A Microsoft Office Excel számos funkcióval igyekszik egyszerűbbé tenni az adatok kezelését és elemzését. A funkciók előnyeit legkönnyebben úgy tudja kihasználni, ha az alábbi útmutató segítségével munkalapba rendezi és formázza az adatokat.
A témakör tartalma
Útmutató az adatok rendszerezéséhez
Helyezze egy oszlopba a hasonló elemeket Úgy helyezze el az adatokat, hogy a sorok hasonló elemei egy oszlopba kerüljenek.
Különítse el az adattartományokat A munkalapon az összefüggő adattartományok és az egyéb adatok között hagyjon ki legalább egy üres oszlopot vagy sort. Ez megkönnyíti az Excel számára a tartományok felismerését és kijelölését, amikor rendezést, szűrést, illetve automatikus részösszegszámítást végez.
A fontos adatokat helyezze el a tartomány fölött vagy alatt A tartománytól balra és jobbra ne helyezzen el fontos adatokat, mivel ezek a tartomány szűrésekor rejtetté válhatnak.
Kerülje az üres sorok és oszlopok használatát Az adattartományokon belül ne helyezzen el üres sorokat vagy oszlopokat. Ezáltal az Excel könnyebben felismeri és kijelöli az összefüggő adattartományokat.
Jelenítse meg a tartomány összes sorát és oszlopát Egy adattartomány módosítása előtt ellenőrizze, hogy minden rejtett sor és oszlop látható-e. Ha a tartomány egyes sorai vagy oszlopai nem jelennek meg, előfordulhat, hogy az adatok véletlenül törlődnek. További információt a Sorok és oszlopok elrejtése és megjelenítése című témakörben talál.
Útmutató az adatok formázásához
Adatok azonosítása oszlopcímkék használatával Az adattartomány első sorának oszlopfeliratait úgy hozhatja létre, hogy más formátumot alkalmaz az adatokra. Az Excel ezután ezeket a címkéket használhatja jelentések létrehozására, valamint adatok keresésére és rendszerezésére. Az oszlopcímkékhez használjon betűtípust, igazítást, formátumot, mintát, szegélyt vagy nagybetűs stílust, amely eltér a tartomány adataihoz rendelt formátumtól. Formázza a cellákat szövegként az oszlopfeliratok beírása előtt. További információt a Munkalap formázásának módjai című témakörben talál.
Az adatok megkülönböztetéséhez használjon cellaszegélyeket Ha el szeretné különíteni a címkéket az adatoktól, üres sorok vagy szaggatott vonal helyett a cellaszegélyek segítségével szúrjon be egy vonalat a címkék alá. További információt a Cellaszegélyek alkalmazása és eltávolítása munkalapokon című témakörben talál.
A hibák elkerülése érdekében ne használjon kezdő és záró szóközöket Az adatok behúzásához ne szúrjon be szóközöket a cella elején vagy végén. Ezek a plusz szóközök hatással lehetnek a rendezési vagy keresési műveletek eredményére, illetve a cellára alkalmazott formázást is befolyásolják. Szóközök helyett használja a cellában a Behúzás növelése parancsot. További információt A cella adatainak áthelyezése című témakörben talál.
Terjessze ki az adatformátumokat és a képleteket Ha új adatsort ad hozzá egy adattartományhoz, az Excel a tartománnyal egységes formázást és képleteket alkalmaz rá. A formátum kiterjesztése csak akkor történik meg, ha az új cellát megelőző öt cellából három ugyanazt a formátumot használja. A képletek kiterjesztését az Excel csak akkor végzi el, ha az összes korábbi képlet megegyezik. További információt a Munkalapcellák automatikus kitöltése adatokkal című témakörben talál.
Kapcsolódó adatok használata Excel-táblázatformátummal A munkalap egy összefüggő cellatartományát Excel-táblázattá alakíthatja. A tábla által definiált adatok a táblán kívüli adatoktól függetlenül kezelhetők, és adott táblafunkciókkal gyorsan rendezheti, szűrheti, összegezheti vagy kiszámíthatja a táblában lévő adatokat. A tábla funkcióval a kapcsolódó adathalmazokat úgy is elrendezheti, hogy az adatokat egyetlen munkalap több táblájában rendezi. További információ: Excel-táblázatok áttekintése.
