A helyben történő rekordkezelés beállítása

Mivel a rekordok kezelése bármely webhelyen lehetséges, a rekordkezelők hatékonyabban szabályozhatják a hosszabb életciklusú üzleti vagy jogi rekordok kezelését. A rekordok helyben történő kezelése azt is lehetővé teszi, hogy ezek a rekordok az együttműködési munkaterületek részei legyenek, együtt létezzenek a többi, aktívan használt dokumentummal.

A rekordkezelési megoldás szervezési struktúrájától függően a helyben történő rekordkezelés a webhelycsoport szintjén aktiválható, emellett a lista vagy tár szintjén letiltható a rekordok manuális deklarálása. Listák és tárak esetében azonban az az alapértelmezett beállítás, hogy a rekordok manuális deklarálása engedélyezett, ha a funkció a webhelycsoport szintjén aktiválva van.

Megjegyzés: A SharePoint Online-ban az adatmegőrzési címkék segítségévelbemutatjuk a tartalmat rekordként, ami a rekordok központjának használatát ténylegesen felülírja. Ha a rekordtár szolgáltatót használja, továbbra is használhatja az adatmegőrzési címkék mellett. De előrelépés a rekordok kezelése céljából a rekordtár helyett a adatmegőrzési címkék használatát javasoljuk.

A helybeni rekordok kezelése a SharePointban

Ha még nem tette meg, akkor a feladatok elvégzése előtt aktiválni kell a rekordokat. Ha aktiválta, ugorja át az alábbi lépéseket.

  1. Lépjen a legfelső szintű webhelyre.

  2. Kattintson a beállítások Office 365-beállítások gombja , majd a webhely beállításai parancsra.

    Egy SharePoint-csoporthoz kapcsolt webhelyen kattintson a Beállítások elemre, majd a Webhely tartalma, végül a Webhely beállításai lehetőségre.

  3. A webhelycsoport felügyeletecsoportban kattintson a webhelycsoport szolgáltatásaihivatkozásra.

  4. A webhelycsoport-szolgáltatásokcsoportban keresse meg a Records Management (rekordok kezelése ) webhelyet, és kattintson az aktiválásgombra.

Helyben történő rekordkezelés beállítása webhelycsoportok számára

Ha a rekordkezelési megoldás több webhelyre terjed ki, akkor az alábbiak szerint állítható be a rekordkezelés:

  • Adja meg azokat a korlátozástípusokat, amelyek a rekordként deklarált dokumentumokra fognak vonatkozni.

  • Adja meg, hogy a webhely minden listája és tára lehetővé teszi-e rekordok manuális deklarálását.

  • Határozza meg, kik végezhetik el manuálisan a dokumentumok rekordként történő deklarálását és a deklarálás visszavonását.

A hely rekordok kezelésének beállítása a webhelycsoportban

Megjegyzés:  Az eljárás végrehajtásához először engedélyeznie kell a helyi rekordkezelést a webhelycsoport szintjén.

  1. Lépjen a legfelső szintű webhelyre.

  2. Kattintson a beállítások Office 365-beállítások gombja , majd a webhely beállításai parancsra.

    Egy SharePoint-csoporthoz kapcsolt webhelyen kattintson a Beállítások elemre, majd a Webhely tartalma, végül a Webhely beállításai lehetőségre.

  3. A Webhelycsoport felügyelete területen válassza a Rekorddeklaráció beállításai lehetőséget.

  4. A Rekorddeklaráció beállításai lap Rekordokra vonatkozó megkötések területén jelölje ki azokat a korlátozástípusokat, amelyeket a rekordként deklarált elemekre alkalmazni szeretne. Ez a beállítás nincs hatással a korábban már rekordként deklarált elemekre.

    • Nincsenek további korlátozások:    Ez a korlátozástípus akkor lehet hasznos, ha a rekordokra az egyéb elemekétől eltérő adatmegőrzési szabályt szeretne alkalmazni, de nem kívánja megakadályozni a rekordok törlését és szerkesztését.

    • Törlés tiltása:    A rekordtár alapértelmezett korlátozása.

    • Szerkesztés és törlés tiltása:    Ez a korlátozás akkor lehet hasznos, ha egy dokumentumot teljesen zárolni kíván, megakadályozva a szerkesztését és törlését is. Az ilyen dokumentumoknál egy lakatikon jelzi a zárolást.

  5. A Rekorddeklarálás lehetősége szakaszban jelölje ki, hogy alapértelmezés szerint engedélyezett legyen-e az elemek rekordként történő manuális deklarálása a listákban és tárakban. Ha az Alapértelmezésként nem minden helyen érhető el lehetőséget választja, az elemeket csak munkafolyamaton vagy házirenden keresztül lehet rekordként deklarálni.

    A Rekorddeklarálás lehetősége szakasz egyik beállításával visszavonhatja a rekordok deklarálását. Ehhez a Megfelelőségi információk szakaszban a Rekord állapota beállításnál válassza a Rekorddeklarálás visszavonása lehetőséget. A rendszer kéri, hogy erősítse meg az elem rekordként való deklarálásának visszavonását.

    Megjegyzés: A deklaráció-visszavonási lehetőség csak a korábban rekordként deklarált elemekhez jelenik meg.

  6. A Deklarálási szerepkörök területen adja meg azokat a felhasználótípusokat, amelyek elvégezhetik az elemek rekordként történő deklarálását és a deklarálás visszavonását.

    • A listával dolgozó összes munkatárs és felelős:    A listában „elemek szerkesztése” jogosultsággal rendelkező felhasználók végezhetik el az elemek rekordként történő deklarálását és a deklarálás visszavonását.

    • Csak a listafelelősök:    Csak a listában „listakezelési” jogosultsággal rendelkező felhasználók végezhetik el az elemek rekordként történő deklarálását és a deklarálás visszavonását.

    • Csak a házirendműveletek:    Csak házirendműveletek és a rendszerfiókkal futtatott egyéni kódok deklarálhatnak rekordként elemeket, illetve vonhatják vissza ezeket a deklarációkat.

  7. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Helyben történő rekordkezelés beállítása listák és tárak számára

A rekordkezelési beállításokkal engedélyezheti és tilthatja a rekordlétrehozást a webhely egyes listáiban és táraiban. A listák és tárak úgy is beállíthatók, hogy a hozzájuk adott elemek automatikusan deklarálva legyenek rekordként.

Helyben történő rekordkezelés beállítása listák és tárak számára

  1. Lépjen arra a listára vagy tárra, amelynek rekordkezelését be szeretné állítani.

  2. Tárak esetében a tárak eszközcsoport területén kattintsona tár fülre. Listák esetében a lista eszközeicsoportban kattintson a lista fülre.

  3. A dokumentumtár menüszalagján kattintson a Tár beállításai gombra. Lista esetén kattintson a Lista beállításai gombra.

    A SharePoint Online alkalmazásban kattintson a Beállítások elemre, majd a Lista beállításai vagy a Tár beállításai lehetőségre.

    Megjegyzés: Ha nem látható a menüszalag említett gombja, akkor előfordulhat, hogy át kell állítania a képernyőfelbontást vagy a böngésző ablakméretét az összes elérhető menügomb megjelenítéséhez. Másik megoldásként a csoportgombra kattintva megjelenítheti a csoporthoz tartozó gombkészletet.

  4. A Lista beállításai lapon válassza a Rekorddeklaráció beállításai lehetőséget.

  5. A rekord deklarációs beállításai lapon, a manuális nyilvántartási nyilatkozat elérhetősége részen végezze el az alábbi műveletek egyikét:

    • Adja meg, hogy a webhelycsoport alapértelmezett beállítását szeretné-e használni.

    • Engedélyezze a rekordok automatikus deklarálását az adott lista vagy tár számára.

    • Tiltsa meg a rekordok automatikus deklarálását az adott lista vagy tár számára.

  6. Az Automatikus deklaráció területen adja meg, hogy a listához vagy tárhoz adott elemek automatikusan deklarálva legyenek-e rekordként.

  7. Kattintson az OK gombra.

Megjegyzés:  Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Hasznos volt ez az információ az Ön számára? Itt találja az eredeti angol nyelvű cikket.

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×