Web Scheduler za Skype za tvrtke (Lync)

Microsoft Lync Web Scheduler je web-program koji možete koristiti za stvaranje sastanaka u programu Lync ako nemate Microsoft Outlook ili ne koristite operacijski sustav Windows. Web Scheduler omogućuje vam stvaranje novih sastanaka, izmjenu postojećih sastanaka tei slanje pozivnica pomoću omiljenog programa za e-poštu.

Tim za podršku u vašoj tvrtki dodijelit će vam vezu na portal alata Web Scheduler, korisničko ime i lozinku za prijavu. Kada ste na toj stranici, klikajte kartice da biste pristupali različitim mogućnostima ili se pomaknite do njih pomoću tipke Tab na tipkovnici.

Stvaranje sastanka u programu Lync

  1. Posjetite stranicu alata Web Scheduler koju vam je dodijelio tim za podršku u vašoj tvrtki.

  2. Prijavite se pomoću korisničkog imena i lozinke.

  3. Kliknite Stvori novi sastanak.

Snimka zaslona stvaranja novog sastanka

  1. Upišite Predmet sastanka.

  2. Za mjesto sastanka možete ostaviti Sastanak u programu Lync ili pak dodati mjesto, npr. konferencijska dvorana, ako su neki sudionici fizički prisutni.

  3. U okvir Poruka upišite kratku poruku ili dnevni red sastanka (nije obavezno).

  4. Odaberite Vremenska zona te datum/vrijeme početka i završetka sastanka.

  5. Po zadanome svi, uključujući osobe izvan tvrtke ili ustanove, mogu zaobići predvorje, a to je virtualna čekaonica pomoću koje sudionicima omogućujete ili odbijate pristup. Informacije o načinu izmjene mogućnosti potražite u odjeljku Pristup i izlagači.

  6. Sve osobe iz vaše tvrtke po zadanom imaju dozvole izlagača. Informacije o načinu izmjene mogućnosti potražite u odjeljku Pristup i izlagači.

  7. U odjeljku Sudionici i zvuk dodajte imena pozvanih osoba ili adrese e-pošte te ih razdvojite točkom sa zarezom (;).

  8. Kliknite Provjeri imena da biste provjerili jesu li imena točna.

Snimka zaslona dijaloškog okvira Sudionici i zvuk

Za pozvane sudionike izvan tvrtke upišite cijelu adresu e-pošte, npr. contoso@contoso.com.

Napomena:  Preporučujemo vam da upišete cijelu adresu e-pošte pozvanog sudionika. Web Scheduler može razlučiti imena zaposlenika u tvrtki samo ako su jedinstvena te ako ne postoje dvije osobe s istim imenom.

  1. Ako ste račun postavili kod davatelja usluga audiokonferencija, pozivnica za sastanak obuhvaćat će besplatni broj, telefonski broj za pozive koji se naplaćuju i šifru sudionika. Sudionici sastanka mogu koristiti zvuk računala ili se u sastanak uključiti biranjem.

  2. Kliknite Spremi.

Vrh stranice

Slanje pozivnica sudionicima sastanka

Da biste poslali pozivnicu za sastanak, odaberite jedan od sljedećih načina:

  1. Slanje pozivnica pomoću programa za e-poštu

Ako koristite taj način, kopirajte detalje o sastanku iz alata Web Scheduler i zalijepite ih u zahtjev za sastanak koji ste stvorili pomoću omiljenog programa za e-poštu.

  1. Kada završite stvaranje sastanka, kliknite Spremi.

  2. Otvorit će se prozor s podacima o sastanku.

Snimka zaslona prozora Detalji o sastanku

  1. Istaknite informacije o sastanku, uključujući URL sastanka, broj audiokonferencije i ID konferencije.

  2. Desnom tipkom miša kliknite tekst, a zatim kliknite Kopiraj.

  3. Otvorite bilo koji program za e-poštu i stvorite običan zahtjev za sastanak.

  4. U zahtjev zalijepite detalje o sastanku u programu Lync (koje ste kopirali u 4. koraku).

  5. Dodajte sudionike, provjerite datum i vrijeme sastanka, upišite dnevni red sastanka i pošaljite zahtjev.

  6. Slanje pozivnica u obliku iCalendar

iCalendar omogućuje razmjenu kalendarskih podataka s korisnicima različitih sustava za e-poštu. Primatelji zahtjeva u obliku iCalendar moraju imati softver koji podržava otvaranje zahtjeva za sastanak i odgovaranje na njih.

  1. U odjeljku Moji sastanci odaberite sastanak po predmetu, a zatim kliknite Izvezi kao iCalendar.

Snimka zaslona okvira Sastanak s mogućnošću izvoza u obliku iCalendar

  1. Kada program za e-poštu to zatraži, kliknite Otvori.

  2. Kada se unos kalendara otvori, proslijedite ga osobama koje ste prilikom zakazivanja sastanka dodali kao sudionike.

  3. Pozvani sudionici tada mogu otvoriti datoteku u obliku iCalendar i spremiti je pomoću omiljenog programa za e-poštu (Outlook, Notes, iCal itd.).

Vrh stranice

Pristup i izlagači

Zadane mogućnosti sastanka najbolje su za uobičajene sastanke timova. Mogućnosti sastanka možete prilagoditi svojim potrebama, vrsti sastanka i sudionicima.

U odjeljku Pristup i izlagači odaberite tko može zaobići predvorje i tko može biti izlagač.

Snimka zaslona dijaloškog okvira Pristup i izlagači

Tko može zaobići predvorje

Mogućnosti pristupa

Što se događa

Preporučeno u sljedećim situacijama

Samo organizator (zaključano)

Samo vi smijete izravno pristupiti sastanku. Svi ostali moraju čekati da im se to dopusti.

Sastanak je osiguran i sadrži povjerljive informacije.

Osobe koje pozovem iz svoje tvrtke

Samo pozvane osobe smiju sastanku izravno pristupiti. Svi ostali moraju čekati da im se to dopusti.

Razgovarate o povjerljivim podacima, pa uključivanje želite dopustiti samo točno određenim osobama.

Osobe iz moje tvrtke

Bilo tko iz vaše tvrtke smije sastanku pristupiti izravno, čak i ako nije pozvan.

U sastanku ne sudjeluju vanjski sudionici i ne razgovarate o povjerljivim informacijama.

Svi, uključujući osobe izvan moje tvrtke

Svi s pristupom vezi na sastanak smiju sastanku pristupiti izravno.

Pozivate sudionike izvan svoje tvrtke ili ustanove i ne razgovarate o povjerljivim podacima.

Važno:  Čak i ako je omogućeno predvorje sastanka, sudionici koji se u sastanak uključuju biranjem automatski zaobilaze predvorje.

Tko je izlagač

Mogućnosti izlagača

Tko je izlagač

Preporučeno u sljedećim situacijama

Samo organizator

Vi ćete biti jedini izlagač.

Prezentacije u kojima sudionici ne moraju stupati u interakciju sa sadržajem sastanka. Tijekom sastanka možete postaviti i dodatne izlagače.

Osobe iz moje tvrtke

Izlagač može biti bilo tko iz vaše tvrtke.

Odgovarajuće za neslužbene sastanke s članovima tima na kojima svi sudionici mogu zajednički koristiti i mijenjati sadržaj.

Svi, uključujući osobe izvan moje tvrtke (bez ograničenja)

Izlagači su svi koje pozovete.

Koristite kada želite da vanjski sudionici mogu biti izlagači.

Osobe koje odaberem

Vi i osobe koje odaberete.

Ovu mogućnost odaberite kada želite da određene osobe budu izlagači.

Napomena:  Kada odaberete Osobe koje odaberem kliknite Odaberi izlagače, a zatim sudionike premjestite iz odjeljka Sudionik u odjeljak Izlagači. Pomoću te mogućnosti kao izlagače nije moguće dodati vanjske sudionike i popise za raspodjelu, no tijekom sastanka pojedincima možete dodjeljivati dozvole izlagača.

Vrh stranice

Uključivanje u sastanak u programu Lync

Kliknite vezu na sastanak u zahtjevu za sastanak da biste se prijavili.

Snimka zaslona veze na sastanak u zahtjevu za sastanak

Možete koristiti i karticu Uključite se u sastanak u alatu Web Scheduler:

  1. U odjeljku Moji sastanci odaberite sastanak u koji se želite uključiti.

  2. Na desnoj strani stranice kliknite Uključite se u sastanak.

  3. Otvorit će se odgovarajući klijent za Lync u kojemu se možete prijaviti u sastanak.

Dodatne informacije potražite u članku Uključivanje u sastanak u programu Lync.

Prikaz i uređivanje postojećih sastanaka

Na kartici Moji sastanci u alatu Web Scheduler možete vidjeti sve sastanke koje ste organizirali. Imajte na umu da su u alatu Web Scheduler navedeni samo sastanci koje ste vi organizirali, a ne i oni za koje ste dobili zahtjeve.

  1. Otvorite odjeljak Moji sastanci, a zatim kliknite predmet sastanka da biste otvorili stranicu s detaljima.

Snimka zaslona kartice Moji sastanci

  1. Kliknite Uređivanje sastanka .

  2. Unesite potrebne promjene, a zatim kliknite Spremi.

  3. Kad se pojavi obavijest o uspješnoj akciji, kliknite U redu pa provjerite promijenjene podatke.

Važno:  Kada ažurirate sastanak, pozvanim sudionicima morate ručno poslati ažurirane podatke. Web Scheduler neće automatski ažurirati kalendar.

  • Ako ste za slanje pozivnica koristili iCalendar, ponovno kliknite Izvezi kao iCalendar da biste otvorili zahtjev i poslali ažuriranje.

  • Ako ste detalje o sastanku programa Lync kopirali u obični zahtjev za sastanak, otvorite pozivnicu, ažurirajte je novim detaljima o sastanku pa je ponovno pošaljite sudionicima.

Vrh stranice

Brisanje i otkazivanja sastanka

Sastanci će isteći 14 dana nakon zakazanog vremena završetka, no sastanak možete i izbrisati ako želite očistiti Web Scheduler ili pak otkazati sastanak.

  1. Na kartici Moji sastanci kliknite sastanak koji želite izbrisati.

  2. Na stranici s detaljima o sastanku kliknite karticu Izbriši sastanak.

  3. U okviru za potvrdu kliknite Da.

    Važno:  Sudionicima ćete morati poslati obavijest o otkazivanju jer Web Scheduler ne ažurira kalendar automatski.

  4. Ako ste za slanje zahtjeva za sastanak koristili iCalendar, otvorite pozivnicu i kliknite Odustani. Na taj ćete način sudionicima poslati obavijest o otkazivanju.

  5. Ako ste detalje o sastanku programa Lync kopirali u obični zahtjev za sastanak, otvorite ga, a zatim kliknite Odustani da biste pozvanim sudionicima poslali obavijest o otkazivanju.

Potrebna vam je dodatna pomoć?

Proširite svoje vještine korištenja sustava Office
Istražite osposobljavanje

Jesu li vam ove informacije bile korisne?

×