Sve o tijekovima rada za odobrenje

Sve o tijekovima rada za odobrenje

SharePoint tijekovi rada mogu vam pomoći da automatizirate poslovne procese, što ih čini dosljednijima i učinkovitijima. Tijek rada za odobrenje omogućuje usmjeravanje dokumenata i drugih stavki pohranjenih SharePoint na jednu ili više osoba radi njihova odobrenja.

Napomena: Tijekovi rada sustava SharePoint 2010 povučeni su od 1. kolovoza 2020. za nove stanare i uklanjaju se iz postojećih stanara 1. studenog 2020. Ako koristite tijekove rada sustava SharePoint 2010, preporučujemo migraciju na Power Automate ili druga podržana rješenja. Dodatne informacije potražite u članku Povlačenje tijeka rada sustava SharePoint 2010.

Dodatne informacije potražite u članku Tijekovi rada ugrađeni u SharePoint.

Važno: Prema zadanim postavkama, tijek rada za odobrenje ne aktivira se niti se pojavljuje u okviru s popisom Odabir predloška tijeka rada obrasca za pridruživanje. Da biste ga učinili dostupnim, administrator web-mjesta mora ga aktivirati na razini zbirke web-mjesta. Otvorite Postavke web-mjesta > značajke zbirke web-> aktivirati značajku tijekova rada. Osim toga, SharePoint 2013 te predloške tijeka rada na temelju načina SharePoint 2010 kompatibilnosti. Da biste stvorili tijek SharePoint 2013 utemeljen na sličnoj logici, koristite SharePoint Designer 2013.

Ako je dovršavanje tijeka rada za odobrenje sve što trebate napraviti    Pomaknite se prema dolje do segmenta Dovršavanje i proširite ga. Zasad vam ostali segmenti vjerojatno neće biti potrebni.

Usporedba ručnog procesa i automatiziranog tijeka rada

SharePoint tijekovi rada su:

  • Učinkoviti su i dosljedni    Tijek rada za odobrenje automatski usmjerava dokument ili stavku, dodjeljuje zadatke pregleda i prati njihov napredak te šalje podsjetnike i obavijesti kada je to potrebno. Aktivnosti unutar tijeka rada mogu se pratiti i prilagođavati sa središnje stranice koja prikazuje stanje, a povijest događaja unutar tijeka rada čuva se 60 dana nakon dovršetka.

  • Znače manje posla za vas    Vama i vašim kolegama tijek rada za odobrenje štedi vrijeme i trud, a u isto vrijeme pojednostavnjuje i standardizira proces odobrenja.

Ovdje možete vidjeti dijagram jedne vrlo jednostavne verzije tijeka rada za odobrenje.

Dijagram jednostavnog tijeka rada za odobrenje

Informacije u ovom članku raspoređene su u deset proširivih segmenata.

Kliknite ovdje da biste vidjeli nekoliko savjeta o tome kako izvući što više iz ovog članka

Ako je dovršavanje tijeka rada za odobrenje sve što trebate napraviti    Pomaknite se prema dolje do segmenta Dovršavanje i proširite ga. Zasad vam ostali segmenti vjerojatno neće biti potrebni.

Dodavanje, pokretanje, praćenje i održavanje tijeka rada    Ako još niste upoznati s ovim zadacima, bilo bi korisno da ovaj članak prođete segment po segment prije prvog dizajniranja i dodavanja tijeka rada. Kada se upoznate s informacijama i strukturom članka, lakše ćete pristupiti traženom segmentu pri svakom sljedećem čitanju.

Odobrenje sadržaja i odobrenje objavljivanja    Možda imate popise ili biblioteke s novim stavkama i/ili novim verzijama trenutnih stavki u kojima treba provjeriti točnost sadržaja ili prikladnost oblika i stila prije nego što postanu vidljive svima koji imaju pristup popisu. Ta se vrsta procesa pregleda naziva odobrenje sadržaja, a pomoću tijeka rada za odobrenje možete kontrolirati odobrenje sadržaja na popisu ili u biblioteci. (Postoji i vrlo sličan tijek rada za odobrenje objavljivanja koji je osmišljen posebno za korištenje na web-mjestima sustava SharePoint koje objavljuju web-stranice na internetu.)

Opaska o ispisu ovog članka    Ovaj je članak dug. Ako želite ispisati samo odabrane segmente, provjerite jesu li prilikom ispisa prošireni samo ti segmenti. (Ako na ispisani primjerak želite uključiti i sve grafike, pokrenite ispis s vodoravnim, a ne okomitim usmjerenjem stranice.)

Opaska o pretraživanju    Prije pretraživanja nekog teksta ili pojma u ovom članku provjerite jesu li svi segmenti koje želite pretražiti prošireni.

Tijek rada za odobrenje značajka je sustava SharePoint koja usmjerava dokument ili drugu stavku pohranjenu na popisu ili u biblioteci sustava SharePoint jednoj ili više osoba na odobrenje ili odbacivanje. Tijek rada automatizira, pojednostavnjuje i standardizira cijeli postupak.

Dijagram jednostavnog tijeka rada za odobrenje

Osnovni tijek rada za odobrenje uključen u proizvode sustava SharePoint funkcionira kao predložak. Koristeći taj predložak možete web-mjestima dodavati više tijekova rada za odobrenje. Svaki tijek rada koji dodate jedinstvena je verzija osnovnog tijeka rada za odobrenje sa svojim posebnostima koje se temelje na postavkama navedenim prilikom dodavanja.

Odjeljci u ovom segmentu

  1. Što je pomoću tijeka rada za odobrenje moguće postići?

  2. Što pomoću tijeka rada za odobrenje nije moguće postići?

  3. Tko može koristiti ovu vrstu tijeka rada?

  4. Kako isplanirati, dodati, pokrenuti i održavati ovu vrstu tijeka rada?

1. Što je pomoću tijeka rada za odobrenje moguće postići?

  • Nakon što na popis, u biblioteku ili u zbirku web-mjesta dodate tijek rada za odobrenje, možete odrediti koliko ćete sudionika uključiti te navesti dodjeljuju li se njihovi zadaci jedan za drugim (serijski) ili svi odjednom (paralelno). Čak možete i odlučiti želite li zadatke sudionika podijeliti u dvije ili više odvojenih faza, kao i navesti krajnji rok i/ili dopušteno vrijeme za obavljanje svakog zadatka. Štoviše, svaki put kada za neku stavku ručno pokrenete tijek rada, sve ove postavke možete prilagođavati.

  • Tijek rada svakom navedenom sudioniku dodjeljuje zadatak. Svaki sudionik odabire između nekoliko mogućih odgovora: odobriti ili odbaciti stavku, zatražiti promjenu u stavci, ponovno dodijeliti zadatak ili poništiti ili izbrisati zadatak.

  • Dok tijek rada traje, vi možete pratiti napredak i raditi prilagodbe (po potrebi) s jedne jedine, središnje stranice stanja tijeka rada.

  • Popis svih događaja tijeka rada koji su se odvili tijekom ovog izvođenja (ili instance) tijeka rada dostupan je kao neformalna referenca na stranici stanja tijeka rada još 60 dana nakon dovršetka tijeka rada.

Tijek rada za odobrenja možete koristiti i za upravljanje procesom odobrenja sadržaja na popisu ili u biblioteci. Dodatne informacije potražite u segmentu Kontrola ovog članka.

2. Što pomoću tijeka rada za odobrenje nije mogućepostići?

Sudionicima u tijeku rada za odobrenje obično nije dopuštena izmjena stavke koju pregledavaju. Umjesto toga, sudionici mogu zatražiti promjenu stavke u instanci tijeka rada. Ako želite dodati tijek rada u kojem sudionici umeću komentare i prate promjene na stavci, pročitajte članak Sve o tijekovima rada za prikupljanje povratnih informacija u odjeljku Vidi također.

Osim toga, tijekovi rada za odobrenje nisu dizajnirani za prikupljanje potpisa. Ako želite koristiti tijek rada za prikupljanje potpisa u dokumentu programa Microsoft Word, radnoj knjizi programa Microsoft Excel ili obrascu programa Microsoft InfoPath, pogledajte članak Sve o tijekovima rada za prikupljanjepotpisau odjeljku Vidi također.

Vrh segmenta

3. Tko može koristiti ovu vrstu tijeka rada?

Dodavanje tijeka rada   Da biste dodali tijek rada, po zadanome morate imati dozvolu za upravljanje popisima. (Grupa vlasnika ima dozvolu za upravljanje popisima po zadanim postavkama, dok grupe članova i posjetitelja nemaju.)

Pokretanje tijeka rada   Također po zadanom, da biste pokrenuli tijek rada koji je već dodan, morate imati dozvolu za uređivanje stavki. (Grupe članova i vlasnika imaju dozvolu za uređivanje stavki po zadanim postavkama, dok grupa posjetitelja nema.)

Osim toga, vlasnici mogu konfigurirati određene tijekove rada tako da ih mogu pokretati samo članovi vlasničke grupe. (Da biste to napravili, potvrdite okvir Za pokretanje tijeka rada zahtijevaj dozvole Upravljanje popisima, koji se nalazi na prvoj stranici obrasca za pridruživanje.)

Vrh segmenta

4. Kako isplanirati, dodati, pokrenuti i održavati ovu vrstu tijeka rada?

Ovo su osnovne faze:

  • PRIJE pokretanja tijeka rada (plan, dodavanje, početak)   
    Prije dodavanja tijeka rada planirate mjesto na koje ga želite dodati (za jedan popis ili biblioteku ili za cijelu zbirku web-mjesta) i detalje o tome kako će funkcionirati. Nakon dodavanja i konfiguracije tijeka rada, svatko tko ima potrebne dozvole može pokrenuti tijek rada za određenu stavku. Tijek rada može se izvoditi i automatski. Automatsko se izvođenje aktivira jednim ili obama događajima kao okidačima: kada se bilo koja stavka doda ili stvori na popisu ili u biblioteci ili kada se bilo koja stavka na popisu ili u biblioteci izmijeni.

  • DOK se tijek rada izvodi (dovršavanja, nadzora, prilagodbe)   
    Dok se tijek rada izvodi, pojedinačni sudionici dovrše dodijeljene zadatke. Sudionicima koji ne izvršavaju zadatke u rokovima šalju se automatski podsjetnici. U međuvremenu, napredak tijeka rada može se pratiti na stranici stanja tijeka rada za tu određenu instancu tijeka rada. Prilagodbe tijeku rada mogu se vršiti dok se izvodi s iste stranice, a s nje se tijek rada po potrebi može i otkazati ili prekinuti.

  • NAKON što se tijek rada pokrene (pregled, izvješće, promjena)   
    Kada tijek rada završi, cijela povijest tog rada (ili instance) može se pregledati do 60 dana na stranici Stanja tijeka rada. Na istoj stranici mogu se stvoriti statistička izvješća o izvedbi ove verzije tijeka rada. Naposljetku, ako postoji bilo što što želite promijeniti u vezi s funkcioniranjem tijeka rada, možete otvoriti i urediti obrazac za pridruživanje koji ste ispunili kada ste dodavali tijek rada.

Na sljedećem dijagramu te su faze prikazane iz perspektive osobe koja dodaje novi tijek rada.

Proces tijeka rada

U ovome segmentu utvrđujemo odluke koje morate donijeti i informacije koje morate prikupiti prije nego što dodate verziju tijeka rada za odobrenje.

Ako ste već upoznati s dodavanjem te vrste tijeka rada i samo vam je potreban podsjetnik o konkretnim koracima, idite izravno na odgovarajući segment Dodaj (Popis/biblioteka ili Zbirka web-mjesta) ovog članka.

Odjeljci u ovom segmentu

  1. Predlošci i verzije

  2. Uvod u obrazac za pridruživanje

  3. Dvanaest pitanja na koja valja odgovoriti

1. Predlošci i verzije

Tijekovi rada uključeni u proizvode sustava SharePoint funkcioniraju kao glavni predlošci na kojima se temelje specifični, pojedinačni tijekovi rada koje ste dodali na popise, u biblioteke i zbirke web-mjesta.

Svaki put kada dodate tijek rada za odobrenje, zapravo dodajete verziju općenitog predloška tijeka rada za odobrenje. Svaka verzija ima vlastiti naziv i vlastite postavke koje određujete u obrascu za pridruživanje prilikom dodavanja te pojedine verzije. Na taj način možete dodati više tijekova rada, od kojih su sve verzije temeljene na glavnom predlošku tijeka rada za odobrenje, no svaka je verzija nazvana i iskrojena za određeni način upotrebe. Imenovane verzije mogu se nazivati i instancama tijeka rada.

Vrh segmenta

2. Uvod u obrazac za pridruživanje

Svaki put kada dodate novu verziju tijeka rada na temelju jednog od uključenih predložaka tijeka rada, ispunite obrazac za pridruživanje da biste odredili način na koji želite da nova instanca funkcionira.

U slijedećem odlomku nalazi se popis pitanja koja će vas pripremiti za popunjavanje obrasca za pridruživanje. No prije toga na trenutak posvetite pažnju samom obrascu i poljima na njemu.

Prva stranica obrasca za pridruživanje

Prvi obrazac za pokretanje

Druga stranica obrasca za pridruživanje

Obrazac za unos informacija specifičnih za izvođenje

Polja u crvenom okviru na drugoj stranici prikazuju se i u obrascu za pridruživanje koji se pojavi svaki put kada se tijek rada pokrene ručno i koji se ondje može urediti za to jedno izvođenje.

Vrh segmenta

3. Dvanaest pitanja na koja valja odgovoriti

Kada budete znali odgovore na sva pitanja iz ovog odjeljka, bit ćete spremni za dodavanje tijeka rada

  1. Je li ovo odgovarajuća vrsta tijeka rada?

  2. Jedan popis ili biblioteka ili cijela zbirka web-mjesta? i Jedna vrsta sadržaja ili sve vrste sadržaja?

  3. Koji je dobar naziv?

  4. Popisi zadataka i popisi povijesti: postojeći ili novi?

  5. Na koji se način pokreće ovakav tijek rada i tko ga pokreće?

  6. Mogu li vrste sadržaja koje nasljeđuju od ove vrste preuzeti isti tijek rada?

  7. Sudionici: koje osobe i kojim redoslijedom?

  8. Koje dodatne informacije sudionici trebaju?

  9. Koji je krajnji rok zadataka?

  10. Kada ovaj tijek rada završava?

  11. Tko mora biti obaviješten?

  12. Hoće li ovaj tijek rada upravljati odobravanjem sadržaja?

1. Je li ovo odgovarajuća vrsta tijeka rada?

Nekoliko je predložaka tijeka rada koji u nazivima imaju riječ "Odobrenje". Ovaj se članak odnosi na predložak tijeka rada koji se prikazuje na izborniku kao Odobrenje – SharePoint 2010. Ako niste sigurni da je ova vrsta tijeka rada pravi izbor za vas, vratite se na segment DODATNE INFORMACIJE ovog članka. Dodatne informacije o dostupnim predlošcima tijeka rada potražite u članku O tijekovimarada koji se nalaze u sustavu SharePointu odjeljku Vidi također.

Vrh segmenta

02. Jedan popis ili biblioteka ili cijela zbirka web-mjesta? (i)Jedna vrsta sadržaja ili sve vrste sadržaja?

Novu verziju tijeka rada za odobrenje možete učiniti dostupnom samo na jednom popisu ili u biblioteci ili je možete učiniti dostupnom u cijeloj zbirci web-mjesta.

  • Ako dodate tijek rada za pojedini popis ili biblioteku, možete postaviti da se izvodi na svim vrstama sadržaja ili samo na jednoj vrsti sadržaja.

  • Međutim, ako dodajete tijek rada za cijelu zbirku web-mjesta, morate ga postaviti da se izvodi samo na jednoj vrsti sadržaja web-mjesta.

Mapa zbirke web-mjesta s tri objašnjena načina dodavanja

Što je vrsta sadržaja?

Svaki dokument ili neka druga stavka koja je pohranjena na popisu ili u biblioteci sustava SharePoint odgovara nekoj vrsti sadržaja. Vrsta sadržaja može biti osnovna i općenita, kao što su dokument ili proračunska tablice programa Excel, ili može biti specijalizirana, kao što su pravni ugovor ili specifikacije dizajna proizvoda. Neke vrste sadržaja dostupne su u proizvodima sustava SharePoint prema zadanim postavkama, no one se mogu prilagođavati te se mogu dodavati i nove vrste sadržaja koje sami stvorite. Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje ili prilagodba vrste sadržaja web-mjesta i Dodavanje vrste sadržaja na popis ili u biblioteku.

Vrh segmenta

3. Koji je dobar naziv?

Svom tijeku rada dajte naziv koji:

  • jasno daje do znanja za što se koristi

  • jasno ga razlikuje od drugih tijekova rada

Primjer

Zamislite da ste član grupa urednika. Vaša grupa želi koristiti dva različita tijeka rada za odobrenje da biste upravljali slanjem dokumenata vanjskih autora:

  • Prvi tijek rada pokrenut ćete za svaki poslani dokument da biste odlučili želite li ga prihvatiti na proces uređivanja.

  • Nakon što prihvatite i uredite poslani dokument, pokrenut ćete drugi tijek rada na uređenoj skici da biste odlučili želite li je prihvatiti kao konačnu skicu.

Prvi biste tijek rada mogli nazvati Odobrenje prihvaćanja primitka, a drugi Odobrenje konačne skice.

Savjet: Kao i uvijek dobra je ideja uspostaviti dosljedne konvencije imenovanja i pobrinuti se da su svi uključeni u tijekove rada s tim konvencijama i upoznati.

Vrh segmenta

4. Popisi zadataka i popisi povijesti: postojeći ili novi?

Tijek rada može koristiti zadani popis zadataka i povijest web-mjesta, koristiti druge postojeće popise zadataka i povijesti ili zatražiti nove popise samo za ovaj tijek rada.

  • Ako za web-mjesto planirate mnogo tijekova rada ili neki tijekovi rada uključuju brojne zadatke, preporučuje se da za svaki tijek rada zatražite nove popise. (Upravljanje predugim popisima može usporiti performanse. Brže je i lakše kada sustav održava nekoliko kraćih popisa nego jedan koji je vrlo dug.)

  • Ako zadaci i povijest ovog tijeka rada budu sadržavali osjetljive ili povjerljive podatke za koje biste željeli da su odvojeni od općih popisa, definitivno biste trebali navesti da želite nove, odvojene popise za ovaj tijek rada. (Nakon dodavanja ovog tijeka rada provjerite jesu li za nove popise postavljene odgovarajuće dozvole.)

Vrh segmenta

5. Na koji način (i tko) može pokrenuti ovaj tijek rada?

Tijeku rada možete postaviti isključivo ručno pokretanje, isključivo automatsko pokretanje ili oba:

  • Kada tijek rada za odobrenje pokrećete ručno na određenom dokumentu ili stavci, pojavi se drugi obrazac, obrazac za pokretanje. Obrazac za pokretanje sadrži većinu postavki s druge stranice obrasca za pridruživanje. Tako, ako osoba koja pokreće ovaj tijek rada želi promijeniti bilo koje od tih postavki (samo za trenutnu instancu), može to učiniti prije nego što klikne Pokreni. Idite na kontekstni izbornik > stavke > tijekova rada> odaberite tijek rada da biste ga ručno pokrenuli.

  • Pri automatskom pokretanju, naravno, obrazac za pokretanje ne prikazuje se, stoga se koriste zadane postavke određene u obrascu za pridruživanje bez ikakvih promjena.

Sljedeća ilustracija prikazuje razlike između ručnog pokretanja i automatskog pokretanja.

Usporedba obrazaca za ručno i automatsko pokretanje

Sve promjene koje ovdje unesete primjenjuju se samo tijekom trenutne instance tijeka rada. Da biste promijenili trajne, zadane postavke tijeka rada, uredite izvorni obrazac za pridruživanje, kao što je opisano u segmentu Promjena u ovom članku.

Ručno pokretanje

Ako dopustite ručno pokretanje, bilo koja osoba koja ima potrebne dozvole može pokrenuti tijek rada na bilo kojoj prikladnoj stavci u bilo kojem trenutku.

Prednost je ručnog pokretanja to što vi i vaši suradnici možete pokrenuti tijek rada samo kada i ako to odlučite, a pri svakom pokretanju imate priliku unijeti promjene nekih postavki pomoću obrasca za pokretanje.

Brzi primjer    Ako želite pokrenuti tijek rada samo na stavkama čiji je autor izvan vašeg tima, isključivo ručno pokretanje onemogućit će automatsko pokretanje na stavkama čiji ste autor vi ili netko od članova tima. (Alternativno rješenje: održavajte jedan popis ili biblioteku za stavke kojima su autori članovi vašeg tima i drugi popis ili biblioteku za stavke kojima su autori ostali. Na taj način tijek rada možete pokrenuti automatski, ali samo na popisu vanjskih autora. Drugo rješenje: dodajte uvjet IF i postavite Ga stvorio određenoj osobi. Dodatne informacije potražite u članku Brzi pregled uvjeta tijeka rada.)

Primarni je nedostatak ručnog pokretanja to što se netko mora sjetiti pokrenuti tijek rada kad god je to potrebno.

Automatsko pokretanje

Tijek rada možete postaviti da se automatski pokrene uslijed nekog od sljedećih događaja:

  • Netko pokušava objaviti glavnu verziju stavke.

  • Nova je stavka stvorena na popisu ili u biblioteci ili je prenesena na popis ili u biblioteku.

  • Stavka koja je već pohranjena na popisu ili u biblioteci je izmijenjena.

Prednost automatskog pokretanja je ta da se nitko ne mora sjetiti pokrenuti tijek rada. Pokreće se svaki put kada se dogodi pokretački događaj.

Brzi primjer    Ako ste odgovorni za točnost i prikladnost stavki na popisu, na taj popis možete dodati tijek rada za odobrenje i navesti sebe kao jedinog sudionika. Tijek rada možete postaviti na automatsko pokretanje prilikom svake promjene stavke ili dodavanja nove stavke. Tako ćete uvijek biti u tijeku događanja.

Dva nedostatka automatskog pokretanja:

  • Ne možete spriječiti da se tijek rada pokrene nakon pokretačkog događaja.

  • Ne možete promijeniti postavke na početku pojedine instance.

Dodatne informacije o automatskom pokretanju tijeka rada za odobrenje prilikom svakog pokušaja objavljivanja glavne verzije stavke potražite u segmentu Kontrola ovog članka.

Vrh segmenta

6. Mogu li vrste sadržaja koje nasljeđuju od ovog preuzeti isti tijek rada?

Mogućnost dodavanja tijeka rada svim ostalim vrstama sadržaja u zbirci web-mjesta koje nasljeđuju od vrste sadržaja u koju dodajete tijek rada imate samo kada tijek rada dodate vrsti sadržaja za cijelu zbirku web-mjesta.

Napomene

  • Operacija koja izvršava sva dodatna dodavanja može potrajati.

  • Ako je nasljeđivanje prekinuto za bilo koje web-mjesto ili podmjesto na koje želite dodati tijek rada za nasljedne vrste sadržaja, prije izvođenja operacije provjerite jeste li član grupe vlasnika na svakom od tih web-mjesta ili podmjesta.

Vrh segmenta

7. Sudionici: koje osobe i kojim redoslijedom?

Morate navesti ime ili adresu e-pošte svake osobe kojoj se dodjeljuju zadaci pregleda.

Jedna ili više faza?    Možete odabrati želite li imati samo jednu fazu zadataka pregleda ili više njih. Ako imate više faza, one će se izvoditi jedna za drugom.

Paralelni ili serijski pregledi?    Za sudionike u svakoj od faza možete odabrati da se njihovi zadaci pregleda dodjeljuju u isto vrijeme (paralelno) ili da im se zadaci pregleda dodjeljuju jedan za drugim (serijski), redoslijedom koji vi odaberete. Serijska mogućnost može biti korisna ako, na primjer, postavite završetak tijeka rada nakon prvog odbacivanja – ili ako želite da kasniji suradnici mogu vidjeti komentare prethodnih sudionika kao dio konteksta svojih pregleda.

Primjer

Ovaj jednostavni scenarij ilustrira nekoliko prednosti zadataka u više faza kao i serijskog pregleda:

Zamislite da Frank dodaje novi tijek rada za odobrenje. On želi da Zrinka i Tamara pregledaju svaku stavku prije nego što je on pregleda. Osim toga, želi da tijek rada završi prije vlastitog pregleda ako Anna ili Sean odbiju stavku. Luka to može postaviti na bilo koji od sljedeća dva načina:

  • Pomoću serijskog pregleda   Luka postavlja serijski pregled u jednoj fazi u kojoj su Zrinka i Tamara prva dva sudionika, a on je treći te odabire mogućnost Prekid prilikom prvog odbacivanja.
    U tom rasporedu Anna mora odobriti stavku prije dodjele Seanova zadatka, a zatim Sean mora odobriti stavku prije dodjele Frankova zadatka. Ako Zrinka odbaci stavku, ni Tamari ni Luki neće biti dodijeljen zadatak, no ako ga Zrinka odobri, a Tamara odbaci, tada se tijek rada završava prije dodjeljivanja zadatka Luki.
    Evo kako Frank postavlja svoj serijski pregled u jednoj fazi.
    Obrazac s istaknutom postavkom za serijsku fazu
    Odabrana mogućnost Prekid prilikom prvog odbacivanja

  • Pomoću dviju faza   Ako Luka želi da se Zrinki i Tamari njihovi pregledi dodijele u isto vrijeme, tako da Tamara ne treba odgađati početak rada dok Zrinka ne završi, Luka može postaviti dvije faze u tijeku rada: prvu paralelnu fazu za Zrinkin i Tamarin pregled i drugu odvojenu fazu samo za svoj pregled. Ponovno odabire mogućnost Prekid prilikom prvog odbacivanja. Druga faza neće se pokrenuti dok se prva faza ne dovrši, tako da se Luki i ovaj put, ako Zrinka ili Tamara odbace stavku, zadatak neće dodijeliti.
    Evo kako Frank postavlja svoj paralelni pregled u dvije faze.
    Obrazac s istaknutom postavkom za paralelnu fazu
    Odabrana mogućnost Prekid prilikom prvog odbacivanja

Ovo su dijagrami obiju situacija.

Serijski tijek rada i tijek rada s dvije paralelne faze

Vanjski sudionici    Za uključivanje sudionika koji nisu članovi vaše tvrtke ili ustanove u sustavu SharePoint postoji poseban proces. U tom procesu član web-mjesta djeluje kao posrednik za vanjskog sudionika.

Ovdje je dijagram takvog procesa:

Grafikon procesa tijeka rada za uključivanje vanjskih sudionika

Dodijeliti jedan zadatak svakoj cijeloj grupi ili jedan zadatak svakom članu grupe?    Ako među sudionike tijeka rada uvrstite adresu grupe ili popis za raspodjelu, tijek rada može svakom članu grupe dodijeliti jedan zadatak ilidodijeliti samo jedan zadatak cijeloj grupi (ali i dalje poslati obavijest o tom jednom zadatku svakom članu). Kada se samo jedan zadatak dodijeli cijeloj grupi, tada bilo koji član grupe može preuzeti i obaviti taj zadatak. (Upute za traženje grupnog zadatka pronaći ćete u segmentu Dovršavanja ovog članka.)

Vrh segmenta

8. Koje dodatne informacije sudionici trebaju?

Na obrascu za pridruživanje nalazi se tekstno polje u koje možete unijeti upute, detalje o uvjetima, resursima itd.

Dvije stvari koje možete unijeti:

  • Podaci za kontakt, u slučaju da sudionici imaju poteškoća ili pitanja.

  • Ako tijek rada dodijeli samo jedan zadatak cijeloj grupi ili popisu za raspodjelu, napomenite da jedan član svake grupe treba preuzeti zadatak prije dovršavanja. Na taj način drugi članovi grupe neće gubiti vrijeme na započinjanje istog zadatka. Pojedinosti o preuzimanju grupnog zadatka pronaći ćete u segmentu Dovršavanja ovog članka

Vrh segmenta

9. Koji je krajnji rok zadataka?

Krajnji rok zadataka tijeka rada možete naznačiti na jedan ili oba načina:

Prema datumu iz kalendara    Možete navesti datum iz kalendara do kojeg svi zadaci moraju biti dovršeni.

  • Ako tijek rada postavite tako da se automatski pokreće, obično ne biste trebali koristiti tu mogućnost. To je zato što se vrijednost datuma koju navedete neće automatski prilagoditi u odnosu na trenutni datum svaki put kada se tijek rada automatski pokrene.

Prema trajanju zadatka    Možete navesti dopušteni broj dana, tjedana ili mjeseci za obavljanje svakog zadatka, počevši od datuma dodjele zadatka.

  • Datum dospijeća kalendara nadjačava određeno trajanje zadatka. To jest: ako je danas 10. lipnja, a danas mi je dodijeljen zadatak koji traje tri dana, ali koji ima i datum dospijeća kalendara od 11. lipnja, zadatak će biti dostojen 11. lipnja (krajnji rok kalendara), a ne 13. lipnja (kraj trodnenog trajanja).

Vrh segmenta

10. Kada ovaj tijek rada završava?

Da biste izbjegli izgubljeno vrijeme potrošeno na nepotrebne preglede, možete odabrati da se tijek rada završi odmah (prije navedenog ili izračunatog roka), ako se dogodi jedan od dva događaja:

  • Neki od sudionika odbacio je stavku.

  • Stavka je na bilo koji način promijenjena.

Napomena: Tijek rada ne može se pokrenuti na stavci koja je trenutno odjavljena. Nakon pokretanja tijeka rada, međutim, stavka za pregled može se odjaviti da bi se spriječile promjene. (No dok se ta stavka ponovno ne prijavi, nijedan drugi tijek rada ne može se pokrenuti na njoj.)

Vrh segmenta

11. Tko mora biti obaviješten?

U polje Kopija koje se nalazi na drugoj stranici obrasca za pridruživanje možete unijeti imena ili adrese svih koje treba obavijestiti svaki put kada se tijek rada pokrene ili završi.

  • Unos imena ovdje neće rezultirati dodjeljivanjem zadatka tijeka rada toj osobi.

  • Kada se tijek rada pokreće ručno, osoba koja ga pokreće prima obavijesti o pokretanju i završetku bez potrebe da bude navedena u ovom polju.

  • Kada se tijek rada pokreće automatski, osoba koja ga je izvorno dodala automatski prima obavijesti o pokretanju i završetku i nema potrebe da bude navedena u ovom polju.

Vrh segmenta

12. Hoće li ovaj tijek rada upravljati odobravanjem sadržaja?

Možda imate popise ili biblioteke s novim stavkama i/ili novim verzijama trenutnih stavki u kojima treba provjeriti točnost sadržaja ili prikladnost oblika i stila prije nego što postanu vidljive svima koji imaju pristup popisu. Ta se vrsta procesa pregleda naziva odobrenje sadržaja.

U proizvodima sustava SharePoint možete koristiti tijek rada za odobrenje da biste pojednostavili proces odobrenja sadržaja i učinili ga učinkovitijim. Dodatne informacije potražite u segmentu Upravljanje odobrenjem sadržaja ovog članka.

Daljnji koraci

Ako ste spremni dodati novi tijek rada za odobrenje na popis, biblioteku ili zbirku web-mjesta, idite na odgovarajući segment Dodaj(Popis/biblioteka iliZbirkaweb-mjesta) ovog članka.

Možda imate popise i biblioteke s novim stavkama i/ili novim verzijama trenutnih stavki u kojima treba provjeriti točnost sadržaja ili prikladnost oblika i stila prije nego što postanu vidljive svima koji imaju pristup popisu. Ta se vrsta procesa pregleda naziva odobrenje sadržaja.

U proizvodima sustava SharePoint možete ručno upravljati odobrenjem sadržaja, bez tijeka rada, no tijek rada za odobrenje u sustavu SharePoint može proces pojednostaviti i učiniti ga učinkovitijim.

Ako već niste upoznati s određivanjem verzije i značajkama odobrenja sadržaja u proizvodima sustava SharePoint, preporučujemo da započnete sa sljedećim člancima:

Dva su načina na koja tijek rada za odobrenje može upravljati procesom odobrenja sadržaja, a svaki je način povezan s jednom kontrolom na obrascu za pridruživanje koji ispunjavate prilikom prvog dodavanja tijeka rada. Tijek rada možete koristiti za jedan ili oba načina.

Upravljanje objavljivanjem glavnih verzija

U području Mogućnosti pokretanja na prvoj stranici obrasca za pridruživanje nalazi se mogućnost Da biste odobrili objavljivanje glavne verzije stavke, pokrenite ovaj tijek rada. Imajte na umu:

  • Ta je mogućnost dostupna sam ako je tijek rada za odobrenje pokrenut na svim vrstama sadržaja na jednom popisu ili u biblioteci, a ne za bilo koji tijek rada koji se izvodi na stavkama samo jedne vrste sadržaja.

  • Da bi ova mogućnost bila dostupna, odobrenje sadržaja mora biti omogućeno za popis ili biblioteku na stranici postavljanja postavki za određivanje verzije, a na toj stranici treba biti odabrana mogućnost Stvori glavne i radne verzije (skice).

  • Ako odaberete tu mogućnost, dvije mogućnosti koje je slijede postaju nedostupne: Pokreni ovaj tijek rada kada se stvori nova stavka i Pokreni ovaj tijek rada kada se stavka promijeni.

  • Ako ste odabrali ovu mogućnost, tijek rada će se automatski pokrenuti na stavci samo kada netko pokuša objaviti glavnu verziju stavke.

  • Na popisu ili u biblioteci može biti samo jedan tijek rada za odobrenje koji se koristi za odobravanje objavljivanja glavnih verzija. Ako pokušate odrediti drugi tijek rada na istom popisu ili u biblioteci, od vas će se zatražiti da odaberete jedan ili drugi.

Upravljanje koje se ne temelji na određivanju verzije

U području Omogućivanje odobrenja sadržaja na drugoj stranici obrasca za pridruživanje nalazi se mogućnost Ažuriraj stanje odobrenja nakon dovršetka tijeka rada (pomoću tog tijeka rada upravljaj odobrenjem sadržaja)..

Ta je mogućnost dostupna u obrascu bez obzira na to je li odobrenje sadržaja potrebno na popisu ili u biblioteci. U svakom slučaju, vrijednost u polju Odobrenje za stavku ažurira se na temelju ishoda tijeka rada.

Pomoću ove mogućnosti možete:

  • uvijek pokrenuti tijek rada ručno,

  • odabrati jednu ili više mogućnosti za automatsko pokretanje na prvoj stranici obrasca za pridruživanje ili

  • omogućiti i ručno i automatsko pokretanje

Upravljanje sadržajem za objavljivanje na web-mjestima

Upravljanje sadržajem specijaliziran je proces na web-mjestima koji objavljuje stranice na web. Sukladno tome, ponuđen je specijalizirani tijek rada za odobrenje objavljivanja koji se koristi na web-mjestima za objavljivanje, kao i predložak web-mjesta (pod nazivom web-mjesto za objavljivanje s tijekom rada) s verzijom tog tijeka rada koja je već prilagođena za korištenje prilikom web-objavljivanja.

Što je sljedeće?

Ako ste spremni dodati novi tijek rada za odobrenje na popis, biblioteku ili zbirku web-mjesta, idite na odgovarajući segment Dodaj(Popis/biblioteka iliZbirkaweb-mjesta) ovog članka.

Ako još niste upoznati s dodavanjem tijekova rada, pročitajte prethodne segmente ovog članka DODATNE INFORMACIJE i PLANIRANJE pa nastavite s koracima iz ovog segmenta.

Odjeljci u ovom segmentu

  1. Prije početka

  2. Dodavanje tijeka rada

1. Prije početka

Prije nego što dodate tijek rada, dvije stvari moraju biti ispravno postavljene:

E-pošta    Da bi tijek rada mogao slati obavijesti i podsjetnike putem e-pošte, ona mora biti omogućena za vaše web-mjesto sustava SharePoint. Ako niste sigurni da je to postavljeno, obratite se administratoru sustava SharePoint. Pogledajte i korak po korak u sustavu SharePoint 2013: Postavljanje postavki izlazne e-pošte.

Dozvole    Prema zadanim postavkama sustava SharePoint morate imati dozvolu za upravljanje popisima da biste mogli dodavati tijekove rada za popise, biblioteke ili zbirke web-mjesta. (Grupa vlasnika ima dozvolu za upravljanje popisima po zadanim postavkama dok grupe članova i posjetitelja nemaju. Dodatne informacije možete pronaći u segmentu DODATNE INFORMACIJE ovog članka.)

Vrh segmenta

2. Dodajte tijek rada

Slijedite ove korake:

  1. Otvorite popis ili biblioteku za koju želite dodati tijek rada.

  2. Na vrpci kliknite karticu Popis ili Biblioteka.

    Napomena: Naziv kartice može se razlikovati ovisno o vrsti popisa ili biblioteke. Na primjer, na popisu kalendara kartica ima naziv Kalendar.

  3. U grupi Postavke kliknite Postavke tijeka rada.

  4. Na stranici s postavkama tijeka rada u odjeljku Pokaži pridruživanja tijeka rada ove vrste odredite želite li da se tijek rada pokreće na dokumentu, popisu ili mapi, a zatim kliknite Dodavanje tijeka rada.

  5. Ispunite prvu stranicu obrasca za pridruživanje.
    (Upute slijedite ilustraciju.)

    Dodavanje osnovnih informacija o tijeku rada s odjeljcima u oblačićima

    Oblačić broj jedan

    Vrsta sadržaja

    Zadržite zadani odabir Sve ili odaberite konkretnu vrstu sadržaja.

    Oblačić broj dva

    Predložak

    Odaberite predložak Odobrenje – SharePoint 2010.

    Napomena: Ako se predložak Odobravanje – SharePoint 2010 ne prikazuje na popisu, obratite se administratoru sustava SharePoint da biste saznali kako ga aktivirati za zbirku web-mjesta ili radni prostor. Ako ste administrator, otvorite Postavke web-mjesta >značajke zbirke web-mjesta > značajku aktivacije tijekova rada.

    Oblačić broj 3

    Naziv

    Upišite naziv za taj tijek rada. Po nazivu će korisnici tog popisa ili biblioteke prepoznati taj tijek rada.

    Prijedloge za imenovanje tijekova rada potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

    Oblačić broj četiri

    Popis zadataka

    Odaberite popis zadataka koji će se koristiti u ovom tijeku rada. Odaberite postojeći popis zadataka ili kliknite Novi popis zadataka da biste stvorili novi popis.

    Informacije o razlozima za stvaranje novog popisa zadataka (umjesto odabira postojećeg) potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

    Oblačić broj pet

    Popis povijesti

    Odaberite popis povijesti koji će se koristiti u ovom tijeku rada. Odaberite postojeći popis povijesti ili kliknite Povijest tijeka rada (novo) da biste stvorili novi popis.

    Informacije o razlozima za stvaranje novog popisa povijesti (umjesto odabira postojećeg) potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

    Oblačić broj šest

    Mogućnosti pokretanja

    Odredite načine na koje će se ovaj tijek rada pokretati.

    Informacije o odabiru mogućnosti pokretanja potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

    Informacije o korištenju tijeka rada za kontrolu odobrenja sadržaja, uključujući objavljivanje glavnih verzija, potražite u segmentu Kontrola ovog članka.

    • Imajte na umu da se mogućnost Pokreni ovaj tijek rada radi odobravanja objavljivanja glavne verzije stavke ne prikazuje ako tijek rada dodajete samo za jednu vrstu sadržaja. 

    • Imajte na umu i da će, ako odaberete Da biste odobrili objavljivanje glavne verzije stavke, pokrenite ovaj tijek rada, dva sljedeća potvrdna okvira postati nedostupna.

  6. Nakon što su sve postavke u ovom obrascu postavljene onako kako vi to želite, kliknite Dalje.

  7. Ispunite drugu stranicu obrasca za pridruživanje.
    (Upute slijedite ilustraciju.)

    Napomena: Proizvodi sustava SharePoint nude prvih nekoliko mogućnosti na ovoj drugoj stranici obrasca za pridruživanje — brojevi od jedan do sedam na sljedećoj slici, od Odobritelji do Kopija — svaki put kad ručno pokrenete tijek rada da biste mogli mijenjati mogućnosti samo za tu jednu instancu.

    Dodavanje zadanih vrijednosti tijeka rada s poljima u oblačićima

    Oblačić broj jedan

    Dodijeli korisniku

    Unesite imena ili adrese osoba kojima želite da tijek rada dodijeli zadatke.

    • Ako se zadaci dodjeljuju jedan po jedan (serijski)   
      Unesite imena ili adrese redoslijedom kojim se zadaci trebaju dodijeliti.

    • Ako se svi zadaci dodjeljuju istodobno (paralelno)   
      Redoslijed imena ili adresa nije bitan.

    • Ako zadatak dodjeljujete nekome izvan tvrtke    ili ustanove sustava SharePoint
      Dodatne informacije o uključivanjem vanjskih sudionika potražite u segmentu Dovršenje ovog članka.

    Oblačić broj dva

    Redoslijed

    Odredite hoće li se zadaci dodjeljivati jedan po jedan (serijski) ili svi odjednom (paralelno).

    Dodatne informacije o korištenju serijskog i paralelnog redoslijeda potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

    Oblačić broj 3

    Dodavanje nove faze

    Po želji dodajte još faza nakon ove prve koju ste upravo konfigurirali.

    • Da biste izbrisali čitavu fazu, kliknite u polje Dodijeli korisniku za tu fazu, a zatim pritisnite tipke CTRL + DELETE.

    Dodatne informacije o korištenju više faza potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

    Oblačić broj četiri

    Proširivanje grupa

    • Da biste jedan zadatak dodijelili svakom članu svake grupe koju ste unijeli u polje Dodijeli, potvrdite ovaj okvir. (Svaki član grupe primit će obavijest o zadatku i svaki će član imati svoj zadatak za obaviti.)

    • Da biste samo jedan zadatak dodijelili svakoj cijeloj grupi koju ste unijeli u polje Dodijeli, poništite ovaj potvrdni okvir. (Svaki će član grupe primiti obavijest o zadatku, no samo će jedan član preuzeti i obaviti zadatak u ime cijele grupe. Upute za traženje grupnog zadatka pronaći ćete u segmentu Dovršavanja ovog članka.)

    Oblačić broj pet

    Zahtjev

    Tekst koji ovdje unesete bit će sastavni dio svake obavijesti o zadatku koju tijek rada pošalje. Ne zaboravite obuhvatiti sve dodatne upute ili resurse koje bi sudionici mogli zatrebati, kao što su:

    • Podaci za kontakt

    • Ako je prikladno, obavijest o zadacima dodijeljenim cijelim grupama ili popisima za raspodjelu. (Upute za traženje grupnog zadatka pronaći ćete u segmentu Dovršavanja ovog članka.)

    Oblačić broj šest

    Krajnji rokovi i trajanja zadataka

    Navedite datum krajnjeg roka za cijeli tijek rada i/ili broj dana, tjedana ili mjeseci za dovršetak svakog zadatka od datuma dodjeljivanja.

    • Ako se ovaj tijek rada pokreće automatski, dobra je ideja polje Krajnji rok za sve zadatke ostaviti praznim i koristiti dva polja za trajanje radi upravljanja krajnjim rokom. Uvijek možete navesti precizan datum krajnjeg roka na obrascu za pokretanje, ako i kada tijek rada pokrećete ručno.

    Dodatne informacije o tome kada koristiti datume krajnjeg roka, a kada koristiti trajanje zadatka potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

    Oblačić broj sedam

    KOPIJA

    Unesite imena ili adrese e-pošte svih osoba koje trebaju biti obaviještene svaki put kada se tijek rada pokrene ili završi.

    • Unos naziva ovdje ne rezultira dodjelom zadatka tijeka rada.

    • Kada se tijek rada pokreće ručno, osoba koja ga pokreće prima obavijesti o pokretanju i završavanju bez obzira na to je li navedena u ovom polju.

    • Kada se tijek rada pokreće automatski, osoba koja ga je izvorno dodala prima obavijesti o pokretanju i završetku bez obzira na to je li navedena u ovom polju.

    Oblačić broj osam

    Završavanje tijeka rada

    Odaberite jednu, nijednu ili obje mogućnosti

    Dodatne informacije o tim mogućnostima potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

    Oblačić broj devet

    Omogući odobrenje sadržaja

    Potvrdite ovaj okvir ako ovaj tijek rada namjeravate koristiti za upravljanje odobrenjem sadržaja.

    Dodatne informacije o korištenju tijeka rada za kontrolu odobrenja sadržaja, uključujući objavljivanje glavnih verzija, potražite u segmentu Kontrola ovog članka.

  8. Nakon što ste sve postavke na ovoj stranici postavili onako kako želite, kliknite Spremi da biste stvorili tijek rada.

Ako još niste upoznati s dodavanjem tijekova rada, pročitajte prethodne segmente ovog članka DODATNE INFORMACIJE i PLANIRANJE pa nastavite s koracima iz ovog segmenta.

Odjeljci u ovom segmentu

  1. Prije početka

  2. Dodavanje tijeka rada

1. Prije početka

Prije nego što dodate tijek rada, dvije stvari moraju biti ispravno postavljene:

E-pošta    Da bi tijek rada mogao slati obavijesti i podsjetnike putem e-pošte, za web-mjesto mora biti omogućena e-pošta. Ako niste sigurni je li omogućena, obratite se administratoru sustava SharePoint. Pogledajte i korak po korak u sustavu SharePoint 2013: Postavljanje postavki izlazne e-pošte.

Dozvole    Prema zadanim postavkama sustava SharePoint morate imati dozvolu za upravljanje popisima da biste mogli dodavati tijekove rada za popise, biblioteke ili zbirke web-mjesta. (Grupa vlasnika ima dozvolu za upravljanje popisima po zadanim postavkama dok grupe članova i posjetitelja nemaju. Dodatne informacije možete pronaći u segmentu DODATNE INFORMACIJE ovog članka.)

Vrh segmenta

2. Dodajte tijek rada

Slijedite ove korake:

  1. Idite na početnu stranicu zbirke web-mjesta (ne na početnu stranicu web-mjesta ili podmjesta unutar zbirke).

  2. Kliknite ikonu Postavke Gumb Postavke javnog web-mjesta sustava SharePoint Online a zatim Postavke web-mjesta.

  3. Na stranici Postavke web-mjesta u odjeljku Galerije web-dizajnera kliknite Vrste sadržaja web-mjesta.

  4. Na stranici Vrste sadržaja web-mjesta kliknite naziv vrste sadržaja web-mjesta za koju želite dodati tijek rada.

    Napomena: Tijek rada dodan u cijelu zbirku web-mjesta mora biti dodan za stavke samo jednevrste sadržaja.

    Vrste sadržaja dokumenata s označenom vrstom

    1. Na stranici za odabranu vrstu sadržaja u odjeljku Postavke kliknite Postavke tijeka rada.
      Veza Postavke tijeka rada u odjeljku Postavke

    2. Na stranici Postavke tijeka rada kliknite vezu Dodaj tijek rada.
      Veza Dodaj tijek rada

    3. Ispunite prvu stranicu obrasca za pridruživanje.
      (Upute slijedite ilustraciju.)

    Stranica za postavljanje tijeka rada

    Oblačić broj jedan

    Predložak

    Odaberite predložak Odobrenje – SharePoint 2010.

    Napomena: Ako se predložak Odobravanje – SharePoint 2010 ne prikazuje na popisu, obratite se administratoru sustava SharePoint da biste saznali kako ga aktivirati za zbirku web-mjesta ili radni prostor. Ako ste administrator, otvorite Postavke web-mjesta > značajke zbirke web-mjesta > značajku aktivacije tijekova rada.

    Oblačić broj dva

    Naziv

    Upišite naziv za taj tijek rada. Po nazivu će korisnici te zbirke web-mjesta prepoznati taj tijek rada.

    Prijedloge za imenovanje tijekova rada potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

    Oblačić broj 3

    Popis zadataka

    Odaberite popis zadataka koji će se koristiti u ovom tijeku rada. Odaberite postojeći popis zadataka ili kliknite Novi popis zadataka da biste stvorili novi popis.

    Informacije o razlozima za stvaranje novog popisa zadataka (umjesto odabira postojećeg) potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

    Oblačić broj četiri

    Popis povijesti

    Odaberite popis povijesti koji će se koristiti u ovom tijeku rada. Odaberite postojeći popis povijesti ili kliknite Povijest tijeka rada (novo) da biste stvorili novi popis.

    Informacije o razlozima za stvaranje novog popisa povijesti (umjesto odabira postojećeg) potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

    Oblačić broj pet

    Mogućnosti pokretanja

    Odredite načine na koje će se ovaj tijek rada pokretati.

    Informacije o odabiru mogućnosti pokretanja potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

    Oblačić broj šest

    Želite li ovaj tijek rada dodati u podređene vrste sadržaja?

    Odaberite bi li se ovaj tijek rada trebao dodavati (pridruživati) svim ostalim vrstama sadržaja web-mjesta i popisa koje nasljeđuju iz ove vrste sadržaja.

    • Operacija koja izvršava sva dodatna dodavanja može potrajati.

    • Ako je nasljeđivanje prekinuto za bilo koje web-mjesto ili podmjesto na koje želite dodati tijek rada za nasljedne vrste sadržaja, provjerite jeste li član grupe vlasnika na svakom od tih web-mjesta ili podmjesta prije izvođenja operacije.

  5. Kada sve postavke na ovoj stranici postavite onako kako želite, kliknite Dalje.

  6. Ispunite drugu stranicu obrasca za pridruživanje.
    (Upute slijedite ilustraciju.)

    Napomena: SharePoint vam nudi prvih nekoliko mogućnosti na ovoj drugoj stranici obrasca za pridruživanje – brojeve od jedan do sedam na sljedećoj ilustraciji, od odobravatelja do kopija – svaki put kada ručno pokrenete tijek rada da biste mogli mijenjati te mogućnosti samo za tu jednu instancu.

    Dodavanje zadanih vrijednosti tijeka rada s poljima u oblačićima

    Oblačić broj jedan

    Dodijeli korisniku

    Unesite imena ili adrese osoba kojima želite da tijek rada dodijeli zadatke.

    • Ako se zadaci dodjeljuju jedan po jedan (serijski)   
      Unesite imena ili adrese redoslijedom kojim želite dodijeliti zadatke.

    • Ako se svi zadaci dodjeljuju istodobno (paralelno)   
      Redoslijed imena ili adresa nije bitan.

    • Ako zadatak dodjeljujete nekome izvan tvrtke    ili ustanove sustava SharePoint
      Dodatne informacije o uključivanjem vanjskih sudionika potražite u segmentu Dovršenje ovog članka.

    Oblačić broj dva

    Redoslijed

    Odredite hoće li se zadaci dodjeljivati jedan po jedan (serijski) ili svi odjednom (paralelno).

    Dodatne informacije o korištenju serijskog i paralelnog redoslijeda potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

    Oblačić broj 3

    Dodavanje nove faze

    Dodajte željene faze nakon prve faze koju ste upravo konfigurirali.

    • Da biste izbrisali čitavu fazu, kliknite u polje Dodijeli korisniku za tu fazu, a zatim pritisnite tipke CTRL + DELETE.

    Dodatne informacije o korištenju više faza potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

    Oblačić broj četiri

    Proširivanje grupa

    • Da biste jedan zadatak dodijelili svakom članu svake grupe koju ste unijeli u polje Dodijeli, potvrdite ovaj okvir. (Svaki član grupe primit će obavijest o zadatku i svaki će član imati svoj zadatak za obaviti.)

    • Da biste dodijelili samo jedan zadatak cijeloj grupi koju unesete u polje Dodijeli, poništite taj potvrdni okvir. (Svaki će član grupe primiti obavijest o zadatku, no samo će jedan član preuzeti i obaviti zadatak u ime cijele grupe. Upute za traženje grupnog zadatka pronaći ćete u segmentu Dovršavanja ovog članka.)

    Oblačić broj pet

    Zahtjev

    Tekst koji ovdje unesete bit će sastavni dio svake obavijesti o zadatku koju tijek rada pošalje. Ne zaboravite obuhvatiti sve dodatne upute ili resurse koje bi sudionici mogli zatrebati, kao što su:

    • Podaci za kontakt

    • Ako je prikladno, obavijest o zadacima dodijeljenim cijelim grupama ili popisima za raspodjelu. (Upute za traženje grupnog zadatka pronaći ćete u segmentu Dovršavanja ovog članka.)

    Oblačić broj šest

    Krajnji rokovi i trajanja zadataka

    Navedite datum krajnjeg roka za cijeli tijek rada i/ili broj dana, tjedana ili mjeseci za dovršetak svakog zadatka od datuma dodjeljivanja.

    • Ako se ovaj tijek rada pokreće automatski, dobra je ideja polje Krajnji rok za sve zadatke ostaviti praznim i koristiti dva polja za trajanje radi upravljanja krajnjim rokom. Uvijek možete navesti precizan datum krajnjeg roka na obrascu za pokretanje, ako i kada tijek rada pokrećete ručno.

    Dodatne informacije o tome kada koristiti datume krajnjeg roka, a kada koristiti trajanje zadatka potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

    Oblačić broj sedam

    KOPIJA

    Unesite imena ili adrese e-pošte svih osoba koje trebaju biti obaviještene svaki put kada se tijek rada pokrene ili završi.

    • Unos naziva ovdje ne rezultira dodjelom zadatka tijeka rada.

    • Kada se tijek rada pokreće ručno, osoba koja ga pokreće prima obavijesti o pokretanju i završavanju bez obzira na to je li navedena u ovom polju.

    • Kada se tijek rada pokreće automatski, osoba koja ga je izvorno dodala prima obavijesti o pokretanju i završetku bez obzira na to je li navedena u ovom polju.

    Oblačić broj osam

    Završavanje tijeka rada

    Odaberite jednu, nijednu ili obje mogućnosti

    Dodatne informacije o tim mogućnostima potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

    Oblačić broj devet

    Omogući odobrenje sadržaja

    Potvrdite ovaj okvir ako ovaj tijek rada namjeravate koristiti za upravljanje odobrenjem sadržaja.

    Dodatne informacije o korištenju tijeka rada za kontrolu odobrenja sadržaja, uključujući objavljivanje glavnih verzija, potražite u segmentu Kontrola ovog članka.

  7. Nakon što ste sve postavke na ovoj stranici postavili onako kako želite, kliknite Spremi da biste stvorili tijek rada.

Što je sljedeće?

Ako ste spremni, prijeđite na segment POKRETANJE ovog članka i pokrenite prvu instancu da biste testirali novi tijek rada.

Tijek rada možete postaviti tako da se pokreće samo ručno, samo automatski pokretanje ili na oba načina:

  • Ručno u bilo kojem trenutku od strane bilo koga tko ima potrebne dozvole.

  • Automatski kada se dogodi pokretački događaj. Dakle, kada se stavka doda na popis ili u biblioteku i/ili kada se stavka na popisu ili u biblioteci na bilo koji način promijeni i/ili kada netko pokuša objaviti glavnu verziju stavke.
    (Događaj ili događaji koji pokreću navedeni su na prvoj stranici obrasca za pridruživanje tijekom izvornog pridruživanja i konfiguracije tijeka rada. Dodatne informacije potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.)

Napomena: Tijek rada ne može se pokrenuti na stavci koja je trenutno odjavljena. Nakon pokretanja tijeka rada, međutim, stavka za pregled može se odjaviti da bi se spriječile promjene. (No dok se ta stavka ponovno ne prijavi, nijedan drugi tijek rada ne može se pokrenuti na njoj.)

Odjeljci u ovom segmentu

  1. Automatsko pokretanje tijeka rada

  2. Ručno pokretanje tijeka rada

  3. Ručno pokretanje s popisa ili iz biblioteke

  4. Ručno pokretanje unutar programa sustava Microsoft Office

1. Automatsko pokretanje tijeka rada

Ako je tijek rada postavljen na automatsko pokretanje, svaki put kada se dogodi pokretački događaj, tijek rada se pokreće na stavci koja ga je pokrenula.

Nakon pokretanja tijek rada dodjeljuje prvi zadatak ili zadatke i svakoj osobi kojoj je zadatak dodijeljen šalje obavijest o zadatku. U međuvremenu, šalje i obavijesti o pokretanju (različite od obavijesti o zadatku) osobi koja je izvorno dodala tijek rada i svima koji su navedeni u polju Kopija na drugoj stranici obrasca o pridruživanju.

Napomena: Kada se doda novi tijek rada koji će se automatski pokrenuti, polje Datum dospijeća za sve zadatke na drugoj stranici obrasca za pridruživanje obično bi trebalo ostati prazno jer se bilo koja eksplicitna vrijednost datuma neće automatski prilagoditi u odnosu na datum početka tijeka rada svaki put. Dodatne informacije potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

Vrh segmenta

2. Ručno pokretanje tijeka rada

Napomena o dozvolama    Za pokretanje tijeka rada obično morate imati dozvolu za uređivanje stavki. (Po zadanom, grupe Članovi i Vlasnici obje imaju ovu dozvolu, dok je grupa Posjetitelji nema. Međutim vlasnik može odabrati da za svaki pojedini tijek rada osoba koja ga pokreće mora imati dozvolu za upravljanje popisima. Odabirom te mogućnosti vlasnik u biti određuje da konkretni tijek rada mogu pokrenuti samo on i drugi vlasnici. Dodatne informacije potražite u segmentu DODATNE INFORMACIJE ovog članka.

Dva mjesta za pokretanje

Tijek rada možete pokrenuti s bilo kojeg od dva mjesta:

  • s popisa ili biblioteke u kojoj je stavka pohranjena

  • Iz same stavke otvorena jeu programu sustava Microsoft Office u kojem je stvorena. (Imajte na umu da to mora biti instalirani program, a ne verzija web-aplikacije.)

Sljedeća dva odjeljka ovog segmenta sadrže upute za obje metode.

Vrh segmenta

3. Ručno pokretanje s popisa ili iz biblioteke

  1. Pristupite popisu ili biblioteci gdje je pohranjena stavka na kojoj želite pokrenuti tijek rada.

  2. Kliknite tri točke pokraj naziva stavke, zatim klikom na tri točke u dijaloškom okviru otvorite izbornik stavke, a potom na padajućem izborniku kliknite Tijekovi rada.

  3. Na stranici Tijekovi rada: Naziv stavke u kategoriji Pokreni novi tijek rada kliknite tijek rada koji želite pokrenuti.
    Veza za pokretanje tijeka rada

  4. Na stranici Promjena tijeka rada na obrascu za pokretanje unesite sve promjene koje želite primijeniti na ovu konkretnu instancu tijeka rada.

    Napomena: Promjene koje unesete ovdje primjenjuju se samo tijekom trenutne instance tijeka rada. Ako želite napraviti promjene koje će se primjenjivati pri svakom izvođenju tijeka rada ili ako želite promijeniti postavke tijeka rada koje se ne pojavljuju u ovom obrascu, pročitajte segment PROMJENA ovog članka.

    Obrazac za pokretanje

    Oblačić broj jedan

    Dodijeli korisniku

    Unesite promjene na popisu osoba kojima želite da tijek rada dodjeljuje zadatke.

    • Ako se zadaci dodjeljuju jedan po jedan   
      Unesite imena ili adrese redoslijedom kojim se zadaci trebaju dodijeliti.

    • Ako se svi zadaci dodjeljuju istodobno   
      Redoslijed imena ili adresa nije bitan.

    • Ako zadatak dodjeljujete nekome izvan tvrtke    ili ustanove sustava SharePoint
      Dodatne informacije o uključivanjem vanjskih sudionika potražite u segmentu Dovršenje ovog članka

    Oblačić broj dva

    Redoslijed

    Provjerite jesu li postavke vezane uz dodjeljivanje zadataka jednog po jednog (serijski) ili svih odjednom (paralelno) postavljene onako kako želite.

    Dodatne informacije o korištenju serijskog i paralelnog redoslijeda potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

    Oblačić broj 3

    Dodavanje nove faze

    Dodajte željene faze osim one ili onih koje su trenutno postavljene.

    • Da biste izbrisali čitavu fazu, kliknite u polje Dodijeli korisniku za tu fazu, a zatim pritisnite tipke CTRL + DELETE.

    Dodatne informacije o korištenju više faza potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

    Oblačić broj četiri

    Proširivanje grupa

    • Da biste svakom članu svake grupe dodijelili jedan zadatak koji unesete u polje Dodijeli, potvrdite taj okvir. (Svaki član grupe primit će obavijest o zadatku i svaki će član imati svoj zadatak za obaviti.)

    • Da biste samo jedan zadatak dodijelili svakoj cijeloj grupi koju ste unijeli u polje Dodijeli, poništite ovaj potvrdni okvir. (Svaki će član grupe primiti obavijest o zadatku, no samo će jedan član preuzeti i obaviti zadatak u ime cijele grupe. Upute za traženje grupnog zadatka pronaći ćete u segmentu Dovršavanja ovog članka.)

    Oblačić broj pet

    Zahtjev

    Tekst koji ovdje unesete bit će sastavni dio svake obavijesti o zadatku koju tijek rada pošalje. Ne zaboravite obuhvatiti sve dodatne upute ili resurse koje bi sudionici mogli zatrebati, kao što su:

    • podaci za kontakt za pitanja i probleme

    • Ako je primjenjivo, obavijest o pojedinačnim zadacima dodijeljenima cijelim grupama ili popisima za raspodjelu (upute za traženje grupnog zadatka potražite u segmentu Dovršavanja ovog članka.)

    Oblačić broj šest

    Krajnji rokovi i trajanja zadataka

    Navedite datum krajnjeg roka za cijeli tijek rada i/ili broj dana, tjedana ili mjeseci za dovršetak svakog zadatka od datuma dodjeljivanja.

    Dodatne informacije o tome kada koristiti datume krajnjeg roka, a kada koristiti trajanje zadatka potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

    Oblačić broj sedam

    KOPIJA

    Izvršite sva dodavanja i uklanjanja. Imajte na umu sljedeće:

    • Unos naziva ovdje ne rezultira dodjelom zadatka tijeka rada.

    • Budući da tijek rada pokrećete ručno, primit ćete obavijesti o početku i završetku bez obzira nalazite li se na popisu u ovom polju.

  5. Kada sve postavke na obrascu za prijavu postavite onako kako želite, kliknite Pokreni da biste pokrenuli tijek rada.

Tijek rada dodjeljuje prvi zadatak ili zadatke, a u međuvremenu šalje i obavijesti o pokretanju vama i svakome tko je naveden u polju Kopija na obrascu za pokretanje.

Vrh segmenta

  1. Stavku otvorite u instaliranom programu sustava Office na računalu.

  2. U otvorenoj stavci kliknite karticu Datoteka pa Spremi i pošalji, a zatim tijek rada koji želite pokrenuti na stavci.

  3. Ako se prikaže sljedeća poruka koja upozorava da datoteka za tijek rada mora biti prijavljena, kliknite gumb Prijavi.

  4. Kliknite veliki gumb Pokreni tijek rada.

  5. Na stranici Promjena tijeka rada na obrascu za pokretanje unesite sve promjene koje želite primijeniti na ovu konkretnu instancu tijeka rada.

    Napomena: Promjene koje unesete ovdje primjenjuju se samo tijekom trenutne instance tijeka rada. Ako želite napraviti promjene koje će se primjenjivati pri svakom izvođenju tijeka rada ili ako želite promijeniti postavke tijeka rada koje se ne pojavljuju u ovom obrascu, pročitajte segment PROMJENA ovog članka.

    Obrazac za pokretanje

Oblačić broj jedan

Dodijeli korisniku

Unesite promjene na popisu osoba kojima želite da tijek rada dodjeljuje zadatke.

  • Ako se zadaci dodjeljuju jedan po jedan (serijski)   
    Unesite imena ili adrese redoslijedom kojim se zadaci trebaju dodijeliti.

  • Ako se svi zadaci dodjeljuju istodobno (paralelno)   
    Redoslijed imena ili adresa nije bitan.

  • Ako zadatak dodjeljujete nekome izvan tvrtke    ili ustanove sustava SharePoint
    Dodatne informacije o uključivanjem vanjskih sudionika potražite u segmentu Dovršenje ovog članka.

Oblačić broj dva

Redoslijed

Provjerite jesu li postavke vezane uz dodjeljivanje zadataka jednog po jednog (serijski) ili svih odjednom (paralelno) postavljene onako kako želite.

Dodatne informacije o korištenju serijskog i paralelnog redoslijeda potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

Oblačić broj 3

Dodavanje nove faze

Dodajte željene faze osim one ili onih koje su trenutno postavljene.

  • Da biste izbrisali čitavu fazu, kliknite u polje Dodijeli korisniku za tu fazu, a zatim pritisnite tipke CTRL + DELETE.

Dodatne informacije o korištenju više faza potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

Oblačić broj četiri

Proširivanje grupa

  • Da biste jedan zadatak dodijelili svakom članu svake grupe koju ste unijeli u polje Dodijeli, potvrdite ovaj okvir. (Svaki član grupe primit će obavijest o zadatku i svaki će član imati svoj zadatak za obaviti.)

  • Da biste samo jedan zadatak dodijelili svakoj cijeloj grupi koju ste unijeli u polje Dodijeli, poništite ovaj potvrdni okvir. (Svaki će član grupe primiti obavijest o zadatku, no samo će jedan član preuzeti i obaviti zadatak u ime cijele grupe. Upute za traženje grupnog zadatka pronaći ćete u segmentu Dovršavanja ovog članka.)

Oblačić broj pet

Zahtjev

Tekst koji ovdje unesete bit će sastavni dio svake obavijesti o zadatku koju tijek rada pošalje. Ne zaboravite obuhvatiti sve dodatne upute ili resurse koje bi sudionici mogli zatrebati, kao što su:

  • podaci za kontakt za pitanja i probleme

  • ako se može primijeniti, obavijest o zadacima dodijeljenim cijelim grupama ili popisima za raspodjelu. (Upute za traženje grupnog zadatka pronaći ćete u segmentu Dovršavanja ovog članka.)

Oblačić broj šest

Krajnji rokovi i trajanja zadataka

Navedite datum krajnjeg roka za cijeli tijek rada i/ili broj dana, tjedana ili mjeseci za dovršetak svakog zadatka od datuma dodjeljivanja.

Dodatne informacije o tome kada koristiti datume krajnjeg roka, a kada koristiti trajanje zadatka potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.

Oblačić broj sedam

KOPIJA

Izvršite sva dodavanja i uklanjanja. Imajte na umu sljedeće:

  • Unos naziva ovdje ne rezultira dodjelom zadatka tijeka rada.

  • Budući da tijek rada pokrećete ručno, primit ćete obavijesti o početku i završetku bez obzira nalazite li se na popisu u ovom polju.

  1. Kada su postavke u obrascu za prijavu postavljene onako kako želite, kliknite Pokreni kako biste pokrenuli tijek rada.

Tijek rada dodjeljuje prvi zadatak ili zadatke, a u međuvremenu šalje i obavijesti o pokretanju vama i svakome tko je naveden u polju Kopija na obrascu za pokretanje.

Što je sljedeće?

  • Ako je ovo prvi put da se ovaj tijek rada pokreće, hoće li ostalim sudionicima biti potrebne informacije i pomoć da bi obavili zadatke koji su im dodijeljeni? (Može im biti koristan segment Dovršenje ovog članka.)

  • Osim toga, dobra je ideja provjeriti primaju li sudionici obavijesti putem e-pošte te, osobito, prolaze li te obavijesti filtre bezvrijedne e-pošte.

  • Naravno, možda i vi sami imate zadatak tijeka rada, ili više njih, koje morate obaviti. Detalje o tome kako ih dovršiti potražite u segmentu Dovrši ovaj članak.

  • U međuvremenu, da biste saznali kako možete pratiti napredak trenutne instance tijeka rada, idite na segment PRAĆENJE ovog članka.

Ako je ovo prvi put da vam je dodijeljen zadatak tijeka rada za odobrenje, bilo bi dobro da u potpunosti pročitate ovaj segment prije nego što obavite svoj zadatak. Na taj način bit ćete upoznati sa svim mogućnostima koje vam stoje na raspolaganju.

Napomena: Ako znate da vam je dodijeljen zadatak tijeka rada, a poruke koja vas o tome obavještava još nema u mapi ulazne pošte, provjerite nije li filtar za bezvrijednu e-poštu krivo preusmjerio obavijest. Ako jest, podesite postavke na filtru da se to više ne bi događalo.

Kao prvo, provjerite čitate li pravi članak.

Različiti tijekovi rada zahtijevaju različite radnje.

Stoga, prije početka, provjerite je li dodijeljeni zadatak uistinu zadatak tijeka rada za odobrenje, a ne zadatak neke druge vrste tijeka rada.

Potražite tekst Odobrite na jednom od sljedećih mjesta:

  • U retku Predmet obavijesti o zadatku
    Obavijest o zadatku s oblačićem Odobrite

  • Na traci za poruke u stavci koju želite pregledati
    Stavka za pregled s oblačićem Pregledajte

  • U naslovu zadatka na stranici Stanja tijeka
    rada Zadatak na popisu na stranici stanja tijeka rada s oblačićem Pregledajte

Ako tekst Odobriti ne možete pronaći ni na jednom od ovih mjesta, raspitajte se kod osobe koja je pokrenula ili izvorno dodala tijek rada na kojem se predlošku tijeka rada temelji  i radi li se o prilagođenom tijeku rada. Veze na članke o korištenju drugih vrsta tijekova rada ugrađenih u proizvode sustava SharePoint nalaze se u dijelu Vidi također ovog članka.

Međutim, ako vaš zadatak jest zadatak za odobrenje, nastavite čitati!

Odjeljci u ovom segmentu

  1. Pregled postupka

  2. Kako doći do stavke i obrasca zadatka iz obavijesti o zadatku

  3. Kako doći do stavke i obrasca zadatka s popisa ili iz biblioteke

  4. Pregled stavke

  5. Ispunjavanje i slanje obrasca zadatka

  6. Obavijesti o prekoračenom roku

  7. Preuzimanje i obavljanje grupnog zadatka (neobavezno)

  8. Zahtjev za promjenom stavke (neobavezno)

  9. Dodjela svog zadatka za odobrenje nekom drugom (neobavezno)

  10. Obavljanje zadatka u ime vanjskog suradnika (neobavezno)

1. Pregled postupka

Kada vam se dodijeli zadatak u tijeku rada, o zadatku obično saznate na jedan od tri načina:

  • primanjem obavijesti o zadatku putem e-pošte

  • otvaranjem dokumenta sustava MIcrosoft Office i uočavanjem trake za poruku koja vas obavještava da vam je dodijeljen povezani zadatak

  • provjeravanjem web-mjesta sustava SharePoint i otkrivanjem da trenutno postoje neki zadaci koji su vam dodijeljeni

Kada saznate da vam je dodijeljen zadatak tijeka rada za odobrenje, obično napravite dvije stvari:

  • Pregled stavke    Saznajte možete li odobriti stavku u njezinu trenutnom stanju.

  • Dovršavanje zadatka    Koristite obrazac zadatka da biste poslali rezultate pregleda.

Dakle, tri su stavke često povezane s vašim obavljanjem zadatka:

  • obavijest (koju primite kao e-poštu)

  • stavka poslana na odobrenje (koju ste otvorili i pregledali)

  • obrazac zadatka (koji otvorite, ispunite i pošaljete)

Evo kako te tri stavke izgledaju.

Obavijest o zadatku, stavka za pregled i obrazac zadatka

Napomena: Gumb Otvori ovaj zadatak na vrpci u poruci obavijesti pojavljuje se samo kada je poruka otvorena u punoj, instaliranoj verziji programa Outlook, a ne kada je otvorena u web-aplikaciji Outlook Web Access.

Vrh segmenta

2. Kako doći do stavke i obrasca zadatka iz obavijesti o zadatku

Slijedite ove korake:

  1. U obavijesti o zadatku, u uputama Da biste dovršili ovaj zadatak kliknite vezu na stavku.

  2. U otvorenoj stavci kliknite gumb Otvori ovaj zadatak koji se nalazi u traci za poruke.

Pristupanje stavci i obrascu zadatka iz poruke e-pošte s obavijesti

Napomena: Gumb Otvori ovaj zadatak na vrpci u poruci obavijesti pojavljuje se samo kada je poruka otvorena u punoj, instaliranoj verziji programa Outlook, a ne kada je otvorena u web-aplikaciji Outlook Web Access.

Vrh segmenta

3. Kako doći do stavke i obrasca zadatka iz popisa ili biblioteke

Slijedite ove korake:

  1. U popisu ili biblioteci u kojoj je pohranjena stavka koju treba pregledati kliknite vezu U tijeku koja je povezana sa stavkom i tijekom rada.

  2. Na stranici stanja tijeka rada kliknite naslov zadatka.

  3. U obrascu zadatka na traci za poruku Ovaj se tijek rada primjenjuje na kliknite vezu na stavku.

Pristupanje stavci i obrascu zadatka s popisa ili iz biblioteke

Vrh segmenta

4. Pregled stavke

U ovom je primjeru stavka dokument programa Microsoft Word.

Savjet: Ako je ovo grupni zadatak – odnosno, jedan zadatak dodijeljen cijeloj grupi ili popisu za raspodjelu tako da jedan član grupe može obaviti zadatak za cijelu grupu – tada je dobra ideja preuzeti zadatak prije pregleda stavke. Na taj se način smanjuje mogućnost da i drugi član grupe pregleda članak. Dodatne upute potražite u sedmom odjeljku ovog segmenta, Preuzimanje i dovršavanje grupnog zadatka.

Otvorena stavka za pregled s prikazanim žutim trakama

Obratite pozornost na dvije žute trake za poruke na vrhu dokumenta:

  • Samo za čitanje na poslužitelju   Ovaj je dokument otvoren u načinu samo za čitanje  – dakle, možete čitati dokument, no ne možete ga mijenjati.
    (Imajte na umu da prilikom dovršavanja zadatka tijeka rada za odobrenje obično ne uvršavate nikakve promjene izravno u samu stavku. Umjesto toga koristite obrazac zadatka za bilježenje svih odgovora.)

  • Zadatak tijeka rada   Kada budete spremni zabilježiti odgovor na obrascu zadatka, kliknite gumb Otvori ovaj zadatak.

Vrh segmenta

5. Ispunjavanje i slanje obrasca zadatka

Obrazac zadatka za zadatak tijeka rada za odobrenje izgleda slično ovome.

Obrazac zadatka rijeka rada

Imajte na umu da se prve dvije stavke (Izbrišistavkui Zadatak tijeka rada primjenjuju na naslov stavke ) ne prikazuju u obrascu zadatka kada se otvori unutar stavke radi pregleda.

Oblačić broj jedan

Izbriši stavku

Kliknite ovaj gumb da biste izbrisali zadatak iz trenutne instance tijeka rada.

  • Brisanjem zadatka ne briše se stavka koju treba pregledati.

  • Ako izbrišete zadatak, ta akcija funkcionira kao (i zapisuje se tako u povijesti) odbacivanje dokumenta. Stoga, ako je tijek rada konfiguriran za završetak nakon prvog odbacivanja, brisanjem zadatka završit ćete tijek rada.

  • Zadatak koji je izbrisan više se ne prikazuje u području Zadaci na stranici stanja tijeka rada. (Međutim, brisanje i posljedično automatsko odbacivanje i dalje se bilježe u području stranice Povijest.)

    Napomena: Ako niste pokrenuli ovu instancu tijeka rada, prije brisanja zadatka obratite se osobi koja ga je pokrenula.

Oblačić broj dva

Ovaj se tijek rada primjenjuje na Naslov stavke

Da biste stavku otvorili za pregled, kliknite ovu vezu.

Oblačić broj 3

Stanje, Zatražio, Konsolidirani komentari, Krajnji rok

Ne možete uređivati ili mijenjati unose u ova četiri polja, no informacije u njima mogle bi vam biti od koristi.

Imajte na umu da okvir Konsolidirani komentari sadrži ne samo sve dodatne upute o dovršavanju zadatka, nego i sve komentare koje su poslali sudionici koji su već obavili svoje zadatke u istoj instanci tijeka rada.

Isto tako, kada pošaljete vlastiti obrazac, svi komentari koje unesete u okvir Komentari (4) prikazat će se u okviru Konsolidirani komentari i naknadnim sudionicima.

Oblačić broj četiri

Komentari

Tekst koji unesete ovdje ostat će zabilježen u povijesti tijeka rada te će se naknadnim korisnicima prikazivati u polju Konsolidirani komentari (3).

Oblačić broj pet

Odobri

Da biste odobrili stavku, najprije upišite sve komentare koje želite priložiti u polje Komentari (4), a zatim kliknite ovaj gumb.

Oblačić broj šest

Odbij

Da biste odbacili stavku, najprije unesite sve komentare koje želite priložiti u polje Komentari (4), a zatim kliknite ovaj gumb.

Oblačić broj sedam

Odustani

Kliknite ovaj gumb da biste zatvorili obrazac zadatka bez spremanja promjena i odgovora. Zadatak će ostati nedovršen i dodijeljen vama.

Oblačić broj osam

Zahtjev za promjenom

Da biste zatražili promjenu stavke koju pregledavate, kliknite ovaj gumb.

Ilustraciju obrasca u koji možete unijeti detalje za zahtjev, kao i više uputa, možete pronaći u odjeljku  8 ovog segmenta pod naslovom Zahtjev za promjenom stavke.

Napomena:  Ova bi mogućnost mogla biti deaktivirana za neke zadatke tijeka rada.

Oblačić broj devet

Ponovna dodjela zadatka

Kliknite ovaj gumb da biste odobrenje dodijelili nekome drugome.

Ilustraciju stranice na kojoj možete unijeti detalje za ponovnu dodjelu zadatka, kao i više uputa, možete pronaći u odjeljku 7 ovog segmenta pod naslovom Ponovna dodjela odobrenja nekom drugome.

Napomena:  Ova bi mogućnost mogla biti deaktivirana za neke zadatke tijeka rada.

Vrh segmenta

6. Obavijesti o prekoračenom roku

Ako je prekoračen rok dovršetka za zadatak ili cijeli tijek rada, obavijesti se automatski šalju:

  • osobi kojoj je zadatak dodijeljen

  • osobi koja je pokrenula tijek rada (ili, ako je pokrenut automatski, osobi koja je izvorno dodala tijek rada)

Vrh segmenta

7. Preuzimanje i dovršavanje grupnog zadatka (nije obavezno)

Ako je samo jedan zadatak dodijeljen cijeloj grupi kojoj vi pripadate, svaki član grupe može preuzeti i obaviti taj jedan zadatak u ime cijele grupe.

Preuzmite zadatak prije nego što pregledate stavku. Čim zadatak preuzmete, on je dodijeljen vama i nijedan drugi član grupe ne može ga obaviti. (Na ovaj način samo jedna osoba radi nužan posao.)

  1. Na web-stranici stanja tijeka rada postavite pokazivač miša na zadatak koji je dodijeljen vašoj grupi i pričekajte da se pojavi strelica.

  2. Kliknite strelicu, zatim kliknite Uredi stavku, a potom u obrascu zadatka kliknite gumb Preuzmi zadatak.
    Preuzimanje grupnog zadatka

Nakon što se web-stranica stanja tijeka rada osvježi, vidjet ćete da zadatak više nije dodijeljen grupi, već samo vama.

Ako zadatak poslije želite vratiti a da ga ne dovršite, poduzmite iste korake da biste se vratili na obrazac zadatka, no u ovom slučaju kliknite gumb Oslobodi zadatak.

Gumb Oslobodi zadatak na obrascu zadatka

Vrh segmenta

8. Zahtjev za promjenom stavke (nije obavezno)

Prije nego što pokrenete proces, imajte na umu da je tijek rada možda postavljen da se odmah završi ako se stavka promijeni. Bilo bi dobro provjeriti s osobom koja je pokrenula ili izvorno dodala tijek rada je li u redu da se napravi promjena i da se tijek rada završi u tom trenutku.

Objasnit ćemo mogućnost traženja promjene na primjeru scenarija:

Najprije zamislite da se zovete Luka.

Zatim zamislite da je suradnica Zrinka pokrenula tijek rada za odobrenje na dokumentu koji je stvorila.

Nakon što ste pregledali Zrinkin novi dokument, čini vam se da je uvod predug.

Kliknite gumb Zahtjev za promjenom pri dnu obrasca zadatka tijeka rada, a zatim ispunite taj obrazac.

Obrazac za traženje promjene stavke

Oblačić broj jedan

Zahtjev za promjenom od

Unesite ime ili adresu e-pošte osobe od koje tražite promjenu.

Da biste zahtjev poslali osobi koja je pokrenula ovu instancu tijeka rada – ili, ako je pokrenut automatski, osobi koja ga je izvorno dodala –ovo polje ostavite praznim.

Oblačić broj dva

Novi zahtjev

Opišite promjenu koju želite, navedite sve informacije potrebne osoba koja unosi izmjene. (Tekst koji ovdje unesete dodat će se u područje Konsolidirani komentari.)

Oblačić broj 3

Novo trajanje

Učinite neku od ove tri stvari:

  • Da biste ostavili postojeći krajnji rok    Ovo polje ostavite prazno.

  • Da biste u cijelosti uklonili krajnji rok    Upišite broj 0.

  • Da biste odredili novi krajnji rok    Ovdje upišite broj pa u sljedećem polju navedite jedinice trajanja. Ta dva unosa zajedno određuju rok za dovršavanje promijenjenog zadatka.

Oblačić broj četiri

Nove jedinice trajanja

Ako određujete novo trajanje zadatka, koristite ovo polje u kombinaciji s poljem Novo trajanje da biste odredili razdoblje do kojeg zadatak mora biti dovršen. (Na primjer, 3 dana ili 1 mjesec ili 2 tjedna.)

Kada imate sve unose obrasca onako kako želite, kliknite Pošalji ,a trenutni zadatak označen je kaoDovršeno. (No još niste gotovi. Zadatak odobrenja ponovno će vam biti dodijeljen nakon što Anna dovrši zadatak promjene).

U međuvremenu Zrinka prima sljedeću obavijest putem e-pošte:

Obavijest koja se šalje kod zahtjeva za promjenom stavke

Zrinka, pogledavši redak Predmet (broj jedan na ilustraciji), shvaća da to nije obična obavijest o odobrenju, nego zahtjev za promjenom stavke. Informacije o traženoj promjeni nalazi u tekstu Promjenu zatražio (broj dva).

Zrinka odjavljuje stavku, unosi tražene promjene, a zatim sprema promjene i ponovno prijavljuje stavku.

Zatim prelazi na stranicu stanja tijeka rada i otvara svoj zadatak zahtjeva za promjenom u području Zadaci.


Poslani obrazac nakon dovršetka tražene promjene

Zrinka dodaje sve željene informacije u polje Komentari, a zatim klikne Pošalji odgovor. Tijek rada izvodi dvije akcije:

  • Označava Zrinkin zadatak zahtjeva za promjenom kao Dovršen.

  • Vama dodjeljuje novi zadatak za odobrenje (sa Zrinkinim komentarima dodanim u polje Konsolidirani komentari) i šalje vam obavijest o tom zadatku.

Sada možete nastaviti i dovršiti pregled promijenjene stavke.

U međuvremenu, sve se ove akcije prate i vidljive su u odjeljku Povijest tijeka rada na stranici stanja tijeka rada, kao što je prikazano na sljedećoj ilustraciji.

Povijest tijeka rada s prikazanim akcijama iz zahtjeva za promjenom

Ovo je dijagram cijelog procesa.

Dijagram toka za zahtjev za promjenom

Vrh segmenta

9. Ponovna dodjela svog zadatka odobrenja nekom drugom (neobavezno)

Ako želite da netko drugi izvrši zadatak koji vam je dodijeljen, u obrascu zadatka tijeka rada kliknite gumb Ponovna dodjela zadatka.

Prikazat će se ovaj obrazac.

Obrazac za ponovnu dodjelu zadatka

Oblačić broj jedan

Ponovna dodjela zadatka

Unesite ime ili adresu osobe kojoj želite dodijeliti zadatak.

Da biste zadatak dodijelili osobi koja je pokrenula tijek rada – ili, ako je pokrenut automatski, osobi koja ga je izvorno dodala – ovo polje ostavite prazno.

Oblačić broj dva

Novi zahtjev

Navedite sve informacije koje će za dovršavanje zadatka biti potrebne osobi kojoj ga dodjeljujete. (Tekst koji ovdje unesete dodat će se u područje Konsolidirani komentari.)

Oblačić broj 3

Novo trajanje

Učinite neku od ove tri stvari:

  • Da biste ostavili postojeći krajnji rok    Ovo polje ostavite prazno.

  • Da biste u cijelosti uklonili krajnji rok    Upišite broj 0.

  • Da biste odredili novi krajnji rok    Ovdje upišite broj pa u sljedećem polju navedite jedinice trajanja. Ta dva unosa zajedno određuju rok za dovršavanje promijenjenog zadatka.

Oblačić broj četiri

Nove jedinice trajanja

Ako određujete novo trajanje zadatka, koristite ovo polje u kombinaciji s poljem Novo trajanje da biste odredili razdoblje do kojeg zadatak mora biti dovršen. (Na primjer, 3 dana ili 1 mjesec ili 2 tjedna.)

Kada ispunite obrazac, kliknite Pošalji. Vaš se zadatak označava kao Dovršen, a novi zadatak se dodjeljuje osobi koja je sada za njega odgovorna te se šalje obavijest o zadatku.

Sve nove informacije koje ste unijeli prikazuju se u tekstu Delegirao u novoj obavijesti o zadatku (broj 1 u sljedećoj ilustraciji).

Obavijest o zadatku za ponovno dodijeljeni zadatak

Sve se ove promjene u međuvremenu prate i mogu se vidjeti u odjeljcima Zadaci i Povijest stranice stanja tijeka rada, kako je prikazano ovdje.

Područja Zadaci i Povijest na stranici stanja tijeka rada za ponovno dodijeljene zadatke

Vrh segmenta

10. Obavljanje zadatka u ime vanjskog suradnika (nije obavezno)

Za uključivanje sudionika koji nisu članovi vaše tvrtke ili ustanove u sustavu SharePoint postoji poseban proces. U tom procesu član web-mjesta djeluje kao posrednik za vanjskog sudionika:

  1. Unesite adresu e-pošte vanjskog sudionika u odgovarajućoj fazi Dodijeli na drugoj stranici obrasca za pridruživanje.

  2. Tijek rada zapravo zadatak za vanjskog suradnika dodjeljuje članu web-mjesta koji pokreće tijek rada – ili, ako je tijek rada pokrenut automatski, članu koji je izvorno dodao tijek rada. Osoba kojoj je zadatak dodijeljen djeluje kao posrednik za vanjskog sudionika.

  3. Taj član web-mjesta prima obavijest o zadatku s uputama o slanju kopije stavke za pregled vanjskom sudioniku. (U međuvremenu vanjski sudionik prima kopiju obavijesti o zadatku koja može funkcionirati kao korisno upozorenje ili ažuriranje.)

  4. Član web-mjesta kojem je zadatak dodijeljen šalje kopiju stavke vanjskom sudioniku.

  5. Vanjski sudionik pregledava stavku i šalje natrag odgovor članu web-mjesta.

  6. Kad stigne odgovor vanjskog sudionika, član web-mjesta dovršava zadatak u ime vanjskog sudionika.

Ovo je dijagram procesa.

Grafikon procesa tijeka rada za uključivanje vanjskih sudionika

Središnje mjesto s kojeg možete pratiti, prilagođavati ili prekinuti pokrenuti tijek rada stranica je stanja tijeka rada za tu instancu tijeka rada.

Najprije ćemo vam pokazati kako pristupiti toj stranici, a zatim ćemo vam pokazati kako se koristiti mogućnostima i podacima koje na njoj možete pronaći. Na kraju ćemo vam pokazati još dvije stranice na kojima možete dobiti dodatne informacije o praćenju.

Odjeljci u ovom segmentu

  1. Pristup stranici stanja tijeka rada

  2. Praćenje napretka tijeka rada pomoću stranice stanja tijeka rada

  3. Promjena aktivnih zadataka (već dodijeljenih zadataka)

  4. Promjena budućih zadataka (zadataka koji još nisu dodijeljeni)

  5. Otkazivanje ili prekid tijeka rada

  6. Otkrivanje tijekova rada koji su pokrenuti na nekoj stavci

  7. Praćenje tijekova rada za cijelu zbirku web-mjesta

1. Pristup stranici stanja tijeka rada

Na popisu ili u biblioteci gdje se stavka nalazi kliknite vezu U tijeku za željenu stavku i tijek rada.

U ovom primjeru stavka je dokument pod nazivom Nacrt glavnih bilježaka, a tijek rada je Odobrenje 3

Klikanje veze stanja tijeka rada

Otvara se stranica stanja tijeka rada.

Napomene: 

  • Ako popis ili biblioteka sadrže velik broj stavki, poslužite se sortiranjem i/ili filtriranjem da biste brže pronašli stavku koju tražite. Ako uvijek sortirate i/ili filtrirate na isti način, korisno je stvoriti prilagođeni prikaz koji automatizira taj postupak.

  • Da biste pristupili web-stranici stanja tijeka rada, možete i kliknuti vezu Prikažite stanje ovog tijeka rada u obavijesti e-pošte o pokretanju ili vezu Prikažite povijest tijeka rada u obavijesti e-pošte o završetku za konkretnu instancu koja vas zanima.

Vrh segmenta

2. Praćenje napretka tijeka rada pomoću stranice stanja tijeka rada

Ovdje, ispod ilustracije svakog odjeljka stranice stanja tijeka rada, možete pronaći pitanja o praćenju na koja taj odjeljak odgovara.

Odjeljak Informacije o tijeku rada

Odjeljak Informacije o tijeku rada na stranici stanja tijeka rada

Odgovori na pitanja:

  • Tko je pokrenuo ovu instancu tijeka rada?

  • Kada je ova instanca pokrenuta?

  • Kada se u ovoj instanci dogodila zadnja radnja?

  • Na kojoj je stavci pokrenuta ova instanca?

  • Koje je trenutno stanje ove instance?

Odjeljak Zadaci

Područje Zadaci na stranici stanja tijeka rada

Odgovori na pitanja:

  • Koji su zadaci već stvoreni i dodijeljeni te koje je njihovo trenutno stanje?

  • Koji su zadaci već dovršeni te koji je ishod tih zadataka?

  • Koji je krajnji rok za svaki zadatak koji je već stvoren i dodijeljen?

Zadaci koji su izbrisani i oni koji još nisu dodijeljeni ne prikazuju se u ovom odjeljku.

Odjeljak Povijest tijeka rada

Odjeljak Povijest tijeka rada na stranici stanja tijeka rada

Odgovori na pitanja:

  • Koji su se događaji već dogodili u ovoj instanci tijeka rada?

  • Imajte na umu da se zadaci koji su prekoračili rok i obavijesti o zadacima koji su prekoračili rok ne prikazuju u ovom području.

Vrh segmenta

3. Promjena aktivnih zadataka (već dodijeljenih zadataka)

Dva su načina za promjenu zadataka koji su već dodijeljeni, a nisu još dovršeni:

  • Promjena jednog aktivnog zadatka

  • Promjena svih aktivnih zadataka

Promjena jednog aktivnog zadatka

Dozvole   Da biste promijenili jedan zadatak koji je dodijeljen nekom drugom, a ne vama, morate imati dozvolu za upravljanje popisima. (Grupa vlasnika ima dozvolu za upravljanje popisima po zadanim postavkama dok grupe članova i posjetitelja nemaju. Moguće je, na primjer, imati dozvole koje dopuštaju pokretanje tijeka rada, no ne i promjene zadataka drugih sudionika.)

Ako imate potrebne dozvole:

  1. Kliknite naslov zadatka na popisu Zadaci.
    Klikanje naslova zadatka na popisu

  2. Pomoću obrasca zadatka dovršite, izbrišite ili ponovno dodijelite zadatak.

Detaljnije upute o tome kako koristiti obrazac zadatka potražite u segmentu Dovršeto ovaj članak.

Promjena svih aktivnih zadataka

Dozvole    Sve četiri naredbene veze na sljedećoj slici prikazuju se na stranici stanja tijeka rada svima koji imaju dozvolu za upravljanje popisima. Prve tri veze prikazuju se na stranici osobe koja je pokrenula instancu tijeka rada, ali veza Završi ovaj tijek rada ne prikazuje se osim ako ta osoba ima i dozvolu Za upravljanje popisima. (Ponavljamo, grupa vlasnika po zadanom ima dozvolu za upravljanje popisima, a grupe članova i posjetitelja nemaju.)

  1. U području neposredno ispod odjeljka Vizualizacija tijeka rada kliknite vezu Ažuriraj aktivne zadatke za odobrenje.

  2. Napravite promjene u obrascu koji će se otvoriti, a zatim kliknite U redu.

    • Poruke o promjeni šalju se osobama kojima su trenutno dodijeljeni zadaci u ovoj instanci.

    • Na zadatke koji su već obavljeni ili izbrisani i zadatke koji još nisu dodijeljeni ne utječu promjene koje ste napravili u ovom obrascu.

    • Upute za promjene na zadacima koji još nisu dodijeljeni potražite u odjeljku Promjena budućih zadataka.

Obrazac za promjenu aktivnih zadataka

Oblačić broj jedan

Trajanje po zadatku, jedinice trajanja

  • Da biste ostavili postojeći krajnji rok    Polje Trajanje svakog zadatka ostavite prazno i nemojte mijenjati mogućnost Jedinice trajanja.

  • Uklanjanje roka da ne bi bilo    Unesite broj 0 u polje Trajanje svakog zadatka.

  • Da biste datum dospijeća premjestili tako da produljite trajanje zadatka    Koristite i polja trajanja da biste odredili broj i vrstu jedinica za koje želite produljiti trajanje.

Oblačić broj dva

Zahtjev

  • Promjena teksta zahtjeva    U tekstni okvir unesite željene promjene.

  1. Kada uredite sva željena polja u obrascu, kliknite U redu.

Svi aktivni zadaci u trenutnoj instanci su ažurirani.

Vrh segmenta

4. Promjena budućih zadataka (zadataka koji još nisu dodijeljeni)

Dozvole    Sve četiri naredbene veze na sljedećoj slici prikazuju se na stranici stanja tijeka rada svima koji imaju dozvolu za upravljanje popisima. Prve tri veze prikazuju se na stranici osobe koja je pokrenula instancu tijeka rada, ali veza Prekini ovaj tijek rada sada ne prikazuje se osim ako ta osoba ima i dozvolu Za upravljanje popisima. (Ponavljamo, grupa vlasnika po zadanom ima dozvolu za upravljanje popisima, a grupe članova i posjetitelja nemaju.)

  1. Na stranici stanja tijeka rada u području neposredno ispod odjeljka Vizualizacija tijeka rada kliknite vezu Dodavanje ili ažuriranje odobritelja tijeka rada Odobrenje.

  2. Napravite promjene u obrascu koji će se otvoriti, a zatim kliknite Ažuriraj.

    Napomena: Na zadatke koji su već stvoreni i dodijeljeni ne utječu na promjene na ovom obrascu.

Obrazac za promjenu budućih zadataka

Oblačić broj jedan

Sudionici, redoslijed, proširivanje grupa

  • Dodavanje ili uklanjanje sudionika ili promjena redoslijeda zadataka    Dodajte, uklonite i/ili razmještajte redoslijed imena sudionika ili adresa upolju Sudionici.

  • Da biste uklonili cijelu fazu,    kliknite polje Dodijeli toj fazi, a zatim pritisnite CTRL + DELETE.

Napomena: Pomoću potvrdnog okvira Proširi grupe možete odrediti treba li navedenim grupama za raspodjelu dodijeliti samo jedan zadatak za cijelu grupu ili jedan zadatak po članu.

Dodatne informacije o korištenju tih polja potražite u segmentu PLANIRANJE i odgovarajućem segmentu Dodavanje (Popis/biblioteka iliZbirkaweb-mjesta ) ovog članka.

Oblačić broj dva

Zahtjev

  • Promjena teksta zahtjeva    Unesite željene promjene u tekst u okviru.

Oblačić broj 3

Krajnji rok za sve zadatke, Trajanje po svakom zadatku, Jedinice trajanja

  • Promjena ili uklanjanje roka za kalendar    Izbrišite postojeći datum, a zatim nalijte novi ili, da biste u potpunosti uklonili određeni rok, ostavite polje praznim. (U polje nemojte upisati nulu. Ovo polje mora sadržavati vrijednost datuma kalendara ili biti prazno.)

  • Da biste zadržali postojeće trajanje    Polje Trajanje svakog zadatka ostavite prazno i nemojte mijenjati mogućnost Jedinice trajanja.

  • Da biste u cijelosti uklonili trajanje    Unesite broj 0 u polje Trajanje svakog zadatka.

  • Produljenje trajanja zadatka    Koristite oba polja trajanja da biste odredili broj i vrstu jedinica po kojima želite produljiti trajanje. (Dodatne informacije o postavljanju datuma i trajanja dospijeća potražite u segmentu PLANIRANJE ovog članka.)

  1. Kada uredite sva željena polja u obrascu, kliknite U redu.

U svim budućim zadacima u trenutnoj instanci odražavaju se promjene.

Vrh segmenta

5. Otkazivanje ili prekid ovog tijeka rada

Dva su načina za zaustavljanje pokrenute instance tijeka rada prije dovršetka:

  • Otkazivanje tijeka rada    Svi se zadaci otkazuju, ali se zadržavaju u području Zadaci stranice sa statusom stanja tijeka rada.

  • Završavanjem tijeka rada    Svi se zadaci otkazuju i brišu iz područja Zadaci stranice stanja tijeka rada. (No još uvijek se prikazuju u području povijesti tijeka rada.)

Slijede upute za obje metode.

Otkazivanje (svi se zadaci otkazuju, ali se zadržavaju na popisu zadataka i u povijesti zadataka)

Dozvole    Sve četiri naredbene veze na sljedećoj slici prikazuju se na stranici stanja tijeka rada svima koji imaju dozvolu za upravljanje popisima. Prve tri veze prikazuju se na stranici osobe koja je pokrenula instancu tijeka rada, ali veza Završi tijek rada ne prikazuje se osim ako ta osoba ima i dozvolu Za upravljanje popisima. (Ponavljamo, grupa vlasnika po zadanom ima dozvolu za upravljanje popisima, a grupe članova i posjetitelja nemaju.)

Ako trenutna instanca tijeka rada nije više potrebna, može se zaustaviti.

  • Na stranici stanja tijeka rada, u području neposredno ispod odjeljka Vizualizacija tijeka rada, kliknite vezu Otkažite sve zadatke za odobrenje.

  • Kliknite Da da biste to potvrdili.

Veza Otkaži sve zadatke

Svi se trenutni zadaci otkazuju, a tijek rada završava sa stanjem Otkazano. Otkazani zadaci ostaju i u području Zadaci i u području Povijest tijeka rada.

Prekid (svi se zadaci brišu s popisa zadataka, no ostaju u povijesti)

Dozvole    Sve četiri naredbene veze na sljedećoj slici prikazuju se na stranici stanja tijeka rada svima koji imaju dozvolu za upravljanje popisima. Prve tri veze prikazuju se na stranici osobe koja je pokrenula instancu tijeka rada, ali veza Završi ovaj tijek rada ne prikazuje se osim ako ta osoba ima i dozvolu Za upravljanje popisima. (Ponavljamo, grupa vlasnika po zadanom ima dozvolu za upravljanje popisima, a grupe članova i posjetitelja nemaju.)

Ako se dogodi pogreška ili ako se tijek rada zaustavi i ne reagira, moguće ga je prekinuti.

Na stranici stanja tijeka rada u području neposredno ispod odjeljka Vizualizacija tijeka rada kliknite vezu Prekinite ovaj tijek rada, a potom potvrdite radnju klikom na Da.

Svi se zadaci koje je stvorio tijek rada otkazuju i brišu iz područja Zadaci na stranici stanja tijeka rada iako ostaju zabilježeni u području Povijest tijeka rada. Tijek rada završava sa stanjem Tijek rada je prekinut.

Vrh segmenta

6. Otkrivanje tijekova rada koji su pokrenuti na nekoj stavci

Na stranici Tijekovi rada za neku stavku možete pronaći popis tijekova rada koji su trenutno pokrenuti na toj stavci.

  1. Idite na popis ili u biblioteku gdje je stavka pohranjena.

  2. Postavite pokazivač miša na naziv stavke, kliknite strelicu koja se pojavi, a zatim na padajućem izborniku kliknite Tijekovi rada.

  3. Na stranici Tijekovi rada: Naziv stavke u odjeljku Tijekovi rada koji se izvode možete pronaći popis instanci koje su trenutno pokrenute na stavci.

Napomena: Imajte na umu da se više instanci jedne verzije tijeka rada ne može istodobno izvoditi na istoj stavci. Na primjer: dodana su dva tijeka rada, oba utemeljena na predlošku odobravanja. Jedan se zove Odobrenje plana, a drugi odobrenje proračuna. Na bilo kojoj stavci u bilo kojem trenutku može se pokrenuti jedna instanca odobrenja plana i odobravanja proračuna, ali ne i dvije instance bilo kojeg tijeka rada.

Vrh segmenta

7. Praćenje tijekova rada za cijelu zbirku web-mjesta

Administrator zbirke web-mjesta na prvi pogled može vidjeti:

  • koliko tijekova rada temeljenih na pojedinim predlošcima tijekova rada trenutno postoji u zbirci web-mjesta

  • je li pojedini predložak tijeka rada trenutno aktivan u zbirci web-mjesta

  • koliko je instanci verzija tijekova rada temeljenih na pojedinim predlošcima tijekova rada trenutno pokrenuto u zbirci web-mjesta

Evo kako:

  1. Otvorite početnu stranicu zbirke web-mjesta (ne početnu stranicu za web-mjesto ili podmjesto unutar ove zbirke).

  2. Kliknite ikonu Postavke Gumb Postavke javnog web-mjesta sustava SharePoint Online a zatim Postavke web-mjesta.

  3. Na stranici Postavke web-mjesta u odjeljku Administracija web-mjesta kliknite Tijekovi rada.

Otvara se stranica tijekova rada na kojoj se prikazuju informacije.

Što je sljedeće?

Ako je ovo prvi put da je ova verzija tijeka rada pokrenuta, poslužite se uputama u segmentu PREGLED da biste pogledali događaje u instanci i ustanovili funkcionira li tijek rada kako želite.

Nakon što je instanca tijeka rada završila, možete pregledati događaje zabilježene u povijesti. (Zapisu bilo koje instance možete pristupiti još 60 dana nakon završetka instance.)

Važno: Imajte na umu da je povijest tijekova rada ovdje samo neslužbena referenca. Ne može se koristiti za službene revizije ni za bilo koju drugu pravnu, dokaznu svrhu.

Moguće je i stvarati izvješća o cjelokupnoj izvedbi tijeka rada kroz sve instance.

Odjeljci u ovom segmentu

  1. Pregled događaja u zadnjoj instanci

  2. Pristup povijesti instanci do 60 dana unatrag

  3. Stvaranje izvješća o izvedbi tijeka rada

1. Pregled događaja u zadnjoj instanci

Sve dok stavka ostaje na istom popisu ili istoj biblioteci te dok isti tijek rada nije ponovno pokrenut na istoj stavci, povijesti zadnje instance možete pristupiti s popisa ili iz biblioteke.

Da bi vam se prikazala web-stranica stanja tijeka rada za zadnju instancu tijeka rada za bilo koju stavku:

  • Na popisu ili u biblioteci gdje se stavka nalazi kliknite vezu za stanje stavke i tijeka rada koji želite.

U ovom primjeru stavka je dokument s naslovom Nacrt ključnih bilješki, a tijek rada je Odobrenje novog dokumenta.

Klikanje veze stanja tijeka rada

Na stranici stanja tijeka rada odjeljak Povijest tijeka rada smješten je pri dnu.

Odjeljak Povijest tijeka rada na stranici stanja tijeka rada

Vrh segmenta

2. Pristup povijesti instanci do 60 dana unatrag

Što ako želite pregledati povijest instance nakon što ste na istoj stavci ponovno pokrenuli isti tijek rada?

To možete napraviti još 60 dana nakon pokretanja instance s jedne od dvije točke pristupa: s popisa ili iz biblioteke, odnosno iz obavijesti o dovršetku instance.

S popisa ili iz biblioteke

  1. Idite na popis ili u biblioteku gdje je stavka pohranjena.

  2. Postavite pokazivač miša na naziv stavke, kliknite strelicu koja se pojavi, a zatim na padajućem izborniku kliknite Tijekovi rada.

  3. Na stranici Tijekovi rada: Naziv stavke u odjeljku Dovršeni tijekovi rada kliknite naziv ili stanje instance tijeka rada koju želite pregledati.

    Popis Dovršeni tijekovi rada na stranici Tijekovi rada za stavku Otvorit će se stranica Stanja tijeka rada za tu instancu.

Iz obavijesti o dovršetku tijeka rada

  • Otvorite obavijest o dovršetku tijeka rada za instancu koju želite pregledati i kliknite vezu Prikažite povijest tijeka rada.


Obavijest o dovršetku tijeka rada s istaknutom vezom za povijest Otvorit će se stranica Stanja tijeka rada za tu instancu.

Da biste zadržavali sve obavijesti o dovršetku, preporučujemo vam stvaranje pravila u programu Outlook. Postavite pravilo da kopira sve ulazne poruke koje imaju tekst dovršeno u retku Predmet u zasebnu mapu. (Pripazite da pravilo programa Outlook kopira ulazne poruke, a ne da ih samo premješta jer se inače neće prikazivati u mapi Ulazna pošta.)

Vrh segmenta

3. Stvaranje izvješća o izvedbi tijeka rada

Da biste saznali kakvu općenitu izvedbu ima neki tijek rada – u određenom vremenu ili kroz više instanci – možete stvoriti jedno ili oba predefinirana izvješća.

  • Izvješće o trajanju aktivnosti    Pomoću ovog izvješća saznajte prosječno vrijeme potrebno za dovršavanje svake aktivnosti unutar tijeka rada, kao i vrijeme potrebno za dovršavanje svake instance tijeka rada.

  • Izvješće o otkazivanju i pogreškama    Pomoću ovog izvješća saznajte otkazuje li se neki tijek rada često ili nailazi na pogreške prije dovršetka.

Stvaranje dostupnih izvješća za tijek rada

  1. Na popisu ili u biblioteci u stupcu Stanje za taj tijek rada kliknite bilo koju vezu s podacima o stanju.
    Klikanje stanja tijeka rada

  2. Na stranici stanja tijeka rada u odjeljku Povijest tijeka rada kliknite Prikaži izvješća o tijeku rada.
    Klikanje veze Prikaži izvješća o tijeku rada u odjeljku Povijest tijeka rada

  3. Pronađite tijek rada za koji želite vidjeti izvješće pa kliknite naziv izvješća koje želite vidjeti.
    Klikanje veze za Izvješće o trajanju aktivnosti

  4. Na stranici Prilagodba ostavite ili promijenite mjesto na kojem će se stvoriti datoteka izvješća pa kliknite U redu.

    Klikanje gumba U redu za mjesto spremanja datoteke Izvješće se stvara i sprema na navedeno mjesto.

  5. Po dovršetku izvješća kliknite vezu prikazanu na ilustraciji da biste ga prikazali. U suprotnome kliknite U redu da biste završili i zatvorili dijaloški okvir. (Kasnije, kada budete spremni za prikaz izvješća, pronaći ćete ga na mjestu koje ste naveli u prethodnom koraku.)
    Klikanje veze za prikaz izvješća

Što je sljedeće?

Ako tijek rada funkcionira onako kako želite, spremni ste ga početi koristiti.

Upute za promjenu načina funkcioniranja tijeka rada potražite u segmentu PROMJENE ovog članka.

Nakon izvođenja prve instance novog tijeka rada za odobrenje i nakon što pregledate rezultate, možda ćete htjeti napraviti jednu ili više promjena u načinu na koji je tijek rada konfiguriran.

Možda ćete u budućnosti htjeti i napraviti daljnje promjene konfiguracije.

Naposljetku, možda ćete u jednom trenutku, na kraće ili dulje vrijeme, htjeti onemogućiti tijek rada, ali ne i ukloniti ga – ili ćete ga, pak, htjeti u potpunosti ukloniti.

Odjeljci u ovom segmentu

  1. Promjena trajnih postavki tijeka rada

  2. Onemogućavanje i uklanjanje tijeka rada

1. Promjena trajnih postavki tijeka rada

Da biste napravili trajne promjene postavki postojećeg tijeka rada, otvorite i uredite obrazac za pridruživanje koji je izvorno korišten za dodavanje tijeka rada.

Ako se tijek rada izvodi samo na jednom popisu ili u biblioteci

  1. Otvorite popis ili biblioteku u kojoj se izvodi.

  2. Na vrpci kliknite karticu Popis ili Biblioteka.

    Napomena: Naziv kartice može se razlikovati ovisno o vrsti popisa ili biblioteke. Na primjer, na popisu kalendara kartica ima naziv Kalendar.

  3. U grupi Postavke kliknite Postavke tijeka rada.

  4. Na stranici Postavke tijeka rada u odjeljku Naziv tijeka rada (kliknite za promjenu postavki) kliknite naziv tijeka rada kojem želite promijeniti postavke.

    Napomena: Ako se tijek rada za odobrenje koji želite ne prikazuje na popisu, možda je povezan samo s jednom vrstom sadržaja. Tijekovi rada koji se prikazuju na tom popisu kontroliraju ti tijekovi rada konfigurirani su za pokretanje na stavkama te kontrole vrste, koje se nalaze odmah ispod popisa. (pogledajte ilustraciju). Kliknite mogućnosti vrste sadržaja na padajućem izborniku da biste otkrili koji će se tijek rada prikazati. Kada se na popisu pojavi tijek rada koji želite, kliknite njegov naziv.

  5. Na istom dvostraničnom obrascu za pridruživanje pomoću kojega je tijek rada izvorno dodan unesite i spremite željene promjene.

    Dodatne informacije o poljima i kontrolama u obrascu za pridruživanje potražite u segmentu PLANIRANJE i odgovarajućem segmentu Dodavanje (Popis/biblioteka ili Zbirka web-mjesta) ovog članka.

Ako se tijek rada izvodi na svim popisima i bibliotekama u ovoj zbirci web-mjesta

  1. Otvorite početnu stranicu zbirke web-mjesta (ne početnu stranicu za web-mjesto ili podmjesto unutar ove zbirke).

  2. Kliknite ikonu Postavke Gumb Postavke javnog web-mjesta sustava SharePoint Online a zatim Postavke web-mjesta.

  3. Na stranici Postavke web-mjesta u odjeljku Galerije web-dizajnera kliknite Vrste sadržaja web-mjesta.

  4. Na stranici Vrste sadržaja web-mjesta kliknite naziv vrste sadržaja web-mjesta na kojem se tijek rada izvodi.
    Vrste sadržaja dokumenata s označenom vrstom

  5. Na stranici za odabranu vrstu sadržaja u odjeljku Postavkekliknite Postavke tijeka rada.
    Veza Postavke tijeka rada u odjeljku Postavke

  6. Na stranici Postavke tijeka rada u odjeljku Naziv tijeka rada (kliknite za promjenu postavki) kliknite naziv tijeka rada kojem želite promijeniti postavke.
    Veza za promjenu postavki tijeka rada

  7. Na istom dvostraničnom obrascu za pridruživanje pomoću kojega je tijek rada izvorno dodan unesite i spremite željene promjene.

    Dodatne informacije o poljima i kontrolama u obrascu za pridruživanje potražite u segmentu PLANIRANJE i odgovarajućem segmentu Dodavanje (Popis/biblioteka ili Zbirka web-mjesta) ovog članka.

Vrh segmenta

2. Onemogućavanje i uklanjanje tijeka rada

Ako se tijek rada izvodi samo na jednom popisu ili u biblioteci

  1. Otvorite popis ili biblioteku u kojoj se izvodi.

  2. Na vrpci kliknite karticu Popis ili Biblioteka.

    Napomena: Naziv kartice može se razlikovati ovisno o vrsti popisa ili biblioteke. Na primjer, na popisu kalendara kartica ima naziv Kalendar.

  3. U grupi Postavke kliknite Postavke tijeka rada.

  4. Na stranici Postavke tijeka rada kliknite vezu Ukloni, blokiraj ili vrati tijek rada.

  5. Pomoću obrasca na stranici Uklanjanje tijekova rada onemogućite, ponovno omogućite ili uklonite tijekove rada.
    Obrazac na stranici Uklanjanje tijekova rada

Obrazac ima pet stupaca:

  • Tijek rada    Naziv tijeka rada.

  • Instance    Broj instanci tijeka rada koje se trenutno izvode na stavkama.

  • Dopuštanje    Mogućnost koja omogućuje normalno funkcioniranje tijeka rada.

  • Bez novih instanci    Mogućnost koja omogućuje svim instancama tijeka rada koje su trenutno pokrenute da se dovrše, no onemogućuje tijek rada tako da sprječava pokretanje novih instanci. (Ova akcija jest reverzibilna. Da biste kasnije ponovno omogućili tijek rada, vratite se na ovu stranicu i odaberite Dopusti.)

  • Uklanjanje    Mogućnost koja u potpunosti uklanja tijek rada s popisa ili iz biblioteke. Sve pokrenute instance smjesta se prekidaju, a stupac tijeka rada više se ne pojavljuje na stranici za popis ili biblioteku. (Ova akcija nije reverzibilna.)

Ako se tijek rada izvodi na svim popisima i bibliotekama u ovoj zbirci web-mjesta

  1. Otvorite početnu stranicu zbirke web-mjesta (ne početnu stranicu za web-mjesto ili podmjesto unutar ove zbirke).

  2. Kliknite ikonu Postavke Gumb Postavke javnog web-mjesta sustava SharePoint Online a zatim Postavke web-mjesta.

  3. Na stranici Postavke web-mjesta u odjeljku Galerije kliknite Vrste sadržaja web-mjesta.

  4. Na stranici Vrste sadržaja web-mjesta kliknite naziv vrste sadržaja web-mjesta na kojoj se tijek rada izvršava.
    Vrste sadržaja dokumenata s označenom vrstom

  5. Na stranici za odabranu vrstu sadržaja u odjeljku Postavke kliknite Postavke tijeka rada.
    Veza Postavke tijeka rada u odjeljku Postavke

  6. Na stranici Postavke tijeka rada kliknite vezu Ukloni, blokiraj ili vrati tijek rada.

  7. Pomoću obrasca na stranici Uklanjanje tijekova rada onemogućite, ponovno omogućite ili uklonite tijekove rada.
    Obrazac na stranici Uklanjanje tijekova rada

Obrazac ima pet stupaca:

  • Tijek rada    Naziv tijeka rada.

  • Instance    Broj instanci tijeka rada koje se trenutno izvode na stavkama.

  • Dopuštanje    Mogućnost koja omogućuje normalno funkcioniranje tijeka rada.

  • Bez novih instanci    Mogućnost koja omogućuje svim instancama tijeka rada koje su trenutno pokrenute da se dovrše, no onemogućuje tijek rada tako da sprječava pokretanje novih instanci. (Ova akcija jest reverzibilna. Da biste kasnije ponovno omogućili tijek rada, vratite se na ovu stranicu i odaberite Dopusti.)

  • Uklanjanje    Mogućnost koja u potpunosti uklanja tijek rada iz zbirke web-mjesta. Sve pokrenute instance smjesta se prekidaju, a stupac tog tijeka rada više se ne pojavljuje na stranici popisa ili biblioteke. (Ova akcija nijereverzibilna.)

Što je sljedeće?

Ako ste unijeli neke promijene, pokrenite pokusnu instancu tijeka rada kako biste ponovno provjerili učinke promjena.

Daljnja prilagodba

Postoje razni načini na koje možete dodatno prilagođavati tijekove rada ugrađene u proizvode sustava SharePoint.

Možete čak i stvarati prilagođene tijekove rada ispočetka.

Možete koristiti neke ili sve sljedeće programe:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Prilagodba obrazaca, akcija i ponašanja tijekova rada.

  • Microsoft Visual Studio    Stvaranje vlastitih prilagođenih akcija tijeka rada.

Dodatne informacije potražite u sustavu pomoći mreže MSDN (Microsoft Software Developer Network).

Potrebna vam je dodatna pomoć?

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×