כיצד ניתן לדעת היכן מאוחסנים קבצי קטרת שלי?

קבצים המאוחסנים באחסון בענן של קטרת

קבצים המאוחסנים בספריית המסמכים של SharePoint של הקבוצה

היכן מאוחסנים קבצים חדשים

קבצים חדשים מאוחסנים באחסון בענן של קטרת, בקבוצה שבה הקובץ מצורף או מועלה. הם גלויים מרשימת הקבצים של הקבוצה.

קבצים חדשים עבור קבוצות מחוברות Microsoft 365 מאוחסנים בספריית המסמכים של SharePoint עבור הקבוצה. הם גלויים ברשימת הקבצים של הקבוצה קטרת, או מהתיקיה יישומים/קטרת בספריית המסמכים של SharePoint של הקבוצה.

קבצים שנשמרו ב-קטרת לפני שהארגון שלך מקבל את התכונה החדשה נשארות באחסון בענן של קטרת.

יצירת קובץ Office חדש

ברשימה קבצים של קבוצה ב-קטרת, לחץ על חדש ובחר מסמך Word, מצגת PowerPointאו חוברת עבודה של Excel.

לא ניתן ליצור קבצים חדשים מהדף files . יש ליצור קבצים במיקום אחר ולאחר מכן להעלות ל-קטרת.

ארגון קבצים

קבצים עבור כל קבוצה מאוחסנים ברשימה. באפשרותך להציג את כל המסמכים, התמונות או סרטוני הווידאו, אך אין דרכים אחרות למיון או לסידור מחדש של הרשימה.

בחלונית הניווט הימנית, לחץ על הקישור ספריית מסמכים של SharePoint עבור הקבוצה, בחר את התיקיה Apps/קטרת ותוכל למיין ולסנן את רשימת הקבצים.

ניתן לארגן מחדש קבצים בתיקיות משנה או להעביר, וקישורים מ-קטרת ימשיכו לפעול. ארגון משימות זה גלוי רק על-ידי מעבר אל ספריית המסמכים של SharePoint.

שים לב שכאשר אתה מציג את רשימת הקבצים מ-קטרת, הרשימה מציינת רק שהקובץ מאוחסן ב-SharePoint, ואינו מציין את שם התיקיה.

תצוגה מקדימה של קובץ

לחץ על הקובץ ולאחר מכן לחץ על לחץ כאן כדי להציג קובץ זה.

לחץ על הקובץ.

עריכת קובץ מ-קטרת

עבור מסמכי Word, Excel ו-PowerPoint, יש לבצע שינויים ב-Office Online. לא ניתן להשתמש באפליקציות Word, Excel או PowerPoint כדי לערוך את הקובץ ולהעלות גירסה חדשה.

עריכת קובץ ופעולות אחרות ממוקמות מתחת לתצוגה המקדימה.

אם הקובץ Edit אינו מוצג, משמעות הדבר שהמסמך בוצע לקריאה בלבד מאחר שמסמכים חדשים נשמרים ב-SharePoint. כדי לערוך אותו, יהיה עליך להוריד אותו ולהעלות אותו שוב. לקבלת מידע נוסף, ראה עריכת קובץ שעודכן בעבר כאשר הקבוצה ' מחובר ל-קטרת ' מאחסנת קבצים ב-SharePoint

עבור מסמכי Word, Excel ו-PowerPoint, ניתן לבצע שינויים ב-Office Online או באפליקציה. מתבצע מעקב אחר תיקונים בספריית המסמכים של SharePoint.

עריכת מסמך ופעולות אחרות ממוקמות מעל התצוגה המקדימה.

מי יכול לגשת לקבצים

זכויות גישה נקבעות על-ידי הקבוצה שהקובץ נמצא בה. כל אחד יכול להציג ולערוך קבצים בקבוצות ציבוריות. חברי קבוצה יכולים להציג ולערוך קבצים בקבוצות פרטיות. נמענים של הודעות פרטיות עם קבצים מצורפים יכולים להציג קבצים אלה.

זכויות גישה ראשוניות נקבעות על-ידי הקבוצה שבה נשמר הקובץ, אך מנהלי מערכת של SharePoint יכולים לשנות את זכויות הגישה עבור קבצים בודדים.

כיצד אורחים ניגשים לקבצים

כל משתמש או כל אורח מתוך הארגון שלך יכול לצרף קובץ בקבוצה שהוא חבר בו, ולקרוא ולשנות קבצים בקבוצה.

גישת אורח לקבצים תלויה בסוג האורח:

לאורחי הרשת אין גישה המוגדרת כברירת מחדל כדי להציג קבצי קטרת שנשמרו ב-SharePoint.

• אם אתה מעוניין שיוכלו לבקש מ-access להציג קבצים ספציפיים, יש להוסיף אותם כאורח B2B של תכלת בדייר Microsoft 365. לקבלת מידע נוסף, ראה התיעוד של התכלת של Active DIRECTORY B2B.

• האורחים ברמת הרשת שברשותם אורחי B2B, וחבר בקבוצה יכולים להציג, להעלות, לערוך מספריית המסמכים של SPO. הם לא יוכלו לעשות זאת מ-קטרת.

• אם ברצונך שהם יוכלו להעלות קבצים לקבוצה ספציפית מ-SharePoint או לקבל גישה לקבצים שהועלו ל-SharePoint, הוסף אותם כחבר בקבוצה ב-SharePoint.

• לאורחי ' רמת שיחה ' אין גישה המוגדרת כברירת מחדל לקבצים שנשמרו ב-SharePoint. אם ברצונך שיוכלו לבקש גישה לקבצים ספציפיים בשיחה, הוסף אותם כאורח B2B של תכלת בדייר Microsoft 365. לא ניתן להעלות קבצים.

• אורחים חיצוניים יכולים להיות חברים בקבוצות חיצוניות בלבד. קבוצות חיצוניות מאחסנות רק קבצים ב-קטרת.

מנע מאחרים לבצע שינויים

מנהלי קבוצות או בעלי קבצים יכולים לסמן גירסה של קובץ כגירסה הרשמית. פעולה זו מונעת מאחרים את העריכה.

ב-SharePoint, כל חבר בקבוצה יכול לראות את הקובץ, המונע מאחרים לערוך אותו. מנהלי מערכת של SharePoint יכולים גם לשנות את ההרשאות בקובץ בודד.

מעקב אחר תיקונים

מעקב אחר תיקונים והצגת תיקונים בדף הקובץ ב-קטרת.

לא ניתן למחוק גירסאות ישנות.

הצג היסטוריית תיקונים וגירסאות קודמות מספריית המסמכים של SharePoint.

פירוט שינויים נוספים כלול בהיסטוריית השינויים, וניתן למחוק גירסאות ישנות יותר.

סימון כרשמי

מנהלי קבוצות או בעלי קבצים יכולים לסמן גירסה של קובץ כגירסה הרשמית. פעולה זו מונעת מאחרים לערוך אותו, והקובץ מופיע עם כוכב צהוב ברשימת הקבצים.

אין דרך לסמן גירסה ספציפית של קובץ כרשמי.

חיפוש

החיפוש ב-קטרת כולל את התווים הראשונים של 5000 של הגירסה העדכנית ביותר של קבצי. docx,. pptx ו-. pdf, כמו גם מטה-נתונים כגון כותרת ומחבר.

חיפוש קטרת מחפש רק את הכותרת והמחבר. אם עליך לבצע חיפוש תוכן של קבצי קטרת ב-SharePoint, יהיה עליך לבצע את החיפוש מספריית המסמכים של SharePoint.