היכרות עם אובייקטי מסד נתונים

טבלאות

Access מארגן את המידע שלך בטבלאות: רשימות של שורות ועמודות שמזכירות לוח של רואה חשבון או גיליון אלקטרוני. כל טבלה מאחסן מידע אודות נושא ספציפי, כך שרוב מסדי הנתונים כוללים יותר מטבלה אחת.

כל שורה בטבלה נקראת רשומה, וכל עמודה נקראת שדה. רשומה מכילה את כל המידע הספציפי עבור ישות מסוימת, כגון לקוח או הזמנה. שדה הוא פריט מידע בודד אודות ישות זו. בטבלה Products, לדוגמה, כל שורה או רשומה מכילות מידע אודות מוצר אחד. כל עמודה או שדה מכילים סוג מסוים של מידע אודות מוצר זה, כגון שמו או המחיר שלו. אם אינך מכיר אותם עדיין, למד את היסודות של מסדי נתונים.

שאילתות

במסד נתונים מתוכנן היטב, הנתונים שברצונך להציג באמצעות טופס או דוח ממוקמים בדרך כלל בטבלאות מרובות. השתמש בשאילתה כדי למשוך מידע זה מטבלאות שונות ולהרכיב אותו להצגה בטופס או הדוח.

שאילתה יכולה להיות בקשה לתוצאות נתונים ממסד הנתונים שלך, או שהיא יכולה לשמש לביצוע פעולה בנתונים, או שתיהן. השתמש בשאילתות כדי לקבל תשובות לשאלות פשוטות, לבצע חישובים באמצעות נתונים, לשלב נתונים מטבלאות שונות, להוסיף, לשנות או למחוק נתונים ממסד נתונים.

קיימים סוגים רבים של שאילתות, אך שני הסוגים הבסיסיים הם:

טפסים

טפסים הם כמו מקרי תצוגה בחנויות – הם מקלים עליך להציג או להגיע אל פריטי מסד הנתונים הרצויים. בדומה לטפסי נייר, Access הם אובייקטים ש דרכו אתה או משתמשים אחרים יכולים להוסיף, לערוך או להציג את הנתונים המאוחסנים במסד הנתונים Access שולחן העבודה. חשוב לעצב את הטופס שלך עם שימוש בראש. לדוגמה, אם היא מיועדת למשתמשים מרובים, טופס מעוצב היטב עוזר להפוך את הזנת הנתונים למדויקת, מהירה ויעילה.

דוחות

דוחות מציעים דרך להציג, לעצב ולסכם מידע ממסד Access הנתונים. לדוגמה, צור מספר הדוח מספרי טלפון עבור כל אנשי הקשר שלך או סיכום הדוח המכירות הכוללות באזורים שונים ובתקופות זמן שונות.

דוחות שימושיים כאשר ברצונך להציג את המידע במסד הנתונים שלך ל:

• הצגה או הפצה של סיכום נתונים.

• שליחת תמונות של הנתונים לארכיון.

• מתן פרטים אודות רשומות בודדות.

• יצירת תוויות.

פקודות מאקרו

מאקרו הוא כלי המאפשר לך להפוך משימות לאוטומטיות ולהוסיף פונקציונליות לטפסים, לדוחות ולפקדים שלך. לדוגמה, אם תוסיף לחצן פקודה לטופס ותשייך את האירוע OnClick של הלחצן למאקרו, הוא יבצע פקודה בכל לחיצה על הלחצן.

Access מספק סביבת עיצוב שתעזור לך ליצור פקודות מאקרו. למעשה, אתה משתמש בשפת תיכנות פשוטה יותר כדי לבנות רשימת פעולות לביצוע. פעולות מסוימות דורשות מידע נוסף, כמו השדה שבו יש להציג מילוי. סביבת העיצוב מקלה עליך ליצור פקודות מאקרו, בעת בחירה מתוך רשימות של פעולות ומילוי מידע.

פקודות מאקרו משמשות כדי להפוך סידרה של פעולות לאוטומטית, לבצע שינויים בנתונים במסד נתונים ועוד. באמצעות התצוגה עיצוב, פקודות מאקרו מספקות קבוצת משנה של הפקודות הזמינות ב- Visual Basic for Applications (VBA). רוב האנשים מוצאים שקל יותר לבנות מאקרו כדי להוסיף פונקציונליות לטפסים, לדוחות ולפקדים מאשר לכתוב קוד VBA, אך תמיד תוכל להמיר את פקודות המאקרו ל- VBA מתוך תצוגת עיצוב.

נניח שברצונך לפתוח טופס הדוח ישירות מתוך אחד מטפסים הזנת הנתונים שלך. הוסף לחצן לטופס ולאחר מכן צור מאקרו שפותח את הדוח. המאקרו עשוי להיות מאקרו עצמאי (אובייקט נפרד במסד הנתונים), אשר מאוגד לאירוע OnClick של הלחצן, או שהוא עשוי להיות מוטבע ישירות באירוע OnClick של הלחצן עצמו. בכל מקרה, בעת לחיצה על הלחצן, המאקרו מופעל ופותח את הדוח.

מודולים

מודולים הם קוד VBA שאתה כותב כדי להפוך משימות ביישום לאוטומטיות ולבצע פונקציות סיום גבוהות יותר. אתה כותב מודולים בשפת התיכנות של VBA. מודול הוא אוסף של הצהרות, משפטים והליכים המאוחסנים יחד כיחידה.