Financijska industrija visoko je reguliran dio većine gospodarstava. Brojni lokalni, nacionalni i regionalni propisi primjenjuju se na tvrtke u industriji financijskih usluga.
Kao mala tvrtka, usklađivanje s tim propisima može biti skupo i komplicirano. Microsoft 365 to čini jednostavnijim i pristupačnijim jer vam pruža sve odgovarajuće alate na jednom mjestu koji će vašoj tvrtki pomoći da zadovolji usklađenost financijske industrije.
Zaštita od internetskih prijetnji i sigurnost e-pošte
Microsoft 365 koristi Advanced Threat Protection (ATP) koji automatski pregledava svu odlaznu i dolaznu e-poštu, kao i privitke e-pošte. Koristi program protiv zlonamjernog softvera da bi otkrio postoje li zlonamjerne ili sumnjive veze. Ako poruka e-pošte sadrži takve veze, ATP korisnicima onemogućuje klikanje na njih.
Osim toga, Microsoft 365 također skenira sve hiperveze u datotekama Word, Excel i PowerPoint. Time se jamči da će se sav potencijalni zlonamjerni softver zaustaviti prije nego što dođe do vaših podataka te ga zarazi ili ukrase. Time se osigurava i cjelovitost i sigurnost vaše mrežne komunikacije i povezanih podataka.
Nadzor poštanskog sandučića i praćenje aktivnosti
Poštanski sandučići tvrtke sadrže povjerljive podatke o tvrtki i korisnicima. Stoga je važno osigurati da neovlaštene osobe ne pristupaju tim podacima. Značajka zapisivanja nadzora poštanskog sandučića omogućuje vam praćenje osoba koje pristupaju poštanskom sandučiću i aktivnosti koje obavljaju.
Možete definirati korisnike i aktivnosti koje želite pratiti. Možete, primjerice, odlučiti želite li pratiti kada je e-pošta izbrisana ili premještena. Možete i odrediti želite li pratiti aktivnosti administratora, korisnika, vlasnika i ostalih osoba koje pristupaju poštanskom sandučiću.
Kada omogućite tu značajku, svi se unosi u zapisniku pohranjuju u poštanski sandučić. Svaki unos sadrži IP adresu, naziv glavnog računala i druge pojedinosti. Ako poruku e-pošte premjestite s izvornog mjesta, unos u zapisnik obuhvaća odredišnu mapu. Svi se unosi u zapisnik po zadanom čuvaju 90 dana. Ako ih želite pohraniti na dulje vrijeme, postavke možete izmijeniti.
Šifriranje e-pošte i podataka
Vrlo učinkovit alat za postizanje sigurnosti e-pošte je šifriranje. Šifriranjem se jamči da samo ovlaštena osoba može dešifrirati i pročitati poruku e-pošte. Čak i ako neovlaštena osoba pristupi šifriranoj poruci e-pošte, ne može je dešifrirati ni pročitati. Slično tome, šifriranjem možete poboljšati i sigurnost pohranjenih podataka, kao što su dokumenti.
Microsoft 365 omogućuje vam šifriranje e-pošte kao i drugih oblika digitalnih podataka. Time se dodaje dodatni sloj sigurnosti. Šifriranje možete koristiti kao dio šire strategije zaštite podataka.
Centar za predočavanje elektroničkih dokumenata
Današnje tvrtke obrađuju, obrađuju i pohranjuju ogroman raspon elektroničkih informacija. Te podatke možete koristiti za donošenje boljih poslovnih odluka. No također vam otežava prepoznavanje, pronalaženje, pretraživanje i pronalaženje relevantnih informacija kada je to potrebno.
Obveza predočavanja elektroničkih dokumenata napredna je značajka okruženja Microsoft 365. E-otkrivanje može pretraživati sve vrste elektronički pohranjenih informacija (ESI). Ova značajka omogućuje prikupljanje, arhiviranje i pretraživanje najrelevantnijih podataka iz više izvora. Možete pretraživati različite komponente okruženja Microsoft 365 pomoću značajke obaveze predočavanja elektroničkih dokumenata. Te komponente obuhvaćaju Skype za tvrtke, web-mjesta sustava SharePoint Online, poštanske sandučiće sustava Exchange Online, Microsoft Teams i grupe sustava Microsoft 365.
E-otkrivanje također može prepoznati objave na društvenim mrežama, govornu poštu, poruke čavrljanja, datoteke za obradu teksta, proračunske tablice i SMS poruke. Te podatke zatim možete pohraniti i arhivirati na kompatibilan način pomoću okruženja Microsoft 365.
Vaše se poduzeće može naći u pravnim situacijama u kojima morate pronaći i dostaviti relevantne ESI tijelima. Obveza predočavanja elektroničkih dokumenata olakšava vam to jer vam omogućuje pretraživanje, pronalaženje i prikupljanje tih podataka na jednom mjestu. Rezultate pretraživanja možete organizirati u različitim slučajevima i zajednički ih koristiti s različitim zainteresiranim stranama.
Napredna obaveza predočavanja elektroničkih dokumenata
Advanced eDiscovery omogućuje pohranu dupliciranih kopija podataka na zasebnom mjestu u formatu koji se lako preuzima, a omogućuje i indeksiranje podataka za brzo i jednostavno otkrivanje. Koristi inteligentne mogućnosti strojnog učenja za preciznu identifikaciju različitih vrsta podataka. Također analizira nestrukturirane podatke te ih pregledava kako bi pronašao relevantne informacije za vas.
Korištenjem značajke Advanced eDiscovery možete osigurati da su podaci vaše tvrtke ili ustanove pohranjeni na takav način da se po potrebi mogu jednostavno pretraživati.
Višestruka provjera autentičnosti
Lozinke se tradicionalno koriste za provjeru autentičnosti korisnika na mrežni servisi. No lozinke je lako promitirati. Svi se stručnjaci za sigurnost slažu da MFA može znatno poboljšati digitalnu sigurnost.
Višestruka provjera autentičnosti koristi više načina provjere autentičnosti i dodaje više slojeva sigurnosti. Koristi se za poboljšanje sigurnosti poslovnih sustava, poštanskih sandučića, važnih dokumenata i svih internetskih servisa koji zahtijevaju prijavu.
Višestruku je provjeru autentičnosti moguće dodati na mnogo načina. Među njima su sljedeće:
- Telefon: kada se prijavite, primit ćete telefonski poziv ili tekstualnu poruku s kodom za provjeru valjanosti.
- Aplikacija: preuzmete mobilnu aplikaciju. Kada se prijavite, koristite aplikaciju za generiranje koda. Taj vam kod omogućuje prijavu na mrežni servis.
Microsoft 365 isporučuje se s mogućnostima koje omogućuju višestruku provjeru autentičnosti. Višestruku provjeru autentičnosti možete koristiti da biste osigurali da samo ovlašteni korisnici pristupaju servisima sustava Microsoft 365. Na taj ćete način zaštititi važne poslovne podatke od toga da dospiju u pogrešne ruke. Pomaže vam i u usklađivanju s propisima o sigurnosti i integritetu podataka.
Sprječavanje gubitka podataka
Značajka sprječavanja gubitka podataka okruženja Microsoft 365 (DLP) može se koristiti s lakoćom za snimanje sve relevantne elektroničke komunikacije i osiguravanje da povjerljivim informacijama ne pristupaju neovlaštene osobe. DLP osigurava da važne informacije i dokumenti vaše tvrtke ili ustanove ne procure. Možete odabrati različite pravilnike DLP-a u centru za sigurnost & usklađenost okruženja Microsoft 365.
Ako, na primjer, osoba u vašoj tvrtki ili ustanovi pokuša poslati poruku e-pošte s osobnim podacima, tu poruku možete blokirati ili o tome upozoriti tu osobu. Slično tome, možete otkriti i nadzirati podatke kao što su brojevi kreditnih kartica i osobni identifikacijski brojevi. DLP može identificirati osjetljive podatke na svim servisima sustava Microsoft 365 koje vaša tvrtka ili ustanova koristi.
Korištenjem DLP-a možete jednostavno blokirati sve poruke e-pošte koje šalju takve informacije. Korisnicima možete i onemogućiti prijenos osjetljivih podataka u pohranu u oblaku ili na bilo koje druge mrežne servisi.
Time se jamči da kritične informacije neće procuriti izvan vaše tvrtke ili ustanove. Financijski propisi SEC-a i drugih tijela smatraju tvrtku odgovornom za curenje podataka. Blokiranjem takvih curenja možete se učinkovitije pridržavati financijskih propisa.
Upravljanje uređajima na mobilnim uređajima
Zaposlenici danas koriste razne mobilne uređaje, uključujući iPhone, Android, iPad i Windows Phone. Te uređaje koriste za pristup poštanskom sandučiću okruženja Microsoft 365 i drugim mrežni servisi.
Microsoft 365 nudi sveobuhvatno upravljanje mobilnim uređajima (MDM). Uz tu značajku možete pregledati svaki uređaj i vidjeti je li usklađen s pravilnicima tvrtke ili ustanove. Ako je usklađen, možete registrirati uređaj kako bi mogao pristupiti servisima sustava Microsoft 365. Kada registrirate uređaj, možete ga redovito pregledavati da biste bili sigurni da je i dalje usklađen.
Možete i dodavati i mijenjati sigurnosne pravilnike koji se odnose na te uređaje. Ako registrirani uređaj bude ukraden ili izgubljen, možete ga daljinski izbrisati da biste bili sigurni da važni podaci ne bi završili u krivim rukama.
MDM osigurava da svi zaposlenici ili zaposlenici u tvrtki ili ustanovi pristupaju mrežni servisi na siguran način.
Kontinuirana usklađenost
Financijski propisi s vremenom se mijenjaju i razvijaju. To znači da će vaša tvrtka ili ustanova s vremenom možda morati razviti strategiju usklađenosti. To se naziva trajnom usklađenošću. Kontinuirana usklađenost znači da redovito pratite i preispitujete svoj stav usklađenosti. Usvajate i nove IT standarde i tehnologije da biste osigurali sigurnost i usklađenost sustava.
Microsoft 365 ima više od 1000 kontrola i provjera. Oni omogućuju servisima sustava Microsoft 365 da se brzo razvijaju i mijenjaju kad god se stvore novi propisi ili standardi. Microsoft 365 usklađen je i s mnogim važnim globalnim standardima i propisima. Usluge Microsoft 365 mogu vam pomoći da vaši podaci i procesi ostanu usklađeni s novim propisima i standardima.
Microsoft kontinuirano pregledava podatke o sustavu Microsoft 365 i druge podatke o proizvodima. Razvija proizvode uvođenjem novih standarda za klijente i industrijske standarde kako bi vam pomogao osigurati trajnu usklađenost.
Zaključak
Pomoću navedenih značajki možete bilježiti, prikupljati, arhivirati i rukovati podacima na siguran i zaštićen način. Pravilnike o usklađenosti možete definirati i implementirati i pomoću sustava Microsoft 365.
Microsoft 365 funkcionira na više uređaja. Nevjerojatno je jednostavan za korištenje i daje vam potpunu kontrolu nad povezanim uređajima i podacima tvrtke ili ustanove.