Uvod u Access

Početak rada s bazama podataka

Vaš preglednik ne podržava videozapise.

Isprobajte!

Baze podataka i web-aplikacije mogu imati velike poslovne prednosti. Dizajn baze podataka ključan je za postizanje ciljeva, bilo da želite upravljati podacima o zaposlenicima, dostavljati tjedna izvješća o podacima ili pratiti narudžbe klijenata. Ulaganje vremena za razumijevanje dizajna baze podataka pomoći će vam da izradite baze podataka koje prvi put funkcioniraju ispravno i koje će ugoditi potrebama koje se mijenjaju.

Važno: Web-aplikacije programa Access razlikuju se od baza podataka za stolna računala. U ovom se članku ne govori o dizajnu web-aplikacije.

Koncepti i pojmovi

Započnite s učenjem nekih osnovnih pojmova i koncepata. Da biste dizajnirali korisnu bazu podataka, stvorite tablice koje se fokusiraju na jedan predmet. U tablicama bilježite sve podatke potrebne za taj predmet u poljima koja drže najmanju moguću jedinicu podataka.

Relacijske baze podataka

Baza podataka u kojoj su podaci podijeljeni u tablice, koje su kao proračunske tablice. Svaka tablica sadrži samo jedan predmet, kao što su kupci (jedna tablica) ili proizvodi (druga tablica).

Zapisi i polja

Pohrana za diskretne podatke u tablici. Reci (ili zapisi) pohranjuju svaku jedinstvenu točku podataka, kao što je ime klijenta. Stupci (ili polja) izdvajaju podatke koji se za svaku točku podataka u najmanju moguću jedinicu mogu izdvojiti – ime može biti jedan stupac, a prezime može biti drugo.

Primarni ključ

Vrijednost koja jamči da je svaki zapis jedinstven. Na primjer, mogu biti dva korisnika s istim imenom, Elizabeth Andersen. No jedan od zapisa Elizabeth Andersen ima broj 12 kao primarni ključ, a drugi primarni ključ od 58.

Odnosi roditelja i djeteta

Uobičajeni odnosi između tablica. Jedan korisnik, primjerice, može imati više narudžbi. Nadređene tablice imaju primarne ključeve. Podređene tablice imaju vanjske ključevekoji su vrijednosti primarnog ključa koje pokazuju kako su zapisi podređene tablice povezani s nadređenom tablicom. Ti su ključevi povezani odnosom.

Što je dobar dizajn baze podataka?

Dva su načela temeljna za dobar dizajn baze podataka:

  • Izbjegavajte duplicirane informacije (nazivaju se i suvišni podaci). Troši prostor i povećava vjerojatnost pogrešaka.

  • Provjerite je li podaci točni i potpuni. Nepotpune ili pogrešne informacije teče kroz upite i izvješća te mogu dovesti do pogrešno oblikovanih odluka.

Da biste vam pomogli s ovim problemima:

  • Podijelite podatke baze podataka u tablice utemeljene na predmetu s uskim fokusom. Izbjegavajte dupliciranje podataka u više tablica. (Na primjer, imena klijenata trebala bi se koristiti samo u jednoj tablici.)

  • Pridružite se tablicama pomoću tipki umjesto dupliciranje podataka.

  • Uvrsti procese koji podržavaju i jamče točnost i integritet podataka baze podataka.

  • Dizajnirajte bazu podataka uz na umu potrebe za obradom podataka i izvješćivanjem.

Da biste poboljšali dugoročnu korisnost baza podataka, slijedite ovih pet koraka dizajna:

Prvi korak: određivanje svrhe baze podataka

Prije nego što počnete, imate cilj za bazu podataka.

Da bi dizajn bio fokusiran, sažmite svrhu baze podataka i često se pozivajte na sažetak. Ako želite malu bazu podataka za kućnu tvrtku, primjerice, možete napisati nešto jednostavno, npr. "Baza podataka klijenata čuva popis informacija o klijentima radi izrade poruka e-pošte i izvješća". Za poslovnu bazu podataka možda će vam biti potrebno više odlomaka da biste opisali kada i kako će osobe u različitim ulogama koristiti bazu podataka i njezine podatke. Stvorite određenu i detaljnu izjavu o zadatku na koju se možete pozivati tijekom cijelog postupka dizajniranja.

Drugi korak: traženje i organiziranje potrebnih podataka

Prikupite sve vrste podataka koje želite snimiti, kao što su nazivi proizvoda i brojevi narudžbi.

Započnite s postojećim podacima i načinima praćenja. Možda, primjerice, trenutno zapisujete narudžbenice u knjigu ili podatke o klijentima čuvate na papirnatim obrascima. Koristite te izvore da biste na popisu na popisu podataka koje trenutno snimate (na primjer, svi okviri na obrascima). Ako trenutno ne snimate važne informacije, razmislite o tome koje su vam diskretne informacije potrebne. Svaka pojedinačna vrsta podataka postaje polje u bazi podataka.

Ne brinite se da će prvi popis biti savršen – možete ga precizno podesiti tijekom vremena. No razmislite o svim osobama koje koriste te podatke i zatražite njihove ideje.

Zatim razmislite o tome što želite od baze podataka te vrste izvješća ili poruka e-pošte koje želite stvoriti. Zatim provjerite primate li podatke potrebne za ostvarivanje tih ciljeva. Ako, primjerice, želite izvješće koje prikazuje prodaju po regiji, morate zabilježiti podatke o prodaji na regionalnoj razini. Pokušajte skicirati izvješće sa stvarnim podacima koje želite vidjeti. Zatim na popisu popisa podataka koje morate stvoriti izvješće. Isto učinite za slanje poruka e-pošte ili druge izlaze koje želite iz baze podataka.

Primjer

Pretpostavimo da korisnicima pružite mogućnost da se u periodička ažuriranja e-pošte registriraju (ili odu) i želite ispisati popis osoba koje su se u njih uvezli. Potreban vam je stupac Pošalji e-poštu u tablici Klijent s dopuštenim vrijednostima Da i Ne.

Za one koji žele primati poruke e-pošte potrebna vam je adresa e-pošte koja zahtijeva i polje. Ako želite uvrstiti odgovarajući pozdrav (npr. g. , gđa ili gđa), uvrstiti polje Pozdrav. Ako korisnike želite u porukama e-pošte e-poštom ome-poštom ome-poštom odavati po imenu, dodajte polje Ime.

Savjet: Ne zaboravite razlomiti svaki dio informacija u najmanji korisni dio, kao što su ime i prezime za tablicu korisnika. Općenito, ako želite sortirati, pretraživati, izračunati ili izvješće na temelju stavke podataka (npr. prezime kupca), trebali biste tu stavku staviti u vlastito polje.

Treći korak: dijeljenje informacija u tablice

Podijelite stavke s podacima na glavne entitete ili predmete, kao što su proizvodi, kupci i narudžbe. Svaki predmet postaje tablica.

Kada imate popis potrebnih podataka, odredite glavne entitete (ili subjekte) koje morate organizirati. Izbjegavajte dupliciranje podataka u svim entitetima. Na primjer, preliminarni popis za bazu podataka o prodaji proizvoda može izgledati ovako:

Snimka zaslona s stavkama informacija grupiranima u teme

Glavni entiteti su: kupci, dobavljači, proizvodi i narudžbe. Započnite s tim četirima tablicama: jedna za činjenice o klijentima, jedna za činjenice o dobavljačima i tako dalje. To možda nije vaš konačni dizajn, ali to je dobra polazna točka.

Napomena: Najbolje baze podataka sadrže više tablica. Izbjegavajte iskušenje da sve svoje podatke postavite u jednu tablicu. To rezultira dupliciranim informacijama, većom veličinom baze podataka i povećanim pogreškama. Dizajn za snimanje svake činjenice samo jednom. Ako pronađete ponavljajuće podatke, kao što je adresa dobavljača, restrukturirati bazu podataka da biste te podatke e-pošte pronašli u zasebnoj tablici.

Da biste saznali zašto je više tablica bolje od manje, razmislite o tablici prikazanoj ovdje:

Isječak zaslona podataka o proizvodima i dobavljačima

Svaki redak sadrži informacije o proizvodu i o dobavljaču. Budući da možda imate mnogo proizvoda istog dobavljača, naziv dobavljača i podaci o adresi moraju se više puta ponavljati. Time se gubi prostor na disku. Umjesto toga, podatke o dobavljaču zabilježite samo jedanput u zasebnu tablicu Dobavljači, a zatim je povežite sa tablicom Proizvodi.

Drugi problem s ovim dizajnom očit je kada morate izmijeniti podatke o dobavljaču. Pretpostavimo da morate promijeniti adresu dobavljača. Budući da se prikazuje na mnogim mjestima, adresu možete slučajno promijeniti na jednom mjestu, ali ćete je zaboraviti promijeniti na drugim mjestima. Snimanjem adrese dobavljača na samo jednom mjestu rješava se taj problem.

Naposljetku pretpostavimo da postoji samo jedan proizvod koji isporučuje vinarija Coho i želite izbrisati proizvod, ali zadržati naziv dobavljača i podatke o adresi. Uz ovaj dizajn, kako biste izbrisali zapis o proizvodu, a da ne izgubite i podatke o dobavljaču? Ne možeš. Budući da svaki zapis sadrži činjenice o proizvodu uz činjenice o dobavljaču, nije ga moguće izbrisati bez brisanja drugog. Da biste te činjenice razdvojili, podijelite ovu tablicu na dva: prvu za informacije o proizvodu, a drugu za informacije o dobavljaču. Kada izbrišete zapis proizvoda, brišete samo činjenice o proizvodu, a ne i činjenice o dobavljaču.

Četvrti korak: pretvorite stavke informacija u stupce

Odlučite koje podatke morate pohraniti u svaku tablicu. Ti diskretni dijelovi podataka postaju polja u tablici. Tablica Zaposlenici, primjerice, može obuhvaćati polja kao što su Prezime, Ime i Prezime i Datum unajmljanja.

Kada za tablicu baze podataka odaberete predmet, stupci u toj tablici trebali bi pohraniti samo činjenice o tom jednom predmetu. Tablica proizvoda, primjerice, trebala bi pohraniti činjenice samo o proizvodima , a ne o njihovim dobavljačima.

Da biste odlučili koje podatke želite pratiti u tablici, koristite popis koji ste prethodno stvorili. Tablica Kupci, primjerice, može obuhvaćati: ime, prezime, adresu, slanje e-pošte, pozdrav i adresu e-pošte. Svaki zapis (klijent) u tablici sadrži isti skup stupaca, pa pohranjujete iste podatke za svakog klijenta.

Stvorite prvi popis, a zatim ga pregledajte i suzite. Ne zaboravite razlomiti podatke u najmanja moguća polja. Ako, primjerice, početni popis sadrži adresu kao polje, to prelomite na adresu, grad, državu i poštanski broj ili, ako su vaši korisnici globalni, u još više polja. Na taj način, primjerice, možete e-poštom raditi u odgovarajućem obliku ili izvješće o narudžbama po državi.

Kada u svakoj tablici suzite podatkovne stupce, spremni ste odabrati primarni ključ svake tablice.

Peti korak: određivanje primarnih ključeva

Odaberite primarni ključ svake tablice. Primarni ključ, kao što su ID proizvoda ili ID narudžbe, jedinstveno identificira svaki zapis. Ako nemate očiti jedinstveni identifikator, upotrijebite Access da biste ga stvorili.

Potreban vam je način jedinstvene identifikacije svakog retka u svakoj tablici. Sjećate se starijeg primjera u kojem dva korisnika imaju isto ime? Budući da dijele ime, potreban vam je način odvojenog prepoznavanja svakog imena.

Svaka tablica mora sadržavati stupac (ili skup stupaca) koji jedinstveno označava svaki redak. To se zove primarni ključ i često je jedinstveni broj, kao što je ID broj zaposlenika ili serijski broj. Access pomoću primarnih ključeva brzo povezuje podatke iz više tablica i objeduje podatke.

Ponekad se primarni ključ sastoji od dva ili više polja. Na primjer, tablica Detalji narudžbe u koju se pohranjuju stavke retka za narudžbe mogu koristiti dva stupca u primarnom ključu: ID narudžbe i ID proizvoda. Kada primarni ključ koristi više stupaca, naziva se i složenim ključem.

Isječak zaslona tablice Proizvodi

Ako već imate jedinstveni identifikator za podatke u tablici, kao što su brojevi proizvoda koji jedinstveno identificiraju svaki proizvod u katalogu, koristite ga, ali samo ako vrijednosti zadovoljavaju ova pravila za primarne ključeve:

  • Identifikator će uvijek biti različit za svaki zapis. Duplicirane vrijednosti nisu dopuštene u primarnom ključu.

  • Za stavku uvijek postoji vrijednost. Svaki zapis u tablici mora imati primarni ključ. Ako koristite više stupaca da biste stvorili ključ (npr. dio obitelji i broj dijela), obje vrijednosti moraju uvijek biti prisutne.

  • Primarni je ključ vrijednost koja se ne mijenja. Budući da se na ključeve pozivaju druge tablice, svaka promjena primarnog ključa u jednoj tablici znači promjenu u njemu svugdje gdje se poziva. Česte promjene povećavaju rizik od pogrešaka.

Ako nemate očiti identifikator, kao primarni ključ koristite proizvoljan jedinstveni broj. Možete, primjerice, svakoj narudžbi dodijeliti jedinstveni broj narudžbe isključivo radi utvrđivanja narudžbe.

Savjet: Da biste stvorili jedinstveni broj kao primarni ključ, dodajte stupac pomoću vrste podataka Samonumeriranje. Vrsta podataka Automatsko numeriranje automatski dodjeljuje jedinstvenu brojčanu vrijednost svakom zapisu. Ta vrsta identifikatora ne sadrži činjenice u kojima se opisuje redak koji predstavlja. Idealan je za korištenje kao primarni ključ jer se brojevi ne mijenjaju – za razliku od primarnog ključa koji sadrži činjenice o retku, npr. telefonski broj ili ime klijenta.

Želite još informacija?

Smjernice za davanje naziva poljima, kontrolama i objektima

Uvod u tablice

Obuka za Excel

Obuka za Outlook

Potrebna vam je dodatna pomoć?

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

×