ייבוא לוח זמנים מ- Excel ל- Shifts

במאמר זה

מבט כולל

ייבוא לוח הזמנים שלך אל 'משמרות'

הצגה ותיקון של שגיאות ייבוא

חוברת העבודה לדוגמה של Excel

מבט כולל

ייבוא של Excel יכול לבצע את הפעולות הבאות, פעולה שברצונך לבצע באופן ידני ב- Shifts:

הקצה משמרות ושעה קצובה עבור כל חבר בצוות שלך.
הוסף משמרות פתוחות.
ארגן משמרות לפי קבוצה.
הוסף חברי צוות לקבוצות.
הוסף הערות עבור היום.

אם אתה מעדיף למלא לוח זמנים באופן ידני, ראה מילוי לוח זמנים ב'משמרות'.

הערות:

ייבוא של Excel מאפשר לך להוסיף פרטי לוח זמנים כגון משמרות, זמן קצוב וממשמרת פתוחה. עריכה או מחיקה של פרטי לוח זמנים שכבר קיימים ב-Shifts אינם אפשריים באמצעות ייבוא של Excel.
אם ביטלת משמרות פתוחות בהגדרות Shifts, או אם אין לך הרשאות להוספת קבוצות ל- Shifts, לא תוכל להוסיף משמרות פתוחות או לארגן משמרות לפי קבוצות באמצעות ייבוא של Excel.
לא ניתן לייבא לוח זמנים שהנו יותר משנתיים לפני התאריך הנוכחי.

תחילה, הזן את פרטי לוח הזמנים שלך בחוברת עבודה של Excel ולאחר מכן תייבא את חוברת העבודה אל Shifts. 'משמרות' כולל חוברת עבודה לדוגמה של Excel שבה תוכל להשתמש כדי להזין את פרטי לוח הזמנים שלך.

באפשרותך ליצור קובץ חדש בהתבסס על חוברת העבודה לדוגמה או להוסיף את פרטי לוח הזמנים ישירות לחוברת העבודה. אם אתה משתמש בחוברת העבודה לדוגמה, הקפד למחוק את הנתונים לדוגמה לפני העלאת הקובץ.

חשוב: ודא שהשפה שהגדרת במכשיר שלך ותבנית המספר ב- Excel מוגדרות לאותו אזור. פעולה זו מבטיחה שתבניות התאריך ב- Teams יתאימו למה שהזנת ב- Excel. Teams משקף את אותה תבנית תאריך ושעה כמו השפה, התאריך והשעה של המכשיר שלך.

לדוגמה, אם המכשיר שלך ו- Excel מוגדרים לאנגלית (ארצות הברית ), תבנית התאריך של Excel של 03/06/2024 מייצגת במדויק את ה- 3 במרץ 2024 ב- Teams. אם המכשיר שלך מוגדר לאנגלית (בריטניה) ו- Excel מוגדר לאנגלית (ארצות הברית ), תבנית התאריך של Excel 03/06/2024 מפורשת כ- 6 ביוני 2024 ב- Teams.

ייבוא לוח הזמנים שלך אל 'משמרות'

ב- Shifts web או בשולחן העבודה, עבור אפשרויות נוספות בפינה השמאלית העליונה ולאחר מכן בחר ייבוא לוח זמנים.
בחר העלה קובץ. במידת הצורך, בחר את הקישור הורד דוגמה כדי לקבל את חוברת העבודה לדוגמה של Excel.
קרא את ההוראות בחוברת העבודה לדוגמה או עיין בסעיף חוברת העבודה לדוגמה של Excel במאמר זה לקבלת פרטים אודות אופן ההוספה של פרטי לוח הזמנים שלך.
מלא את לוח הזמנים שלך ב- Excel.
לאחר הוספת פרטי לוח הזמנים שלך, אתה מוכן לייבא אותם ל- Shifts. בחר העלה קובץ, נווט אל המקום שבו שמרת את חוברת העבודה של Excel ולאחר מכן בחר פתח.
לאחר העלאת הקובץ, תוכל לבדוק את מצב ההעלאה ואת הפרטים בטבלה ייבוא היסטוריה. אחד מהמצבים הבאים יופיע בעמודה מצב:
- הייבוא מציין שללוח הזמנים שלך יובאו בהצלחה והוא מוצג כעת בלוח השנה של Shifts.
- שגיאה המציינת שללוח הזמנים שלך יש שגיאות ולא יובאו או יובאו באופן חלקי. תראה קישור לדוח הורדה בעמודה מצב אם לוח הזמנים שלך יובא באופן חלקי.
חשוב: הטבלה מציגה את המצב של 10 ההעלאות האחרונות מהצוות שלך ב- 30 הימים האחרונים. תוכל לראות את ההעלאות ממך וממנהלי קו קדמי אחרים בצוות שלך. אם כמה מנהלים בחזית הצוות שלך מייבאים לוחות זמנים ל-Shifts, הקפד לבדוק את מצב ההעלאה לפני הסרתה מהטבלה.

הערות:

קובץ Excel יחיד תומך ב- 30,000 ישויות לוח זמנים לכל היותר, 10,000 של כל ישות (משמרות, משמרות פתוחות וזמן קצוב). אם עליך לייבא פריטים נוספים, צור קובץ אחר.
באפשרותך לתזמן שעות עבודה שהנו ארוך יותר מ- 24 שעות. עם זאת, משמרות ומשמרת פתוחות שגודלן עולה על 24 שעות אינן נתמכות.

הצגה ותיקון של שגיאות ייבוא

בחר הורד דוח בעמודה מצב כדי להוריד את קובץ השגיאה של Excel. כברירת מחדל, הקובץ נשמר בתיקיה הורדות במחשב שלך עם השם הבא: ImportScheduleErrors_<צוות>.xls.
פתח את הקובץ ועבור אל גליון העבודה שגיאות. כל שורה מציגה את המיקום של שגיאה ואת מה שיש לתקן.
עבור אל גליון העבודה 'משמרות', 'פתח משמרות' או 'זמן קצוב' ותקן את השגיאות. מיקומי השגיאות מסומנים באדום.

ברירת
בדוגמה זו, המשמרת ארוכה יותר מ- 24 שעות. כדי לתקן את השגיאה, שנה את תאריך ההתחלה או הסיום של המשמרת.
לאחר שתסיים לתקן את השגיאות, שמור את הקובץ ולאחר מכן יבא אותו שוב אל Shifts.

חוברת עבודה לדוגמה של Excel

באפשרותך להשתמש בחוברת העבודה לדוגמה כדי לסייע לך להציב את לוח הזמנים שלך ב- Excel. חוברת העבודה לדוגמה שלנו מכילה את גליונות העבודה הבאים:

הוראות: הדרכה להזנת פרטי לוח הזמנים שלך.
משמרות, זמן קצובופתיחה של משמרות: להוספת משמרות, לכיבוי זמן ולמשמרת פתוחה.
הערות יום: להזנת הערות התואמות ליום מסוים.
חברים: רשימה לקריאה בלבד של האנשים בצוות שלך שעבורם באפשרותך להקצות משמרות.

אחרת, צור חוברת עבודה של Excel משלך באמצעות המבנה המתואר בגליונות העבודה Shifts, Time Off, Open Shifts ו - Day Notes .

חשוב:

לא ניתן להסיר או לשנות את סדר העמודות בגליונות העבודה. אחרת, תקבל שגיאות בעת ייבוא הקובץ.
עמודות נדרשות מסומנות כמודגשות בכל גליון עבודה ולא יכולות להיות ריקות.

גליון עבודה של Shifts

בגליון העבודה 'משמרות ', כל משמרת מופיעה כשורה עם 12 עמודות. להלן פרטים אודות העמודות ואופן השימוש בהן.

עמודה	מאפיין	סוג	תיאור	קלט	דוגמה
A	חבר	אופציונלי	שם חבר צוות שהוקצה למשמרת.	הזן שם של חבר צוות.	מרטין פיצג'רלד
B	דואר אלקטרוני בעבודה	נדרש	כתובת דואר אלקטרוני של חבר צוות.	הזן את כתובת הדואר האלקטרוני של חבר הצוות.	mfitzgerald@contoso.com
C	קבוצה	נדרש	הקבוצה 'תזמון' שאליה שייך חבר הצוות.	הזן טקסט, מספרים ו/או תווים מיוחדים. באפשרותך להוסיף קבוצה חדשה או קיימת.	מוצרי עור
D	תאריך התחלה של Shift	נדרש	התאריך שבו המשמרת מתחילה.	תבנית: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	13/08/2024 13/08/2024
E	זמן התחלה של Shift	נדרש	השעה שבה המשמרת מתחילה.	תבנית: 12 שעות 24 שעות	08:30 בבוקר 8:30 בבוקר 8:30
F	תאריך סיום של Shift	נדרש	התאריך שבו המשמרת מסתיימת.	תבנית: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	13/08/2024 13/08/2024
G	שעת סיום של Shift	נדרש	זמן שבו המשמרת מסתיימת.	תבנית: 12 שעות 24 שעות	3:45pm 3:45 בערב 15:45
H	צבע ערכת נושא	אופציונלי	צבע לסווג את המשמרת לקטגוריות.	הזן אחת מהאפשרויות הבאות: 1. לבן 2. כחול 3. ירוק 4. סגול 5. ורוד 6. צהוב 7. גריי 8. כחול 9. ירוק כהה 10. אפור כהה 11. ורוד כהה 12. צהוב כהה	2. כחול
I	תווית מותאמת אישית	אופציונלי	תווית להתאמה אישית של המשמרת.	הזן טקסט, מספרים ו/או תווים מיוחדים. 23 תווים לכל היותר.	מוצרי עור קטנים
J	ניתוק ללא תשלום	אופציונלי	משך מעבר המשמרת בדקות.	הזן מספר (בדקות) הקטן ממשך המשמרת.	45
K	פתקים	אופציונלי	הערות עבור חברי צוות לגבי משמרת ספציפית זו.	הזן טקסט, מספרים ו/או תווים מיוחדים. 500 תווים לכל היותר.	השתמש במערכת החדשה שלנו כדי לבקש שפריטים יועברו לחנות שלנו.
L	משותף	נדרש	אפשרות לשתף את המשמרת עם הצוות ברגע שה המידע מיובא.	בחר משותף או לא משותף. אם תבחר שלא לשתף, תוכל לשתף את המשמרת לאחר הייבוא באמצעות האפשרות שתף עם צוות ב- Shifts.	לא משותף

גליון עבודה של 'שעה כבויה'

בגליון העבודה 'זמן קצוב', כל פריט בסיום מופיע כשורה עם 11 עמודות. להלן פרטים אודות העמודות ואופן השימוש בהן.

עמודה	מאפיין	סוג	תיאור	קלט	דוגמה
A	חבר	אופציונלי	שם חבר צוות שיש לו זמן קצוב.	הזן שם של חבר צוות.	מרטין פיצג'רלד
B	דואר אלקטרוני בעבודה	נדרש	כתובת דואר אלקטרוני של חבר צוות.	הזן את כתובת הדואר האלקטרוני של חבר הצוות.	mfitzgerald@contoso.com
C	תאריך התחלה	נדרש	התאריך שבו מתחילה התאריך שבו מתחילה התאריך הסיום.	תבנית: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	13/08/2024 13/08/2024
D	זמן התחלה	נדרש	השעה שבה מתחילה תם ההשעה.	תבנית: 12 שעות 24 שעות	12:00 בבוקר 12:00 בבוקר 00:00
E	תאריך סיום	נדרש	התאריך שבו מסתיים תאריך הסיום.	תבנית: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	20/08/2024 20/08/2024
F	שעת סיום	נדרש	השעה שבה מסתיים הסיום.	תבנית: 12 שעות 24 שעות	12:00 בבוקר 12:00 בבוקר 00:00
G	סיבת זמן קצוב	נדרש	הסיבה לכך היא תם הזמן ההדרגתי.	הזן סיבה של זמן קצוב מתוך רשימת הסיבות וזמן הסיום הזמינות בהגדרות Shifts עבור הצוות שלך.	חופשה
H	פתקים	אופציונלי	הערות עבור חבר הצוות בנוגע לזמן הסיום שלו.	הזן טקסט, מספרים ו/או תווים מיוחדים. 500 תווים לכל היותר.	תיהנה מהחגים שלך.
I	צבע ערכת נושא	אופציונלי	צבע לסווג את השעה לקטגוריות.	הזן אחת מהאפשרויות הבאות: 1. לבן 2. כחול 3. ירוק 4. סגול 5. ורוד 6. צהוב 7. גריי 8. כחול 9. ירוק כהה 10. אפור כהה 11. ורוד כהה 12. צהוב כהה	7. אפור
J	משותף	נדרש	אפשרות לשתף את הזמן הכיבוי עם חבר הצוות ברגע שה המידע מיובא.	בחר משותף או לא משותף. אם תבחר שלא לשתף, תוכל לשתף את המשמרת לאחר הייבוא באמצעות האפשרות שתף עם צוות ב- Shifts.	משותף

פתיחת גליון העבודה Shifts

בגליון העבודה Open Shifts , כל משמרת פתוחה מופיעה כשורה עם 11 עמודות. להלן פרטים אודות העמודות ואופן השימוש בהן.

עמודה	מאפיין	סוג	תיאור	קלט	דוגמה
A	קבוצה	נדרש	קבוצת תזמון שממנה ניתן לבקש את המשמרת הפתוחה.	הזן טקסט, מספרים ו/או תווים מיוחדים. באפשרותך להוסיף קבוצה חדשה או קיימת.	מוצרי עור
B	תאריך התחלה	נדרש	התאריך שבו המשמרת הפתוחה מתחילה.	תבנית: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	13/08/2024 13/08/2024
C	זמן התחלה	נדרש	השעה שבה המשמרת הפתוחה מתחילה.	תבנית: 12 שעות 24 שעות	08:30 בבוקר 8:30 בבוקר 8:30
D	תאריך סיום	נדרש	התאריך שבו המשמרת הפתוחה מסתיימת.	תבנית: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	13/08/2024 13/08/2024
E	שעת סיום	נדרש	השעה שבה המשמרת הפתוחה מסתיימת.	תבנית: 12 שעות 24 שעות	3:45pm 3:45 בערב 15:45
G	משבצת פתוחה	נדרש	מספר המשמרות הפתוחות הזמינות לבקשת חברי הקבוצה.	הזן מספר בין 1 ל- 255.	2
H	צבע ערכת נושא	אופציונלי	צבע לסווג את המשמרת הפתוחה לקטגוריות.	הזן אחת מהאפשרויות הבאות: 1. לבן 2. כחול 3. ירוק 4. סגול 5. ורוד 6. צהוב 7. גריי 8. כחול 9. ירוק כהה 10. אפור כהה 11. ורוד כהה 12. צהוב כהה	6. צהוב
I	תווית מותאמת אישית	אופציונלי	תווית להתאמה אישית של המשמרת הפתוחה.	הזן טקסט, מספרים ו/או תווים מיוחדים. 23 תווים לכל היותר.	מוצרי עור קטנים
J	ניתוק ללא תשלום	אופציונלי	משך מעבר המשמרת בדקות.	הזן מספר (בדקות) הקטן ממשך המשמרת.	45
K	פתקים	אופציונלי	הערות עבור חברי צוות לגבי משמרת פתוחה ספציפית זו.	הזן טקסט, מספרים ו/או תווים מיוחדים. 500 תווים לכל היותר.	השתמש במערכת החדשה שלנו כדי לבקש שפריטים יועברו לחנות שלנו.
L	משותף	נדרש	אפשרות לשתף את המשמרת עם חבר הצוות ברגע שה המידע מיובא.	בחר משותף או לא משותף. אם תבחר שלא לשתף, תוכל לשתף את המשמרת לאחר הייבוא באמצעות האפשרות שתף עם צוות ב- Shifts.	לא משותף

גליון עבודה של הערות יום

עבור כל יום, באפשרותך להוסיף הערה.

עמודה	מאפיין	סוג	תיאור	קלט	דוגמה
A	תאריך	נדרש	התאריך שבו ברצונך שההערה תופיע בלוח הזמנים.	תבנית: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy	13/08/2024 13/08/2024
B	הערה	נדרש	הודעה לצוות שלך.	הזן טקסט, מספרים ו/או תווים מיוחדים. 500 תווים לכל היותר.	הדרכה באתר