Premještanje podataka iz programa Excel u Access

Prvi korak: uvoz podataka iz programa Excel u Access

Uvoz podataka operacija je koja može proći puno bolje ako uzmete neko vrijeme da biste pripremili i očistili podatke. Uvoz podataka kao da se preselite u novi dom. Ako očistite i organizirate svoje vlasništvo prije premještanja, smještanjem u novi dom znatno je jednostavnije.

Čišćenje podataka prije uvoza

Prije uvoza podataka u Access u programu Excel dobra je ideja:

• Pretvaranje ćelija koje sadrže neatomske podatke (to jest, više vrijednosti u jednoj ćeliji) na više stupaca. Na primjer, ćelija u stupcu "vještine" koja sadrži više vrijednosti spretnosti, kao što je "C# Programming", "VBA programiranje" i "web-dizajn" mora biti rastavljena da bi se odvojene kolone prikazivale samo jednu vrijednost spretnosti.

• Pomoću naredbe OBREZIVANJA uklonite vodeći, prateći i više ugrađenih razmaka.

• Uklonite znakove koji se ne ispisuju.

• Pronađite i popravite pogreške pravopisa i interpunkcije.

• Uklonite duplicirane retke ili duplicirane polja.

• Provjerite ne sadrže li stupci podataka mješovite oblike, osobito brojeve oblikovane kao tekst ili datumi oblikovani kao brojevi.

Dodatne informacije potražite u sljedećim temama pomoći za Excel:

• Deset najboljih načina za čišćenje podataka

• Filtriranje jedinstvenih vrijednosti i uklanjanje duplikata vrijednosti

• Pretvorba brojeva spremljenih kao tekst u brojeve

• Pretvaranje datuma pohranjenih kao tekst u datume

Prilikom uvoza odaberite najbolju vrstu podataka

Tijekom operacije uvoza u programu Access želite donositi dobre izbore da biste primili nekoliko pogrešaka konverzije koje će zahtijevati ručnu intervenciju. U sljedećoj se tablici prikazuje kako se oblici brojeva programa Excel i vrste podataka programa Access pretvaraju prilikom uvoza podataka iz programa Excel u Access te nudi neke savjete o najboljim vrstama podataka koje možete odabrati u čarobnjaku za uvoz proračunske tablice.

Kada se podaci nalaze u programu Access, možete izbrisati podatke programa Excel. Prije brisanja ne zaboravite sigurnosno kopirati izvornu radnu knjigu programa Excel.

Dodatne informacije potražite u članku pomoć za Access Uvoz ili povezivanje s podacima u radnoj knjizi programa Excel.

Automatsko dodavanje podataka na jednostavan način

Uobičajen problem koji korisnici programa Excel imaju jest dodati podatke s istim stupcima u jedan veliki radni list. Na primjer, možete imati rješenje za praćenje resursa koje je započelo u programu Excel, ali sada je postalo uvrštavanje datoteka iz mnogih radnih grupa i odjela. Ti se podaci mogu nalaze na različitim radnim listovima i radnim knjigama ili u tekstnim datotekama koje su sažetke podataka iz drugih sustava. Ne postoji naredba korisničkog sučelja ni jednostavan način dodavanja sličnih podataka u programu Excel.

Najbolje je rješenje korištenje programa Access, gdje možete jednostavno uvesti i dodati podatke u jednu tablicu pomoću čarobnjaka za uvoz proračunske tablice. Osim toga, možete dodati puno podataka u jednu tablicu. Operacije uvoza možete spremiti, dodati ih kao planirane zadatke programa Microsoft Outlook, pa čak i koristiti makronaredbe za automatizaciju postupka.

Drugi korak: normalizacija podataka pomoću čarobnjaka za analizu tablica

Na prvi pogled, korak kroz postupak normalizacije podataka može biti zastrašujući zadatak. Srećom, normalizacija tablica u programu Access postupak je koji je mnogo jednostavniji, zahvaljujući čarobnjaku za analizu tablica.

1. povlačenje odabranih stupaca u novu tablicu i automatsko stvaranje odnosa

2. koristite naredbe gumba da biste preimenovali tablicu, dodali primarni ključ, učinili postojeći stupac primarnim ključem i poništili zadnju akciju

Ovaj čarobnjak možete koristiti da biste učinili sljedeće:

• Pretvorite tablicu u skup manjih tablica i automatski stvorite odnos primarnog i vanjskog ključa između tablica.

• Dodajte primarni ključ u postojeće polje koje sadrži jedinstvene vrijednosti ili stvorite novo polje ID-a koje koristi vrstu podataka AutoNumber.

• Automatski stvori odnose za nametanje referencijalnog integriteta pomoću kaskadnih ažuriranja. Kaskadne brišu se ne dodaju automatski da bi se spriječilo slučajno brisanje podataka, ali možete jednostavno dodati kaskadno brisanje kasnije.

• Pretražujte nove tablice radi redundantnih ili dupliciranih podataka (kao što je isti kupac s dva različita telefonskog broja) i ažurirajte ga kao željenu.

• Sigurnosno kopiranje izvorne tablice i njihovo preimenovanje dodavanjem "_OLD" u njegovo ime. Zatim stvarate upit koji ponovno konstruira izvornu tablicu s izvornim nazivom tablice da bi svi postojeći obrasci ili izvješća na temelju izvorne tablice funkcionirat s novom strukturom tablice.

Dodatne informacije potražite u članku normalizacija podataka pomoću analizatora tablice.

Treći korak: povezivanje s podacima programa Access iz programa Excel

Kada su podaci normalizirani u programu Access, a upit ili tablica je stvoren da ponovno konstruira izvorne podatke, to je jednostavno pitanje povezivanja s podacima programa Access iz programa Excel. Vaši su podaci sada u programu Access kao vanjski izvor podataka, pa se može povezati s radnom knjigom putem podatkovne veze, što je kontejner podataka koji se koristi za pronalaženje, prijava na njega i pristup vanjskom izvoru podataka. Informacije o povezivanju pohranjuju se u radnu knjigu i mogu se pohraniti i u datoteku veze, kao što je datoteka sustava Office podatkovne veze (ODC) (proširenje naziva datoteke. odc) ili datoteka s imenima izvora podataka (. DSN ekstenzija). Kada se povežete s vanjskim podacima, možete i automatski osvježiti (ili ažurirati) radnu knjigu programa Excel iz programa Access kad god se podaci ažuriraju u programu Access.

Dodatne informacije potražite u članku Uvoz podataka iz vanjskih izvora podataka (Power Query).

Dohvaćanje podataka u programu Access

U ovom se odjeljku prikazuje sljedeće faze normalizacije podataka: razbijanje vrijednosti u stupcima prodavač i adresa u njihove najviše atomske dijelove, razdvajanje srodnih subjekata u vlastite tablice, kopiranje i lijepljenje tih tablica iz programa Excel u Pristupite, stvarate ključne odnose između novostvorenih tablica programa Access i stvaranjem i pokretanjem jednostavnog upita u programu Access da biste vratili podatke.

Ogledni podaci u nenormaliziranom obliku

Na sljedećem radnom listu nalaze se neatomske vrijednosti u stupcu Prodavač i stupac adresa. Oba stupca moraju se podijeliti na dva odvojena stupca ili više njih. Ovaj radni list sadrži i informacije o prodavcima, proizvodima, kupcima i narudžbama. Te se informacije moraju podijeliti i dalje, po predmetu, u zasebne tablice.

Je li vam potrebna dodatna pomoć?

Postavite pitanje stručnjaku u tehničkoj zajednici za Excel, zatražite podršku u zajednici za odgovore ili predložite novu značajku ili poboljšanje na forumu za Excel User Voice.