A Projects Access adatbázissablon használata

Az Access projektkezelési adatbázisával kezelheti a projekteket, valamint a hozzájuk tartozó tevékenységeket és alkalmazottakat. Emellett kereshet és szűrhet projektadatokat, beírhat gyakori feladatokat, és e-mail üzenetekben küldhet vagy fogadhat adatokat.

Az adatbázis használata

Ebben a cikkben az asztali Projektek adatbázissablon használatának alapvető lépéseit tárgyaljuk.

Az adatbázis előkészítése használatra

Az alábbi eljárással győződjön meg arról, hogy az összes adatbázis-tartalom engedélyezve van:

• Ha meg szeretne győződni arról, hogy az összes adatbázis-tartalom engedélyezve van, az üzenetsávon kattintson a Tartalom engedélyezése elemre.
  Az adatbázis-tartalom engedélyezésével kapcsolatos további információkért lásd: Annak eldöntése, hogy megbízható-e az adatbázis.

Alkalmazottak hozzáadása

A Projektek adatbázissablon használatának első lépése az alkalmazottak hozzáadása, hogy legyen valaki, akihez projekteket és tevékenységeket rendelhet hozzá. Ezzel az eljárással manuálisan vehet fel alkalmazottakat, vagy a következő szakaszban megtekintheti az alkalmazottak Outlook-névjegyekből való felvételét ismertető szakaszt.

1. A Projektlista űrlapon kattintson az Alkalmazotti lista elemre.
2. Az Alkalmazotti lista űrlapon adja meg az egyes alkalmazottak adatait.
3. Ha részletesebb információkat szeretne megadni egy alkalmazottról, kattintson duplán az alkalmazott nevére az Alkalmazotti lista űrlapon, és adja meg az adatokat az Alkalmazott adatai űrlapon.
4. Kattintson a Bezárás gombra a Projektlista űrlapra való visszatéréshez.

Partnerek felvétele a Microsoft Outlookból

A Microsoft Outlook használata esetén anélkül adhat hozzá alkalmazottakat a programból, hogy újra be kellene gépelnie az adatokat.

1. A Projektlista űrlapon kattintson az Alkalmazotti lista elemre.
2. Az Alkalmazotti lista űrlapon kattintson a Hozzáadás az Outlookból elemre.
3. A Hozzáadandó nevek kiválasztása párbeszédpanelen jelölje ki azokat a neveket, amelyeket hozzá szeretne adni az adatbázishoz.
4. Kattintson a Hozzáadás, majd az OK gombra.

Új projekt hozzáadása

1. A Projektlista űrlapon kattintson az Új projekt elemre.
2. A Projekt részletei űrlapon töltse ki a projekt részleteit, majd kattintson a Bezárás gombra.

Meglévő projekt szerkesztése

1. A Projektlista űrlapon kattintson duplán a szerkeszteni kívánt projektre.

2. A Projekt részletei űrlapon adja hozzá vagy szerkessze a projekt részleteit.
   Feladat felvétele

   • A Projekt részletei űrlapon kattintson a Tevékenység hozzáadása elemre.
   • A Tevékenység részletei űrlapon töltse ki a tevékenység részleteit, majd kattintson a Bezárás gombra.
     Az Access megjeleníti az új projektet a Projekt részletei űrlap Projekttevékenységek listájában.
     Feladat szerkesztése
   • A Projekt részletei űrlapon kattintson a Projekttevékenységek fülre.
   • Kattintson duplán a szerkeszteni kívánt feladatra.
   • A Feladat részletei űrlapon szerkessze a feladat részleteit, majd kattintson a Bezárás gombra.
     Gyakori feladat hozzáadása
     A gyakori feladatok olyan tevékenységek, amelyeket gyakran használnak számos különböző projektben, például költségvetés-készítésben vagy betanításban. Miután beírt egy közös tevékenységet, a projektadatbázis bármely projektjében felvehető anélkül, hogy újra meg kellene adnia a tevékenység részleteit.
   • A Projekt részletei űrlapon kattintson a Gyakori tevékenységek elemre.
   • Jelölje be a projekthez hozzáadni kívánt összes közös tevékenység melletti jelölőnégyzetet. Adjon hozzá új gyakori feladatokat a lista végéhez.
   • Kattintson a Bezárás gombra a Projekt részletei űrlaphoz való visszatéréshez.

A projektlista szűrése

A Projektlista űrlapon szűrheti a projektek listáját, és mentheti a kedvenc szűrőit későbbi használatra.

1. Szűrők alkalmazásához kattintson a jobb gombbal az űrlapra, és válassza ki a kívánt szűrőket.
2. Kattintson a Szűrő mentése gombra.
3. A Szűrő részletei űrlapon adja meg a szűrő nevét és leírását, majd kattintson a Bezárás gombra.
4. A Kedvencek szűrése mezőben alkalmazhat egy mentett szűrőt, vagy a szűrő eltávolításához kattintson a (Szűrő törlése) gombra.

Projekt vagy alkalmazott adatainak megjelenítése

A Projekt részletei űrlap és az Alkalmazott adatai űrlapokkal további információkat tekinthet meg és adhat meg egy projektről vagy alkalmazottról. A Projekt részletei űrlap vagy az Alkalmazott adatai űrlap megjelenítése:

• A Projektlista űrlapon vagy az Alkalmazotti lista űrlapon kattintson duplán a megtekinteni kívánt elemre.

Mellékletek hozzáadása

A Projekt részletei űrlapon, a Tevékenység részletei űrlapon és az Alkalmazott adatai űrlapon képeket és egyéb mellékleteket vehet fel.

• Bármely Részletek űrlapon kattintson duplán a Mellékletek mezőre (az Alkalmazott adatai űrlapon kattintson duplán a kép ikonra).
• A Mellékletek párbeszédpanelen kattintson a Hozzáadás gombra.
• A Fájl kiválasztása párbeszédpanelen tallózással keresse meg a fájlt tartalmazó mappát.
• Jelölje ki a hozzáadni kívánt fájlt, majd kattintson a Megnyitás gombra.
• A Mellékletek párbeszédpanelen kattintson az OK gombra.

Jelentések megjelenítése

A Projektek adatbázis számos jelentést tartalmaz, többek között a nyitott projekteket, a tevékenység részleteit, az alkalmazottak címjegyzékét és egyebeket. Jelentés megjelenítése:

• A Projektlista űrlapon válassza ki a jelentések listájából megjeleníteni kívánt jelentést.

Jelentés nyomtatása:

• Kattintson a Fájl>nyomtatása gombra.

Létrehozhat saját egyéni jelentéseket. További információt az Egyszerű jelentés létrehozása című cikkben talál.