Svaki predložak koji je obuhvaćen Access je potpuna aplikacija za praćenje koja sadrži unaprijed definirane tablice, obrasce, izvješća, upite, makronaredbe i odnose. Ti su predlošci osmišljeni tako da odmah mogu biti korisni izvan okvira da biste mogli stvoriti novu bazu podataka koja se temelji na predlošku i brzo početi s radom. No katkad je potrebno izmijeniti novu bazu podataka – primjerice, dodati ili preimenovati polje ili promijeniti izvješće.
U ovom se članku objašnjava kako izvršiti najčešće izmjene koje biste mogli primijeniti na bazu podataka stvorenu iz predloška. Dodatne informacije o određenim područjima potražite u vezama na članke.
Što želite učiniti?
Osnove tablica i polja
Kada stvarate bazu podataka, podatke spremate u tablice – popise redaka i stupaca utemeljene na predmetu. Stavke informacija koje želite pratiti spremate u polja (nazivaju se i stupci). U tablici Kontakti, primjerice, možete stvoriti polja za prezime, ime, telefonski broj i adresu. Za tablicu Proizvodi možete stvoriti polja za naziv proizvoda, ID proizvoda i cijenu.
Važno je pažljivo odabrati polja. Obično, primjerice, nije dobro stvoriti polje za pohranu izračunate vrijednosti. U većini slučajeva možete imati Access vrijednost kada je to potrebno. Kada odaberete polja, pokušajte pohraniti informacije u najmanjim korisnim dijelovima. Umjesto imena i prezimena u jednom polju, primjerice, preporučujemo da imena i prezimena pohranite zasebno. Općenito, ako morate prijaviti, sortirati, pretraživati ili izvoditi izračun na stavci informacija, stavite ga u polje sam po sebi.
Dodatne informacije o dizajniranju baze podataka i odabiru polja potražite u članku Osnove dizajna baza podataka.
Polje ima određene karakteristike definiranja. Na primjer, svako polje ima naziv koji jedinstveno identificira polje unutar tablice. Polje sadrži i vrstu podataka koja se odabire tako da odgovara podacima koji će se pohraniti. Vrsta podataka određuje vrijednosti koje se mogu pohraniti i operacije koje se mogu izvesti na tim vrijednostima te količinu prostora za pohranu za svaku vrijednost. Svako polje ima i pridruženu grupu postavki naziva svojstva koja definiraju izgled ili karakteristike ponašanja polja. Svojstvo Format, primjerice , definira izgled prikaza polja – to jest, kako bi trebao izgledati kada se prikazuje.
Umetanje, dodavanje i stvaranje novog polja u tablici
U prikazu podatkovne tablice možete jednostavno dodati polje u tablicu. No polje u tablicu možete dodati i u prikazu dizajna. U prikazu podatkovne tablice polje dodajete upisivanjem nekih podataka u ćeliju ispod naslova Kliknite da biste dodali stupac. Polje možete dodati i u tablicu u prikazu dizajna.
Dodatne informacije o dodavanju polja u tablicu u prikazu podatkovne tablice potražite u članku Dodavanje ili brisanje stupca u podatkovnoj tablici.
Dodatne informacije o dodavanju polja u tablicu u prikazu dizajna potražite u članku Stvaranje tablice i dodavanje polja.
Napomena: Kada u tablicu dodate novo polje, polje se ne dodaje automatski u postojeće obrasce i izvješća. Morate ručno dodati polje u te obrasce i izvješća da bi se u njima prikazivati.
Brisanje polja iz tablice
Ako je moguće, nemojte izbrisati polje iz baze podataka koje je generirano iz jednog od dodanih predložaka – vjerojatno se polje koristi u drugim objektima baze podataka, kao što su obrasci i izvješća. Brisanjem polja tako ćete stvoriti posljedice kada pokušate koristiti druge objekte baze podataka koji koriste polje – objekti baze podataka neće funkcionirati prema očekivanjima. Morat ćete ukloniti sve reference na polje iz svih objekata koji ga koriste da bi ostali objekti ispravno funkcionirali.
Kada odlučite da morate izbrisati polje iz baze podataka koje je generirano iz predloška, to možete učiniti u prikazu podatkovne tablice ili prikazu dizajna. Imajte na umu da ako se drugi objekti baze podataka pozivaju na izbrisano polje, morate izmijeniti te druge objekte da biste uklonili referencu. Ako, primjerice, izvješće sadrži kontrolu povezanu s izbrisanim poljem i pokrenete izvješće, prikazat će se poruka o pogrešci jer Access ne može pronaći podatke za to polje.
Kada izbrišete polje, trajno brišete sve podatke pohranjene u tom polju. Zbog toga biste trebali biti oprezni prilikom brisanja polja, a prije brisanja polja stvorite sigurnosnu kopiju baze podataka.
Da biste mogli izbrisati polje, morate biti sigurni da ne sudjeluje u odnosima između tablica. Ako pokušate izbrisati polje za koje postoje odnosi, Access će vas upozoriti da najprije morate izbrisati odnose.
Detaljne upute o brisanju odnosa između tablica potražite u članku Stvaranje , uređivanje i brisanje odnosa.
Detaljne upute o brisanju polja iz tablica potražite u članku Brisanje polja.
Preimenovanje polja ili tablice
Ako je moguće, izbjegavajte preimenovanje polja ili tablice u bazi podataka koja je generirana iz jednog od dodanih predložaka – vjerojatno se polje ili tablica koriste u drugim objektima baze podataka, kao što su obrasci i izvješća. Zbog toga preimenovanje polja ili tablice može stvoriti posljedice kada pokušate koristiti druge objekte baze podataka koji koriste polje ili tablicu. Ostali objekti možda neće funkcionirati na očekivani način ako se i dalje pozivaju na stari naziv. Da bi ostali objekti ispravno funkcionirali, stari naziv mora se promijeniti u novi naziv. Ako je u kategoriji Trenutna baza podataka dijaloškog okvira Mogućnosti programa Access potvrđen okvir Izvedi samoispravak naziva, većina će se toga automatski izvršiti.
Možda ćete htjeti promijeniti tekst koji se prikazuje u naslovu stupca u prikazu podatkovne tablice. To možete učiniti bez preimenovanja polja. Ako želite promijeniti samo tekst u zaglavlju stupca, a ne želite preimenovati polje, pročitajte odjeljak Promjena teksta koji se pojavljuje u zaglavlju stupca.
Po potrebi možete preimenovati tablicu u navigacijskom oknu ili preimenovati polje u prikazu podatkovne tablice ili prikazu dizajna. Prije nego što to učinite, trebali biste uključiti mogućnost Samoispravak naziva ako već nije uključena.
Uključivanje mogućnosti Samoispravak naziva
Prilikom preimenovanja objekta baze podataka, kao što su polje, tablica, obrazac ili izvješće, obično želite da se promjena naziva prenosi u cijeloj bazi podataka. U suprotnom objekti koji se pozivaju na stari naziv neće funkcionirati prema očekivanjima. Access sadrži značajku samoispravka naziva, koja pomaže u prijenosu promjena naziva. Samoispravak naziva po zadanom je uključen za sve nove baze podataka u Access. No ako je isključena, možete učiniti sljedeće da biste ga uključili.
Uključivanje mogućnosti Samoispravak naziva
-
Kliknite Datoteka > Mogućnosti.
-
U dijaloškom okviru Mogućnosti programa Access u lijevom oknu kliknite Trenutna baza podataka.
-
U odjeljku Mogućnosti samoispravka naziva potvrdite okvir Evidentiraj podatke o samoispravku naziva, a zatim potvrdite okvir Izvedi samoispravak naziva.
-
Ako želite zadržati tablicu koja evidentira svaku promjenu koju izvodi samoispravak naziva, potvrdite okvir Promjene samoispravka naziva zapisnika.
-
Kliknite U redu.
-
Da biste spremili promjene, na alatnoj traci za brzi pristup kliknite Spremi.
Napomena: Značajka samoispravka naziva nije ista kao značajka samoispravka. Značajka samoispravka naziva ispravlja reference između objekata. Značajka samoispravka ispravlja često pogrešno napisane riječi ili izraze.
Preimenovanje polja u prikazu podatkovne tablice
-
U navigacijskom oknu dvokliknite tablicu u kojoj želite preimenovati polje.
Tablica je otvorena u prikazu podatkovne tablice.
-
Desnom tipkom miša kliknite naslov stupca za polje koje želite preimenovati, a zatim na izborničkom prečacu kliknite Preimenuj polje.
-
Upišite novi naziv polja, a zatim pritisnite ENTER.
Preimenovanje polja u prikazu dizajna
-
U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite tablicu u kojoj želite preimenovati polje, a zatim na izborničkom prečacu kliknite Prikaz dizajna.
Tablica je otvorena u prikazu dizajna.
-
Kliknite ćeliju u stupcu Naziv polja za polje koje želite preimenovati.
Savjet: Da biste odabrali cijeli naziv polja, pokažite lijevo od prvog znaka u nazivu dok se pokazivač ne promijeni u strelicu, a zatim kliknite.
-
Uredite tekst da biste preimenovali polje.
-
Da biste spremili promjene, na alatnoj traci za brzi pristup kliknite Spremi.
Preimenovanje tablice
Tablicu i većinu drugih objekata baze podataka možete preimenovati izravno iz navigacijskog okna.
-
U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite tablicu koju želite preimenovati , a zatim na izborničkom prečacu kliknite Preimenuj.
Napomena: Da biste mogli preimenovati tablicu, morate zatvoriti sve otvorene objekte koji se pozivaju na tablicu.
-
Upišite novi naziv, a zatim pritisnite ENTER.
-
Da biste spremili promjene, na alatnoj traci za brzi pristup kliknite Spremi.
Promjena teksta koji se prikazuje u zaglavlju stupca
Opis je naslov ili naslov koji možete dodijeliti polju postavljanjem svojstva Opis polja. Opis je neovisan o nazivu polja – svako polje ima naziv polja i može sadržavati opis. Možda, primjerice, želite da naziv polja bude jedna riječ bez ugrađenih razmaka. Zatim pomoću svojstva Caption možete stvoriti opisni naziv koji obuhvaća razmake. Access prikazuje opis na mjestu naziva polja u prikazu podatkovne tablice te u natpisima i naslovima u upitima, obrascima i izvješćima.
Ako ne upišete tekst za svojstvo Caption , naziv polja koristi se po zadanom.
Ako želite promijeniti naziv koji se pojavljuje u naslovu stupca u prikazu podatkovne tablice, to možete učiniti bez promjene naziva polja postavljanjem svojstva Opis polja. Da biste promijenili svojstvo Opis polja , učinite sljedeće:
-
U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite tablicu u kojoj želite promijeniti opis, a zatim na izborničkom prečacu kliknite Prikaz dizajna.
Tablica je otvorena u prikazu dizajna.
-
Kliknite ćeliju u stupcu Naziv polja za polje čije svojstvo Opis želite postaviti.
-
U donjem odjeljku u odjeljku Svojstva polja na kartici Općenito kliknite Opis.
-
Upišite novi opis za polje.
-
Da biste spremili promjene, na alatnoj traci za brzi pristup kliknite Spremi.
Kada sljedeći put otvorite tablicu u prikazu podatkovne tablice, opis umjesto naziva polja pojavit će se u zaglavlju stupca.
Dodavanje polja obrascu ili izvješću
Kada stvorite bazu podataka utemeljenu na predlošku, baza podataka sadržavat će broj ugrađenih unaprijed dizajniranih obrazaca i izvješća s kojima možete odmah raditi. No možda ćete htjeti dodati dodatno polje u obrazac ili izvješće. Kada dodate polje u obrazac ili izvješće, stvarate ono što se naziva kontrola.
Kontrole su objekti koji prikazuju podatke, izvode akcije i omogućuju prikaz informacija koje poboljšavaju korisničko sučelje, kao što su natpisi i slike, te rad s njima. Kontrole mogu biti povezane, slobodne i izračunate.
Potpuni popis vrsta kontrola koje možete koristiti u obrascima i izvješćima potražite u članku Uvod u kontrole.
Dodavanje polja u obrazac ili izvješće u prikazu izgleda
Kada stvorite obrazac ili izvješće, možete jednostavno precizno prilagoditi njegov dizajn tako da radite u prikazu rasporeda. Pomoću stvarnih podataka uživo kao vodiča možete prilagoditi širine polja i prerasporediti polja. Možete postaviti nova polja na obrazac ili izvješće te postaviti svojstva obrasca ili izvješća i njihovih kontrola.
Da biste prešli na prikaz rasporeda, u navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite obrazac ili izvješće, a zatim na izborničkom prečacu kliknite Prikaz rasporeda. Možete i kliknuti gumb Prikaz rasporeda na traci stanja programa Access ili desnom tipkom miša kliknuti karticu dokumenta za obrazac ili izvješće, a zatim na izborničkom prečacu kliknuti Prikaz rasporeda.
Otvaranje lista svojstava
-
Na kartici Dizajn u grupi Alati kliknite List svojstava.
Tipkovni prečac Pritisnite F4.
Pomoću okna Popis polja u dizajn možete dodati polja iz temeljne tablice ili upita. Da biste prikazali okno Popis polja, na kartici Oblikovanje u grupi Kontrole kliknite Dodaj postojeća polja. Zatim polja možete povući izravno iz okna Popis polja na dizajn.
Prikaz okna Popis polja
-
Na kartici Dizajn u grupi Alati kliknite Dodaj postojeća polja .
Dodavanje polja iz okna Popis polja
-
Da biste dodali jedno polje, povucite polje iz okna Popis polja u sekciju u kojoj želite da se prikazuje na obrascu ili izvješću.
-
Da biste dodali više polja istodobno, kliknite željena polja uz pritisnutu tipku CTRL. Povucite odabrana polja na obrazac ili izvješće.
Kada polja ispustite u sekciju, Access stvara povezanu kontrolu tekstnog okvira za svako polje i automatski postavlja kontrolu natpisa pokraj svakog polja.
Dodatne informacije o obrascima i izvješćima potražite u člancima Dodavanje polja u obrazac ili izvješće, Stvaranjeobrasca u programu Accessi Stvaranje jednostavnog izvješća.
Dodavanje polja u koje se pohranjuju dokumenti, datoteke ili slike
Polje s vrstom Access privitka možete koristiti za pohranu jednog ili više dokumenata, datoteka ili slika. Polje privitka možete koristiti za spremanje nekoliko datoteka u jedno polje. U to polje možete pohraniti i više vrsta datoteka. Na primjer, u bazi podataka kandidata za zapošljavanje možete priložiti jedan životopis ili više njih, osim fotografije, zapisu za svaki kontakt.
Dodavanje polja privitka u tablicu
-
U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite tablicu u koju želite dodati polje, a zatim na izborničkom prečacu kliknite Prikaz dizajna.
Tablica je otvorena u prikazu dizajna.
-
U stupcu Naziv polja kliknite prvi prazan redak i upišite naziv novog polja.
-
Kliknite susjednu ćeliju u stupcu Vrsta podataka, a zatim na popisu odaberite Privitak.
-
Da biste spremili promjene, na alatnoj traci za brzi pristup kliknite Spremi.
Access može prikazati poruku u kojoj piše da ne možete poništiti promjene nakon spremanja tablice. To znači da polje ne možete pretvoriti u drugu vrstu podataka, ali polje možete izbrisati ako mislite da ste napravili pogrešku.
-
Kliknite Da da biste potvrdili promjenu.
Kada u tablicu dodate polje Privitak, pomoću dijaloškog okvira Privici možete dodati dokumente, datoteke ili slike u zapis.
Dodavanje privitka u polje
-
U navigacijskom oknu dvokliknite tablicu u koju želite dodati privitak.
Tablica je otvorena u prikazu podatkovne tablice.
-
U tablici dvokliknite polje privitka.
Prikazat će se dijaloški okvir Privici.
-
Kliknite Dodaj.
Prikazat će se dijaloški okvir Odabir datoteke.
-
Pomoću popisa Pogledaj u pronađite datoteku ili datoteke koje želite priložiti zapisu, odaberite datoteku ili datoteke, a zatim kliknite Otvori.
Imajte na umu da možete odabrati više datoteka bilo koje podržane vrste podataka.
-
U dijaloškom okviru Privici klikom na U redu dodajte datoteke u tablicu.
Access dodaje datoteke u polje i povećava broj koji u skladu s tim označava privitke.
-
Po potrebi ponovite ove korake da biste dodali datoteke u trenutno polje ili druga polja u tablici.
Dodatne informacije o poljima privitaka potražite u članku Prilaganje datoteka i grafika zapisima u bazi podataka.
Promjena izgleda polja
Možete prilagoditi način na koji se polje prikazuje. Možete, primjerice, postaviti oblike prikaza koji će se koristiti u cijeloj bazi podataka, kao što su obrasci i izvješća, ili kada se tablica otvori u prikazu podatkovne tablice. Da biste postavili oblik prikaza, postavite svojstvo Oblik polja. Svojstvo Oblik polja automatski nasljeđuju novi obrasci i izvješća koja stvorite.
Postavljanje oblika prikaza u prikazu podatkovne tablice
-
U navigacijskom oknu dvokliknite tablicu koja sadrži polje čiji oblik želite postaviti.
Tablica je otvorena u prikazu podatkovne tablice. -
Kliknite polje čiji oblik prikaza želite postaviti.
-
Na kartici Polja u grupi Oblikovanje kliknite strelicu na padajućem popisu uz stavku Oblikovanje, a zatim odaberite oblik.
Polje će se prikazati s novim oblikom prikaza.
Postavljanje oblika prikaza u prikazu dizajna
-
U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite tablicu koja sadrži polje čiji oblik prikaza želite promijeniti, a zatim na izborničkom prečacu kliknite Prikaz dizajna.
Tablica je otvorena u prikazu dizajna.
-
Kliknite polje čiji oblik prikaza želite postaviti.
-
U odjeljku Svojstva polja na kartici Općenito kliknite okvir Oblikovanje.
-
Kliknite padajući popis i odaberite oblik prikaza.
-
Da biste spremili promjene, na alatnoj traci za brzi pristup kliknite Spremi.
