Dodavanje vremena iz ureda u kalendare programa Outlook suradnika

Vrijeme možete jednostavno označiti kao "zauzeto" ili "izvan ureda" u kalendaru programa Outlook. No što ako ne koristite Microsoft 365 i nemate omogućeno zajedničko korištenje kalendara, ali morate dati svoje vrijeme od ureda istaknutu vidljivost suradnicima? U ovom se članku objašnjava kako u kalendare suradnika dodati prilagođene zahtjeve za sastanak tijekom dana, a da pritom ne utječe na dostupno slobodno vrijeme u kalendarima.

Zakazivanje vremena za godišnji odmor sa zahtjevom za sastanak postupak je u dva koraka. Najprije svojim suradnicima dajte dojmu da ćete biti odsutni dodavanjem vremena za godišnji odmor u kalendare. Zatim blokirajte svoj godišnji odmor u vlastitom kalendaru.

Prvi korak: dodavanje vremena za godišnji odmor u kalendare suradnika

Kada u kalendaru označite vrijeme kao "izvan ureda", suradnici ga vide kada pokušaju zakazati sastanak s vama. No ne bi li bilo sjajno kada biste mogli upozoriti sve odjednom unaprijed o svom vremenu, a da pritom ne utječete na njihov status slobodnog/zauzetog posla ili nagomilane kalendare? To možete učiniti postavljanjem podataka da se u kalendarima prikazuju kao cijeli dan, ali za razliku od običnog događaja tijekom cijelih dana, koji je obično postavljen na "zauzet", taj se cijeli dan prikazuje kao slobodno vrijeme. Dostupnost zauzetosti vaših suradnika ne utječe na dostupnost.

Napomena: Zahtjevi za sastanak osmišljeni su tako da se šalju među korisnicima programa Outlook. Mogućnost za prikaz rasporeda drugih korisnika tijekom sastavljanja zahtjeva za sastanak u programu Outlook zahtijeva da vaša tvrtka ili ustanova koristi Microsoft Exchange Server.

  1. U kalendaru na kartici Polazno kliknite Novi sastanak.

    Tipkovni prečac  Da biste stvorili novi zahtjev za sastanak, pritisnite CTRL+SHIFT+Q.

  2. U okvir Predmet upišite opis i po želji unesite mjesto u okvir Mjesto.

  3. Na popisima Vrijeme početkai Vrijeme završetka odaberite vrijeme početka i završetka za vrijeme koje vam je daleko od ureda. Za godišnji odmor to obično obuhvaća pune dane. U tom slučaju potvrdite okvir Događaj cijeli dan.

    Napomena: Outlook prema zadanim postavkama koristi trenutnu postavku vremenske zone na računalu za zakazivanje. Ako vrijeme želite zakazati na temelju druge vremenske zone, u grupi Mogućnosti kliknite Vremenske zone.

  4. U grupi Sudionici u odjeljku Mogućnosti odgovoraponištite gumb Zatraži odgovore na padajućem izborniku.

  5. U grupi Mogućnosti u odjeljku Prikaži kaona padajućem popisu kliknite Besplatno. Ako ste već naveli da je ovo događaj cijeli dan, automatski se postavlja na Besplatno.

    Važno: 

    • Provjerite je li postavka Pokaži kao postavljena na Besplatno. Time se primateljima zahtjeva za sastanak omogućuje da prihvati zahtjev za sastanak i da u kalendar dodaju vrijeme za godišnji odmor, ali da ne blokiraju vrijeme u kalendaru. Kalendar primatelja i dalje će prikazati besplatnu dostupnost rasporeda tijekom vašeg odmora.

    • Prilikom odabira događaja tijekom dana vrijeme početka događaja počinje u ponoć. Da biste izbjegli da suradnici primaju upozorenja u neparnim vremenima, postavite postavku Podsjetnik na Ništa.

  6. Upišite sve informacije koje želite zajednički koristiti s primateljima.

  7. Dodajte planirane primatelje u redak Prima.

  8. Ako upozoravate osobe na niz ponavljajućih vremena da nećete biti u uredu, u grupi Mogućnosti kliknite Ponavljanje, odaberite uzorak ponavljanja, a zatim kliknite U redu.

  9. Kliknite Pošalji.

Kada ovaj zahtjev za sastanak pošaljete tako da je mogućnost Prikaži kao postavljena na Besplatno,događaj se prikazuje pri vrhu svakog dana u kalendarima programa Outlook vaših suradnika – vizualni podsjetnik koji ne blokira radno vrijeme.

Napomena: Ako niste odabrali Događaj cijeli dan, događaj se prikazuje unutar vremenske rešetke; ne prikazuje se pri vrhu dana. No i dalje je označen kao slobodno vrijeme.

Drugi korak: blokiranje vremena odmora u kalendaru

Ako ste slijedili korake u prethodnom odjeljku, zahtjev za sastanak koji ste poslali označen je kao slobodno vrijeme da biste spriječili blokiranje vremena u kalendarima drugih osoba. No vrijeme je također označeno kao besplatno u vašem kalendaru. Sada morate stvoriti dodatnu obavezu za sebe da bi drugi mogli vidjeti da niste dostupni tijekom vremena koje navedete.

Uobičajena je pogreška otvaranje stavke zahtjeva za sastanak u kalendaru i promjena postavke Prikaži kao iz Besplatno u Izvan ureda nakon slanja izvornog zahtjeva. No kada to učinite, ažuriranje se šalje svima na koje ste poslali zahtjev za sastanak, mijenjajući mogućnost Slobodno u Izvan ureda i poražavajući korake koje ste poduzeti da biste to izbjegli. U kalendaru morate stvoriti dupliciranu obvezu s postavkom Pokaži kao postavljenom na Izvan ureda.

Kada osobe koriste kalendar programa Outlook za zakazivanje sastanaka i drugih događaja, mogu vidjeti vašu dostupnost ako niste promijenili dozvole za kalendar da biste to spriječili. Uobičajeno, obveze, sastanci i događaji imaju postavku Pokaži kaozauzeto. Možete i stvarati stavke s postavkom Pokaži kao izvan ureda. Stavke postavljene na Izvan ureda smatraju se sličnima stavkama postavljenima na Zauzeto – netko ne bi trebao očekivati da ćete u to vrijeme biti dostupni. Vizualno se te dvije vrste razlikuju – stavke postavljene na Izvan ureda prikazuju se ljubičastom bojom, a stavke postavljene na Zauzeto označene su plavom temom boje. Ta razlika u izgledu pomaže naglasiti zašto niste dostupni. Možda ćete, primjerice, moći premjestiti sukobljene zauzete stavke, ali vjerojatno niste u mogućnosti ili spremni promijeniti stavku izvan sustava Office, kao što je godišnji odmor.

  1. U kalendaru na kartici Polazno kliknite Nova obaveza.

  2. U okvir Predmet upišite naziv za vrijeme koje vam je odsuto.

  3. U prozoru Vrijemepočetka i Vrijemezavršetka kliknite datume kada vrijeme odsuto počinje i završava.

  4. Potvrdite okvir Događaj cijeli dan.

  5. Promijenite postavku Pokaži kao u Izvan ureda.

  6. Kliknite Spremi i zatvori.

Napomena: Preporučujemo da izbrišete (samo iz kalendara) početni zahtjev za sastanak koji ste poslali drugim osobama. Možete ga i ostaviti u kalendaru da biste ga mogli koristiti za jednostavno slanje ažuriranja ili otkazivanja ako se tarife promijene.

Prvi korak: dodavanje vremena za godišnji odmor u kalendare suradnika

Kada u kalendaru označite vrijeme kao "izvan ureda", suradnici ga vide kada pokušaju zakazati sastanak s vama. No ne bi li bilo sjajno kada biste mogli upozoriti sve odjednom unaprijed o svom vremenu, a da pritom ne utječete na njihov status slobodnog/zauzetog posla ili nagomilane kalendare? To možete učiniti postavljanjem podataka da se u kalendarima prikazuju kao cijeli dan, ali za razliku od običnog događaja tijekom cijelih dana, koji je obično postavljen na "zauzet", taj se cijeli dan prikazuje kao slobodno vrijeme. Dostupnost zauzetosti vaših suradnika ne utječe na dostupnost.

Napomena: Zahtjevi za sastanak osmišljeni su tako da se šalju među korisnicima programa Outlook. Mogućnost za prikaz rasporeda drugih korisnika tijekom sastavljanja zahtjeva za sastanak u programu Outlook zahtijeva da vaša tvrtka ili ustanova koristi Microsoft Exchange Server.

  1. Na izborniku Datoteka postavite pokazivač na mogućnost Novo, a zatim kliknite Zahtjev za sastanak.

    Tipkovni prečac  Da biste stvorili novi zahtjev za sastanak, pritisnite CTRL+SHIFT+Q.

  2. U okvir Predmet upišite opis i po želji unesite mjesto u okvir Mjesto.

  3. Na popisima Vrijeme početkai Vrijeme završetka odaberite vrijeme početka i završetka za vrijeme koje vam je daleko od ureda. Za godišnji odmor to obično obuhvaća pune dane. U tom slučaju potvrdite okvir Događaj cijeli dan.

    Napomena: Outlook prema zadanim postavkama koristi trenutnu postavku vremenske zone na računalu za zakazivanje. Ako vrijeme želite zakazati na temelju druge vremenske zone, na kartici Sastanak u grupi Mogućnosti kliknite Vremenske zone.

  4. U grupi Mogućnosti u okviru s padajućimpopisom kliknite Prikaži kao. Ako ste već naveli da je ovo događaj cijeli dan, automatski se postavlja na Besplatno.

    Važno: 

    • Provjerite je li postavka Pokaži kao postavljena na Besplatno. Time se primateljima zahtjeva za sastanak omogućuje da prihvati zahtjev za sastanak i da u kalendar dodaju vrijeme za godišnji odmor, ali da ne blokiraju vrijeme u kalendaru. Kalendar primatelja i dalje će prikazati besplatnu dostupnost rasporeda tijekom vašeg odmora.

    • Prilikom odabira događaja tijekom dana vrijeme početka događaja počinje u ponoć. Da biste izbjegli da suradnici primaju upozorenja u neparnim vremenima, postavite postavku Podsjetnik na Ništa.

  5. Upišite sve informacije koje želite zajednički koristiti s primateljima.

  6. Dodajte planirane primatelje u redak Prima.

  7. Ako upozoravate osobe na niz ponavljajućih vremena da nećete biti u uredu, na kartici Sastanak u grupi Mogućnosti kliknite Ponavljanje ,odaberite uzorak ponavljanja, a zatim kliknite U redu.

    Kada u zahtjev za sastanak dodate uzorak ponavljanja, kartica Sastanak mijenja se u Ponavljajući sastanak.

  8. Na kartici Sastanak u grupi Prikaz kliknite Obveza.

  9. Kliknite Pošalji.

Kada ovaj zahtjev za sastanak pošaljete tako da je mogućnost Prikaži kao postavljena na Besplatno,događaj se prikazuje pri vrhu svakog dana u kalendarima programa Outlook vaših suradnika – vizualni podsjetnik koji ne blokira radno vrijeme.

Napomena: Ako niste odabrali Događaj cijeli dan, događaj se prikazuje unutar vremenske rešetke; ne prikazuje se pri vrhu dana. No i dalje je označen kao slobodno vrijeme.

Drugi korak: blokiranje vremena odmora u kalendaru

Ako ste slijedili korake u prethodnom odjeljku, zahtjev za sastanak koji ste poslali označen je kao slobodno vrijeme da biste spriječili blokiranje vremena u kalendarima drugih osoba. No vrijeme je također označeno kao besplatno u vašem kalendaru. Sada morate stvoriti dodatnu obavezu za sebe da bi drugi mogli vidjeti da niste dostupni tijekom vremena koje navedete.

Uobičajena je pogreška otvaranje stavke zahtjeva za sastanak u kalendaru i promjena postavke Prikaži kao iz Besplatno u Izvan ureda nakon slanja izvornog zahtjeva. No kada to učinite, ažuriranje se šalje svima na koje ste poslali zahtjev za sastanak, mijenjajući mogućnost Slobodno u Izvan ureda i poražavajući korake koje ste poduzeti da biste to izbjegli. U kalendaru morate stvoriti dupliciranu obvezu s postavkom Pokaži kao postavljenom na Izvan ureda.

Kada osobe koriste kalendar programa Outlook za zakazivanje sastanaka i drugih događaja, mogu vidjeti vašu dostupnost ako niste promijenili dozvole za kalendar da biste to spriječili. Uobičajeno, obveze, sastanci i događaji imaju postavku Pokaži kaozauzeto. Možete i stvarati stavke s postavkom Pokaži kao izvan ureda. Stavke postavljene na Izvan ureda smatraju se sličnima stavkama postavljenima na Zauzeto – netko ne bi trebao očekivati da ćete u to vrijeme biti dostupni. Vizualno se te dvije vrste razlikuju – stavke postavljene na Izvan ureda prikazuju se ljubičastom bojom, a stavke postavljene na Zauzeto označene su plavom temom boje. Ta razlika u izgledu pomaže naglasiti zašto niste dostupni. Možda ćete, primjerice, moći premjestiti sukobljene zauzete stavke, ali vjerojatno niste u mogućnosti ili spremni promijeniti stavku izvan sustava Office, kao što je godišnji odmor.

  1. U kalendaruna izborniku Datoteka pokažite na Novo, a zatim kliknite Obaveza.

  2. U okvir Predmet upišite naziv za vrijeme koje vam je odsuto.

  3. U prozoru Vrijemepočetka i Vrijemezavršetka kliknite datume kada vrijeme odsuto počinje i završava.

  4. Potvrdite okvir Događaj cijeli dan.

  5. Promijenite postavku Pokaži kao u Izvan ureda.

  6. Kliknite Spremi i zatvori.

Napomena: Preporučujemo da izbrišete (samo iz kalendara) početni zahtjev za sastanak koji ste poslali drugim osobama. Možete ga i ostaviti u kalendaru da biste ga mogli koristiti za jednostavno slanje ažuriranja ili otkazivanja ako se tarife promijene.

Vidi također

Početak rada s kalendarom programa Outlook

Zakazivanje sastanka s drugim korisnicima

Potrebna vam je dodatna pomoć?

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×