Az Excel-adatok nem őrzik meg formázásukat a Word alkalmazásban történő körlevélkészítés során


A jelenség


Ha körlevelet készít a Microsoft Word alkalmazásban, és a címzettlista adatforrásaként Microsoft Excel-munkalapot használ, az egyesítéskor néhány numerikus adat nem őrzi meg a formázását.

A jelenség a százalékos értékek, pénznemértékek és irányítószámok esetén tapasztalható az alábbi táblázatban látható módon:

Formázás Az Excel-adatokban A Word MergeField mezőjében
----------------------------------------------------------------
Százalék 50% ,5
Pénznem $12.50 12,5
Irányítószám 07865 7895

Oka


Ez a viselkedés azért fordul elő, mert a Word címzettlistájában szereplő adatok abban az eredeti formátumban jelennek meg, amelyben az Excel tárolja azokat, az adatokat tartalmazó munkalapcellákhoz alkalmazott formázás nélkül.

A megoldás


A probléma az alábbi módszerekkel oldható meg.

1. módszer

Dinamikus adatcsere (DDE) használata a kívánt adatokat tartalmazó Excel-munkalaphoz való csatlakozáshoz. Ehhez hajtsa végre az alábbi lépéseket:
  1. Indítsa el a Word alkalmazást, és nyisson meg egy üres dokumentumot.
  2. Kattintson az Eszközök menü Beállítások parancsára, majd a megjelenő párbeszédpanelen az Általános fülre.
  3. Jelölje be a Konvertálás jóváhagyása megnyitáskor jelölőnégyzetet, majd kattintson az OK gombra.
  4. Mutasson az Eszközök menü Levelek és küldemények pontjára, majd kattintson a Körlevél parancsra.
  5. A Körlevél ablaktáblában jelölje be a használni kívánt dokumentum választógombját, majd kattintson a Tovább hivatkozásra.
  6. Az alapul szolgáló dokumentum megadása csoportban jelölje be a használni kívánt kezdő dokumentum választógombját, majd kattintson a Tovább hivatkozásra.
  7. A Címzettek kiválasztása csoportban jelölje be a Létező listából választógombot, majd kattintson a Tallózás hivatkozásra.
  8. Az Adatforrás kijelölése párbeszédpanelen keresse meg az adatforrásként használni kívánt Excel-munkafüzetet tartalmazó mappát, majd kattintson a Megnyitás gombra.
  9. Az Adatforrás jóváhagyása párbeszédpanelen jelölje ki az MS Excel munkafüzetek DDE által (*.xls) elemet, és kattintson az OK gombra.
  10. A Microsoft Excel párbeszédpanel Név vagy cellatartomány listájában jelölje ki a használni kívánt adatokat tartalmazó cellatartományt vagy munkafüzetet, majd kattintson az OK gombra.
    Megjegyzés: Az adatok ezt követően az Excel-munkafüzetben látható formázással jelennek meg a Körlevél címzettjei párbeszédpanelen.

2. módszer

Az irányítószámokat tartalmazó Excel-mező formázása szövegként. Ehhez hajtsa végre az alábbi lépéseket:
  1. Az Excel alkalmazásban jelölje ki az Irányítószám mezőt tartalmazó oszlopot.
  2. A Formátum menüben kattintson a Cellák parancsra.
  3. Kattintson a Szám fülre.
  4. Jelölje ki a Kategória csoport Szöveg elemét, majd kattintson az OK gombra.
  5. Mentse az adatforrást. Ezt követően végezze el körlevélkészítést a Word alkalmazásban.

Hivatkozások


A Microsoft Tudásbázis kapcsolódó cikke:

304387 Nem megfelelő a Dátum, a Telefonszám és a Pénznem mező egyesítése Access- vagy Excel-adatforrások Word alkalmazásban való használatakor (Előfordulhat, hogy a hivatkozás részben vagy teljes egészében angol nyelvű tartalomra mutat.)