Upravljanje obaveze, planovima, proračuni – jednostavno je sa sustavom Microsoft 365.

Premještanje podataka iz programa Excel u Access

U ovom se članku objašnjava kako premjestiti podatke iz programa Excel radi pristupanja i pretvaranja podataka u relacijske tablice da biste mogli koristiti Microsoft Excel i pristupiti zajedno. Da biste sažeti, pristup je najbolji za hvatanje, pohranjivanje, upite i zajedničko korištenje podataka, a Excel je najbolji za izračunavanje, analizu i vizualizaciju podataka.

Dva članka, pomoću programa Access ili Excel za upravljanje podacima i prvih 10 razloga za korištenje programa Access u programu Excel, razgovarajte o tome koji je program najprikladniji za određeni zadatak i kako koristiti Excel i pristupiti zajedno da biste stvorili praktično rješenje.

Kada premještate podatke iz programa Excel u Access, na taj postupak postoje tri osnovna koraka.

three basic steps

Napomena: Informacije o modeliranju podataka i odnosima u programu Access potražite u članku Osnove dizajna baza podataka.

Prvi korak: uvoz podataka iz programa Excel u Access

Uvoz podataka operacija je koja može proći puno bolje ako uzmete neko vrijeme da biste pripremili i očistili podatke. Uvoz podataka kao da se preselite u novi dom. Ako očistite i organizirate svoje vlasništvo prije premještanja, smještanjem u novi dom znatno je jednostavnije.

Čišćenje podataka prije uvoza

Prije uvoza podataka u Access u programu Excel dobra je ideja:

  • Pretvaranje ćelija koje sadrže neatomske podatke (to jest, više vrijednosti u jednoj ćeliji) na više stupaca. Na primjer, ćelija u stupcu "vještine" koja sadrži više vrijednosti spretnosti, kao što je "C# Programming", "VBA programiranje" i "web-dizajn" mora biti rastavljena da bi se odvojene kolone prikazivale samo jednu vrijednost spretnosti.

  • Pomoću naredbe OBREZIVANJA uklonite vodeći, prateći i više ugrađenih razmaka.

  • Uklonite znakove koji se ne ispisuju.

  • Pronađite i popravite pogreške pravopisa i interpunkcije.

  • Uklonite duplicirane retke ili duplicirane polja.

  • Provjerite ne sadrže li stupci podataka mješovite oblike, osobito brojeve oblikovane kao tekst ili datumi oblikovani kao brojevi.

Dodatne informacije potražite u sljedećim temama pomoći za Excel:

Napomena: Ako su vaše potrebe za čišćenjem podataka složene ili nemate vremena ili resursa da biste sami automatizirati postupak, razmotrite korištenje drugog proizvođača. Dodatne informacije potražite u odjeljku "softver za čišćenje podataka" ili "kvaliteta podataka" omiljene tražilice u web-pregledniku.

Prilikom uvoza odaberite najbolju vrstu podataka

Tijekom operacije uvoza u programu Access želite donositi dobre izbore da biste primili nekoliko pogrešaka konverzije koje će zahtijevati ručnu intervenciju. U sljedećoj se tablici prikazuje kako se oblici brojeva programa Excel i vrste podataka programa Access pretvaraju prilikom uvoza podataka iz programa Excel u Access te nudi neke savjete o najboljim vrstama podataka koje možete odabrati u čarobnjaku za uvoz proračunske tablice.

Oblik broja u programu Excel

Vrsta podataka programa Access

Komentari

Najbolja praksa

Tekst

Tekst, dopis

Vrsta podataka programa Access pohranjuje alfanumeričke podatke do 255 znakova. Vrsta podataka dopisa programa Access pohranjuje alfanumeričke podatke do 65.535 znakova.

Odaberite dopis da biste izbjegli skraćivanja podataka.

Broj, postotak, razlomak, znanstvena

Broj

Access ima jednu vrstu podataka broja koja varira na temelju svojstva Veličina polja (byte, integer, dugi cijeli broj, jednostruki, bračni, decimalni).

Odaberite duplo da biste izbjegli pogreške u pretvorbi podataka.

Date

Datum

Access i Excel koriste isti serijski broj datuma za pohranu datuma. U programu Access raspon datuma je veći: od-657.434 (Siječanj 1, 100 A.D.) do 2.958.465 (Prosinac 31, 9999 A.D.).

Budući da Access ne prepoznaje datumski sustav sustava 1904 (koji se koristi u programu Excel za Macintosh), morate pretvoriti datume u Excel ili Access da biste izbjegli zbunjenost.

Dodatne informacije potražite u članku Promjena izraza datumskog sustava, oblikovanja ili dvoznamenkaste interpretacije godina te Uvoz ili povezivanje s podacima u radnoj knjizi programa Excel.

Odaberite Datum.

Time

Time

Access i Excel koriste istu vrstu podataka i pohranjuju vremenske vrijednosti.

Odaberite vrijeme, što je obično zadano.

Valuta, računovodstvo

Valuta

U programu Access vrsta podataka valute pohranjuje podatke u obliku 8-bajtnih brojeva s preciznošću na četiri decimalna mjesta i koristi se za pohranu financijskih podataka i sprečavanje zaokruživanja vrijednosti.

Odaberite valutu, što je obično zadano.

booleovski

Da/ne

Access koristi-1 za sve vrijednosti da i 0 za sve bez vrijednosti, dok Excel koristi 1 za sve istinite vrijednosti i 0 za sve lažne vrijednosti.

Odaberite da/ne, što automatski pretvara temeljne vrijednosti.

Hiperveza

Hiperveza

Hiperveza u programu Excel i Access sadrži URL ili web-adresu koju možete kliknuti i pratiti.

Odaberite hiperveza, u suprotnom Access može po zadanom koristiti tekstnu vrstu podataka.

Kada se podaci nalaze u programu Access, možete izbrisati podatke programa Excel. Prije brisanja ne zaboravite sigurnosno kopirati izvornu radnu knjigu programa Excel.

Dodatne informacije potražite u članku pomoć za Access Uvoz ili povezivanje s podacima u radnoj knjizi programa Excel.

Automatsko dodavanje podataka na jednostavan način

Uobičajen problem koji korisnici programa Excel imaju jest dodati podatke s istim stupcima u jedan veliki radni list. Na primjer, možete imati rješenje za praćenje resursa koje je započelo u programu Excel, ali sada je postalo uvrštavanje datoteka iz mnogih radnih grupa i odjela. Ti se podaci mogu nalaze na različitim radnim listovima i radnim knjigama ili u tekstnim datotekama koje su sažetke podataka iz drugih sustava. Ne postoji naredba korisničkog sučelja ni jednostavan način dodavanja sličnih podataka u programu Excel.

Najbolje je rješenje korištenje programa Access, gdje možete jednostavno uvesti i dodati podatke u jednu tablicu pomoću čarobnjaka za uvoz proračunske tablice. Osim toga, možete dodati puno podataka u jednu tablicu. Operacije uvoza možete spremiti, dodati ih kao planirane zadatke programa Microsoft Outlook, pa čak i koristiti makronaredbe za automatizaciju postupka.

Drugi korak: normalizacija podataka pomoću čarobnjaka za analizu tablica

Na prvi pogled, korak kroz postupak normalizacije podataka može biti zastrašujući zadatak. Srećom, normalizacija tablica u programu Access postupak je koji je mnogo jednostavniji, zahvaljujući čarobnjaku za analizu tablica.

.

1. povlačenje odabranih stupaca u novu tablicu i automatsko stvaranje odnosa

2. koristite naredbe gumba da biste preimenovali tablicu, dodali primarni ključ, učinili postojeći stupac primarnim ključem i poništili zadnju akciju

Ovaj čarobnjak možete koristiti da biste učinili sljedeće:

  • Pretvorite tablicu u skup manjih tablica i automatski stvorite odnos primarnog i vanjskog ključa između tablica.

  • Dodajte primarni ključ u postojeće polje koje sadrži jedinstvene vrijednosti ili stvorite novo polje ID-a koje koristi vrstu podataka AutoNumber.

  • Automatski stvori odnose za nametanje referencijalnog integriteta pomoću kaskadnih ažuriranja. Kaskadne brišu se ne dodaju automatski da bi se spriječilo slučajno brisanje podataka, ali možete jednostavno dodati kaskadno brisanje kasnije.

  • Pretražujte nove tablice radi redundantnih ili dupliciranih podataka (kao što je isti kupac s dva različita telefonskog broja) i ažurirajte ga kao željenu.

  • Sigurnosno kopiranje izvorne tablice i njihovo preimenovanje dodavanjem "_OLD" u njegovo ime. Zatim stvarate upit koji ponovno konstruira izvornu tablicu s izvornim nazivom tablice da bi svi postojeći obrasci ili izvješća na temelju izvorne tablice funkcionirat s novom strukturom tablice.

Dodatne informacije potražite u članku normalizacija podataka pomoću analizatora tablice.

Treći korak: povezivanje s podacima programa Access iz programa Excel

Kada su podaci normalizirani u programu Access, a upit ili tablica je stvoren da ponovno konstruira izvorne podatke, to je jednostavno pitanje povezivanja s podacima programa Access iz programa Excel. Vaši su podaci sada u programu Access kao vanjski izvor podataka, pa se može povezati s radnom knjigom putem podatkovne veze, što je kontejner podataka koji se koristi za pronalaženje, prijava na njega i pristup vanjskom izvoru podataka. Informacije o povezivanju pohranjuju se u radnu knjigu i mogu se pohraniti i u datoteku veze, kao što je datoteka sustava Office podatkovne veze (ODC) (proširenje naziva datoteke. odc) ili datoteka s imenima izvora podataka (. DSN ekstenzija). Kada se povežete s vanjskim podacima, možete i automatski osvježiti (ili ažurirati) radnu knjigu programa Excel iz programa Access kad god se podaci ažuriraju u programu Access.

Dodatne informacije potražite u članku Uvoz podataka iz vanjskih izvora podataka (Power Query).

Dohvaćanje podataka u programu Access

U ovom se odjeljku prikazuje sljedeće faze normalizacije podataka: razbijanje vrijednosti u stupcima prodavač i adresa u njihove najviše atomske dijelove, razdvajanje srodnih subjekata u vlastite tablice, kopiranje i lijepljenje tih tablica iz programa Excel u Pristupite, stvarate ključne odnose između novostvorenih tablica programa Access i stvaranjem i pokretanjem jednostavnog upita u programu Access da biste vratili podatke.

Ogledni podaci u nenormaliziranom obliku

Na sljedećem radnom listu nalaze se neatomske vrijednosti u stupcu Prodavač i stupac adresa. Oba stupca moraju se podijeliti na dva odvojena stupca ili više njih. Ovaj radni list sadrži i informacije o prodavcima, proizvodima, kupcima i narudžbama. Te se informacije moraju podijeliti i dalje, po predmetu, u zasebne tablice.

Prodavač

ID narudžbe

Datum narudžbe

ID proizvoda

Količina

Cijena

Naziv kupca

Adresa

Telefon

Li, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7,00

Četiri ugla

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9,75

Četiri ugla

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Elen

2350

3/4/09

A-2275

2

$16,75

Pustolovna djela

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Elen

2350

3/4/09

F-198

6

$5,25

Pustolovna djela

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Elen

2350

3/4/09

B-205

1

$4,50

Pustolovna djela

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9,75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

$16,75

Pustolovna djela

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

$7,25

Pustolovna djela

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16,75

Četiri ugla

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

$7,00

Četiri ugla

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Informacije u najmanjim dijelovima: Atomski podaci

Rad s podacima u ovom primjeru možete koristiti naredbu tekst u stupac u programu Excel da biste odvojeni "Atomski" dijelovi ćelije (kao što su ulica adresa, grad, država i poštanski broj) u diskretne stupce.

U sljedećoj su tablici prikazani novi stupci na istom radnom listu nakon podjele da bi sve vrijednosti bile atomske. Primjetite da su podaci u stupcu Prodavač podijeljeni na prezime i stupce s imenima te da su informacije u stupcu adresa podijeljene u stupce adresa, gradska, državna i poštanski broj. Ovi su podaci u "prvom normalnom obliku."

Prezime

Ime

 

kućnu adresu

Grad

Županija

poštanski broj

Li

Yale

2302 Harvard Ave

Bellevue

Krapinsko-zagorska županija

98227

Adams

Ellen

1025 Columbia Circle

Pula

Krapinsko-zagorska županija

98234

Hance

Viktor

2302 Harvard Ave

Bellevue

Krapinsko-zagorska županija

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Zagreb

Krapinsko-zagorska županija

98199

Razbijanje podataka u organiziranim subjektima u programu Excel

Nekoliko tablica primjera podataka koje slijede prikazuju iste podatke s radnog lista programa Excel nakon podjele na tablice za prodavnike, proizvode, kupce i narudžbe. Dizajn tablice nije konačan, ali je na pravom putu.

Tablica prodavači sadrži samo informacije o prodajnom osoblju. Imajte na čemu da svaki zapis ima jedinstven ID (ID prodavača). Vrijednost ID-a prodavača koristit će se u tablici Narudžbe da biste narudžbe povezali s prodavačima.

Prodavače

ID prodavača

Prezime

Ime

101

Li

Yale

103

Adams

Ellen

105

Hance

Viktor

107

Koch

Reed

Tablica proizvodi sadrži samo informacije o proizvodima. Imajte na onome da svaki zapis ima jedinstveni ID (ID proizvoda). Vrijednost ID-a proizvoda koristit će se za povezivanje informacija o proizvodu s tablicom Detalji o narudžbi.

Proizvodi

ID proizvoda

Cijena

A-2275

16,75

B-205

4,50

C-789

7,00

C-795

9,75

D-4420

7,25

F-198

5,25

Tablica Kupci sadrži samo informacije o kupcima. Imajte na čemu da svaki zapis ima jedinstven ID (ID kupca). Vrijednost ID-a klijenta koristit će se za povezivanje podataka o korisniku s tablicom narudžbe.

Klijenti

ID kupca

Naziv

kućnu adresu

Grad

Županija

poštanski broj

Telefon

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave

Bellevue

Krapinsko-zagorska županija

98227

425-555-0222

1003

Pustolovna djela

1025 Columbia Circle

Pula

Krapinsko-zagorska županija

98234

425-555-0185

1005

Četiri ugla

7007 Cornell St

Zagreb

Krapinsko-zagorska županija

98199

425-555-0201

Tablica narudžbe sadrži informacije o narudžbama, prodavcima, kupcima i proizvodima. Imajte na onome da svaki zapis ima jedinstveni ID (ID narudžbe). Neke od informacija u ovoj tablici moraju biti podijeljene u dodatnu tablicu koja sadrži pojedinosti narudžbe tako da tablica Narudžbe sadrži samo četiri stupca – jedinstveni ID narudžbe, Datum narudžbe, ID prodavača i ID kupca. Tablica koja je ovdje prikazana još nije podijeljena u tablicu Detalji narudžbe.

Narudžbe

ID narudžbe

Datum narudžbe

ID prodavača

ID kupca

ID proizvoda

Količina

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

Detalji narudžbe, primjerice ID proizvoda i količina, premješteni su iz tablice Narudžbe i pohranjeni u tablici s nazivom pojedinosti narudžbe. Imajte na umu da postoje 9 narudžbi, pa ima smisla da u ovoj tablici postoji 9 zapisa. Imajte na čemu da tablica Narudžbe ima jedinstveni ID (ID narudžbe), koji će se iz tablice Detalji o narudžbi.

Konačan dizajn tablice Narudžbe trebao bi izgledati kao sljedeće:

Narudžbe

ID narudžbe

Datum narudžbe

ID prodavača

ID kupca

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

Tablica Detalji narudžbe ne sadrži stupce koji zahtijevaju jedinstvene vrijednosti (to jest, ne postoji primarni ključ), pa je u redu da bilo koji ili svi stupci sadrže "redundantne" podatke. No dva zapisa u ovoj tablici ne bi trebala biti potpuno identična (ovo se pravilo primjenjuje na bilo koju tablicu u bazi podataka). U ovoj tablici trebalo bi biti 17 zapisa – svaki odgovarajući proizvodu u pojedinačnom redoslijedu. Primjerice, u redoslijedu 2349 tri C-789 proizvodi obuhvaćaju jedan od dva dijela cijele narudžbe.

Tablica Detalji narudžbe trebala bi, Dakle, izgledati kao sljedeće:

Pojedinosti narudžbe

ID narudžbe

ID proizvoda

Količina

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Kopiranje i lijepljenje podataka iz programa Excel u Access

Sada kada su podaci o prodavcima, kupcima, proizvodima, narudžbama i detaljima narudžbe rastavljeni u zasebne predmete u programu Excel, te podatke možete kopirati izravno u Access, gdje će postati tablice.

Stvaranje odnosa između tablica programa Access i pokretanja upita

Kada premjestite podatke u Access, možete stvarati odnose između tablica, a zatim stvarati upite da biste vratili informacije o raznim temama. Možete, primjerice, stvoriti upit koji vraća ID narudžbe i nazive prodavača za narudžbe unesene između 3/05/09 i 3/08/09.

Osim toga, možete stvarati obrasce i izvješća da biste jednostavnije unijeli unos podataka i analizu prodaje.

Je li vam potrebna dodatna pomoć?

Postavite pitanje stručnjaku u tehničkoj zajednici za Excel, zatražite podršku u zajednici za odgovore ili predložite novu značajku ili poboljšanje na forumu za Excel User Voice.

Potrebna vam je dodatna pomoć?

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×