Uvod u skupove dokumenata

Što je skup dokumenata?

Za mnoge vrste projekata, korisnici često proizvesti cijeli skup povezane dokumente. U nekim slučajevima taj skup dokumenata može biti rezultat projekta, ili "rezultata". Ako, na primjer, profesionalne usluge tvrtke može proizvesti standardna "tipografiju adresara" kada ih odgovoriti na zahtjev za prijedlog od mogućih klijenta. Adresar tipografiju uvijek mogu sadržavati tih dijelova sa svakom dijelu prilagoditi u skladu sa specifičnim preduvjetima nekog projekta:

• uvod u rad tvrtke za usluge

• SWOT analizu (analizu prednosti, slabosti, prilika i prijetnji)

• poslovni plan

• usporednu analizu tvrtki

U drugim pak slučajevima, skup dokumenata može predstavljati različite vrste podataka koje služe kao referenca za veći projekt i na temelju kojih se stvara ili isporučuje nešto drugo. Proizvodna tvrtka, primjerice, može stvoriti standardni skup dokumenata o dizajnu, ispitivanju i proizvodnji svakog svojeg proizvoda.

Te dokumente mogu se stvoriti u isto vrijeme ili u fazama. Dokumenti možda proizvodi ili pregledati samo jedna osoba ili prema broju osoba. Svi dokumenti mogu isti oblik (primjerice dokumente programa Word). Osim toga, možda obuhvaćaju drugim oblicima datoteka (na primjer, dokumente programa Word, bilježnice programa OneNote, prezentacije programa PowerPoint, dijagrame programa Visio, radne knjige programa excel i tako dalje).

Tvrtke i ustanove tim će situacijama lakše upravljati putem skupova dokumenata. U skupu se dokumenata više povezanih dokumenata organizira u jedan prikaz pomoću kojeg se na njima može raditi kao na jednom entitetu te se tako njima i upravljati. Kada stvorite novi skup dokumenata, zapravo stvarate novu vrstu sadržaja. Vrsta sadržaja postaje dostupna u cijeloj zbirci web-mjesta, a vrstu sadržaja skupa dokumenata možete konfigurirati za svaki rezultat rada na više dokumenata.

Kad se vrsta sadržaja skupa dokumenata doda u biblioteku, korisnici mogu stvarati nove instance skupa dokumenata na jednaki način kao i pojedinačni dokument.

Mogućnosti koje pruža skup dokumenata

Vrsta sadržaja skupa dokumenata obuhvaća nekoliko karakterističnih značajki koje olakšavaju uspješno stvaranje rezultata rada na većem broju dokumenata i upravljanje njima. Prilikom konfiguriranja vrste sadržaja skupa dokumenata dostupne su vam sljedeće mogućnosti:

• Prilagodite stranicu dobrodošlice    za skup dokumenata koja sadrži sve podatke koje korisnik mora o skupu. Stranica dobrodošlice je web-dijela stranice koje možete postaviti tako da biste prikazali informacije o projektu ili resurse kao pomoć članovima tima koji rade na skup dokumenata (na primjer, Vremenska crta projekta, veze na resurse i tako dalje). Prikazuje popis dokumenata koje su dodane na niz.

• Odredite zadani sadržaj    koji želite automatski stvara i uvrstiti u svaku novu instancu skupa dokumenata. Imate određene dokumente koji se automatski uključiti, a možete kontrolirati predloške koje koriste. Li možete biti sigurni da su zadane dokumente odgovarajuće vrste sadržaja. Ako, na primjer, ako vaša tvrtka ili ustanova ima brandiranog predloške koje koristite za određene vrste komunikacije, možete prenijeti te kada konfigurirate vrstu sadržaja skupa dokumenata.

• Odredite dopuštene vrste sadržaja    koje skup dokumenata smije sadržavati (npr. datoteke dokumenata, slike, audiodatoteke ili videodatoteke).

• Navedite zajedničke metapodatke    i stupce metapodataka koje želite uvrstiti u sve dokumente u skupu. Prilikom stvaranja skupa podataka u zadane se dokumente automatski unose metapodaci, a zajedničke metapodatke možete prikazati na stranici dobrodošlice.

• Dodijelite tijekove rada    koji želite koristiti za skup dokumenata. Možete koristiti standardne odobravanje ili odbacivanje tijekovi rada s skupove dokumenata, a cijeli skup dokumenata će nastaviti kroz korake tijeka rada kao da je u jednoj datoteci. Uz to, vašoj tvrtki ili ustanovi razviti prilagođene tijekove rada za skupove dokumenata.

• Pošaljite skupove dokumenata    u organizator sadržaja da bi se usmjerili u ciljanu mapu, web-mjesto ili biblioteku.

Kada vrstu sadržaja skupa dokumenata dodate u biblioteku, korisnici web-mjesta mogu koristiti poznate značajke za upravljanje dokumentima, a i posebne značajke za skup dokumenata.

Autori skupa dokumenata mogu učiniti bilo što od sljedećeg:

• jednostavno i brzo pomoću naredbe Novi dokument u biblioteci dokumenata stvoriti novi rezultat rada na većem broju dokumenata

• snimiti brzu snimku povijesti verzija trenutnih svojstava i dokumenata u skupu dokumenata

• pokrenuti tijek rada na cijelom skupu dokumenata ili na zasebnim stavkama u skupu dokumenata radi upravljanja uobičajenim zadacima kao što su pregled i odobravanje

• vezu na skup dokumenata poslati e-poštom

• pomoću naredbe Pošalji premjestiti ili kopirati skup dokumenata na drugo mjesto (odredište mora biti konfigurirano u središnjoj administraciji)

• upravljati dozvolama za skup dokumenata

Vidi također

Stvaranje i konfiguriranje nove vrste sadržaja skupa dokumenata

Stvaranje i organiziranje skupova dokumenata

Prilagođavanje stranice dobrodošlice za skup dokumenata