Korištenje predloška baze podataka za studente programa Access

Koristite predložak baze podataka programa Access student da biste pratili informacije o učenicima, uključujući kontakte za hitne slučajeve, medicinske informacije i informacije o njihovim skrbnicima. Možete pretraživati i filtrirati učenike, pratiti posjete učenika, prikazivati ili sakriti stupce i mapirati adrese učenika.

Želite li pogledati videozapis o korištenju ovog predloška? Pogledajte ovaj članak pomoću predloška baze podataka studenata.

Napomena: Predložak baze podataka učenika ažuriran je tijekom posljednjih nekoliko godina. Ove se upute odnose na najnoviju verziju predloška dostupnu za preuzimanje. Ako koraci u nastavku ne odgovaraju onome što ste vidjeli, vjerojatno koristite stariju verziju predloška.

Korištenje baze podataka

U ovom članku pokrivamo osnovne korake korištenja predloška baze podataka studenata.

Priprema baze podataka za korištenje

Kada prvi put otvorite bazu podataka, Access prikazuje obrazac dobrodošlice. Da biste spriječili prikaz ovog obrasca kada sljedeći put otvorite bazu podataka, poništite potvrdni okvir Prikaz dobrodošlice kada se otvori ova baza podataka .

Zatvaranje obrasca dobrodošlice radi početka korištenja baze podataka.
Da biste bili sigurni da je omogućen sav sadržaj baze podataka, na traci za poruke kliknite Omogući taj sadržaj.

Dodatne informacije o omogućivanju sadržaja baze podataka potražite u članku odlučivanje o tome želite li imati pouzdanost baze podataka.

Traženje učenika

Okvir za brzo pretraživanje omogućuje brzo pronalaženje učenika na obrascu popisa studenata .

U okvir za brzo pretraživanje upišite tekst koji želite potražiti, a zatim pritisnite ENTER.

Access filtrira popis da bi prikazao samo one zapise koji sadrže tekst koji ste potražili. Da biste se vratili na cijeli popis, kliknite Očisti trenutno pretraživanje. (To je X unutar okvira za pretraživanje).

Filtriranje popisa studenata

Na obrascu popisa studenata možete filtrirati popis studenata te spremiti omiljene filtre za buduću upotrebu.

Primijenite filtre tako da desnom tipkom miša kliknete obrazac, a zatim odaberete željene filtre.
Kliknite Spremi filtar.
Na obrascu Detalji filtra unesite naziv i opis filtra, a zatim kliknite Zatvori.
Pomoću okvira Filtar Favoriti primijenite spremljeni filtar ili kliknite (Očisti filtar) da biste uklonili filtar.

Prikazivanje ili skrivanje stupaca

Na obrascu popis studenata neki su polja (stupci) skrivena prema zadanim postavkama. Da biste promijenili polja koja se prikazuju, učinite sljedeće:

Kliknite Prikaži/sakrijte polja.
U dijaloškom okviru Otkrivanje stupaca potvrdite okvir pokraj svakog stupca koji želite prikazati. Poništite potvrdni okvir da biste skrivali stupac.

Prikaz detalja o učenicima

Obrazac Detalji o učenicima omogućuje vam pregledavanje i unos dodatnih informacija o studentu, uključujući slike, čuvare, informacije o hitnim slučajevima i prisustvo. Da biste prikazali obrazac Detalji o studentu :

Na obrascu popis studenata kliknite Otvori uz stavku koju želite vidjeti.

Dodavanje slike

Na obrascu Detalji o studentu možete dodavati slike i druge privitke.

U okviru slike kliknite Uređivanje slike.
U dijaloškom okviru Privici kliknite Dodaj.
U dijaloškom okviru Odabir datoteke pronađite mapu koja sadrži datoteku.
Odaberite datoteku koju želite dodati, a zatim kliknite Otvori.
U dijaloškom okviru Privici kliknite u redu.

Napomena: Za svaku stavku možete priložiti više datoteka, uključujući različite vrste datoteka, kao što su dokumenti ili proračunske tablice.

Dodavanje učenika iz programa Microsoft Outlook

Ako koristite Microsoft Outlook, možete dodati učenike iz tog programa bez potrebe za ponovnim upisom podataka.

Na obrascu popis studenata kliknite Dodaj iz programa Outlook.
U dijaloškom okviru Odabir naziva za dodavanje odaberite imena koja želite dodati u bazu podataka.
Kliknite Dodaj, a zatim U redu.

Prikaz karte adrese učenika

Ako ste u obrascu Detalji o studentu unijeli adresu za učenika, možete prikazati kartu tog mjesta:

Kliknite kliknite da biste mapirali.

Prikaz izvješća

Baza podataka studenata sadrži nekoliko izvješća, uključujući sve učenike, alergije i lijekove, informacije o kontaktu u hitnim slučajevima, informacije o skrbništvui još mnogo toga. Da biste prikazali izvješće, učinite sljedeće:

U navigacijskom oknu u odjeljku izvještajidvaput kliknite izvješće koje želite prikazati.

Možete stvoriti vlastita prilagođena izvješća. Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje jednostavnog izvješća.

Izmjena baze podataka studenata

Bazu podataka studenata možete prilagoditi dodavanjem novog polja u tablicu učenici, a zatim ga dodati u obrazac popisa studenata , obrazac Detalji o učenicima i izvješće Svi učenici .

Dodavanje polja u tablicu učenici

Zatvaranje svih otvorenih kartica.
U navigacijskom oknu dvokliknite tablicu učenici .
Pomaknite se udesno dok ne vidite stupac s nazivom Dodavanje novog polja. Dvokliknite naslov stupca, a zatim upišite naziv polja.

Kada prvi put unesete podatke u stupac, Access će postavlja vrstu podataka za vas.

Dodavanje polja obrascu ili izvješću

Kada se polje doda u tablicu, možete je dodati u obrazac ili izvješće.

Desnom tipkom miša kliknite obrazac ili izvješće u navigacijskom oknu, a zatim kliknite Prikaz izgled.
Na kartici Dizajn u grupi Alati kliknite Dodaj postojeća polja .
Odvucite polje koje želite s popisa polja na obrazac ili izvješće.