Beállítások kezelése a Shiftsben

A témakör tartalma

• Az időzóna beállítása

• A hét kezdetének beállítása

• Műszakok másolása

• Műszakok megnyitása

• Műszakváltási kérelmek felcserélése

• Műszakkérelmek felajánlása

• Időtúllépési kérelmek

• Időtúllépési okok hozzáadása vagy szerkesztése

• Időóra

• Adatvédelmi vezérlők beállítása a műszakok láthatóságához

• Shift-alapú címkék a Teamsben

Az időzóna beállítása

Állítsa be az időzónát, hogy a csapat műszakjai a csapat helye alapján a megfelelő időzónában jelenjenek meg. A Csapat időzónája területen válassza ki a csapat tartózkodási helyének időzónáját, majd a Legközelebbi város területen válassza ki a csoport tartózkodási helyéhez legközelebb eső várost.  

A hét kezdetének beállítása

A szervezet adataitól függően érdemes lehet a munkahét kezdetét egy másik napra módosítani. A Hét kezdete csoportban válassza ki a hét azon napját, amikor az ütemterveket el szeretné kezdeni.

Műszakok másolása

Az ütemezések beállításakor célszerű lehet a műszakokat (beleértve a nyitott műszakokat is) egyik napról a másikra másolni és beilleszteni.  

Itt adhatja meg, hogy a műszakok másolásakor szerepeljenek-e tevékenységek. Ha be van kapcsolva, a program automatikusan felveszi az eredeti műszakokhoz hozzáadott tevékenységeket, és átmásolja őket az új műszakokra.

Műszakok megnyitása

Adja meg, hogy szeretné-e közzétenni a nyitott műszakokat az ütemezés szerint, hogy a dolgozók kérhessenek.

Ha a Műszakok megnyitása be van kapcsolva:

• A következőket teheti:

  • Vegyen fel és osszon meg nyitott műszakokat a csapatával. 

  • Megtekintheti és jóváhagyhatja vagy elutasíthatja a csapat nyitott műszakra vonatkozó kéréseit. Értesítéseket is kap, ha a feldolgozók kéréseket intéznek. 

• A dolgozók az alábbiakat végezhetik el:

  • A csapattal megosztott nyitott műszakok megtekintése és kérése.

  • Nyomon követheti a saját nyitott műszakra vonatkozó kéréseit, beleértve a folyamatban lévőket és a függőben lévő vezetők jóváhagyását. A dolgozók értesítést kapnak a nyitott műszakok hozzárendeléséről is. 

Ha a Műszakok megnyitásaki van kapcsolva:

• Nem hozhat létre nyitott műszakokat a csapata számára. Továbbra is megtekintheti és kezelheti azokat a nyitott műszakkérelmeket, amelyek a beállítás kikapcsolása előtt történtek.

• A dolgozók nem tekinthetik meg és nem kérhetnek nyitott műszakokat. Továbbra is nyomon követhetik a beállítás kikapcsolása előtt küldött nyitott műszakkérelmeket.

Műszakváltási kérelmek felcserélése

Adja meg, hogy a dolgozók létrehozhatnak-e kéréseket a műszakok munkatársakkal való cseréjéhez. 

Ha a Műszakok felcserélésebe van kapcsolva: 

• Megtekintheti és jóváhagyhatja vagy elutasíthatja a csapat műszakváltási kérelmeit. Értesítéseket is kap, ha a feldolgozók kéréseket intéznek. 

• A dolgozók az alábbiakat végezhetik el:

  • Műszakok cseréjére vonatkozó kérések létrehozása a csapat egyik munkatársával.

  • Kezelheti és fogadhat értesítéseket a munkatársaktól érkező műszakváltási kérelmekről.

  • Nyomon követheti saját műszakváltási kéréseit, beleértve a folyamatban lévőket és a függőben lévő vezetők jóváhagyását.

Ha a Műszakok felcseréléseki van kapcsolva:

• A váltási kérelmeket a beállítás kikapcsolása előtt kezelheti.

• A dolgozók nem hozhatnak létre műszakcserére vonatkozó kéréseket. Továbbra is nyomon követhetik a váltásra vonatkozó kéréseket, és kezelhetik azokat, amelyeket más munkatársaktól kaptak a beállítás kikapcsolása előtt.   

Műszakkérelmek felajánlása

Adja meg, hogy a dolgozók létrehozhatnak-e kéréseket, hogy felajánlhassák műszakjaikat a munkatársaknak.

Ha az Ajánlati műszakokbe van kapcsolva: 

• Megtekintheti és jóváhagyhatja vagy elutasíthatja a csapat műszakra vonatkozó ajánlatkéréseit. Értesítéseket is kap, ha a feldolgozók kéréseket intéznek. 

• A dolgozók az alábbiakat végezhetik el:

  • Hozzon létre kéréseket, hogy felajánlhassák a műszakjaikat a csapat egyik munkatársának.

  • Kezelheti és fogadhat értesítéseket egy másik munkatárstól érkező ajánlatváltási kérelmekről.

  • Nyomon követheti saját ajánlatváltási kérelmeit, beleértve a folyamatban lévőket és a függőben lévő vezetők jóváhagyását.

Ha az Ajánlat műszakjaiki van kapcsolva:  

• A beállítás kikapcsolása előtt küldött ajánlatváltási kérelmeket kezelheti.

• A dolgozók nem hozhatnak létre műszakajánlatra vonatkozó kéréseket. Továbbra is nyomon követhetik az általuk küldött ajánlatváltási kérelmeket, és kezelhetik azokat, amelyek a munkatársaktól érkeztek a beállítás kikapcsolása előtt.

Időtúllépési kérelmek

Adja meg, hogy a feldolgozók létrehozhatnak-e időtúllépési kéréseket.

Ha az időtúllépési kérések bekapcsolva állapotban van: 

• A következőket teheti:

  • Rendelje hozzá és ossza meg a szabad időt a csapat bármely dolgozójához.

  • Megtekintheti és jóváhagyhatja vagy elutasíthatja a csapat időtúllépési kérelmeit. Értesítéseket is kaphat, ha a feldolgozók kéréseket intéznek.

A dolgozók az alábbiakat végezhetik el: 

• Megtekintheti és fogadhat értesítéseket a hozzájuk rendelt szabadidőről.

• Időtúllépési kérések létrehozása.

• Nyomon követheti saját időtúllépési kérelmeit, beleértve a folyamatban lévőket és a függőben lévő vezetők jóváhagyását.

Ha az időtúllépési kérésekkikapcsolva:  

• Továbbra is hozzárendelheti és megoszthatja a szabad időt a csapat bármely dolgozójához, és kezelheti azokat az időtúllépési kérelmeket, amelyeket a beállítás kikapcsolása előtt küldött.

• A dolgozók nem hozhatnak létre időtúllépési kéréseket. Továbbra is kapnak értesítéseket, ha a rendszer kiosztja nekik a szabadidejüket. A beállítás kikapcsolása előtt küldött időtúllépési kérelmeket is nyomon követhetik. 

Időtúllépési okok hozzáadása vagy szerkesztése

Adja meg vagy módosítsa azokat az időtúllépési okokat, amelyeket Ön és csapata lát a Shiftsben.

Ezeket a beállításokat akkor használja, ha a csapat alkalmazottaihoz szabad időt rendel, és az alkalmazottak ezek közül a lehetőségek közül választanak, amikor szabadidőt kérnek.  

A műszakok közé tartoznak a következő alapértelmezett szabadságolási okok: Szabadság, Betegnap, Szabadság, Szülői szabadság és Fizetés nélküli. Átnevezheti, módosíthatja az ikonjukat, vagy eltávolíthatja őket, és létrehozhatja saját egyéni időtúllépési okait.

Időóra

Az időórával a csapat be- és kijelentkezhet a műszakok közül, rögzítheti a műszakok alatti szüneteket, és ha a műszakok mobilon vannak, szerkesztheti és megerősítheti a munkaidő-nyilvántartásukat. További információ: Be- és kijelentkezés a Shifts használatával. 

A csapat időjelentését bármely időszakra exportálhatja és megtekintheti. 

Az időóra beállításakor a helyfelismerést (nem kötelező) is megadhatja annak rögzítéséhez, hogy a feldolgozók be- és kijelentkeznek-e a beállított helyről. 

Az időóra bekapcsolása:

1. Válassza az Időóra bekapcsolása lehetőséget.  

2. Ha helyfelismerést is szeretne használni, válassza a Mobilalkalmazás helyészlelésének belefoglalása lehetőséget, és adja meg annak a helynek a koordinátáit, ahonnan a dolgozók várhatóan be- és kijelentkeznek.  

   A koordináták lekéréséhez olyan térképrendszerre lesz szüksége, mint a Bing Térképek vagy a Google Maps. 

   • Lépjen Bing Térképek, és adja meg azt a címet, amelyből a koordinátákat le szeretné kapni. Amikor megjelenik az eredmény, lépjen a bal oldali információs panelre. A Közeli területen olyan információk láthatók, mint a cím országa vagy régiója. A koordináták közvetlenül alatta találhatók. 

   • Nyissa meg a Google Mapset , és adja meg azt a címet, amelyből a koordinátákat le szeretné kapni. Amikor megjelenik az eredmény, kattintson a jobb gombbal a térképen a piros gombostűre a koordináták megtekintéséhez.

3. Az időóra bekapcsolása után az Exportálás lehetőséget választva exportálhatja és megtekintheti a csapat időjelentését.
   
   

Adatvédelmi vezérlők beállítása a műszakok láthatóságához

Szabályozhatja, hogy a korábbi dolgozók milyen messzire láthatják egymás műszakjait és részletességi szintjét.  

A láthatósági szint szabályozásához használja az alábbi beállításokat:

• A korábbi műszakok megtekintésének engedélyezése az alkalmazottak számára: Kapcsolja be, hogy a dolgozók láthassák a munkatársaik korábbi műszakjait. A korábbi műszakok láthatóságának korlátozásához kapcsolja ki ezt a beállítást, majd válasszon ki egy időtartamot (hónapokban).

• Lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy lássák, hogy más alkalmazottak miért kérték a szabadidejüket, valamint azokat a megjegyzéseket, amelyeket belefoglaltak az időtúllépési kérelembe: Kapcsolja ki, ha azt szeretné, hogy a dolgozók általánosan láthassák a munkatársaik szabadidejében töltött időt anélkül, hogy a jegyzetekhez vagy konkrét okokhoz férnének hozzá. 

• Lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy lássák a műszakok jegyzeteit, tevékenységeit és a műszakokban foglalt szüneteket: Kapcsolja ki a beállítást, hogy korlátozza a dolgozók által egymás műszakjaiban látható részletességi szintet.

Shift-alapú címkék a Teamsben

A műszakalapú címkék segítségével valós időben érheti el a műszakban dolgozó munkavállalókat. Ezzel a funkcióval a feldolgozók automatikusan kapnak olyan címkéket, amelyek megfelelnek az ütemezésüknek és csoportnevüknek a Shiftsben. 

Az értesítéseket csak azok a dolgozók kapják meg, akik műszakban vannak, amikor a címkét használják egy Teams-csevegésben vagy -csatornabeküldésben. 

Az előtérbeli vezetők eldönthetik, hogy műszakalapú címkéket szeretnének-e használni a Teamsben.  

1. A Teamsben válassza ki a csapatát. 

2. Válassza a További beállítások > Csoport kezelése lehetőséget,  majd válassza a Beállítások lapot.

3. A Címkék szakaszban kapcsolja be vagy ki a Shifts váltógombot.