A helyben történő rekordkezelés beállítása

A helybeni rekordok kezelése a SharePointban

Ha még nem tette meg, akkor a feladatok elvégzése előtt aktiválni kell a rekordokat. Ha aktiválta, ugorja át az alábbi lépéseket.

1. Lépjen a legfelső szintű webhelyre.

2. Kattintson a beállítások , majd a webhely beállításai parancsra.

   Egy SharePoint-csoporthoz kapcsolt webhelyen kattintson a Beállítások elemre, majd a Webhely tartalma, végül a Webhely beállításai lehetőségre.

3. A webhelycsoport felügyeletecsoportban kattintson a webhelycsoport szolgáltatásaihivatkozásra.

4. A webhelycsoport-szolgáltatásokcsoportban keresse meg a Records Management (rekordok kezelése ) webhelyet, és kattintson az aktiválásgombra.

Helyben történő rekordkezelés beállítása webhelycsoportok számára

Ha a rekordkezelési megoldás több webhelyre terjed ki, akkor az alábbiak szerint állítható be a rekordkezelés:

• Adja meg azokat a korlátozástípusokat, amelyek a rekordként deklarált dokumentumokra fognak vonatkozni.

• Adja meg, hogy a webhely minden listája és tára lehetővé teszi-e rekordok manuális deklarálását.

• Határozza meg, kik végezhetik el manuálisan a dokumentumok rekordként történő deklarálását és a deklarálás visszavonását.

A hely rekordok kezelésének beállítása a webhelycsoportban

1. Lépjen a legfelső szintű webhelyre.

2. Kattintson a beállítások , majd a webhely beállításai parancsra.

   Egy SharePoint-csoporthoz kapcsolt webhelyen kattintson a Beállítások elemre, majd a Webhely tartalma, végül a Webhely beállításai lehetőségre.

3. A Webhelycsoport felügyelete területen válassza a Rekorddeklaráció beállításai lehetőséget.

4. A Rekorddeklaráció beállításai lap Rekordokra vonatkozó megkötések területén jelölje ki azokat a korlátozástípusokat, amelyeket a rekordként deklarált elemekre alkalmazni szeretne. Ez a beállítás nincs hatással a korábban már rekordként deklarált elemekre.

   • Nincsenek további korlátozások:     Ez a korlátozástípus akkor lehet hasznos, ha a rekordokra az egyéb elemekétől eltérő adatmegőrzési szabályt szeretne alkalmazni, de nem kívánja megakadályozni a rekordok törlését és szerkesztését.

   • Törlés tiltása:     A rekordtár alapértelmezett korlátozása.

   • Szerkesztés és törlés tiltása:    Ez a korlátozás akkor lehet hasznos, ha egy dokumentumot teljesen zárolni kíván, megakadályozva a szerkesztését és törlését is. Az ilyen dokumentumoknál egy lakatikon jelzi a zárolást.

5. A Rekorddeklarálás lehetősége szakaszban jelölje ki, hogy alapértelmezés szerint engedélyezett legyen-e az elemek rekordként történő manuális deklarálása a listákban és tárakban. Ha az Alapértelmezésként nem minden helyen érhető el lehetőséget választja, az elemeket csak munkafolyamaton vagy házirenden keresztül lehet rekordként deklarálni.

   A Rekorddeklarálás lehetősége szakasz egyik beállításával visszavonhatja a rekordok deklarálását. Ehhez a Megfelelőségi információk szakaszban a Rekord állapota beállításnál válassza a Rekorddeklarálás visszavonása lehetőséget. A rendszer kéri, hogy erősítse meg az elem rekordként való deklarálásának visszavonását.

   Megjegyzés: A deklaráció-visszavonási lehetőség csak a korábban rekordként deklarált elemekhez jelenik meg.

6. A Deklarálási szerepkörök területen adja meg azokat a felhasználótípusokat, amelyek elvégezhetik az elemek rekordként történő deklarálását és a deklarálás visszavonását.

   • A listával dolgozó összes munkatárs és felelős:    A listában „elemek szerkesztése” jogosultsággal rendelkező felhasználók végezhetik el az elemek rekordként történő deklarálását és a deklarálás visszavonását.

   • Csak a listafelelősök:    Csak a listában „listakezelési” jogosultsággal rendelkező felhasználók végezhetik el az elemek rekordként történő deklarálását és a deklarálás visszavonását.

   • Csak a házirendműveletek:    Csak házirendműveletek és a rendszerfiókkal futtatott egyéni kódok deklarálhatnak rekordként elemeket, illetve vonhatják vissza ezeket a deklarációkat.

7. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Helyben történő rekordkezelés beállítása listák és tárak számára

A rekordkezelési beállításokkal engedélyezheti és tilthatja a rekordlétrehozást a webhely egyes listáiban és táraiban. A listák és tárak úgy is beállíthatók, hogy a hozzájuk adott elemek automatikusan deklarálva legyenek rekordként.

Helyben történő rekordkezelés beállítása listák és tárak számára

1. Lépjen arra a listára vagy tárra, amelynek rekordkezelését be szeretné állítani.

2. Tárak esetében a tárak eszközcsoport területén kattintsona tár fülre. Listák esetében a lista eszközeicsoportban kattintson a lista fülre.

3. A dokumentumtár menüszalagján kattintson a Tár beállításai gombra. Lista esetén kattintson a Lista beállításai gombra.

   A SharePoint Online alkalmazásban kattintson a Beállítások elemre, majd a Lista beállításai vagy a Tár beállításai lehetőségre.

   Megjegyzés: Ha nem látható a menüszalag említett gombja, akkor előfordulhat, hogy át kell állítania a képernyőfelbontást vagy a böngésző ablakméretét az összes elérhető menügomb megjelenítéséhez. Másik megoldásként a csoportgombra kattintva megjelenítheti a csoporthoz tartozó gombkészletet.

4. A Lista beállításai lapon válassza a Rekorddeklaráció beállításai lehetőséget.

5. A rekord deklarációs beállításai lapon, a manuális nyilvántartási nyilatkozat elérhetősége részen végezze el az alábbi műveletek egyikét:

   • Adja meg, hogy a webhelycsoport alapértelmezett beállítását szeretné-e használni.

   • Engedélyezze a rekordok automatikus deklarálását az adott lista vagy tár számára.

   • Tiltsa meg a rekordok automatikus deklarálását az adott lista vagy tár számára.

6. Az Automatikus deklaráció területen adja meg, hogy a listához vagy tárhoz adott elemek automatikusan deklarálva legyenek-e rekordként.

7. Kattintson az OK gombra.