Tartalom
Áttekintés
Amikor egy Microsoft Office-űrlap használatával egy nagyobb üzleti folyamat részeként gyűjt adatokat, az adatok általában nem maradnak meg a felhasználók által kitöltött űrlapokon. Ehelyett az űrlap adatai az űrlapról az üzleti folyamat következő fázisába– általában egy külső adatforrásba – például adatbázisba, webszolgáltatásba vagy webkiszolgálón található alkalmazásba – valók. Egy alkalmazott például az InfoPath használatával kitölthet egy költségelszámolási űrlapot, majd elküldheti egy webszolgáltatásnak, ahol az űrlap feldolgozható.
Az űrlap mentésétől eltérően, ahol a felhasználók kiválasztják az űrlap kitöltése közben tárolni kívánt helyet, az űrlap elküldése az űrlap adatait egy adott helyre küldi, amelyet az űrlaphoz társított űrlapsablon tervezésekor határoztak meg. Űrlapsablon tervezésekor és az űrlapküldés engedélyezésekor megadhatja, hogy a felhasználók által az űrlapra beíratott adatok az alábbi helyekre legyen elküldve:
-
A Microsoft Office Access vagy Microsoft SQL Server adatbázis
-
Webszolgáltatás
-
A server running Microsoft Windows SharePoint Services
-
E-mailben
-
Alkalmazás webkiszolgálón
-
Az InfoPath alkalmazást tartalmazó egyéni alkalmazás
Az űrlapokon megadható adatok helyének megadása növelheti az üzleti folyamatok pontosságát és hatékonyságát, mivel lehetővé teszi, hogy több szabályozást adjon meg a folyamatok fölött. Mielőtt a felhasználók elküldené űrlapjuk adatait, az InfoPath gondoskodik arról, hogy az űrlapokban megadott adatok érvényesek legyen, és lehetővé teszi a felhasználóknak az érvénytelen adatok kijavítését. Ezzel a funkcióval biztosítható, hogy csak érvényes adatokat küld a rendszer a külső adatforrásnak.
Az űrlapsablon tervezése mellett lehetővé teheti a felhasználóknak, hogy adataikat egyetlen helyre küldzék el, az űrlapsablon tervezésével lehetővé teheti, hogy a felhasználók egyszerre több helyre is elküldzék az űrlapadatokat. Megtervzhet például egy költségelszámolási űrlapsablont, hogy amikor a felhasználók elküldik a kész űrlapjukat, az űrlapok adatait elküldik az adatbázisnak, és a vezetőjüknek e-mailben másolatot is küld a rendszer az egyes kész űrlapokról.
Ha külső adatforrásba küldható űrlapsablont tervez, az InfoPath alapértelmezés szerint bekapcsolja a Fájl menü Küldés parancsát, valamint a Szokásos eszköztár Küldés gombját. Igényeitől függően módosíthatja a Küldés parancs nevét. Ezenkívül közvetlenül az űrlapsablonra is beszúrhat egy gombot, gombra kattintva elküldheti az űrlapadatokat, miután befejezték az űrlap kitöltését.
Úgy is beállíthatja az űrlapsablont, hogy az űrlap beküldésekor az alábbi lehetőségek közül valamelyikre kerül sor:
-
A meglévő űrlap bezárul.
-
Bezárul a meglévő űrlap, és megnyílik egy új, üres űrlap.
-
A meglévő űrlap nyitva marad.
Emellett írhat egy üzenetet is, amely azt követően jelenik meg, hogy a felhasználók elküldték az űrlapjukat, amely megadja, hogy az űrlap sikeresen be lett-e küldve.
Űrlapadatok elküldése Access- vagy SQL Server adatbázisba
Az InfoPath-űrlapokat gyakran adhatja adatbázisnak, függetlenül attól, hogy frissít-e egyetlen táblát ügyfélrekord alapján, vagy összetettebb esetek esetén, például egy költségelszámolási űrlapsablonban egymáshoz csatolt több tábla módosítása esetén. Az űrlapsablont megtervheti az InfoPathban úgy, hogy az közvetlenül egy Access- vagy SQL Server-adatbázisba legyen elküldve parancsfájl vagy egyéni kód használata nélkül. Űrlapadatokat más típusú adatbázisoknak is elküldhet egyéni kód használatával vagy az adatbázishoz kapcsolt webszolgáltatásnak elküldve.
Ahhoz, hogy egy Access- vagy SQL Server-adatbázisnak elküldje az űrlapot, az adatbázison alapuló űrlapsablont kell terveznie. Ez biztosítja, hogy az űrlapsablon adatforrás adatbázis szerkezetével egyezést biztosít. Ha egy meglévő űrlapsablonhoz adatbázis-kapcsolatot ad hozzá, a felhasználók nem fogják tudni be nyújtani a kész űrlapjukat az adatbázisnak, mert az űrlap adatforrása nem felel meg az adatbázis szerkezetének. Ha az űrlapsablon nem felel meg az adatbázis szerkezetének, az InfoPath nem tudja frissíteni az adatbázis megfelelő mezőit az adatok elküldésekor.
Ha adatbázison alapuló InfoPath-űrlapsablont tervez, vegye figyelembe az alábbi problémákat:
-
Amikor az űrlapsablont egynél több táblához csatlakoztatja az adatbázisban, a táblákat kulcsmezőkkel kell összekapcsolni.
-
A hosszú adattípusokat ,például képeket, képeket, OLE-objektumokat, fájlmellékleteket és SQL Access-emlékeztető vagy SQL ki kell zárni az adatkapcsolatból. Az InfoPath nem támogatja az ilyen hosszú adattípusú adatkapcsolatokat. Ha ki szeretne zárni bizonyos mezőket az adatbázisból, használja az Adatkapcsolat varázslót az adatkapcsolat beállításához.
Ha meg szeretné állapítani, hogy ezek a problémák bármelyike alkalmazható-e, olvassa el az Adatkapcsolat varázsló utolsó lapján található Összegzés mezőben található információkat. Az Összefoglalás azt jelzi, hogy engedélyezve van-e az űrlapküldés, és ha le van tiltva, az Összegzés elmagyarázza, hogy miért.
Miután beállította az adatkapcsolatot az űrlapsablon és az adatbázis között, testre szabhatja a többi kívánt küldési lehetőséget. Módosíthatja például az űrlapsablon Küldés gombjának szövegét. A felhasználóknak megjelenő üzeneteket is módosíthatja annak jelzésére, hogy az űrlapot sikeresen elküldték-e, és megadhatja, hogy az űrlap a beküldés után is nyitva maradjon-e.
Űrlapadatok elküldése webszolgáltatásnak
Akár egy üzleti folyamat munkafolyamatának létrehozásához, akár az adatbázis felső rétegeként webszolgáltatást használ, az InfoPath megkönnyíti a webszolgáltatásokkal használható űrlapsablonok létrehozását. Az InfoPath alkalmazás Adatkapcsolat varázslója végigvezeti az űrlapsablonok webszolgáltatáshoz való csatlakoztatásának folyamatán.
Az űrlapsablonok tervezésének két gyakori módja van, amely űrlapokat küld egy webszolgáltatásnak:
-
Meglévő űrlapsablon csatlakoztatása webszolgáltatáshoz
-
Webszolgáltatáson alapuló új űrlapsablon tervezése
Mindkét módszerrel az InfoPath a webszolgáltatás sémáján alapuló adatforrást hoz létre. Ez lehetővé teszi, hogy az űrlapsablonon alapuló űrlapok adatokat küldjenek a webszolgáltatásnak.
Technikai részletek
Amikor a felhasználók űrlapot küldnek be egy webszolgáltatásnak, az xml-adatként lesz elküldve SOAP-borítékon. A SOAP boríték a megadott webszolgáltatás-művelet bemeneti paramétereként működik. Ezt összehasonlíthatja azzal, ha HTTP protokoll használatával nyújt be egy űrlapot, amelynek eredménye egy XML-dokumentum egy HTTP POST-kérésben.
Mielőtt infopath-űrlapsablont csatlakoztat egy webszolgáltatáshoz, vegye figyelembe az alábbiakat:
-
Az InfoPath nem tud olyan webszolgáltatáshoz csatlakozni, amely távoli eljáráshívás (RPC) stílust használ. Csak a dokumentum konstans kódolása támogatott.
-
Ha úgy konfigurál egy űrlapsablont, hogy annak űrlapjai adatokat küldsen egy webszolgáltatásnak, megadhatja, hogy csak bizonyos mezők vagy csoportok adatait lehet be nyújtani, vagy elküldheti az űrlap összes adatát.
Miután beállította az adatkapcsolatot a webszolgáltatással, felvehet egy Küldés gombot az űrlapsablonra, és testre szabhatja a többi szükséges küldési lehetőséget.
Űrlapadatok elküldése Microsoft Windows SharePoint Services
Olyan űrlapsablont is tervezhet, amely adatokat küld egy már futó Microsoft Windows SharePoint Services. Ezzel az összes felhasználó űrlapját egy dokumentumtárban tárolhatja és rendszerezheti. A felhasználók ezenkívül közvetlenül a dokumentumtárból kitölthetnek az űrlapsablonon alapuló űrlapokat. Az űrlapadatokat exportálni is Microsoft Office Excel vagy egyesíthetik több űrlap adatait egyetlen űrlapon. Ezenkívül ha közvetlenül egy dokumentumtárba engedélyezi az űrlapküldést, előre megszűrheti az űrlapok fájlnevét statikus értékekkel, az űrlapon szereplő adatokon alapuló értékekkel, vagy akár egy képlet.
Miután konfigurálta az űrlapsablont egy SharePoint-dokumentumtárba való űrlapküldésre, felvehet egy Küldés gombot az űrlapra, és testre szabhatja a többi küldési lehetőséget, például a Küldés gomb szövegét, a felhasználónak megjelenített üzeneteket, amelyek jelzik, hogy az űrlap sikeresen beküldhető-e, és hogy meg kell-e nyitni az űrlapot a beküldés után.
Űrlapadatok küldése e-mailben
Az e-mail-programok használata a munkafolyamatok üzleti folyamatokhoz való beállításának egyik legegyszerűbb és leggyakoribb módja. Az InfoPath-űrlapsablonok tervezésével a felhasználók a Szokásos eszköztáron vagy a Fájl menü Küldés gombjára kattintva elküldheti a kész űrlapjukat mellékletként vagy e-mail törzsében. Az e-mail-címek, a tárgysor és a mellékletfájl neve előre definiált lehet az űrlapsablon tervezésekor – statikus értékekkel, az űrlap bejegyzésein alapuló értékekkel vagy képlet használatával. Megtervheti például az űrlapsablont úgy, hogy a kész űrlapokat automatikusan elküldheti e-mailben egy előre definiált tárgysorba egy űrlapon alapuló e-mail-címre. Ezenkívül a felhasználók által az űrlapon beírott adatok alapján dinamikus fájlneveket is definiálhat az űrlaphoz.
Ahhoz, hogy a felhasználók e-mail-üzenetként elküld tudják küldeni az űrlapjukat, Microsoft Office Outlook 2003-as vagy Microsoft Office Outlook 2007 kell a számítógépükön. A webböngészőben űrlapokat kitöltő felhasználóknak nem kell Outlook az űrlapjukat e-mailként küldeniük.
Miután konfigurálta az űrlapsablont úgy, hogy az egy e-mailben űrlapküldést engedélyezzen, felvehet egy Küldés gombot a Szokásos eszköztárra, a Küldés parancsot pedig a Fájl menübe az űrlapsablonra, és testre szabhatja a többi küldési lehetőséget is, például a Küldés gombon megjelenő szöveget, a felhasználónak megjelenített üzeneteket, amelyek jelzik, hogy az űrlap elküldése sikerült-e. és hogy meg szeretné-e nyitva tartani az űrlapot a beküldés után.
Űrlapadatok elküldése webkiszolgálón található alkalmazásba
Ha van egy meglévő Active Server Pages (ASP) lapja vagy más kódja egy webkiszolgálón, amely képes XML-adatok feldolgozására, akkor úgy tervezheti meg az űrlapsablont, hogy a felhasználók a HTTP POST módszerrel elküldve kész űrlapokat tudjanak elküldeni a webkiszolgálónak. Ha úgy konfigurálja az űrlapsablont, hogy a felhasználók ily módon küldenének el űrlapokat, az InfoPath létrehoz egy üzenetet, amely tartalmazza az űrlapadatokat, majd elküldi ezt az üzenetet a webkiszolgálónak. Amikor adatokat küld egy webkiszolgálóra egy űrlapsablon tervezésekor, felvehet egy Küldés gombot az űrlapsablonra, megadhatja a Küldés gombon megjelenő szöveget, testre szabhatja a felhasználóknak megjelenített üzeneteket, jelezheti, hogy az űrlapot sikeresen elküldték-e, és megadhatja, hogy az űrlap a beküldés után is nyitva maradjon-e.
Űrlapadatok elküldése adatkapcsolatfájl használatával
A Microsoft Office InfoPath 2007 az adatkapcsolatként ismert XML-fájl is létrehozható, amely az adatkapcsolathoz szükséges összes beállítást tartalmazza. A fájlt tárolhatja egy adatkapcsolattárban egy Microsoft Office SharePoint Server 2007 webhelyen, majd több olyan űrlapsablont is tervezhet, amelyek ugyanazt az XML-fájlt használják az adatkapcsolat beállításához. Az adatkapcsolatfájl használata azt jelenti, hogy ha az adatkapcsolattal kapcsolatos bármi megváltozik – például a külső adatforrás helye megváltozik –, akkor az adatkapcsolatfájlt egyszer frissítheti ahelyett, hogy minden egyes űrlapsablonban frissítheti az adatkapcsolatot. Az adatkapcsolatfájlt használatbanó összes űrlapsablon automatikusan frissül az új beállításokkal.
Az adatkapcsolatfájl tartalmazhat olyan beállításokat, amelyek meghatározzák, hogy a felhasználók hogyan küldhetik el az űrlapadatokat. Az űrlapsablonokat az adatkapcsolatfájl beállításainak használatára tervezheti. Miután konfigurálta az űrlapsablont az űrlapküldés engedélyezése érdekében, felvehet egy Küldés parancsot a Fájl menübe, a Küldés gombot pedig az űrlapsablonon alapuló űrlap szokásos eszköztárára, majd testre szabhatja a többi küldési lehetőséget, például a Küldés gombon és a parancson megjelenő szöveget. A felhasználónak megjelenített üzenetek jelzik, hogy az űrlapot sikeresen elküldték-e, és hogy szeretné-e nyitva tartani az űrlapot a beküldés után.
Űrlapadatok elküldése kód használatával
Ha az űrlapsablonban speciális funkciókat hoz létre az űrlapadatok beküldésekor, felügyelt kódot írhat a Microsoft Visual Basic .NET, Microsoft Visual C# .NET vagy parancsprogram használatával. Az űrlapsablonhoz például olyan funkciókat adhat hozzá, amelyek lehetővé teszik az űrlap beküldését egyszerre több helyre vagy egy olyan külső adatforrásba, amelyet egyébként nem támogat az InfoPath.
Tipp: Ha nem tudja úgy beállítani az űrlapsablont, hogy a felhasználók az InfoPath adatkapcsolati beállításaival elküld tudják az űrlapjukat külső adatforrásnak, ezzel a szolgáltatással saját adatkapcsolatot írhat a külső adatforráshoz.
