Svaki predložak koji je sadržan u Access potpuna je aplikacija za praćenje koja sadrži unaprijed definirane tablice, obrasce, izvješća, upite, makronaredbe i odnose. Ovi predlošci dizajnirani su da budu odmah korisni iz okvira, tako da možete stvoriti novu bazu podataka koja se temelji na predlošku i brzo se pokrenuti. No možda ćete morati izmijeniti novu bazu podataka, primjerice, dodati ili preimenovati polje ili promijeniti izvješće.
U ovom se članku objašnjava kako izvršiti uobičajene izmjene koje biste mogli primijeniti na bazu podataka koja je stvorena iz predloška. Pogledajte veze na članke da biste saznali više o konkretnim područjima.
Što želite učiniti?
Informacije o osnovama tablica i polja
Kada stvorite bazu podataka, pohranjujete podatke u tablice – popis temeljenih na predmetu redaka i stupaca. Stavke informacija koje želite pratiti možete pohraniti u poljima (koje se nazivaju i stupcima). Primjerice, u tablici Kontakti možete stvoriti polja za prezime, ime, telefonski broj i adresu. Za tablicu Proizvodi moguće je stvoriti polja za naziv proizvoda, ID proizvoda i cijenu.
Važno je da pažljivo odaberete polja. Primjerice, obično je loša ideja stvoriti polje za pohranu izračunate vrijednosti. U većini slučajeva Access možete izračunati vrijednost kada je to potrebno. Kada odaberete polja, pokušajte pohraniti informacije u najmanjim korisnim dijelovima. Primjerice, umjesto puno naziva u jednom polju, razmislite o pohrani imena i prezimena odvojeno. Općenito gledano, ako morate prijaviti, sortirati, pretraživati ili izvršavati izračun na stavci informacija, sami ga postavite u polje.
Dodatne informacije o dizajniranju baze podataka i odabiru polja potražite u članku Osnove dizajna baza podataka.
Polje sadrži određene karakteristike. Na primjer, svako polje sadrži naziv koji jedinstveno identificira polje unutar tablice. Polje sadrži i vrstu podataka koja je odabrana da bi se podudarala s informacijama koje će se pohraniti. Vrsta podataka određuje vrijednosti koje se mogu pohraniti i operacije koje se mogu izvršavati na tim vrijednostima, kao i koliko prostora za pohranu za svaku vrijednost. Svako polje sadrži i povezanu grupu postavki koje se nazivaju svojstva koja definiraju izgled i karakteristike ponašanja polja. Svojstvo oblik , primjerice, definira izgled prikaza polja – to jest, kako bi se trebalo prikazivati kada se prikaže.
Umetanje, dodavanje i stvaranje novog polja u tablici
Polje možete jednostavno dodati u tablicu u prikazu podatkovne tablice. No polje možete dodati i u tablicu u prikazu dizajna. U prikazu podatkovne tablice dodajete polje unosom nekih podataka u ćeliju ispod gumba kliknite da biste dodali zaglavlje stupca. Možete i dodati polje u tablicu u prikazu dizajna.
Dodatne informacije o dodavanju polja u tablicu u prikazu podatkovne tablice potražite u članku Dodavanje ili brisanje stupca u podatkovnoj tablici.
Dodatne informacije o dodavanju polja u tablicu u prikazu dizajna potražite u članku Stvaranje tablice i dodavanje polja.
Napomena: Kada dodate novo polje u tablicu, polje se neće automatski dodati u postojeće obrasce i izvješća. Polje morate ručno dodati u te obrasce i izvješća da bi se ona prikazivao u njima.
Brisanje polja iz tablice
Ako je moguće, trebali biste izbjegavati brisanje polja iz baze podataka koja je generirana iz jednog od dobijenih predložaka – vjerojatno je to polje zaposleno u drugim objektima baze podataka, kao što su obrasci i izvješća. Tako će brisanje polja stvarati posljedice kada pokušate koristiti ostale objekte baze podataka koji koriste polje – objekti baze podataka neće funkcionirati kao što je očekivano. Morat ćete ukloniti bilo koju referencu na polje iz svih objekata koji ga koriste da bi drugi objekti ispravno funkcionirat.
Kada odlučite da morate izbrisati polje iz baze podataka koja je generirana iz predloška, to možete učiniti u prikazu podatkovne tablice ili u prikazu dizajna. Imajte na umu da se ako drugi objekti baze podataka referenca na izbrisano polje, morate izmijeniti te ostale objekte da biste uklonili referencu. Ako, primjerice, izvješće sadrži kontrolu povezanu s izbrisanim poljem, a vi pokrenete izvješće, pojavit će se poruka o pogrešci jer Access ne može pronaći podatke za to polje.
Kada izbrišete polje, trajno ćete izbrisati sve podatke pohranjene u tom polju. Zbog toga biste trebali biti pažljivi kada izbrišete polja, a prije brisanja polja stvorite sigurnosnu kopiju baze podataka.
Da biste mogli izbrisati polje, morate biti sigurni da ne sudjeluje ni u jednom odnosu između tablica. Ako pokušate izbrisati polje za koje postoje odnosi, Access će vas upozoriti da morate najprije izbrisati odnose.
Detaljne upute za brisanje odnosa tablice potražite u članku Stvaranje, uređivanje ili brisanje odnosa.
Detaljne upute za brisanje polja iz tablica potražite u članku Brisanje polja.
Preimenovanje polja ili tablice
Ako je moguće, trebali biste izbjegavati preimenovanje polja ili tablice u bazi podataka koja je generirana iz jednog od dostupnih predložaka – vjerojatno je da su polje ili tablica zaposleni u drugim objektima baze podataka, kao što su obrasci i izvješća. Dakle, preimenovanje polja ili tablice može stvarati posljedice kada pokušate koristiti ostale objekte baze podataka koji koriste polje ili tablicu. Drugi objekti možda neće funkcionirati kao što je očekivano ako se i dalje odnose na stari naziv. Da bi ostali objekti ispravno funkcionirat, stari naziv mora biti promijenjen u novi naziv. Ako je potvrdni okvir izvrši Samoispravak naziva odabran u kategoriji trenutno baze podataka u dijaloškom okviru Mogućnosti programa Access , veći dio ovog rada bit će automatski obavljen.
Možda želite promijeniti tekst koji se prikazuje u naslovu stupca u prikazu podatkovne tablice. To možete učiniti bez preimenovanja polja. Ako želite promijeniti samo tekst u naslovu stupca i ne želite preimenovati polje, pročitajte odjeljak Promjena teksta koji će se prikazati u naslovu stupca.
Kada je to potrebno, možete preimenovati tablicu u navigacijskom oknu ili preimenovati polje u prikazu podatkovne tablice ili u prikazu dizajna. Prije nego to učinite, razmislite o uključivanju mogućnosti samoispravka naziva , ako već nije uključeno.
Uključivanje mogućnosti samoispravka naziva
Kada preimenujete objekt baze podataka, kao što je polje, tablica, obrazac ili izvješće, obično želite da se promjena naziva propagira u cijeloj bazi podataka. U suprotnom, objekti koji se odnose na stari naziv neće funkcionirati kao što je očekivano. Access pruža značajku samoispravka naziva, koja olakšava širenje promjena naziva. Po zadanom je Samoispravak naziva uključen za sve nove baze podataka u Access. No ako je isključena, učinite sljedeće da biste ga uključili.
Uključivanje mogućnosti samoispravka naziva
-
Kliknite Datoteka > Mogućnosti.
-
U dijaloškom okviru Mogućnosti programa Access u desnom oknu kliknite trenutno baza podataka.
-
U odjeljku Mogućnosti samoispravka nazivapotvrdite okvir Evidentiraj informacije o samoispravci naziva , a zatim potvrdite okvir Izvedi samoispravak naziva .
-
Ako želite zadržati tablicu koja zapisuje svaku promjenu koju izvodi Samoispravak naziva, potvrdite okvir prijavite promjene samoispravka naziva .
-
Kliknite U redu.
-
Da biste spremili promjene, na alatnoj traci za brzi pristupkliknite Spremi .
Napomena: Značajka samoispravka naziva nije ista kao značajka samoispravka. Značajka samoispravka naziva ispravlja reference između objekata. Značajka samoispravka ispravlja često pogrešno napisane riječi ili fraze.
Preimenovanje polja u prikazu podatkovne tablice
-
U navigacijskom oknu dvokliknite tablicu u kojoj želite preimenovati polje.
Tablica se otvara u prikazu podatkovne tablice.
-
Desnom tipkom miša kliknite naslov stupca za polje koje želite preimenovati, a zatim na izborničkom prečacu kliknite Preimenuj polje .
-
Upišite novi naziv polja, a zatim pritisnite ENTER.
Preimenovanje polja u prikazu dizajna
-
U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite tablicu u kojoj želite preimenovati polje, a zatim na izborničkom prečacu kliknite Prikaz dizajna .
Tablica se otvara u prikazu dizajna.
-
Kliknite ćeliju u stupcu naziv polja za polje koje želite preimenovati.
Savjet: Da biste odabrali cijeli naziv polja, pokažite samo lijevu stranu prvog znaka u nazivu dok se pokazivač ne pretvori u strelicu, a zatim kliknite.
-
Uredite tekst da biste preimenovali polje.
-
Da biste spremili promjene, na alatnoj traci za brzi pristupkliknite Spremi .
Preimenovanje tablice
Tablicu i većinu ostalih objekata baze podataka možete preimenovati izravno iz navigacijskog okna.
-
U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite tablicu koju želite preimenovati, a zatim na izborničkom prečacu kliknite Preimenuj .
Napomena: Da biste ga mogli preimenovati, morate zatvarati sve otvorene objekte koji se odnose na tablicu.
-
Upišite novi naziv, a zatim pritisnite ENTER.
-
Da biste spremili promjene, na alatnoj traci za brzi pristupkliknite Spremi .
Promjena teksta koji će se prikazati u naslovu stupca
Opis je naslov ili naslov koji možete dodijeliti polju postavljanjem svojstva opisa polja. Opis je nezavisan od naziva polja – svako polje ima naziv polja, a može imati i opis. Primjerice, možda želite da naziv polja bude jedna riječ bez ugrađenih razmaka. Pomoću svojstva Opis možete stvoriti opisni naziv koji sadrži razmake. Access prikazuje opis na mjestu naziva polja u prikazu podatkovne tablice i naljepnicama i naslovima u upitima, obrascima i izvješćima.
Ako ne unesete tekst za svojstvo Caption , naziv polja koristi se po zadanom.
Ako želite promijeniti naziv koji se prikazuje u naslovu stupca u prikazu podatkovne tablice, to možete učiniti bez promjene naziva polja postavljanjem svojstva opisa polja. Da biste promijenili svojstvo opisa polja, učinite sljedeće:
-
U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite tablicu u kojoj želite promijeniti opis, a zatim na izborničkom prečacu kliknite Prikaz dizajna .
Tablica se otvara u prikazu dizajna.
-
Kliknite ćeliju u stupcu naziv polja za polje čije svojstvo opisa želite postaviti.
-
U donjem odjeljku u odjeljku Svojstva poljana kartici Općenito kliknite Opis.
-
Upišite novi opis polja.
-
Da biste spremili promjene, na alatnoj traci za brzi pristupkliknite Spremi .
Kada sljedeći put otvorite tablicu u prikazu podatkovne tablice, natpis umjesto naziva polja prikazat će se u naslovu stupca.
Dodavanje polja obrascu ili izvješću
Kada stvorite bazu podataka koja se temelji na predlošku, vaša će baza podataka sadržavati broj ugrađenih, unaprijed dizajniranih obrazaca i izvješća s kojima možete odmah raditi. Ipak, možda ćete pronaći da želite dodati dodatno polje u obrazac ili izvješće. Kada dodate polje u obrazac ili izvješće, stvorit ćete ono što se zove kontrola.
Kontrole su objekti koji prikazuju podatke, izvode akcije i omogućuju prikaz informacija koje poboljšavaju korisničko sučelje, kao što su natpisi i slike, te rad s njima. Kontrole mogu biti povezane, nepovezane i izračunate.
Cijeli popis vrsta kontrola koje možete koristiti u obrascima i izvješćima potražite u članku Uvod u kontrole.
Dodavanje polja u obrazac ili izvješće u prikazu Izgled
Kada stvorite obrazac ili izvješće, možete ga jednostavno precizno podesiti tako da radite u prikazu izgled. Pomoću stvarnih podataka uživo kao vodiča možete podesiti širinu polja i preurediti polja. Nova polja možete smjestiti na obrazac ili izvješće i postaviti svojstva za obrazac ili izvješće i njihove kontrole.
Da biste prešli na prikaz izgled, u navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite obrazac ili izvješće, a zatim na izborničkom prečacu kliknite Prikaz izgled . Možete i kliknuti gumb Prikaz izgled na traci stanja programa Access, a možete i desnom tipkom miša kliknuti karticu dokumenta za obrazac ili izvješće, a zatim na izborničkom prečacu kliknuti Prikaz izgled .
Otvaranje lista svojstava
-
Na kartici Dizajn u grupi Alati kliknite List svojstava.
Tipkovni prečac Pritisnite F4.
Okno popis polja možete koristiti da biste dodali polja iz tablice ili upita u podlozi u dizajn. Da bi se prikazao okno popis polja , na kartici Oblikovanje u grupi kontrole kliknite Dodaj postojeća polja. Polja možete izvući izravno iz okna popis polja na dizajn.
Prikaz okna Popis polja
-
Na kartici Dizajn u grupi Alati kliknite Dodaj postojeća polja .
Dodavanje polja iz okna Popis polja
-
Da biste dodali jedno polje, odvucite polje iz okna popis polja u sekciju u koju želite da se prikazuje na obrascu ili izvješću.
-
Da biste dodali više polja istodobno, kliknite željena polja uz pritisnutu tipku CTRL. Povucite odabrana polja na obrazac ili izvješće.
Kada ispustite polja na sekciju, Access stvara povezanu kontrolu tekstnog okvira za svako polje i automatski smješta kontrolu natpisa pokraj svakog polja.
Dodatne informacije o obrascima i izvješćima potražite u člancima Dodavanje polja u obrazac ili izvješće, Stvaranje obrasca u programu Accessi Stvaranje jednostavnog izvješća.
Dodavanje polja na koje se pohranjuju dokumenti, datoteke ili slike
Možete koristiti Access da biste dodali polje s vrstom podataka privitka da biste pohranili jedan ili više dokumenata, datoteka ili slika. Polje privitka možete koristiti za pohranu nekoliko datoteka u jednom polju. U tom polju možete pohraniti i više vrsta datoteka. Primjerice, u bazi podataka kandidata za zapošljavanje možete priložiti jedan ili više životopisa, osim fotografije, u zapis za svaki kontakt.
Dodavanje polja privitka u tablicu
-
U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite tablicu u koju želite dodati polje, a zatim na izborničkom prečacu kliknite Prikaz dizajna .
Tablica se otvara u prikazu dizajna.
-
U stupcu naziv polja kliknite prvi prazni redak, a zatim upišite naziv novog polja.
-
Kliknite susjednu ćeliju u stupcu vrsta podataka , a zatim na popisu odaberite privitak .
-
Da biste spremili promjene, na alatnoj traci za brzi pristupkliknite Spremi .
Access može prikazati poruku u kojoj stoji da ne možete poništiti promjene nakon spremanja tablice. To znači da polje ne možete pretvoriti u neku drugu vrstu podataka, no polje možete izbrisati ako mislite da je došlo do pogreške.
-
Kliknite da da biste potvrdili promjenu.
Kada dodate polje privitka u tablicu, možete koristiti dijaloški okvir Privici da biste dodali dokumente, datoteke ili slike u zapis.
Dodavanje privitka u polje
-
U navigacijskom oknu dvokliknite tablicu u koju želite dodati privitak.
Tablica se otvara u prikazu podatkovne tablice.
-
U tablici dvokliknite polje privitka.
Prikazat će se dijaloški okvir Privici.
-
Kliknite Dodaj.
Prikazat će se dijaloški okvir Odabir datoteke.
-
Pomoću popisa Pogledajte u potražite datoteku ili datoteke koje želite priložiti zapisu, odaberite datoteku ili datoteke, a zatim kliknite Otvori.
Primjetite da možete odabrati više datoteka bilo koje podržane vrste podataka.
-
U dijaloškom okviru Privici klikom na U redu dodajte datoteke u tablicu.
Access dodaje datoteke u polje i povećava broj koji označava privitke u skladu s tim.
-
Po potrebi ponovite ove korake da biste dodali datoteke u trenutno polje ili druga polja u tablici.
Dodatne informacije o poljima privitaka potražite u članku prilaganje datoteka i grafika zapisima u bazi podataka.
Promjena načina prikaza polja
Možete prilagoditi način pojavljivanja polja kada se prikaže. Primjerice, možete postaviti oblike prikaza koji će se koristiti u cijeloj bazi podataka, kao što su obrasci i izvješća ili kada je tablica otvorena u prikazu podatkovne tablice. Da biste postavili oblik prikaza, postavite svojstvo oblika polja. Svojstvo polja Oblikovanje tada se automatski nasljeđuje za nove obrasce i izvješća koja stvarate.
Postavljanje oblika prikaza u prikazu podatkovne tablice
-
U navigacijskom oknu dvokliknite tablicu koja sadrži polje čije oblikovanje želite postaviti.
Tablica se otvara u prikazu podatkovne tablice. -
Kliknite polje čije oblikovanje prikaza želite postaviti.
-
Na kartici polja u grupi Oblikovanje kliknite strelicu na padajućem popisu uz stavku Oblikovanje, a zatim odaberite oblik.
Polje se prikazuje s novim oblikom prikaza.
Postavljanje oblika prikaza u prikazu dizajna
-
U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite tablicu koja sadrži polje čije oblikovanje prikaza želite promijeniti, a zatim na izborničkom prečacu kliknite Prikaz dizajna .
Tablica se otvara u prikazu dizajna.
-
Kliknite polje čije oblikovanje prikaza želite postaviti.
-
U odjeljku Svojstva poljana kartici Općenito kliknite okvir Oblikovanje .
-
Kliknite padajući popis i odaberite oblik prikaza.
-
Da biste spremili promjene, na alatnoj traci za brzi pristupkliknite Spremi .
