Vodič za dizajniranje izvješća

Access vam nudi brojne alate koji vam olakšavaju brzo stvaranje atraktivnih izvješća koja se jednostavno čitaju da bi se podaci predstavili na način koji najbolje odgovara potrebama svojih korisnika. Naredbe na kartici Stvaranje možete koristiti da biste stvorili jednostavno izvješće jednim klikom. Možete koristiti čarobnjak za izvješća da biste stvorili složenije izvješće ili možete stvoriti izvješće tako da sami dodate sve elemente podataka i oblikovanja. Koja god se metoda izabrala, vjerojatno ćete učiniti najmanje nekoliko promjena u dizajnu izvješća da biste prikazali podatke na željeni način. U ovom se članku razmatra opći postupak dizajniranja izvješća, a zatim vam prikazuje kako u izvješće dodati određene elemente dizajna.

Sadržaj članka

Odlučivanje o postavljanju izvješća

Kada dizajnirate izvješće, najprije morate razmotriti način na koji želite da se podaci raspoređene na stranici i kako se podaci pohranjuju u bazu podataka. Tijekom postupka dizajna možete čak i saznati da vam raspored podataka u tablicama neće dopustiti da stvorite izvješće koje želite. To može biti pokazatelj da tablice nisu normalizirane – to znači da se podaci ne pohranjuju na najučinkovitiji način.

Stvaranje skice izvješća

Ovaj korak nije obavezan – možda ćete saznati da čarobnjak za izvješće programa Access ili alat za izvješće (koji su dostupni na kartici Stvaranje u grupi izvješća ) sadrže dovoljan početni dizajn za izvješće. Međutim, ako odlučite dizajnirati izvješće bez korištenja tih alata, možda će vam biti korisno napraviti grubi crtež izvješća na komadu papira crtežom okvira u kojem svako polje ide i piše naziv polja u svakom okviru. Umjesto toga možete koristiti programe kao što su Word ili Visio da biste stvorili mogućnost značajke izvješća. Koja god metoda koristite, obavezno uključite dovoljno redaka da biste naznačili kako će se podaci ponavljati.

completed form overlapping preliminary sketch

Možete, primjerice, koristiti redak za informacije o proizvodu, a zatim nekoliko ponavljajućih redaka za prodaju tog proizvoda, a konačno i redak ukupnih zbrojeva prodaje za proizvod. Zatim se slijed ponavlja za sljedeći proizvod i tako dalje do kraja izvješća. Možda je izvješće jednostavan unos podataka u tablici, a u tom slučaju skica može sadržavati samo niz redaka i stupaca.

Napomena: Ova je tehnika i vrlo korisna ako dizajnirate izvješće za nekog drugog. U ovom slučaju druga osoba može nacrtati skeč prije početka rada.

Kada stvorite skicu, odredite koja tablica ili tablica sadrži podatke koje želite prikazati u izvješću. Ako su svi podaci sadržani u jednoj tablici, izvješće možete temeljiti izravno na toj tablici. Više puta, podaci koje želite pohranjuju se u nekoliko tablica koje morate objediniti u upitu da biste ga mogli prikazati u izvješću. Upit se može ugraditi u svojstvo RecordSource u izvješću ili možete stvoriti odvojeni, spremljeni upit i temeljiti izvješće o tome.

Određivanje podataka koje želite unijeti u svaki odjeljak izvješća

Svako izvješće sadrži jedan ili više sekcija izvješća. Jedna sekcija koja je prisutna u svakom izvješću jest sekcija detalj. Ova se sekcija jednom ponavlja za svaki zapis u tablici ili upitu na kojem se izvješće temelji. Ostali odjeljci nisu obavezni i ponavljaju se manje često te se obično koriste za prikaz informacija koje su česte u grupi zapisa, stranici izvješća ili cijelom izvješću.

U sljedećoj se tablici opisuje mjesto na kojem se nalazi svaki odjeljak i način na koji se sekcija obično koristi.

Odjeljak

Mjesto

Tipični sadržaj

Sekcija zaglavlja izvješća

Prikazuje se samo jednom, pri vrhu prve stranice izvješća.

  • Naslov izvješća

  • Logo

  • Sadašnji Datum

Sekcija podnožja izvješća

Prikazuje se iza zadnjeg retka podataka iznad sekcije podnožje stranice na posljednjoj stranici izvješća.

Izvješća ukupnih zbrojeva (iznosa, brojeva, prosjeci i tako dalje)

Sekcija zaglavlja stranice

Prikazuje se pri vrhu svake stranice izvješća.

  • Naslov izvješća

  • Broj stranice

Sekcija podnožja stranice

Prikazuje se pri dnu svake stranice izvješća.

  • Sadašnji Datum

  • Broj stranice

Sekcija zaglavlja grupe

Prikazuje se samo prethodna grupa zapisa.

Polje koje se grupira

Sekcija podnožje grupe

Prikazuje se odmah nakon grupe zapisa.

Ukupni zbrojevi grupa (iznose, brojke, prosjeci i tako dalje)

Dodatne informacije o dodavanju i uklanjanju sekcija zaglavlja i podnožja izvješća ili zaglavlja i podnožja stranice, potražite u odjeljku Dodavanje ili uklanjanje izvješća ili zaglavlja i podnožja stranice u ovom članku. Odjeljke zaglavlja i podnožja u grupi možete dodati pomoću okna Grupiranje, sortiranje i ukupni zbroj u prikazu prikaza ili u prikazu dizajna.

Određivanje načina raspoređivanja podataka o detaljima

Većina izvješća posloženi su u tabličnom ili složenom izgledu, no Access vam daje fleksibilnost korištenja samo o bilo kojem rasporedu zapisa i polja koja želite.

Tablični prikaz    Tablični je prikaz sličan proračunskoj tablici. Natpisi su iznad vrha, a podaci su poravnani u stupcima ispod natpisa. Tablični se odnosi na izgled podataka kao što je tablica. Ovo je vrsta izvješća koju Access kreira kada kliknete izvješće u grupi izvješća na kartici Stvaranje . Tablični je plan dobar za korištenje ako izvješće ima relativno mali broj polja koja želite prikazati u jednostavnom obliku popisa. Na sljedećoj se ilustraciji prikazuje izvješće o zaposleniku koje je stvoreno pomoću tabličnog prikaza.

Employees report in a tabular layout

Složeni tlocrt    Složeni izgled nalikuje obrascu koji ispunjavate prilikom otvaranja bankovnog računa ili kupnje iz internetskog prodavača. Svaki dio podataka označen je, a polja se sloju jedno na drugo. Ovaj je plan dobar za izvješća koja sadrže previše polja za prikaz u tabličnom obliku – odnosno, širina stupaca premašit će širinu izvješća. Na sljedećoj se ilustraciji prikazuje izvješće o zaposleniku koje je stvoreno pomoću složenog rasporeda.

Primjer slika mačaka na web-mjestu Isječci crteža

Napomena: U čarobnjaku za izvješća ovaj se prikaz naziva rasporedom kolumnara.

Mješoviti tlocrt    Možete miješati elemente tabličnih i složenog rasporeda. Primjerice, za svaki zapis možete rasporediti neka polja u vodoravnom retku pri vrhu sekcije pojedinosti i rasporediti druga polja iz istog zapisa u jednom ili više složenih rasporeda ispod gornjeg retka. Na sljedećoj se ilustraciji prikazuje izvješće o zaposleniku koje je stvoreno pomoću mješovitog rasporeda. Polja ID, prezime i ime raspoređeni su u tabličnom izgledu kontrole, a polja posao i naziv poslovnog telefona raspoređeni su u složeni raspored. U ovom primjeru crte rešetke koriste se za prikaz vizualnog odvajanja polja za svakog zaposlenika.

Upit s ažuriranjem s jednim kriterijem ažuriranja

Opravdani prikaz    Ako koristite čarobnjak za izvješća da biste stvorili izvješće, možete odabrati korištenje opravdanog rasporeda. Ovaj plan koristi punu širinu stranice da bi se zapisi prikazivali što je više moguće. Naravno, možete postići iste rezultate bez korištenja čarobnjaka za izvješća, ali može biti vrlo loš postupak da biste točno poravnali polja. Na sljedećoj se ilustraciji prikazuje izvješće o zaposleniku koje je stvoreno pomoću opravdanog rasporeda čarobnjaka za izvješća.

.

Opravdani je plan dobar za korištenje ako prikazujete veliki broj polja u izvješću. Ako u prethodnom primjeru koristite tablični izgled da biste prikazali iste podatke, polja se protežu od ruba stranice. Ako koristite složeni plan, svaki zapis zauzima puno više okomitog razmaka, koji otpada na papir i otežava čitanje izvješća.

Vrh stranice

Poravnanje podataka pomoću rasporeda kontrole

Izgledi kontrole predstavljaju vodiče koje možete dodati u izvješće dok je otvoren u prikazu izgleda ili u prikazu dizajna. Access automatski dodaje rasporede kontrole kada koristite čarobnjak za izvješća da biste izgradili izvješće ili kada stvorite izvješće tako da kliknete izvješće u grupi izvješća na kartici Stvaranje . Rasporedom kontrole kao što je tablica, svaka ćelija može sadržavati oznaku, tekstni okvir ili bilo koju drugu vrstu kontrole. Na sljedećoj se ilustraciji prikazuje tablični plan kontrole u izvješću.

Osnovni tablični izgled kontrola

Narančaste crte označavaju retke i stupce rasporede kontrole i vidljive su samo kada je izvješće otvoreno u prikazu prikaza ili u prikazu dizajna. Izgledi kontrole pomoći će vam da postignete ujednačeno poravnanje podataka u recima i stupcima, a oni olakšavaju dodavanje, promjenu veličine ili uklanjanje polja. Pomoću alata u grupama tablice i položaja na kartici Rasporedi (dostupno u prikazu izgleda ili prikazu dizajna) možete promijeniti jednu vrstu rasporeda kontrole u drugu, a kontrole možete ukloniti iz rasporeda da biste kontrole mogli pozicionirati gdje god želite u izvješću.

Vrh stranice

Dodavanje ili uklanjanje izvješća ili zaglavlja i podnožja stranice

Kao što je navedeno ranije u ovom članku, zaglavlja i podnožja nalaze se u odjeljcima izvješća koja možete koristiti za prikaz podataka koji su zajednički za cijelo izvješće ili na svaku stranicu izvješća. Na primjer, možete dodati odjeljak podnožje stranice da biste prikazali broj stranice pri dnu svake stranice ili možete dodati odjeljak zaglavlja izvješća da biste prikazali naslov za cijelo izvješće.

Dodavanje sekcija izvješća ili zaglavlja i podnožja stranice

  1. U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite izvješće koje želite promijeniti, a zatim na izborniku prečaca kliknite Prikaz dizajna.

  2. Provjerite koji su odjeljci već u izvješću. Odjeljci su odvojeni okomitim vodoravnim šipkama koje se zovu Selektori sekcije. Naljepnica na pojedinom izbornom odjeljku označava što je sekcija izravno ispod njega.

    Izvješće u prikazu dizajna

    Svako izvješće ima odjeljak s pojedinostima, a može sadržavati i zaglavlje izvješća, zaglavlje stranice, podnožje stranice i podnožje izvješća. Osim toga, ako u izvješću postoji razina grupiranja, možda će se prikazati zaglavlja i podnožja grupe (kao što je datoteka kao zaglavlje prikazano na prethodnoj ilustraciji). Zaglavlja i podnožja po zadanom su imenovani pomoću naziva polja ili izraza koji je temelj grupe. U ovom slučaju naziv polja grupiranje jest "datoteka kao".

  3. Da biste u izvješće dodali sekcije zaglavlja i podnožja stranice ili izvješće zaglavlja i podnožja, desnom tipkom miša kliknite bilo koji odabir sekcije, a zatim na izborniku prečaca kliknite zaglavlje/podnožje stranice ili Zaglavlje izvješća/podnožje .

    Oprez: Ako je sekcija već prisutna u izvješću, Access će vas upozoriti da će izbrisati postojeću sekciju i kontrole koje sadrži.

    Sada možete premještati postojeće kontrole ili dodati nove kontrole u nove sekcije.

Access uvijek dodaje odjeljke zaglavlja i podnožja na stranice i izvješća u parovima. To jest, ne možete dodati sekciju stranice ili zaglavlja izvješća, a da ne dodate i odgovarajuću sekciju podnožja. Ako vam nije potrebna obje sekcije, ne možete izbrisati sekciju, ali ne možete promijeniti veličinu sekcije koja se ne koristi na visinu od nule (0) da biste izbjegli dodavanje dodatnog okomitog razmaka u izvješće. Postavite pokazivač pri dnu sekcije koja se ne koristi dok se ne pretvori u dvosmjernu strelicu zamjenski tekst , a zatim vucite prema gore dok se sekcija ne sakrije. Ako u odjeljku postoje bilo koje kontrole, morate ih izbrisati da biste u potpunosti mogli sakriti sekciju.

Uklanjanje sekcija izvješća ili zaglavlja i podnožja stranice

  1. U navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite izvješće koje želite promijeniti, a zatim na izborniku prečaca kliknite Prikaz dizajna.

  2. Desnom tipkom miša kliknite bilo koji odabir sekcije, a zatim na izborničkom prečacu kliknite zaglavlje/podnožje stranice ili Zaglavlje izvješća/podnožje .

Ako uklonite par zaglavlja i podnožja te odjeljke sadrže kontrole, Access će vas upozoriti da će brisanje sekcija izbrisati i kontrole te da nećete moći poništiti akciju. Kliknite da da biste uklonili sekcije i izbrisali kontrole ili kliknite ne da biste odustali od operacije.

Vrh stranice

Savjeti za oblikovanje različitih vrsta podataka

Kada stvorite izvješće pomoću alata za izvješće (dostupno na kartici Stvaranje u grupi izvješća ) ili pomoću čarobnjaka za izvješća, Access dodaje polja u izvješće i stvara najprikladniju kontrolu za prikaz svakog polja na temelju vrste podataka polja. Ako sami dodajete polja u izvješće, preferirani je postupak povlačenje svakog polja s popisa polja u izvješće. Kao i čarobnjak za izvješća ili alat za izvješće , Access stvara najprikladniju kontrolu za svako polje, ovisno o vrsti podataka polja. Za većinu vrsta podataka najprikladnija (zadana) kontrola koja se koristi jest tekstni okvir.

U sljedećim odjeljcima nalaze se Savjeti za oblikovanje nekih vrsta podataka s posebnim slučajevima.

Polja s više vrijednosti    Zadana kontrola za polje s više vrijednosti kombinirani je okvir. To može izgledati kao čudan odabir kontrole u izvješću jer ne možete kliknuti strelicu u kombiniranom okviru u izvješću. No u kontekstu izvješća kombinirani se okvir ponaša kao tekstni okvir. Strelica je vidljiva samo u prikazu dizajna.

Ako polje sadrži više vrijednosti, te su vrijednosti odvojene zarezima. Ako kombinirani okvir nije dovoljno širok da bi se prikazale sve vrijednosti u jednom retku, a svojstvo CanGrow kombiniranog okvira postavljeno je na da, vrijednosti se prelažu u sljedeći redak. U suprotnom se vrijednosti skraćuju. Da biste postavili svojstvo CanGrow za kontrolu, otvorite izvješće u prikazu dizajna ili prikazu prikaza, kliknite kontrolu, a zatim pritisnite F4 da bi se prikazao list svojstava kontrole. Svojstvo CanGrow nalazi se na kartici Oblikovanje i na kartici sve na listu svojstava za kontrolu.

Polja obogaćenog teksta    Zadana kontrola za polje obogaćenog teksta jest tekstni okvir. Ako tekstni okvir nije dovoljno širok da bi se prikazale sve vrijednosti u jednom retku, a svojstvo CanGrow tekstnog okvira postavljeno je na da, vrijednosti se prelažu na sljedeći redak. U suprotnom se vrijednosti skraćuju. Da biste postavili svojstvo CanGrow za kontrolu, otvorite izvješće u prikazu dizajna ili prikazu prikaza, kliknite kontrolu, a zatim pritisnite F4 da bi se prikazao list svojstava kontrole. Svojstvo CanGrow nalazi se na kartici Oblikovanje i na kartici sve na listu svojstava za kontrolu.

Polje obogaćenog teksta olakšava oblikovanje teksta na različite načine. Na primjer, nekoliko riječi u polju može biti podcrtano, a nekoliko drugih riječi u istom polju može biti u kurziv. Ipak, možete postaviti cjelokupni stil oblikovanja za tekstni okvir koji sadrži obogaćeni tekst. Oblikovanje tekstnog okvira primjenjuje se samo na tekst koji nije posebno oblikovan pomoću oblikovanja obogaćenog teksta.

Postavljanje stilova oblikovanja za tekstni okvir koji prikazuje polje obogaćenog teksta

  1. Desnom tipkom miša kliknite izvješće u navigacijskom oknu, a zatim na izborničkom prečacu kliknite prikaz rasporeda .

  2. Kliknite tekstni okvir koji prikazuje polje obogaćenog teksta, a zatim na kartici Oblikovanje u grupi Font kliknite stil oblikovanja koji želite primijeniti.

    Access primjenjuje oblikovanje na sav tekst u polju obogaćenog teksta koji već nije imao tu vrstu (ali ne i vrijednost) oblikovanja primijenjenog u prikazu koji podržava unos podataka, kao što je prikaz podatkovne tablice za tablicu ili upit ili prikaz obrasca za obrazac. Primjerice, ako je dio teksta u polju oblikovan crvenom bojom fonta, a na tekstni okvir primijenite plavu boju fonta, Access će pretvoriti sav plavi tekst osim onog koji je pojedinačno oblikovan kao crven. Kao drugi primjer, ako je dio teksta u polju oblikovan veličinom fonta od 11 točaka, a na tekstni okvir primijenite veličinu fonta od 14 točaka, Access primjenjuje veličinu fonta od 14 točaka na sav tekst, osim za ono što je individualno oblikovano na 11 poena.

    Polja privitka    Polja privitka koriste specijalnu kontrolu koja se ne koristi ni za neku drugu vrstu podataka. U zapis možete priložiti više datoteka pomoću jednog polja privitka, ali polje može prikazivati samo podatke o jednom privitku. Kontrola privitka po zadanom prikazuje ikonu ili sliku, ovisno o vrsti datoteke privitka koji se trenutno prikazuje u kontroli. Ako želite, možete postaviti svojstva kontrole privitka da bi se sve priložene datoteke prikazivale kao ikone ili tako da polje jednostavno prikazuje ikonu spajalice i broj privitaka. Uz pretpostavku da već koristite kontrolu privitka u izvješću, pomoću sljedećeg postupka možete prilagoditi svojstva kontrole za različita korištenja kontrole.

Postavljanje svojstava prikaza za polje privitka

  1. Desnom tipkom miša kliknite izvješće u navigacijskom oknu, a zatim na izborničkom prečacu kliknite prikaz rasporeda .

  2. Kliknite kontrolu privitka. Ako popis svojstava nije prikazan, pritisnite tipku F4 da biste ga prikazali. Na listu svojstava kliknite karticu Oblikovanje .

    Koristite sljedeću tablicu kao vodič za postavljanje svojstava kontrole privitka.

    Svojstvo

    Postavka

    Prikaži kao

    • Slika/ikona prikazuje grafiku kao slike i sve ostale datoteke kao ikone. To je zadana postavka.

    • Ikona prikazuje sve datoteke kao ikone.

    • Spajalica prikazuje ikonu spajalice, a zatim broj privitaka u zagradama.

    Zadana slika

    Da bi se zadana slika pojavila u kontroli privitka kada nema priloženih datoteka, u okviru Svojstva kliknite Gumb sastavljača , dođite do željene slike, a zatim kliknite Otvori.

    Napomena: Zadana slika ne prikazuje se ako je svojstvo Prikaz u obliku postavljeno na paperclip.

    Poravnanje slike

    Na popisu odaberite željeno poravnanje. Zadana je postavka centar. Prilagodba te postavke može proizvesti neočekivane rezultate, ovisno o postavljanju svojstva mode veličine slike .

    Način veličine slike

    Ta je postavka dostupna samo ako je svojstvo prikaz kao svojstva postavljeno na sliku/ikonu.

    • Clip prikazuje sliku u pravoj veličini. Slika je podrezana ako je prevelika da bi se odgovarala u kontroli.

    • Stretch proširuje sliku tako da ispunjava cijelu kontrolu.

      Napomena: Ako kontrola privitka nije jednaka istoj veličini kao i slika, pomoću ove postavke narušit će se slika, što će se prikazati okomito ili vodoravno.

    • Zumiranje prikazuje sliku kao veliku kao moguću bez rezanja ili iskrivljenja slike. To je zadana postavka.

  3. Ako koristite kontrolu da biste prikazali grafiku, prilagodite veličinu kontrole privitka da biste mogli vidjeti željenu količinu pojedinosti.

Vrh stranice

Potrebna vam je dodatna pomoć?

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala vam na povratnim informacijama! Čini se da bi vam pomoglo kad bismo vas povezali s nekim od naših agenata podrške za Office.

×