O tijekovima rada ugrađenima u SharePoint

O tijekovima rada ugrađenima u SharePoint

SharePoint tijekovi rada su unaprijed programirane mini-aplikacije koje pojednostavniti i automatizirati široku lepezu poslovnih procesa. Tijekovi rada mogu se pronaći u rasponu od prikupljanja potpisa, povratnih informacija ili odobrenja za plan ili dokument, za praćenje sadašnjeg statusa rutinskog postupka. SharePoint tijekovi rada dizajnirani su tako da vam uštedi vrijeme i trud te da donose dosljednost i učinkovitost zadacima koje redovito izvodite.

Napomena: Tijekovi rada sustava SharePoint 2010 u mirovini su od 1. kolovoza 2020 za nove stanare i uklonjeni iz postojećih stanara u studenom 1., 2020. Ako koristite tijekove rada sustava SharePoint 2010, preporučujemo Migriranje na Power automatizaciju ili druga podržana rješenja. Dodatne informacije potražite u članku povlačenje tijeka rada sustava SharePoint 2010.

Što je tijek rada SharePoint ?

Vjerojatno već znate što je dijagram toka. To je grafička karta procesa, s uputama o tome što se događa u svakom koraku.

Proces tijeka rada

SharePoint tijek rada kao automatizirani dijagram toka koji traje puno rada, nagađanja i nasumičnosti iz standardnih radnih procesa.

Primjerice, na ilustraciji pogledajte postupak odobravanja dokumenta. Ručno pokretanje tog postupka može značiti puno provjeravanja i vođenja praćenja, prosljeđivanja dokumenata i slanja podsjetnika, a svaki od tih zadataka mora izvršiti vi ili neki od suradnika. To znači puno dodatnog rada i konstantnog strujanja prekidi.

No kada koristite tijek rada za odobrenje dokumenta SharePoint da biste pokrenuli postupak, sve to provjeru i praćenje i podsjećanje i prosljeđivanje vrši se putem tijeka rada, automatski. Ako netko kasni u dovršavanju zadatka ili ako iskrsne neki drugi problem, većina uključenih tijekova rada generira obavijest o tome da vas obavijesti o tome. Praćenje postupka se smanjuje.

Pokretanje tijeka rada SharePoint je jednostavno. Odaberite vrstu tijeka rada, odaberite mogućnosti i pustite da se tijek rada pokrene. Ako je potrebno, otkazivanje ili prekid tijeka rada.

Svaka vrsta tijeka rada sadrži akt kao predložak. Prilikom dodavanja instance tijeka rada za jedan popis ili biblioteku ili za cijelu zbirku web-mjesta pomoću obrasca za pokretanje navedite željene mogućnosti i odabire za instancu. Te mogućnosti i odabiri obuhvaćaju osobe kojima tijek rada dodjeljuje zadatke, rokove zadatka, način na koji tijek rada može započeti i tko i upute koje će biti uključene u obavijesti o zadatku. Stvaranje novog tijeka rada pomoću postavki popisa > postavke tijeka rada > Dodavanje tijeka rada. Ako želite, pročitajte više o tijekovima rada 2010 i 2013.

Važno: Prema zadanim postavkama, tijekovi rada za odobravanje, prikupljanje povratnih informacija i prikupljanje potpisa nisu aktivni i nisu navedeni u okviru Odabir predloška tijeka rada obrasca za pridruživanje. Da bi bili dostupni za korištenje, administrator web-mjesta mora ih aktivirati na razini zbirke web-mjesta. Idite na Postavke web-mjesta > značajke zbirke web-mjesta > aktiviranje značajke tijekova rada. SharePoint 2013 nudi i predloške tijeka rada na temelju SharePoint 2010. U slučaju da želite stvoriti tijek rada koji se temelji na SharePoint 2013 s sličnom logikom, upotrijebite alat kao što je SharePoint Designer 2013.

Postoji pet unaprijed programiranih vrsta tijeka rada. 

Kvačica tijek rada za odobrenje usmjerava dokument ili neku drugu stavku određenim osobama za njihovo odobravanje ili odbijanje. Možete koristiti i tijek rada za odobrenje za upravljanje odobrenjem sadržaja na popisu ili u biblioteci. Dodatne informacije i detaljne upute potražite u članku o tijekovima rada za odobrenje.

Tijek rada za prikupljanje povratnih informacija tijek rada za prikupljanje povratnih informacija usmjerava dokument ili neku drugu stavku određenim osobama radi povratnih informacija. Tijek rada za prikupljanje povratnih informacija objedinjuje sve povratne informacije sudionika za vlasnika tijeka rada i sadrži zapis postupka pregleda. Da biste saznali više i detaljne upute, pročitajte sve o tijekovima rada za prikupljanje povratnih informacija.

Tijek rada za prikupljanje potpisa tijek rada za prikupljanje potpisa usmjerava dokument sustava Microsoft Office na određene osobe za digitalne potpise. Imajte na čemu da tijek rada za prikupljanje potpisa funkcionira samo s dokumentima programa Word, radnim knjigama programa Excel i obrascima programa InfoPath. Dodatne informacije i detaljne upute potražite u članku o tijekovima rada za prikupljanje potpisa.

Tijek rada s tri stanja tijek rada s tri stanja dizajniran je za praćenje statusa stavke popisa u tri države (faze). Može se koristiti za upravljanje poslovnim procesima za koje je potrebno da ustanove prate veliku količinu problema ili stavki – problemi s klijentima, prodajni potencijalni klijenti ili zadaci projekta, primjerice.

Uz svaki prijelaz između država tijek rada dodjeljuje zadatak osobi i šalje toj osobi upozorenje e-pošte o zadatku. Kada se ovaj zadatak dovrši, tijek rada obnavlja status stavke i napreduje u sljedeće stanje. Tijek rada s tri stanja dizajniran je za rad s predloškom popisa praćenja problema, no može se koristiti s bilo kojeg popisa koji sadrži stupac odabira koji ima tri ili više vrijednosti.

Dodatne informacije i detaljne upute potražite u članku Korištenje tijeka rada s tri stanja.

Tijek rada za odobrenje razmještaja tijek rada za odobravanje objavljivanja sličan je drugim tijekovima rada sustava SharePoint u tome da automatizuje usmjeravanje sadržaja na temu stručnjaka i zainteresiranih dionika za pregled i odobrenje. Tijek rada za odobravanje objavljivanja razlikuje se po tome što je namijenjen web-mjestima za objavljivanje na kojima se objavljivanje novih i ažuriranih web-stranica strogo kontrolira. U ovim vrstama web-mjesta ne može se objaviti novi sadržaj dok ga ne odobri svaki odobravatelj u tijeku rada. Dodatne informacije i detaljne upute potražite u članku rad s radom u tijeku rada za odobravanje objavljivanja.

Da biste dodali ili pokrenuli tijek rada, morate imati odgovarajuću dozvolu za popis, biblioteku ili zbirku web-mjesta u kojoj se tijek rada izvodi:

  • Dodavanje tijeka rada    Da biste dodali tijek rada, po zadanome morate imati dozvolu za upravljanje popisima. (Grupa vlasnici i grupa članovi imaju dozvolu za upravljanje popisima prema zadanim postavkama; grupa posjetitelji ne može.)

  • Pokretanje tijeka rada    Također po zadanom, da biste pokrenuli tijek rada koji je već dodan, morate imati dozvolu za uređivanje stavki. (Grupa vlasnici i grupa članovi imaju dozvolu za uređivanje stavki prema zadanim postavkama; grupa posjetitelji ne može.)
    Umjesto toga, vlasnici mogu konfigurirati određene tijekove rada da bi ih mogli pokrenuti samo članovi grupe vlasnici. U slučaju podWeb-mjesta s jedinstvenim dozvolama vlasnici će morati osigurati da se potrebne dozvole dodjeljuju korisnicima tijeka rada eksplicitno. Pročitajte upute za uređivanje i upravljanje dozvolama za popis ili biblioteku sustava SharePoint. < to se temelji na povratnim informacijama-"stvorio sam podWeb-mjesto na web-mjestu tvrtke SP da biste testirali značajku tijeka rada, pa bih trebao imati dozvolu za pokretanje tijeka rada, ali ne mogu-zašto ne?" >

Sljedeći dijagram sadrži prikaz visokih razina osnovnih faza za planiranje, dodavanje, pokretanje i izmjenu tijeka rada sustava SharePoint. Pojedinačne sekcije na svakom od koraka koje slijedi.

Proces tijeka rada

  • Tarifu    Provjerite znate li koje željene mogućnosti i koje informacije morate imati dostupne kada koristite obrazac za pokretanje da biste dodali svoju verziju tijeka rada.

  • Dodati    Unesite obrazac za pokretanje da biste dodali svoju verziju tijeka rada na popis, biblioteku ili zbirku web-mjesta.

  • Početi    Započnite novi tijek rada, ručno ili automatski, na dokumentu ili drugoj stavci na popisu ili u biblioteci. (Ako ga pokrenete ručno, imat ćete priliku promijeniti neke postavke obrasca za pridruživanje tijeka rada za kraći obrazac za inicijaciju .) Kada se tijek rada pokrene, on stvara zadatke, šalje obavijesti poruke i počinje evidentirati akcije i događaje.

  • Praćenje    Dok je tijek rada pokrenut, možete pogledati stranicu statusa tijeka rada da biste vidjeli koji su zadaci dovršeni i koje su druge akcije nastale. Ako je potrebno, možete prilagoditi sadašnje i buduće zadatke odavde, pa čak i otkazati ili prekinuti ovaj tijek rada.

  • Pregled    Kada je pokretanje dovršeno, njegova cijela povijest može se pregledati na stranici stanja tijeka rada. Na stranici status možete stvoriti i Statistička izvješća o općim performansama tijeka rada.

  • Promijeniti    Ako tijek rada ne funkcionira baš onako kako želite, možete otvoriti Izvorni obrazac pridruživanja koji ste koristili da biste ga dodali i učiniti promjene.

Ako vam je potrebno više fleksibilnosti pomoću ugrađenog tijeka rada, možete ga dodatno prilagoditi pomoću alata kao što je SharePoint Designer 2013. Možete stvoriti i vlastiti originalni tijek rada od početka.

Pomoću dizajnera tijeka rada stvarate pravila koja povezuju uvjete i akcije s stavkama u popisima i bibliotekama sustava SharePoint. Promjene stavki na popisima ili u bibliotekama pokreću akcije u tijeku rada.

Možete, primjerice, dizajnirati tijek rada koji pokreće dodatni tijek rada za odobrenje, ako trošak stavke prelazi određeni iznos.

Možete i definirati tijek rada za skup srodnih dokumenata. Primjerice, ako je tijek rada povezan s bibliotekom dokumenata ili se filtrira u vrstu sadržaja dokumenta, prikazat će se grupa akcija skupa kontekstnih dokumenata. Skup dokumenata omogućuje da se grupa dokumenata tretira kao jedna jedinica, pa će se akcija tijeka rada za skup dokumenata izvoditi na svakoj od stavki u tom skupu dokumenata.

Vidi također

Stvaranje tijeka rada pomoću programa SharePoint Designer 2013 i platforme tijeka rada sustava sharepoint

Razumijevanje tijekova rada za odobravanje u sustavu SharePoint 2010

Potrebna vam je dodatna pomoć?

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×