות לחלוטין אם היא אינה הרלוונטית לתוכן באתר.
-
-
אף הכרחיות וגם ברירת המחדל במקרה זה, ללא מדיניות מוחל באופן אוטומטי לאתר, ועליו בעל האתר לבצע פעולה להחלת אחד.
מדיניות המחיקה מסמך עשויים להכיל יותר מכלל אחד — לדוגמה, כלל אחד עשוי להיות כתוב מחיקת מסמכים שנה אחת לאחר שבו נוצרו, אך וכלל אחר עשוי להיות כתוב מחיקת מסמכים שנה אחת לאחר השתנו לאחרונה. אם מדיניות מכיל יותר מכלל אחד, באפשרותך לבחור את הכלל כי מתאימה לאתר שלך. כלל המחיקה יוחל על כל הספריות בתוך האתר. מדיניות אחת בלבד וכלל אחד יכול להיות פעיל באתר בבת אחת. מדיניות, כגון כלל ניתן להגדיר כברירת מחדל, כך הוא מוחל באופן אוטומטי בעת החלת המדיניות.
לבסוף, מתקבלות בירושה מדיניות המחיקה של המסמך. כשאתה בוחר מדיניות או כלל עבור האתר שלך, בחירה בירושה בכל אתרי המשנה, למרות בעלים של אתר משנה, באפשרותך לנתק העברה בירושה על-ידי בחירת מדיניות אחרת או כלל. בעת בחירת מדיניות או כלל, שקול את התוכן של אתרי משנה תחת האתר שלך.
הצגה של מדיניות המחיקה המסמך זמין באוסף אתרים
הארגון שלך עשוי להקצות מדיניות אחרת לאוספי אתרים שונים. ברמת אוסף האתרים, בעלים של אוסף אתרים יכולים להציג את כל פריטי המדיניות המחיקה מסמך הזמינים עבור אוסף אתרים זה. פריטי המדיניות ייתכן שבוצעו זמין התבנית אוסף אתרים (ולא ולכן כל אוספי האתרים שנוצרו מתבנית זו) או לאוסף אתרים ספציפיים זה.
-
באתר ברמה העליונה באוסף האתרים, בפינה השמאלית העליונה, בחר הגדרות [סמל גלגל השיניים] > הגדרות האתר.
-
תחת ניהול אוסף אתרים > מדיניות המחיקה של המסמך.
הערה: הקישור מדיניות המחיקה של המסמך לא יופיע אלא אם מדיניות הוקצו לאוסף האתרים. כמו כן, הקישור אינו מופיע מיד לאחר מדיניות הוקצו לאתר — יכולות להיות עד השהיה 24 שעות מתוך כאשר המדיניות הוקצו כאשר הקישור מדיניות המחיקה של המסמך מופיע.
-
בדף זה באפשרותך להציג:
-
פריטי המדיניות הנוכחית שהוקצתה וכללי המשויך. בחר את מדיניות כדי להציג את הכללים בחלונית השמאלית.
-
מדיניות ברירת המחדל, אם בכלל, מציג כן בעמודה ברירת המחדל.
-
הודעה מוצגת מתחת לרשימת אם המדיניות הוקצתה בתור חובה.
-
רשימה זו מיועדת הצגה בלבד לראות את כל מדיניות זמין וכללי הבעלים של אוסף האתרים. כדי להחיל מדיניות, עיין בסעיף הבא.
החלה או הסרה של מדיניות המחיקה מסמך עבור אתר
הבעלים של האתר או הבעלים של אוסף האתרים, הארגון שלך ייתכן שיצרת פריטי מדיניות המהווים באפשרותך להחיל לאתר שלך או לבחור מחוץ לחלוטין.
-
בפינה השמאלית העליונה של האתר, בחר הגדרות [סמל גלגל השיניים] > הגדרות האתר.
-
תחת ניהול אוסף אתרים > מדיניות המחיקה של המסמך.
הערה: הקישור מדיניות המחיקה של המסמך לא יופיע אלא אם מדיניות הוקצו לאוסף האתרים. כמו כן, הקישור אינו מופיע מיד לאחר מדיניות הוקצו לאתר — יכולות להיות עד השהיה 24 שעות מתוך כאשר המדיניות הוקצו כאשר הקישור מדיניות המחיקה של המסמך מופיע.
-
בצע אחת מהפעולות הבאות:
-
כדי להחיל מדיניות, בחר מדיניות > בחר כלל במדיניות זו > שמור.
מדיניות אחת בלבד וכלל אחד יכול להיות פעיל באתר בבת אחת. הארגון שלך עשוי לספק מדיניות כמה כללים לבחירה, או מדיניות אחת בלבד או כלל.
-
כדי לבטל הצטרפות מדיניות, בחר ההצטרפות: האם למחוק הערה > שמור.
כבעלים של אתר ', באפשרותך לבחור שלא מדיניות המחיקה המסמך אם תקבע את המדיניות אינה החלים על התוכן באתר שלך. עם זאת, אתה אין אפשרות לבטל הצטרפות מדיניות סומנה כהודעה חובה.
-
פריטי מדיניות של המסמך המחיקה עוקפים מדיניות אחרים
אתר עשוי להשתמש במדיניות אחרים שמירה ומחיקה של תוכן:
-
מדיניות סוג תוכן עבור אוסף האתרים.
-
מדיניות ניהול מידע עבור רשימה או ספריה.
אם תחיל מדיניות המחיקה מסמך באתר המשמש כבר פריטי מדיניות של סוגי תוכן או מדיניות ניהול מידע עבור רשימה או ספריה, המערכת מתעלמת פריטי מדיניות אלה כאשר המדיניות המחיקה המסמך בתוקף. אם מדיניות אחרת, המערכת מתעלמת תראה את ההודעה תוכן באתר זה משתמש בפריטי מדיניות של המסמך המחיקה.
כלומר, עליך לתכנן עבור אתר להשתמש במדיניות רק המיועדות לאנשים תוכן מובנות (מדיניות ניהול מידע ומדיניות סוג תוכן) או תוכן מובנים (מדיניות המחיקה של המסמך), ולא את שתיהן. אם אתה מעדיף מחוץ מדיניות המחיקה מסמך, האזהרה לא יוצג וסוגים אחרים של מדיניות ימשיכו לפעול.
מדיניות אתרים אינם מושפעים על-ידי מדיניות המחיקה של המסמך.
קביעה אם מדיניות סוג תוכן שהמערכת התעלמה מהן
אם האתר שלך נעשה שימוש פריטי מדיניות של סוג תוכן כעת לראות הודעה זו, פריטי מדיניות אלה לא יהיו בתוקף. כדי לשחזר את פריטי המדיניות של סוג תוכן, באפשרותך להסיר את המדיניות מחיקת מסמך מאתר שלך, כפי שתואר קודם לכן, אם אין אפשרות ההצטרפות זמין. אם יש אפשרות לבטל את ההצטרפות, מדיניות המחיקה המסמכים הכרחית ולאחר מכן עליך לפנות את ראשי תאימות בארגון שלך.
-
בפינה השמאלית העליונה, בחר הגדרות [סמל גלגל השיניים] > הגדרות האתר.
-
תחת ניהול אתר > תבניות המדיניות של סוג תוכן.
קביעה אם מדיניות ניהול מידע שהמערכת התעלמה מהן
אם האתר שלך היה שימוש במדיניות ניהול מידע כעת, אתה רואה הודעה זו, פריטי מדיניות אלה לא יהיו בתוקף. כדי לשחזר את מדיניות ניהול המידע, באפשרותך להסיר את המדיניות מחיקת מסמך מאתר שלך, כפי שתואר קודם לכן, אם אין אפשרות ההצטרפות זמין. אם יש אפשרות לבטל את ההצטרפות, מדיניות המחיקה המסמכים הכרחית ולאחר מכן עליך לפנות את ראשי תאימות בארגון שלך.
-
לרשימה או לספריה, ברצועת הכלים > הכרטיסיה ספריה > הגדרות ספריה > תחת הרשאות וניהול > הגדרות מדיניות ניהול מידע.
