Upravljanje postavkama u smjenama

Sadržaj članka

• Postavljanje vremenske zone

• Postavljanje početka tjedna

• Kopiranje pomaka

• Otvorene smjene

• Zamjena zahtjeva za smjenu

• Ponuda zahtjeva za smjenu

• Zahtjevi za prekoračenje vremena

• Dodavanje i uređivanje razloga prekoračenja vremena

• Sat vremena

• Postavljanje kontrola za zaštitu privatnosti radi vidljivosti pomaka

• Oznake utemeljene na shiftu u aplikaciji Teams

Postavljanje vremenske zone

Postavite vremensku zonu da biste bili sigurni da će se smjene vašeg tima prikazivati u točnoj vremenskoj zoni na temelju lokacije vašeg tima. U odjeljku Vremenska zona tima odaberite vremensku zonu lokacije tima, a zatim u odjeljku Najbliži grad odaberite grad najbliže lokaciji vašeg tima.  

Postavljanje početka tjedna

Ovisno o postavkama tvrtke ili ustanove, možda ćete htjeti prilagoditi početak radnog tjedna na neki drugi dan. U odjeljku Početak tjedna odaberite dan u tjednu koji želite da rasporedi započinju.

Kopiranje pomaka

Prilikom postavljanja rasporeda možda ćete htjeti kopirati i zalijepiti pomake (uključujući otvorene smjene) od jednog dana do sljedećeg.  

Odaberite želite li uključiti aktivnosti prilikom kopiranja pomaka. Kada je postavljeno na Uključeno, aktivnosti koje ste dodali u izvorne smjene automatski se dodaju i kopiraju u nove smjene.

Otvorene smjene

Odaberite želite li objaviti otvorene smjene prema rasporedu koji zaposlenici mogu zatražiti.

Kada je mogućnost Otvorene smjeneuključena:

• Možete učiniti sljedeće:

  • Dodajte i podijelite otvorene smjene s timom. 

  • Prikaz i odobravanje ili odbijanje zahtjeva za otvaranje smjene od vašeg tima. Primate i obavijesti kada radnici zakagju zahtjeve. 

• Vaši radnici mogu:

  • Prikažite i zatražite otvorene smjene koje se zajednički koriste s timom.

  • Pratite vlastite zahtjeve za otvaranje smjene, uključujući one koji su u tijeku i odobrenje upravitelja na čekanju. Radnici također primaju obavijest kada im se dodjeljuju otvorene smjene. 

Ako je mogućnost Otvorene smjeneisključena:

• Ne možete stvarati otvorene smjene za svoj tim. I dalje možete pregledavati sve otvorene zahtjeve za smjene i upravljati njima prije nego što ste isključili tu postavku.

• Vaši radnici ne mogu pregledavati ili tražiti otvorene smjene. I dalje mogu pratiti sve zahtjeve za otvaranjem smjene koje su napravili prije nego što je ta postavka isključena.

Zamjena zahtjeva za smjenu

Odaberite mogu li radnici stvarati zahtjeve za zamjenu smjene sa suradnicima. 

Kada je uključena mogućnost Zamijenismjene: 

• Možete pregledati i odobriti ili odbaciti sve zahtjeve za zamjenu smjene od svojeg tima. Primate i obavijesti kada radnici zakagju zahtjeve. 

• Vaši radnici mogu:

  • Stvorite zahtjeve za zamjenu smjena sa suradnikom u timu.

  • Upravljajte zahtjevima za smjenu koji im dolaze od suradnika te primajte obavijesti o njima.

  • Pratite vlastite zahtjeve za smjenu zamjene, uključujući one koji su u tijeku i odobrenje upravitelja na čekanju.

Ako je mogućnost Zamijeni smjeneisključena:

• Možete upravljati svim zahtjevima za promjenu smjene koji su učinjeni prije nego što ste isključili tu postavku.

• Vaši radnici ne mogu stvoriti zahtjeve za zamjenu smjene. I dalje mogu pratiti sve zahtjeve za smjenu za zamjenu koje su im poslali i upravljati onima koje su im došle od drugih suradnika prije nego što je ta postavka isključena.   

Ponuda zahtjeva za smjenu

Odaberite mogu li radnici stvoriti zahtjeve za ponudu smjene suradnicima.

Kada je mogućnost Ponudi smjeneuključena: 

• Možete pregledavati i odobravati ili odbijati zahtjeve za smjene ponude od svojeg tima. Primate i obavijesti kada radnici zakagju zahtjeve. 

• Vaši radnici mogu:

  • Stvorite zahtjeve za ponudu svojih smjena suradniku u timu.

  • Upravljajte i primajte obavijesti o zahtjevima za smjenu ponude koji im dolaze od drugog suradnika.

  • Pratite vlastite zahtjeve za smjenu ponude, uključujući zahtjeve koji su u tijeku i odobrenje upravitelja na čekanju.

Ako su smjene ponudeisključene:  

• Možete upravljati svim zahtjevima za promjenu ponude koji su poslani prije nego što ste isključili tu postavku.

• Vaši radnici ne mogu stvoriti zahtjeve za ponudu smjene. I dalje mogu pratiti sve zahtjeve za smjenu ponude koje su poslali i upravljati onima koji su im došli od suradnika prije nego što je ta postavka isključena.

Zahtjevi za prekoračenje vremena

Odaberite mogu li radnici stvarati zahtjeve za vrijeme isključenja.

Kada su zahtjevi za prekoračenje vremena postavljeni na Uključeno: 

• Možete učiniti sljedeće:

  • Dodijelite i podijelite vrijeme bilo kojem radniku u svom timu.

  • Pregledavajte i odobravajte ili odbijate zahtjeve za prekoračenje vremena od vašeg tima. Možete i primati obavijesti kada radnici zakagju zahtjeve.

Vaši radnici mogu: 

• Pregledavajte i primajte obavijesti za vrijeme koje im je dodijeljeno.

• Stvorite zahtjeve za prekoračenje vremena.

• Pratite vlastite zahtjeve za prekoračenje vremena, uključujući zahtjeve koji su u tijeku i odobrenje upravitelja na čekanju.

Ako su zahtjevi za prekoračenje vremenaisključeni:  

• I dalje možete dodijeliti i zajednički koristiti vrijeme bilo kojem radniku u svom timu i upravljati zahtjevima za prekoračenje vremena koji su upućeni prije nego što ste isključili tu postavku.

• Vaši radnici ne mogu stvarati zahtjeve za prekoračenje vremena. I dalje primaju obavijesti kada im se dodijeli vrijeme. I dalje mogu pratiti sve zahtjeve za prekoračenje vremena koje su poslali prije nego što je ta postavka isključena. 

Dodavanje i uređivanje razloga prekoračenja vremena

Dodajte ili promijenite razloge za prekoračenje vremena koje vi i vaš tim vidite u smjenama.

Te mogućnosti koristite kada zaposlenicima u svom timu dodijelite vrijeme isključenog, a zaposlenici od tih mogućnosti odaslaju mogućnost kada za to zakažu vrijeme.  

Smjene obuhvaćaju zadane razloge za prekoračenje vremena: odmor, bolestan dan, isključeno, roditeljski dopust i neplaćeno. Možete ih preimenovati, promijeniti njihove ikone ili ih ukloniti, a možete i stvoriti vlastite prilagođene razloge za prekoračenje vremena.

Sat vremena

Uz sat vremena vaš tim može bilježiti smjene i odjava iz njih, bilježiti prekide tijekom smjena i kada su na mobilnim uređajima Shifts, uređivati i potvrditi svoje zapise vremenskih listova. Dodatne informacije potražite u članku Ulaz i izlaz iz sata u smjenama. 

Izvješće o vremenu tima možete izvoziti i pregledavati u bilo kojem razdoblju. 

Kada postavite sat vremena, možete uvrstiti otkrivanje lokacije (neobavezno) da biste zabilježeli hoće li se zaposlenici uključiti i odjaviti s mjesta koje ste postavili. 

Da biste uključili sat vremena:

1. Odaberite Uključi sat vremena.  

2. Ako želite uvrstiti otkrivanje lokacije, odaberite Uključi otkrivanje lokacije za mobilnu aplikaciju i unesite koordinate lokacije s koje očekujete da će se radnici uključiti.  

   Da biste dobili koordinate, potreban vam je sustav karte kao što su Bing karte ili Google karte. 

   • Idite Bing karte i unesite adresu za koju želite dohvatiti koordinate. Kada se pojavi rezultat, idite na okno s informacijama s lijeve strane. U odjeljku U blizini vidjet ćete informacije kao što su država ili regija adrese. Koordinate se nalaze ispod toga. 

   • Idite na Google karte i unesite adresu za koju želite dohvatiti koordinate. Kada se rezultat pojavi, desnom tipkom miša kliknite crveni pribadaču na karti da biste vidjeli koordinate.

3. Kada uključite sat vremena, možete odabrati Izvoz da biste izvezli i pogledali izvješće o vremenu tima.
   
   

Postavljanje kontrola za zaštitu privatnosti radi vidljivosti pomaka

Kontrolirajte koliko se još u prošlosti radnici mogu vidjeti u smjenama i razini detalja koje vide.  

Pomoću sljedećih postavki kontrolirajte razinu vidljivosti:

• Dopusti zaposlenicima da vide sve smjene u prošlosti: uključite da biste radnicima omogućili da u prošlosti vide sve smjene svojih suradnika. Da biste vidljivost ograničili na prošle smjene, isključite tu postavku, a zatim odaberite trajanje (u mjesecima).

• Omogućite zaposlenicima da vide zašto su drugi zaposlenici zatražili isključeno vrijeme i sve bilješke koje su uvrstili u zahtjev za vrijeme isključenja: isključite ako želite da radnici mogu na generički način vidjeti isključeno vrijeme svojih suradnika, bez pristupa bilješkama ili određenim razlozima. 

• Omogućite zaposlenicima da vide bilješke o smjeni, aktivnosti i prekide u smjenama drugih zaposlenika: isključite da biste ograničili razinu detalja koje radnici mogu vidjeti u smjenama drugih zaposlenika.

Oznake utemeljene na shiftu u aplikaciji Teams

Oznake utemeljene na shiftu omogućuju vam da se obratite radnicima koji rade u stvarnom vremenu. Uz tu značajku radnicima se automatski dodjeljuju oznake koje odgovaraju njihovom rasporedu i nazivu grupe u smjenama. 

Obavijesti se šalju samo onim radnicima koji su u smjeni u vrijeme kada se oznaka koristi u čavrljanju u aplikaciji Teams ili objavi na kanalu. 

Frontline menadžeri mogu odabrati želite li koristiti oznake utemeljene na shift-u u aplikaciji Teams.  

1. U aplikaciji Teams odaberite svoj tim. 

2. Odaberite Dodatne > Upravljanje timom,  a zatim karticu Postavke.

3. U odjeljku Oznake uključite ili isključite preklopni gumb Shifts .