A projekt érintettlistának létrehozása és kezelése

Szerző: Jane Suchan, PMP

Mi is az a projekt érintettje?     Számos definíció stb. a forrástól és a cégtől függően eltérő. Mind azt javasoljuk, hogy az érdekeltek olyan személyek vagy csoportok, akiknek a projekt eredménye érdekben van. Az érdekeltek kezelése szinonimája a kapcsolatkezelésnek: a cél az, hogy megszerezzék és fenntartsák a projekt iránti elkötelezettségét.

Az érintettek a szervezet azon tagjai vagy csoportjai, akik érdeklődnek a projekt eredményében, vagy amelyekre hatással lesz. Mielőtt azonban elkezdi az érintett felek listájának létrehozását és felügyeletét, győződjön meg arról, hogy az érintett definíciója összhangban van a szervezet definícióval.

Miért fontos az érdekeltek kezelése?

Annyiban szeretnénk tudni, hogy nem erről van szó, de szembe kell néznünk azzal a ténnyel, hogy nem mindenki lesz 100 százalékban a projekttel kapcsolatban. Előfordulhat, hogy az érintetteknek új eszközöket vagy folyamatokat kell megtanulniuk, át kell irányítaniuk az irányítást, vagy szélsőséges esetekben el kell veszíteik a munkájukat. A projektvezető és a szponzorok nehezére esik, hogy megkönnyítse az érintettek aggályait, és valószínűtlen, hogy minden alkalommal képes lesz minden emberre ráterjedni. Néhányat olyan módon kell kezelni, hogy ne tudják lehozni az Ön erőfeszítéseket.

A motiváltság megértése segít az aggályainak a megértésében és a negatív viselkedések és viselkedések elkerülésében, például:

  • A szükséges bemenetek vagy jóváhagyások késleltetése.

  • Egy versenyben álló projekt indítása.

  • Erőforrások más projektekhez való ismételt hozzárendelése.

  • A projekt aláásása a háttérből való szabadban- és áttűnésben.

Az érdekelt felek hatékony kezelésének előnyei a következőek:

  • A projekt ciklusának időkorrektját úgy csökkenti, hogy nem lesz felkúrva a vallások között.

  • A jóváhagyási folyamat áramlata.

  • Ezzel biztosíthatja, hogy a projekt erőforrásai elérhetők és összpontosítva maradjanak.

  • Az információk áramlásának nyomon nyomonása.

Vissza a lap tetejére

Érdekeltek listájának kidolgozása

A projekt első szakaszában a projekt szponzorával együttműködve hozzon létre egy listát az összes lehetséges érdekeltről. A szerepkör definiálásától és a projekt szervezetre gyakorolt hatásától függően a lista hosszú lehet.

Az érintettlista egy eszköz a projektvezető számára, és fontos szerepet játszik a projekt kommunikációs tervében. A lista értékelése alapján tervezhet erős kommunikációs stratégiát. Önnek pedig nem kell megosztania a lista részleteit a projekt szponzorán kívül.

A legtöbb projektben a vallások is felszabadodnak, ezért az érintettek felmérésekor nem is olyan sötét tengerbe kell belebotlana.

Vissza a lap tetejére

Az érdekeltek listájának értékelése

Állapítsa meg az egyes érintetteket, hogy mit mond nekik, és milyen befolyással kategorizálja őket. Vannak, akik lehetővé fogják tudni tartani a projekt előretekintő lépését. Ebbe beleértheti a projekt szponzorát vagy vezető beosztású vezetőket is. A pozíciójuk és a döntéshozó szerepkörök miatt szorosan figyelemmel kell kísérnie ezeket az érintetteket. Lehetnek olyan emberek, akik ugyan nem tudják húzni a projektet, de a háttérben dolgozhatnak, hogy aláássák vagy esetleg akár be is vethúzhatják azt.

Az érdekeltek további szintjei azok, akik a termékkel – néha napi rendszerességgel. Ez a csoport olyan üzleti követelményeket tartalmaz, amelyeknek teljesülniük kell. Nekik van a legnagyobb nyereségük, ha a projekt sikeres, mert az közvetlenül érinti őket. Bár gyakran nem tudnak közvetlenül vagy közvetve véget vetni egy projektnek, a sikerük szempontjából nincs alapvető fontosságúak. Ha nem teljesülnek az igényeik vagy aggályaik, gyorsan a legnagyobb támogatók lesznek a legnagyobb támogatottak a legnagyobb problémára.

Az érintetteket úgy is rendszerezheti, hogy a részvétel és a felelősség szintje szerint csoportosítja őket. Előfordulhat, hogy az egyik csoport aktívan részt vesz a projektben és a munka során, egy másik pedig részt vesz egy bizonyos ponton, de lehetnek olyan érintettek, akik nem vesznek részt aktívan, de üzeneteket kell kapniuk a projektről.

Vissza a lap tetejére

Az érintetteket a RACI segítségével kategorizálhatja

A felelős, felelős, egyeztetett és tájékozott (RACI) egy olyan eszköz, amely a szervezet tervezésében arra használható, hogy az érintetteket a projekt részvételének és felelősségének szintjén jelölje ki és rendelje hozzá. Ez hasznos módja az érdekeltek kategorizálásának, így megtervheti az egyes személyek vagy csoportok leghatékonyabb kommunikációs stratégiáját. Ezeket az érintetteket a következőképpen határozták meg:

  • Felelős    Ez a személy felelős egy feladat elvégzéséért.

  • Számlázható    Ez a személy akkor lesz felelős, ha a tevékenység nem fejeződött be, és ő felügyelheti a feladat elvégzéséért felelős személyt. Project vezetőnek gyakran van ilyen szerepköre.

  • Consulted    Bár ez a személy nem felelős vagy nem felelős a feladat elvégzéséért, a tevékenység szempontjairól tájékozódik.

  • Tájékozott    A passzív szerepkör tulajdonosa folyamatosan tájékozódik, de nem vállal felelősséget a feladatokért.

Vissza a lap tetejére

Egy uncia a megelőzésről...

Project vezetése az elvárások kezeléséről szól. A projektje elején a projekt szponzorával együttműködve határozza meg és mérje fel az érintetteket. Mindenképpen frissítse a listát a projekt folyamán. A hatékony kezeléshez meg kell tudni tudni, hogy kik az érdekeltek, és hogy milyen érdekeltségeik vannak. Hosszú távon ezzel menti a nehézségeket, és biztosíthatja a projekt sikeres voltát.

Vissza a lap tetejére

A szerzőről     Suchan János egy programmenedzser, aki nagyvállalati kezdeményezések kezelésével és projektirányítási módszertanok fejlesztésével rendelkezik. Seattle-ben, Washingtonban él.

További segítségre van szüksége?

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

×