Házon kívül esemény hozzáadása mások Outlook-naptárához

1. lépés: Szabadság időtartamának hozzáadása a munkatársak naptárához

Ha „Házon kívül” jelzéssel lát el egy adott időtartamot a naptárában, a munkatársai látni fogják ezt, amikor értekezletet kísérelnek meg ütemezni Önnel az adott időtartamban. Bizonyára hasznosnak találná azonban, ha a rendszer mindenkit azonnal és előre értesítene a távollétéről, anélkül hogy a távollétnek hatása volna az érintettek szabad időpontjaira vagy a naptáraik áttekinthetőségére. Mindezt megteheti úgy, hogy a megadott időszakot egy olyan egész napos eseményként tünteti fel a munkatársak naptárában, amelyet a normál (jellemzően foglalt időpontként beállított) eseményektől eltérően szabad időpontként állít be. Ha így tesz, akkor a létrehozott esemény nem lesz hatással a munkatársai szabad és foglalt időpontjaira.

1. Kattintson a Naptár nézetben a Kezdőlap lap Új értekezlet gombjára.

   Billentyűparancs  Új értekezlet-összehívás létrehozásához nyomja le a CTRL+SHIFT+Q billentyűkombinációt.

2. Adja meg a kívánt leírást a Tárgy mezőben, és ha szeretné, írja be a helyet a Hely mezőbe.

3. A Kezdő időpont és a Befejező időpont listában adja meg, hogy mikortól meddig lesz házon kívül. Szabadság esetén rendszerint egész napokról van szó. Ha ezt szeretné beállítani, jelölje be az Egész napos esemény jelölőnégyzetet.

   Megjegyzés: Az Outlook alapértelmezés szerint a számítógép aktuális időzóna-beállítását veszi alapul az ütemezéshez. Ha másik időzónát szeretne használni a házon kívül töltött idő ütemezéséhez, kattintson a Beállítások csoport Időzónák gombjára.

4. A Résztvevők csoport Válaszbeállítások csoportjában törölje a Válasz kérése lehetőséget a legördülő gombra kattintva.

5. A Beállítások csoport Megjelenítési mód legördülő listájában válassza a Szabad lehetőséget. Ha már megadta, hogy egész napos eseményről van szó, akkor a Megjelenítési mód legördülő listában automatikusan a Szabad lehetőség lesz kiválasztva.

   Fontos: 

   • Győződjön meg róla, hogy a Megjelenítési mód legördülő listában a Szabad lehetőség van kiválasztva. Ez a beállítás teszi lehetővé, hogy az értekezlet-összehívás címzettjei elfogadják a meghívást, és felvegyék az Ön szabadságának időtartamát a naptárukba anélkül, hogy a felvett időtartam foglaltként jelenne meg a naptárukban. Így a címzettek naptára az Ön szabadságának időtartama alatt továbbra is szabad időtartamot fog jelezni.

   • Egész napos esemény választásakor az esemény kezdő időpontja éjfél. Annak érdekében, hogy megkímélje a munkatársait a szokatlan időpontban kapott értesítésektől, állítsa az Emlékeztető beállítást a Nincs értékre.

6. Írja be a címzettekkel megosztandó esetleges további információkat.

7. Adja hozzá a kívánt címzetteket a Címzett sorban.

8. Ha többször lesz az irodától távol, és így ismétlődő időpontok sorozatára szeretné figyelmeztetni a címzetteket, kattintson a Beállítások csoportban az Ismétlődés gombra, adja meg az ismétlődési mintát, és kattintson az OK gombra.

9. Kattintson a Küldés gombra.

Ha az értekezlet-összehívás elküldésekor a Megjelenítési mód lista Szabad beállítását választotta, az esemény a munkatársak Outlook-naptárában az egyes napok tetején lesz látható – egy képi emlékeztető formájában, amely nem foglal le munkaidőt.

2. lépés: Szabadság időtartamának lefoglalása a saját naptárban

Ha végrehajtotta az előző szakasz lépéseit, akkor az elküldött értekezlet-összehívás szabad időként kerül be a munkatársai naptárába annak érdekében, hogy ne foglalja le a naptárbeli idejüket. Az időtartam azonban a saját naptárában is szabadként jelenik meg. Következő lépésként létre kell hoznia egy további találkozót saját maga számára, hogy mások láthassák, nem lesz elérhető a megadott időtartam során.

Sokan esnek abba a hibába, hogy az eredeti értekezlet-összehívás elküldése után megnyitják a naptárukban az elküldött értekezlet-összehívást, és a Megjelenítési mód lista Szabad beállítását átállítják a Házon kívül beállításra. Az Outlook ekkor azonban frissítést küld minden olyan személynek, aki megkapta az értekezlet-összehívást: a Szabad beállítás Házon kívül beállítássá változik, érvénytelenítve azokat a lépéseket, amelyekkel mindezt el szerette volna kerülni. A helyes megoldás az, ha létrehoz egy másik találkozót a naptárában, melynél a Megjelenítési mód listában a Házon kívül beállítást választja.

Ha a felhasználók az Outlook naptárát használják értekezletek és egyéb események ütemezésére, akkor láthatják az Ön elérhetőségét, hacsak nem módosította a naptár engedélyeit ennek elkerülése érdekében. A találkozók, értekezletek és események megjelenítési beállítása általában Foglalt. A Házon kívülbeállítással is létrehozhat elemeket. A Házon kívül értékre állított elemek a Foglalt értékhez hasonlónak minősülnek – másoknak nem szabad elvárni, hogy ön abban az időpontban elérhető legyen. A két típus vizuálisan különbözik – a Házon kívül beállítású elemek lila színnel jelennek meg, a Foglalt értékre állított elemeket kék színösszeállítás azonosítja. Ez a megjelenésbeli különbség segít hangsúlyozni, hogy miért nem érhető el. Előfordulhat például, hogy áthelyezhet egy ütköző Foglalt elemet, de valószínűleg nem tud vagy nem hajlandó módosítani egy Házon kívül elemet, például a szabadságát.

1. Kattintson a Naptár nézetben a Kezdőlap lap Új találkozó gombjára.

2. Írja be a Tárgy mezőbe a távollét kívánt nevét.

3. Adja meg a Kezdés és a Befejezés mezőben a távollét kezdő és záró dátumát.

4. Jelölje be az Egész napos esemény jelölőnégyzetet.

5. Válassza a Megjelenítési mód listában a Házon kívül beállítást.

6. Kattintson a Mentés és bezárás gombra.