Access eszközöket biztosít, amelyek segítségével gyorsan vonzó, könnyen olvasható jelentéseket készíthet, amelyek az adatokat a felhasználók igényeinek legmegfelelőbb módon mutatja. A Létrehozás lapon található parancsokkal egyetlen kattintással létrehozhat egy egyszerű jelentést. A Jelentés varázslóval összetettebb jelentést hozhat létre, de jelentést is létrehozhat úgy, hogy saját maga adja hozzá az összes adatot és formázási elemet. Bármelyik módszert választja is, valószínűleg legalább néhány változtatást fog tenni a jelentés tervében, hogy az a kívánt módon jelenítse meg az adatokat. Ez a cikk a jelentések tervezésének általános folyamatát ismerteti, majd bemutatja, hogy miként adhat hozzá konkrét tervezési elemeket a jelentéshez.

Tartalom

A jelentés elrefektető 2010-et

Jelentés tervezésekor először át kell vennie, hogy hogyan szeretné elrendezni az adatokat a lapon, és hogy az adatokat hogyan tárolja az adatbázis. A tervezési folyamat során azt is felfedezheti, hogy a táblákban lévő adatok elrendezése nem teszi lehetővé a kívánt jelentés létrehozását. Ez arra utalhat, hogy a táblák nincsenek normalizálva – ez azt jelenti, hogy az adatokat nem a leghatékonyabb módon tárolják.

Vázlat készítése a jelentésről

Ez a lépés nem kötelező – előfordulhat, hogy az Access Jelentés varázslója vagy a Jelentés eszköz (mindkettő elérhető a Létrehozás lap Jelentések csoportjában) megfelelő kezdési tervet biztosít a jelentéshez. Ha azonban úgy dönt, hogy az eszközök használata nélkül tervezi meg a jelentést, hasznos lehet, ha egy papírlapon készít egy vázlatot a jelentésről úgy, hogy egy dobozt rajzol az egyes mezőkhöz, és beírja a mezőnevet az egyes mezőkbe. Másik lehetőségként a Word és a Visio alkalmazásokat használva is készíthet egy modellpéldányt a jelentésről. Bármelyik módszert használja is, győződjön meg arról, hogy elegendő sort tartalmaz az adatok ismétlődését jelző sorokkal.

completed form overlapping preliminary sketch

Használhat például egy sort a termékinformációkhoz, majd a termék értékesítésének több ismétlődő sorát, végül pedig a termék értékesítési összegsorát. Ezután a sorozat a következő termékre és így tovább a jelentés végéig ismétlődik. Vagy lehet, hogy a jelentés egyszerűen felsorolja a táblázatban lévő adatokat, ebben az esetben a vázlat csak sorok és oszlopok sorozatát tartalmazhatja.

Megjegyzés: Ez a módszer akkor is nagyon hasznos, ha valaki másnak készít jelentést. Ebben az esetben a másik személy még a munka megkezdése előtt megrajzolhatja a vázlatot.

A vázlat létrehozása után határozza meg, hogy mely táblák tartalmazzák a jelentésben megjeleníteni kívánt adatokat. Ha az összes adat egyetlen táblában található, a jelentést közvetlenül az adott táblára alapozhatja. Gyakrabban előfordul, hogy a kívánt adatokat több táblában tárolja a rendszer, és össze kell őket húznia egy lekérdezésben, mielőtt megjeleníthetőek a jelentésben. A lekérdezés beágyazható a jelentés RecordSource tulajdonságba, vagy létrehozhat egy külön, mentett lekérdezést, és a jelentés alapjaként használhatja.

Az egyes jelentésszakaszokbe berakni szükséges adatok eldöntása

Minden jelentés egy vagy több jelentésszakaszt tartalmaz. Minden jelentés egyetlen szakasza a Részletek szakasz. Ez a szakasz a jelentés alapját szolgáló tábla vagy lekérdezés minden egyes rekordja esetén egyszer ismétlődik. Más szakaszok nem kötelezők, és ritkábban ismétlődnek, és jellemzően egy rekordcsoport, a jelentés egy lapja vagy a teljes jelentés közös információinak megjelenítésére használatosak.

Az alábbi táblázat bemutatja, hogy hol találhatók az egyes szakaszok, és hogy általában hogyan használják a szakaszokat.

Szakasz

Hely

Tipikus tartalom

Jelentésfej szakasz

Csak egyszer jelenik meg a jelentés első lapján.

  • Jelentés címe

  • Embléma

  • Aktuális dátum

Jelentésláb szakasz

Az utolsó adatsor után jelenik meg, a jelentés utolsó lapján az Oldalláb szakasz felett.

Összeg (összegek, darabszámok, átlagok és így tovább)

Page header section

A jelentés minden egyes lapján megjelenik.

  • Jelentés címe

  • Oldalszám:

Oldalláb szakasz

A jelentés minden oldalának alján jelenik meg.

  • Aktuális dátum

  • Oldalszám:

Csoportfejszakasz

Egy rekordcsoport előtt jelenik meg.

Az a mező, amely szerint csoportosítva van

Csoportláb szakasz

A rekordcsoport után jelenik meg.

Csoportösszegek (összegek, darabszámok, átlagok és így tovább)

A jelentésfej- és élőlábszakaszok, illetve az oldalfej- és élőlábszakaszok hozzáadásáról és eltávolításáról a jelen cikk Jelentés- vagy oldalfej- és élőlábszakaszok hozzáadása és eltávolítása című szakaszában olvashat. Csoportfej- és élőlábszakaszokat a Csoportosítás, rendezés és Összeg munkaablak használatával adhat hozzá Elrendezési vagy Tervező nézetben.

A részletadatok elrendezésének eldöntása

A legtöbb jelentés táblázatos vagy halmozott elrendezésbe van rendezve, de a Access lehetővé teszi, hogy a rekordok és mezők bármilyen elrendezését használni tudja.

Táblázatos elrendezés    A táblázatos elrendezés hasonlít a számolótáblához. A feliratok felül, az adatok pedig a feliratok alatti oszlopokba vannak igazítva. A táblázatos táblázat az adatok táblázatszerű megjelenését jelenti. Ez az a jelentéstípus Access amikor a Létrehozás lap Jelentések csoportjában a Jelentés gombra kattint. A táblázatos elrendezés akkor jó megoldás, ha a jelentés viszonylag kevés mezőt tartalmaz, és ezeket egyszerű listaformátumban szeretné megjeleníteni. Az alábbi ábrán egy táblázatos elrendezés használatával létrehozott alkalmazotti jelentés látható.

Employees report in a tabular layout

Halmozott elrendezés    A halmozott elrendezés olyan, mint egy űrlap, amit akkor kell kitöltenie, amikor megnyit egy bankszámlát, vagy vásárol egy online kereskedőtől. Minden adat címkével van megcímkézve, a mezők pedig egymás tetejére vannak halmozottak. Ez az elrendezés olyan jelentések esetén jó, amelyek túl sok mezőt tartalmaznak ahhoz, hogy táblázatos formátumban jelenítsen meg – azaz az oszlopok szélessége meghaladja a jelentés szélességét. Az alábbi ábra egy halmozott elrendezés használatával létrehozott alkalmazotti jelentést szemléltet.

Employees report in a stacked layout

Megjegyzés: A Jelentés varázslóban ezt az elrendezést oszlopos elrendezésnek nevezzük.

Vegyes elrendezés    A táblázatos és halmozott elrendezések elemeit vegyesen is használhatja. Az egyes rekordokat például egy vízszintes sorba rendezheti a Részletek szakasz tetején, a többi mezőt pedig egy vagy több halmozott elrendezésbe rendezheti a felső sor alatt. Az alábbi ábrán egy vegyes elrendezés használatával létrehozott alkalmazotti jelentés látható. Az Azonosító, a Vezetéknév és az Vezetéknév mezők táblázatos vezérlőelrendezésbe vannak rendezve, a Beosztás és a Vállalati telefonszám mező pedig halmozott elrendezésbe van rendezve. Ebben a példában a rácsvonalak a mezők vizuális elkülönítését biztosítják az egyes alkalmazottak számára.

Employees report that uses a mixed layout

Sorkizárt elrendezés    Ha a Jelentés varázslóval hozza létre a jelentést, választhatja a sorkizárt elrendezést. Ez az elrendezés a lap teljes szélességét használja a rekordok lehető legtömörebb megjelenítéséhez. Természetesen ugyanezt az eredményt érheti el a Jelentés varázsló használata nélkül is, de a mezők pontosan való igazítása nagy folyamat lehet. Az alábbi ábra egy olyan alkalmazotti jelentést szemléltet, amely a Jelentés varázsló sorkizárt elrendezésével készült.

Employees report that uses a justified layout

A sorkizárt elrendezés jól használható, ha nagyszámú mezőt jelenít meg a jelentésben. Ha az előző példában táblázatos elrendezést használ ugyanazon adatok megjelenítésére, a mezők a lap széléről kiterjednek. Ha halmozott elrendezést használ, minden rekord sokkal több helyet foglal el függőlegesen, ami papírt pazarol, és megnehezíti a jelentés olvasását.

Vissza a lap tetejére

Adatok igazítása vezérlőelrendezésekkel

A vezérlőelrendezések olyan segédvonalak, amelyek felvehetők a jelentésekbe, miközben megnyitva vannak Elrendezési vagy Tervező nézetben. Access vezérlőelrendezéseket ad hozzá automatikusan, amikor jelentés készítésekor a Jelentés varázslót használja, vagy amikor jelentést hoz létre a Létrehozás lap Jelentések csoportjában a Jelentés gombra kattintva. A vezérlőelrendezés olyan, mint egy táblázat, amelynek minden cellája tartalmazhat címkét, szövegdobozt vagy bármilyen más típusú vezérlőelemet. Az alábbi ábra egy jelentés táblázatos vezérlőelrendezését szemlélteti.

Egyszerű táblázatos vezérlőelem-elrendezés

A narancssárga vonalak jelzik a vezérlőelem-elrendezés sorait és oszlopait, és csak akkor láthatók, ha a jelentés Elrendezési vagy Tervező nézetben van megnyitva. A vezérlőelrendezések segítségével egységes igazítást érhet el a sorokban és oszlopokban lévő adatokhoz, és megkönnyíti a mezők hozzáadását, átméretezését és eltávolítását. Az Elrendezés lap Táblázat és Pozíció csoportjának eszközeit használva (elrendezési vagy Tervező nézetben érhető el) módosíthatja az egyik vezérlőelrendezést egy másikra, és eltávolíthatja a vezérlőket az elrendezésekből, így a vezérlőelemeket a jelentés kívánt helyén el tudja távolítani.

Vissza a lap tetejére

Jelentés- vagy oldalfej- és élőlábszakaszok hozzáadása és eltávolítása

Ahogyan már említettük a cikkben, az élőfejek és élőlábak jelentésszakaszok, amelyek a teljes jelentés vagy a jelentés egyes oldalai közös információinak megjelenítésére használhatók. Felvehet például egy Oldalláb szakaszt az oldalszámok megjelenítéséhez az egyes oldalak alján, vagy felvehet egy Jelentésfej szakaszt a teljes jelentés címének megjelenítéséhez.

Jelentés- vagy oldalfej- és élőlábszakaszok hozzáadása

  1. A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal a módosítani kívánt jelentésre, majd válassza a helyi menü Tervező nézet parancsát.

  2. Ellenőrizze, hogy mely szakaszok vannak már a jelentésben. A szakaszokat árnyékolt vízszintes sávok, úgynevezett szakaszválasztók választják el. Az egyes szakaszválasztók címkéi jelzik, hogy mi az alatta található szakasz.

    Jelentés a Tervező nézetben

    Minden jelentésnek van egy Részlet szakasza, és tartalmazhat Jelentésfej, Oldalfej, Oldalláb és Jelentésláb szakaszt is. Ha pedig csoportosítási szintek is vannak a jelentésben, csoportfejek és élőlábak is megjelennek (például az előző ábrán látható Fájl mint élőfej). A csoportfejlécek és -élőlábak elnevezése alapértelmezés szerint a csoport alapjául használt mezőnév vagy kifejezés alapján történik. Ebben az esetben a csoportosítási mező neve "Fájlnév" lesz.

  3. Ha oldalfej- és élőlábszakaszokat, illetve jelentésfej- és élőlábszakaszokat szeretne hozzáadni a jelentéshez, kattintson a jobb gombbal bármelyik szakaszválasztóra, majd a helyi menüben válassza az Oldalfej és élőláb, illetve a Jelentésfej és élőláb parancsot.

    Figyelmeztetés: Ha a szakasz már jelen van a jelentésben, az Access figyelmezteti, hogy törölni fogja a meglévő szakaszt és a benne található vezérlőket.

    Mostantól áthelyezheti a meglévő vezérlőket, vagy új vezérlőket adhat hozzá az új szakaszokhoz.

Access mindig oldal- és jelentésfej- és élőlábszakaszokat ad hozzá párokként. Ez azt jelenti, hogy nem adhat hozzá oldal- vagy jelentésfejszakaszt a megfelelő láblécszakasz hozzáadása nélkül. Ha nincs szüksége mindkét szakaszra, nem törölhet szakaszokat, de a nem használt szakaszt átméretezheti nulla (0) magasságra, hogy ne kelljen további függőleges térközt hozzáadni a jelentéshez. Helyezze a mutatót a nem használt szakasz aljára, amíg kétfejű nyíllá helyettesítő szöveg, majd húzza felfelé, amíg el nem rejti a szakaszt. Ha vannak vezérlők a szakaszban, törölnie kell őket, mielőtt teljesen elrejtheti a szakaszt.

Jelentés- vagy oldalfej- és élőlábszakaszok eltávolítása

  1. A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal a módosítani kívánt jelentésre, majd válassza a helyi menü Tervező nézet parancsát.

  2. Kattintson a jobb gombbal bármelyik szakaszválasztóra, majd a helyi menüben válassza az Oldalfej és élőláb, illetve a Jelentésfej és élőláb parancsot.

Ha eltávolít egy élőfej- és élőlábpárt, és ezek a szakaszok vezérlőket tartalmaznak, a Access figyelmeztetést ad arról, hogy a szakaszok törlésével a vezérlőket is törli, és a művelet nem vonható vissza. Kattintson az Igen gombra a szakaszok eltávolításához és a vezérlők törléséhez, vagy kattintson a Nem gombra a művelet megszakításhoz.

Vissza a lap tetejére

Tippek a különböző adattípusok formázásához

Ha jelentést hoz létre a Jelentés eszközzel (amely elérhető a Létrehozás lapon, a Jelentések csoportban), vagy a Jelentés varázslóval, az Access felveszi a mezőket a jelentésbe, és létrehozza a mező adattípusa alapján az egyes mezők megjelenítéséhez leginkább megfelelő vezérlőelemet. Ha saját maga ad mezőket egy jelentéshez, az előnyben részesített módszer az, ha minden mezőt áthúz a mezőlistából a jelentésbe. A Jelentés varázslóhoz vagy a Jelentés eszközhöz Access hozza létre a legmegfelelőbb vezérlőt az egyes mezőkhöz, a mező adattípusától függően. A legtöbb adattípus esetében a szövegmező a legmegfelelőbb (alapértelmezett) vezérlő.

Az alábbi szakaszok tippeket tartalmaznak a speciális kis- és a kis - és a kis- és a kis - és a kis- és a kis - adattípusok formázására.

Többértékű mezők:    A többértékű mezők alapértelmezett vezérlőeleme egy kombinált lista. Ez furcsa választásnak tűnhet egy jelentés vezérlőihez, mert a jelentések kombinált listáiban nem lehet a nyílra kattintni. A jelentés kontextusában azonban a kombinált lista szövegmezőként viselkedik. A nyíl csak Tervező nézetben látható.

Ha a mező több értéket tartalmaz, akkor az értékeket vessző választja el egymástól. Ha a kombinált lista nem elég széles ahhoz, hogy az összes értéket egy sorban jelenítse meg, és a kombinált lista CanGrow tulajdonsága Igenértéket ad meg, az értékek a következő sorra tördelik. Ellenkező esetben az értékek csonkolva csonkolnak. Egy vezérlő CanGrow tulajdonságának beállításhoz nyissa meg a jelentést Tervező vagy Elrendezési nézetben, kattintson a vezérlőre, majd az F4 billentyűt lenyomva jelenítse meg a vezérlő tulajdonságlapját. A CanGrow tulajdonság a vezérlőelem tulajdonságlapJa Formátum és Minden lapján található.

Rich Text mezők    A Rich Text mezők alapértelmezett vezérlőeleme egy szövegdoboz. Ha a szövegmező nem elég széles ahhoz, hogy az összes értéket egy sorban jelenítse meg, és a szövegdoboz CanGrow tulajdonsága Igenértéket ad meg, az értékek a következő sorra tördelnek. Ellenkező esetben az értékek csonkolva csonkolnak. Egy vezérlő CanGrow tulajdonságának beállításhoz nyissa meg a jelentést Tervező vagy Elrendezési nézetben, kattintson a vezérlőre, majd az F4 billentyűt lenyomva jelenítse meg a vezérlő tulajdonságlapját. A CanGrow tulajdonság a vezérlőelem tulajdonságlapJa Formátum és Minden lapján található.

A Rich Text mező többféleképpen is formázza a szöveget. Egy mezőben például több szó aláhúzható, ugyanabban a mezőben pedig több más szó dőlt betűs is lehet. A Rich Text formázási stílust tartalmazó szövegdobozhoz azonban továbbra is beállíthatja az általános formázási stílust. A szövegdoboz formázása csak azokra a szövegekre vonatkozik, amelyeket nem formázott kifejezetten Rich Text formázással.

Rich Text mezőt megjelenítő szövegdoboz formázási stílusának beállítása

  1. Kattintson a jobb gombbal a jelentésre a navigációs ablakban, majd kattintson a helyi menü Elrendezési nézet parancsára.

  2. Kattintson a Rich Text mezőt megjelenítő szövegdobozra, majd a Formátum lap Betűtípus csoportjában kattintson az alkalmazni kívánt formázási stílusra.

    Access formázást a Rich Text mező azon szövegére alkalmazza, amely még nem tartalmazta az adatbevitelt támogató nézetben alkalmazott formázási típust (de nem érték), például tábla adatlap nézetében vagy űrlap űrlapnézetben. Ha például a mező szövegének egy része piros betűszínnel van formázva, és kék betűszínt alkalmaz a szövegdobozra, az Access az összes szöveget kék színűre színez, kivéve azt, amely egyedileg piros színnel lett formázva. Ha például a mező szövegének egy része 11 pontos betűmérettel van formázva, és ön 14 pontos betűméretet alkalmaz a szövegdobozra, az Access a 14 pontos betűméretet alkalmazza az összes szövegre, kivéve azokat, amelyeket egyenként, 11 ponttal formázott.

    Mellékletmezők    A mellékletmezők olyan speciális vezérlőket használnak, amelyek semmilyen más adattípushoz nem használhatók. Egyetlen Melléklet mező használatával több fájlt is csatolhat egy rekordhoz, de a mező egyszerre csak egy melléklet adatait képes megjeleníteni. Alapértelmezés szerint a mellékletvezérlő ikont vagy képet jelenít meg attól függően, hogy milyen típusú mellékletet jelenít meg a vezérlő. Ha szeretné, beállíthatja a mellékletvezérlő tulajdonságait úgy, hogy az összes csatolt fájl ikonként megjelenik, vagy hogy a mező egyszerűen egy gemkapocsikont és a mellékletek számát jelenítse meg. Ha már mellékletvezérlőt használ a jelentésben, az alábbi eljárással módosíthatja a vezérlő tulajdonságait a vezérlő különböző felhasználási módokon.

Melléklet mező megjelenítési tulajdonságainak beállítása

  1. Kattintson a jobb gombbal a jelentésre a navigációs ablakban, majd kattintson a helyi menü Elrendezési nézet parancsára.

  2. Kattintson a mellékletvezérlőre. Ha a tulajdonságlap még nem látható, jelenítse meg az F4 billentyű lenyomásával. A tulajdonságlapon kattintson a Formátum fülre.

    Az alábbi táblázat útmutatóként szolgál a mellékletvezérlő tulajdonságainak beállításához.

    Tulajdonság

    Beállítás

    Megjelenítés mint

    • A Kép/Ikon ikon képként jeleníti meg a grafikus adatokat, az összes többi fájlt pedig ikonként. Ez az alapértelmezett beállítás.

    • Az ikon ikonként jeleníti meg az összes fájlt.

    • Az Paperclip egy gemkapocsikont, zárójelben pedig a mellékletek számát jeleníti meg.

    Alapértelmezett kép

    Ha azt szeretné, hogy egy alapértelmezett kép akkor jelenjen meg a mellékletvezérlőben, ha nincsenek csatolt fájlok, kattintson a Szerkesztő gomb gombra a tulajdonságmezőben, tallózással keresse meg a kívánt képet, majd kattintson a Megnyitás gombra.

    Megjegyzés: Az alapértelmezett kép nem jelenik meg, ha a Megjelenítési alap tulajdonság Gemkapocs tulajdonságra van állítva.

    Kép igazítása

    Jelölje ki a kívánt igazítást a listából. Az alapértelmezett beállítás a Középre van állítva. A beállítás módosítása váratlan eredményt okozhat a Képméret mód tulajdonság beállításától függően.

    Képméret mód

    Ez a beállítás csak akkor érhető el, ha a Megjelenítési mint tulajdonság Kép/Ikon beállításra van állítva.

    • A Klip a képet a tényleges méretében jeleníti meg. A kép akkor lesz levágva, ha túl nagy ahhoz, hogy elférjen a vezérlőben.

    • Stretch stretches the image so that it fills the entire control.

      Megjegyzés: Ha a mellékletvezérlő nem egyezik meg pontosan a kép méretével, ezzel a beállítással eltorzíthatja a képet, így függőlegesen vagy vízszintesen elnyújtva jelenik meg.

    • A Nagyítás funkció a lehető legnagyobb méretű képet jeleníti meg a kép kivágása vagy eltorzítása nélkül. Ez az alapértelmezett beállítás.

  3. Ha a vezérlőt grafikus elemek megjelenítésére használja, módosítsa a mellékletvezérlő méretét, hogy lássa a kívánt részletességgel.

Vissza a lap tetejére

További segítségre van szüksége?

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Csatlakozás a Microsoft Insiderek

Hasznos volt az információ?

Mennyire elégedett a fordítás minőségével?
Mi befolyásolta a felhasználói élményét?

Köszönjük visszajelzését!

×