Kada se baza podataka povećava, lociranje određenih zapisa uključivat će više od brzog pogleda u podatkovnu tablicu. U ovom ćete članku naučiti pet načina za pronalaženje određenih zapisa na temelju vaših potreba.

Što želite učiniti?

Pregledavanje svih zapisa

Zapise možete pregledavati pomoću ključa TABULATORA kada se želite kretati po jednom zapisu po redoslijedu da biste pronašli određeni zapis. Možete pregledavati i zapise u tablici u prikaz podatkovnog lista pomoću navigacijskih gumba zapis. Gumbi za navigaciju zapisom dostupni su pri dnu tablice ili obrasca.

Gumbi za navigaciju

1. prijelaz na prvi zapis

2. prelazak na prethodni zapis

3. okvir s trenutnim zapisom

4. prijelaz na sljedeći zapis

5. prijelaz na zadnji zapis

6. otvaranje novog (praznog) zapisa

7. pokazivač filtra

8. okvir za pretraživanje

Napomene: 

  • Kada kliknete u okvir trenutno zapis , možete upisati broj zapisa, a zatim pritisnite ENTER da biste se pomaknuli na taj zapis. Broj zapisa broji se sekvencijalno od početka obrasca ili podatkovne tablice. Ne odgovara nikakvoj vrijednosti polja.

  • Da biste saznali je li filtar primijenjen, pogledajte gumb pokazivač filtra. Ako nije primijenjen filtar ili su svi filtri izbrisani, ne prikazuje se Filtar. Kada se prikaže filtrirano, možete kliknuti ovaj gumb da biste uklonili filtar. Na sličan način, kada se prikazuje Nefiltrirano, možete kliknuti ovaj gumb da biste primijenili zadnji filtar koji ste koristili, ako ih ima.

  • Kada u okvir za Pretraživanje unesete tekst, prva podudarna vrijednost istaknuta je u stvarnom vremenu dok unosite svaki znak. Ovu značajku možete koristiti da biste brzo potražili zapis s podudaranjem vrijednosti.

Vrh stranice

Prelazak na određeni zapis

U programu Access možete prijeći na određeni zapis kada znate koji zapis želite pronaći. Okvir Idite na omogućuje odabir određenog zapisa s padajućeg popisa i obično se dodaje u obrasce.

Okvir 'Idi na'

  • Da biste se pomaknuli na određeni zapis, kliknite strelicu desno od okvira Idi na , a zatim na padajućem popisu odaberite zapis.

    Napomena: Ako znate prvih nekoliko znakova zapisa u koje se želite kretati, te znakove možete upisati u okvir Idi na da biste brzo pronašli taj zapis.

Okvir Idite na prikazuje samo dovoljno podataka za jedinstveno prepoznavanje svakog zapisa. Kada na popisu odaberete zapis, Access će prikazati ostatak podataka tog zapisa u glavnom području obrasca.

Vrh stranice

Traženje određenog zapisa

Možete potražiti određeni zapis u tablici ili obrascu pomoću kartice Traži u dijaloškom okviru Traženje i zamjena . Ovo je učinkovit odabir za pronalaženje određenog zapisa kada zapis koji želite pronaći zadovoljava određene kriterije, kao što su pojmovi za pretraživanje i operatori usporedbe, primjerice "jednako" ili "sadrži".

Napomena: Dijaloški okvir Traženje i zamjena možete koristiti samo ako tablica ili obrazac trenutno prikazuju podatke. To vrijedi čak i ako ne postoje vidljivi zapisi jer je filtar primijenjen.

  1. Otvorite tablicu ili obrazac, a zatim kliknite polje koje želite pretražiti.

  2. Na kartici Polazno u grupi Traženje kliknite Traži ili pritisnite Ctrl + F.

    Prikazat će se dijaloški okvir Traženje i zamjena uz odabranu karticu Traži .

  3. U okvir Traži ovo upišite vrijednost za koju želite pretražiti.

  4. Da biste promijenili polje koje želite pretražiti ili da biste pretražili cijelu tablicu u podlozi, kliknite odgovarajuću mogućnost na popisu Pogledaj u .

    Savjet: Popis podudarnosti predstavlja operator usporedbe (primjerice "jednako" ili "sadrži"). Da biste proširili pretraživanje, na popisu podudarnost kliknite bilo koji dio polja.

  5. Na popisu Pretraživanje kliknite Sve, a zatim Traži sljedeće.

  6. Kada je stavka koju pretražujete istaknuta, kliknite Odustani u dijaloškom okviru Traži i zamijeni da biste zatvorili dijaloški okvir. Označeni zapisi koji zadovoljavaju vaše uvjete

Dodatne informacije o načinu korištenja dijaloškog okvira Traženje i zamjena potražite u članku Korištenje dijaloškog okvira Traženje i zamjena radi promjene podataka.

Vrh stranice

Filtar da biste vidjeli ograničen broj zapisa

Možete filtrirati da biste vidjeli ograničen broj zapisa kada želite vidjeti samo zapise koji zadovoljavaju određene kriterije i operatore usporedbe. Da biste, primjerice, brzo suzili prikazane zapise, desnom tipkom miša kliknite polje čije vrijednosti želite uskladiti, a zatim odaberite jednako, nije jednako, sadržiili ne sadrži pri dnu izbornika prečaca. Filtar se može uključiti ili isključiti, što olakšava prebacivanje između filtriranih i nefiltriranih prikaza istih podataka. Za razliku od pretraživanja, Filtar ograničava samo Prikazzapisa.

  1. Da biste primijenili filtar koji se temelji na odabiru, otvorite tablicu ili obrazac.

  2. Da biste bili sigurni da tablica ili obrazac već nisu filtrirani, na kartici Polazno u grupi Filtriranje & filtar kliknite Napredno, a zatim Očisti sve filtreako je ta naredba dostupna.

  3. Dođite do zapisa koji sadrži vrijednost koju želite koristiti kao dio filtra, a zatim kliknite unutar stupca (u prikazu podatkovne tablice) ili kontroli (u obrascu, izvješću ili prikazu izgled). Da biste filtrirali na temelju djelomičnog odabira, odaberite samo željene znakove.

  4. Na kartici Polazno u grupi Filtar & sortiranje kliknite Odabir, a zatim kliknite filtar koji želite primijeniti.

  5. Da biste filtrirali druga polja na temelju odabira, ponovite korake 3 i 4.

Dodatne informacije o primjeni filtra potražite u članku Primjena filtra radi prikaza odabiranja zapisa u bazi podataka programa Access.

Vrh stranice

Stvaranje upita za pronalaženje određenog zapisa

Tehnike koje možete koristiti za pretraživanje i filtriranje zapisa vrlo su korisne za pronalaženje određenih zapisa za slučaj pri ruci. No moguće je redovito izvršavati istu operaciju pretraživanja ili filtriranja. Umjesto da svaki put reproducirate skup koraka pretraživanja i filtriranja, možete stvoriti upit. Upit je moćan i fleksibilan način pronalaženja određenih zapisa jer vam omogućuje izvođenje prilagođenih pretraživanja, Primjena prilagođenih filtara i sortiranje zapisa. Možete stvoriti vlastite upite koji će vam pomoći da se fokusirate na određene zapise i odgovarate na specifična pitanja. Kada se stvori, upit se može spremiti i ponovno koristiti, a može se koristiti i u gradnji obrazaca i u izvješćima.

Kada koristite upit za pretraživanje ili filtriranje, možete koristiti kriterije na temelju vrste podataka za koje tražite. Različite vrste informacija spremaju se kao različite vrste podataka. Na primjer, rođendani se pohranjuju kao podaci datuma/vremena, dok se nazivi pohranjuju kao tekstni podaci.

Ponekad ne možete pronaći određeni zapis za koji znate da postoji. To se može dogoditi Ako pregledavate zapise u obrascu ili upitu koji ne prikazuje određene zapise zbog vrijednosti određenog polja. U sljedećem je primjeru prikazano kako koristiti upit za pronalaženje zapisa.

Pretpostavimo da koristite bazu podataka stvorenu pomoću predloška pitanja programa Access da biste pratili probleme. Tablica Problemi sadrži polje koje se zove status, što označava je li određeni problem aktivan, riješen ili zatvoren. Možete stvoriti upit koji prikazuje probleme čiji se status zatvara slijedeći ove korake:

  1. Na kartici Stvaranje u grupi Upiti kliknite Dizajn upita.

  2. Dvokliknite problemi, a zatim kliknite Zatvori.

  3. U dizajneru upita dvaput kliknite zvjezdicu (*) u tablici problemi . Time se osigurava da će upit prikazati sva polja iz zapisa koje vraća.

    Problemi. * pojavit će se u prvom stupcu rešetke dizajna u retku polje . To označava da su sva polja iz tablice problemi trebala biti vraćena.

  4. U dizajneru upita dvokliknite status u tablici problemi .

    Status se pojavljuje u drugom stupcu rešetke dizajna u retku polje .

  5. U drugom stupcu rešetke dizajna poništite potvrdni okvir u retku Prikaz . Time se omogućuje da upit ne prikazuje polje statusa.

    Ako ne poništite potvrdni okvir Prikaz u stupcu Status, polje Status prikazat će se dva puta u rezultatima upita.

  6. U drugom stupcu rešetke dizajna u retku Kriteriji upišite = "Zatvoreno". Ovo je kriterij pretraživanja. Tako provjerite hoće li upit vratiti samo one zapise u kojima je vrijednost statusa "zatvorena".

    Napomena: U ovom se primjeru koristi samo jedan kriterij pretraživanja. Brojne kriterije pretraživanja možete koristiti za bilo koje pretraživanje dodavanjem kriterija na više polja te pomoću retka ili redaka i dodatnih redaka u nastavku ili.

    Upit je spreman za pokretanje i izgleda ovako:

    Rešetka dizajna upita

  7. Na kartici Dizajn u grupi Rezultati kliknite Izvedi.

    Napomena: Osim ako već niste počeli evidentiranje problema i stoga imate podatke u tablici problemi – i postavili ste status najmanje jednog problema na "Zatvoreno" – upit neće vratiti nikakve rezultate. No možete spremiti upit i koristiti ga u bilo kojem trenutku u budućnosti.

  8. Da biste spremili upit, pritisnite CTRL+S.

  9. U dijaloškom okviru Spremanje u obliku upišite naziv upita u polje naziv upita , kao što su Zatvoreni problemi, a zatim kliknite u redu.

Sada imate upit koji prikazuje probleme čiji je status zatvoren.

Da biste saznali više o tome kako stvoriti upite koji će vam pomoći da pronađete zapise, pročitajte članak Stvaranje jednostavnog upita s odabiranjem.

Dodatne informacije o kriterijima pretraživanja i filtriranja potražite u članku Primjeri kriterija upita.

Vrh stranice

Potrebna vam je dodatna pomoć?

Proširite svoje vještine
Istražite osposobljavanje
Prvi koristite nove značajke
Pridružite se Microsoft Office Insiderima

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Koliko ste zadovoljni jezičnom kvalitetom?
Što je utjecalo na vaše iskustvo?

Hvala vam na povratnim informacijama!

×