A rekordkezelés megvalósítása

A rekordok kezelésének helye: "a helyén", ami azt jelenti, hogy a dokumentumot a webhely jelenlegi helyén hagyhatja, vagy a rekordokat egy adott archívumba, például egy rekordtár webhelyre is mentheti.

Mielőtt végrehajtja a rekordok kezelését, javasoljuk, hogy először hozzon létre egy rekordtár csomagot a szervezete számára. Ha segítségre van szüksége a szervezete megfelelő adatkezelési rendszerének kiválasztásához, olvassa el a rekordok tárolásának és kezelésének kiválasztásacímű témakört.

Megjegyzés: A SharePoint Online-ban az adatmegőrzési címkék segítségévelbemutatjuk a tartalmat rekordként, ami a rekordok központjának használatát ténylegesen felülírja. Ha a rekordtár szolgáltatót használja, továbbra is használhatja az adatmegőrzési címkék mellett. De előrelépés a rekordok kezelése céljából a rekordtár helyett a adatmegőrzési címkék használatát javasoljuk.

Rekordtár webhely létrehozása és beállítása

Ebből a szakaszból megtudhatja, hogy milyen fontos lépéseket kell végrehajtania a rekordtár webhely létrehozása és beállítása során. A hivatkozásokra kattintva megtekintheti a konkrét útmutatást az egyes lépésekhez.

  1. Hozza létre a rekordtár webhelyet a rekordtár webhelysablon használatával.

  2. Tárak és listák létrehozása a fájlkezelési csomagban megadott minden rekordtípus kezeléséhez és tárolásához (def: a fájlkezelési terv leírja, hogy milyen típusú dokumentumok vagy elemek szerepelnek a szervezet hivatalos üzleti rekordjaiként. Jelzi, hogy hol tárolja ezeket a rekordokat, és olyan információkat tartalmaz, amelyek megkülönböztetik egyféle rekordot egy másiktól.

  3. Adjon hozzá egy társított tartalomtípust a tárakhoz és a listákhoz.

  4. A megfelelő tartalomtípusok számára létrehozhatja és hozzáadhatja a webhelyek oszlopait , amelyek tartalmazzák és megjelenítik a fájlban megadott bejegyzéstípusok metaadatait.

  5. Adjon meg egy adatkezelési házirendet a rekordtár webhely tartalomtípusához.

  6. A tartalomszervező modul beállításával továbbítsa a megfelelő helyre az egyes rekordtípusokat.

Vissza a lap tetejére

Rekordtár webhely létrehozása

Azt javasoljuk, hogy hozzon létre egy rekordtár webhelyet legfelső szintű webhelycsoportban, és ne webhelyként. Webhelycsoport létrehozásához a farm rendszergazdák SharePoint-csoport tagjának kell lennie azon a számítógépen, amelyen a Központi SharePoint-felügyelet webhelye fut.

A SharePoint Online-ban hozhat létre rekordtár webhelyet a legfelső szintű SharePoint-webhelyről. Kattintson a + webhely létrehozásaelemre, majd kezdjen el az alábbi 4 lépéssel.

  1. Indítsa el a SharePoint 2013 vagy a 2016 központi felügyeletét.

    • Windows Server 2008 R2 esetén:

      • Kattintson a Startmenü Microsoft SharePoint 2013-termékek vagy Microsoft SharePoint 2013-termékekelemére, majd kattintson a sharepoint 2013 központi felügyelet vagy a SharePoint 2016 központi felügyeletparancsra.

    • Windows Server 2012 esetén:

      • Kattintson a kezdőképernyőn a SharePoint 2013 központi felügyelet vagy a SharePoint 2016 központi felügyeleteelemre.

        Ha a sharepoint 2013 központi felügyelete vagy a SharePoint 2016 központi felügyelete nem a kezdőképernyőn jelenik meg:

      • Kattintson a jobb gombbal a számítógépelemre, kattintson a minden alkalmazásparancsra, majd a SharePoint 2013 központi felügyelet vagy a SharePoint 2016 központi felügyeleteelemre.

  2. A központi felügyelet webhelyén, az alkalmazás- kezelés csoportban kattintson a webhelycsoportok létrehozásaelemre.

  3. Ha nincs bejelölve a webhelycsoport létrehozása lap webalkalmazás szakasza, akkor kattintson a lefelé mutató nyílra, ha az a webalkalmazás, amelyben létre szeretné hozni a webhelycsoportot, kattintson a lefelé mutató nyílra. A webes alkalmazás menüben kattintson a webalkalmazás módosításaelemre, majd kattintson arra a webalkalmazásra, amelyben létre szeretné hozni a webhelycsoportot.

  4. A cím és leírás szakaszban adja meg a webhelycsoport címét és leírását.

  5. A webhely címe csoportban válassza ki az URL-cím elérési útját (például a/Sites/vagy a gyökérkönyvtár (/) elérési útját.

    Ha kijelöl egy helyettesítő karaktert, a webhely URL-címében is be kell írnia a webhely nevét.

  6. A sablon kiválasztása szakaszban, a választható verzió kiválasztása listában válassza ki a használni kívánt sablonok SharePoint-élményben való verzióját.

    Jelölje be az élmény verziója jelölőnégyzetet, ha azt szeretné, hogy a webhelycsoport a SharePoint Serverben webhelycsoportként jelenjen meg és fusson. A korábbi verziót használó webhelycsoport a SharePoint egy későbbi verziójában fut, de a webhelycsoport felhasználói felülete és felhasználói felülete a korábbi verziót fogja tükrözni. Egy webhelycsoport, amely bármikor frissíthető a legújabb verzióra.

  7. A sablon kiválasztása csoportban válassza a nagyvállalati lapot, majd kattintson a rekordtárgombra.

  8. Az elsődleges webhelycsoport rendszergazdája csoportban írja be a webhelycsoport rendszergazdájának a felhasználó nevét (tartomány \ Felhasználónév).

  9. A másodlagos webhelycsoport rendszergazdája csoportban írja be a webhelycsoport másodlagos rendszergazdája felhasználónevét. A másodlagos webhelycsoport rendszergazdájának kiválasztásával gondoskodhat arról, hogy valaki kezelni tudja a webhelycsoportot, ha nem jelennek meg az elsődleges webhelycsoport rendszergazdája.

  10. Ha kvótákat használ a webhelycsoportok tárterületének kezeléséhez, a kvótasablon csoportban kattintson egy sablonra a kvótasablon kiválasztása listában.

  11. Kattintson az OK gombra.

Tárak és listák létrehozása a rekordok kezeléséhez

A tárak és listák fontos elemek a nyilvántartások kezelésében. A tároláshoz vagy kezeléshez használni kívánt rekordok minden típusához használhatók. A tartalomtípusok társítása (később magyarázattal) a tárakra és a listákra további segítséget nyújt a rekordok kategorizálásában. Azt javasoljuk, hogy hozzon létre egy dokumentumtárat vagy listát minden tartalomtípushoz a Records (rekordok) fájlban.

Létező tartalomtípus hozzáadása listához vagy tárhoz

Ha tartalomtípust vesz fel egy listához vagy tárhoz, akkor ez a lista vagy tár számára lehetővé teszi, hogy az adott típusú elemeket tartalmazza. Ha rekordokat küldenek a rekordtár webhelyre, akkor a program a dokumentum tartalomtípusa alapján továbbítja őket a megfelelő listához vagy tárhoz.

Vissza a lap tetejére

Webhely oszlopainak létrehozása és hozzáadása listákhoz, tárakhoz vagy tartalomtípusokhoz

A hasábok segítségével csoportosíthatja, kategorizálhatja és nyomon követheti a rekordokat és más elemeket. A webhely oszlopban egy olyan metaadat-elem van definiálva, amely társítható egy tartalomtípushoz, listához vagy tárhoz. Előfordulhat például, hogy a "Szerző" vagy a "Befejezés dátuma" definiálásához a webhelyek oszlopait szeretné hozzáadni. Ha a rekordokhoz egy olyan metaadatot szeretne menteni, amelyet a rekordhoz küld el, vagy metaadatokat szeretne hozzáadni a rekord kezeléséhez, vegyen fel egy webhely oszlopot egy tartalomtípusba.

Webhelyoszlop létrehozása

  1. A rekordtár webhelyén kattintson a beállítások Office 365-beállítások gombja , majd a webhely beállításaiparancsra.

    Egy SharePoint-csoporthoz kapcsolt webhelyen kattintson a Beállítások elemre, majd a Webhely tartalma, végül a Webhely beállításai lehetőségre.

  2. A Webhely beállításai lap Webtervezői minták csoportjában kattintson a Webhelyoszlopok lehetőségre.

  3. A Webhelyoszlopok lapon kattintson a Létrehozás gombra.

  4. Az új webhelyoszlop lap név és típus csoportjában írja be a kívánt nevet az Oszlopnév mezőbe.

  5. Válassza ki, hogy milyen típusú adatokat szeretne az oszlopban tárolni (például pénznem, dátum és idő vagy szöveg).

  6. A csoport csoportban jelölje ki azt a csoportot, amelybe az új webhely oszlopot szeretné menteni, vagy válassza az új csoport lehetőséget, ha új csoportot szeretne létrehozni az oszlop tárolásához. A csoportok segítségével rendszerezheti az oszlopokat, és így könnyebben megtalálhatja őket.

A további Oszloptulajdonságok szakaszban válassza ki a további beállításokat. Az ebben a szakaszban rendelkezésre álló lehetőségek eltérhetnek a Név és típus szakaszban választott oszloptípustól függően. Ha például az oszlopban található információ típusa választható, megadhatja, hogy milyen lehetőségek legyenek felsorolva a további oszlop-beállítási szakaszban.

  1. Kattintson az OK gombra.

Webhelyoszlop hozzáadása a rekordokhoz tartozó tartalomtípushoz

  1. A rekordtár webhely kezdőlapján kattintson a beállítások gombra, majd a webhely beállításaiparancsra.

    Egy SharePoint-csoporthoz kapcsolt webhelyen kattintson a Beállítások elemre, majd a Webhely tartalma, végül a Webhely beállításai lehetőségre.

  2. A Webtervezői minták csoportban kattintson a Webhely tartalomtípusaihivatkozásra.

  3. A Webhely tartalomtípusai lapon kattintson a konfigurálni kívánt webhelytartalom-típusra.

  4. Miután kiválasztotta a webhely-tartalomtípust a szülőwebhelytől, vagy létrehozott egy új webhelytartalom-típust, a kijelölt webhely-tartalomtípus lap oszlopok csoportjában kattintson a Hozzáadás meglévő webhely oszlopaibólelemre.

  5. Az oszlopok hozzáadása tartalomtípushoz lapon, az Oszlopok kiválasztása csoportban jelölje ki azt a csoportot, amely alapján szűrni szeretne az oszlopok kijelölése listából.

  6. Jelölje ki a felvenni kívánt oszlopot a megjeleníthető oszlopok listából, és kattintson a Hozzáadásgombra.

  7. A lista-és webhelytartalom-típusok frissítése szakaszban adja meg, hogy a webhely-tartalomtípustól örökölt gyermek-tartalomtípusok frissüljenek-e a változtatásokkal.

  8. Miután végzett a kívánt oszlopok hozzáadásával, kattintson az OK gombra.

Megjegyzés: Ha a kijelölni kívánt tartalomtípus nem jelenik meg hivatkozásként (szürkén jelenik meg) ezen a lapon, akkor a tartalomtípus a rekordtár webhely fölérendelt webhelyéhez tartozik, ezért ki kell választani és be kell állítani a szülőwebhely területéről. Ezt úgy teheti meg, hogy a Webhely tartalomtípusa oszlopban a szürke oldal neve melletti forrás oszlopban lévő hivatkozásra kattint.

Vissza a lap tetejére

Adatkezelési házirendek létrehozása rekordokhoz

Az adatkezelési házirend a tartalomtípusok szabályait adja meg. Az adatkezelési házirendek lehetővé teszik a szervezeteknek annak ellenőrzését és nyomon követését, hogy például meddig kell megőrizni egy tartalmat vagy milyen műveleteket végezhetnek a felhasználók az adott tartalommal.

Megjegyzés: A feladat elvégzéséhez a rekordtár webhely tulajdonosok csoportjába kell tartoznia.

Adatkezelési házirend hozzáadása tartalomtípushoz

Megjegyzés: Alapvető tartalomtípushoz nem adhat meg adatkezelési házirendet. A webhelycsoport létrehozásakor az alapszintű tartalomtípusokat telepíti a rendszer. Létre kell hoznia egy alapvető tartalomtípusból származó tartalomtípust, és egy adatkezelési házirendet kell alkalmaznia a származtatott tartalomtípusra.

  1. A webhelyen kattintson a beállítások Office 365-beállítások gombja , majd a webhely beállításaiparancsra.

    Egy SharePoint-csoporthoz kapcsolt webhelyen kattintson a Beállítások elemre, majd a Webhely tartalma, végül a Webhely beállításai lehetőségre.

  2. A Webhely beállításai lap Webhelytervezői minták csoportjában kattintson a Webhely tartalomtípusai elemre.

  3. A Webhely tartalomtípusai lapon kattintson arra a tartalomtípusra, amelyhez adatkezelési házirendet szeretne hozzáadni.

  4. A tartalomtípus lapon kattintson az adatkezelési házirend beállításaielemre.

  5. A házirend szerkesztése lapon írja be a házirend leírását, majd írjon be egy rövid házirend-utasítást, amely a felhasználók számára ismerteti a házirendet. A házirendi szabály legfeljebb 512 karakter hosszú lehet.

  6. Következő lépésként egy vagy több házirend-szolgáltatást kell hozzáadnia az adatkezelési házirendhez. A szolgáltatások engedélyezésekor további beállítások is megjelennek.

Házirend-szolgáltatások hozzáadása az adatkezelési házirendhez

Az adatkezelési házirendhez hozzáadhatók a címkék, a naplózás, a lejárat és a vonalkódok.

Adatmegőrzési házirend funkció hozzáadása adatkezelési házirendhez

  1. A házirend szerkesztése lapon jelölje be az adatmegőrzés engedélyezése jelölőnégyzetet.

  2. Kattintson az adatmegőrzési szakasz hozzáadása elemre, és válasszon az alábbi adatmegőrzési időszak beállításai közül, ha meg szeretné adni, hogy a dokumentumok mikor járnak le: Ha a lejárati dátumot egy dátum tulajdonság alapján szeretné beállítani, akkor jelölje be az ez a fázis az elemhez tartozó dátum tulajdonságot, majd válassza ki a kívánt műveletet (létrehozta vagy módosított), valamint az időtartamot

  3. Írjon be egy értéket a listák között az időszak megadására szolgáló mezőbe.

  4. Jelölje ki azt a műveletsort, amely akkor lép érvénybe, amikor a dokumentum lejár.

  5. Ha meg szeretné ismételni a kijelölt műveletet, jelölje be az Ismétlődés csoportban lévő jelölőnégyzetet, és válassza ki az ismétlődési időszakot.

  6. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Naplózási házirend-funkció hozzáadása az adatkezelési házirendhez

  1. A házirend módosítása lap naplózás csoportjában jelölje be a naplózás engedélyezésejelölőnégyzetet, majd jelölje be azoknak az eseményeknek a jelölőnégyzetét, amelyeknek meg szeretné őrizni a könyvvizsgálati nyomvonalát.

  2. Kattintson az OK gombra.

    Megjegyzés: A naplók megtekintéséhez a webhelycsoport beállításai lapon kattintson a naplózási jelentésekelemre, majd jelölje ki a megtekinteni kívánt jelentést.

Vonalkód-házirend funkció hozzáadása adatkezelési házirendhez

  1. A házirend módosítása lap vonalkódok csoportjában jelölje be a vonalkódok engedélyezésejelölőnégyzetet.

  2. Jelölje ki a felhasználót a vonalkód beszúrásához... Jelölje be a jelölőnégyzetet, ha azt szeretné, hogy az Office ügyfélalkalmazások a felhasználóknak vonalkódot szúrjon be a dokumentumaiba.

Címke-házirendi funkció hozzáadása az adatkezelési házirendhez

  1. A házirend módosítása lap címkék csoportjában jelölje be a címkék engedélyezése jelölőnégyzetet.

  2. Ha a felhasználóknak a dokumentumok mentése vagy nyomtatása előtt címkét kell beszúrniuk, jelölje be a Rákérdezés a címke beszúrására mentés vagy nyomtatás előtt jelölőnégyzetet.

  3. Ha meg szeretné akadályozni, hogy a címkék a hozzáadásuk után módosítva legyenek, jelölje be a címkék hozzáadásának megakadályozásajelölőnégyzetet.

  4. Írja be a címke formátuma mezőbe a címkén megjeleníteni kívánt szöveget. A számított vagy a beépített tulajdonságokat (például globálisan egyedi azonosítót (GUID) vagy a létrehozta) tetszőlegesen használhatja rögzített szöveg-vagy dokumentumtulajdonságok kombinálásával. Új sor kezdéséhez használja a \n karaktersorozatot.

  5. Adja meg a címke szövegének betűtípusát, betűméretét, betűstílusát és sorkizárását.

  6. Adja meg a címke magasságát hüvelykben a magasság mezőben, és a felirat szélessége hüvelykben a szélesség mezőben.

  7. Kattintson a frissítés gombra a módosítások megtekintéséhez.

  8. Kattintson az OK gombra.

Helyi rekordok kezelésének beállítása

A rekordtár használatakor a zárolt tárházban végezhető el, és a Küldés művelettel az adott tárházba beolvashatja a rekordokat. Előfordulhat azonban, hogy a helyszíni nyilvántartások kezeléséhez bármely webhely engedélyezve van, és a rekordok kezelése rendszerhez konfigurálható. Ebben a rendszertípusban a rekordtár szolgáltatóval ellentétben a rekordokat az aktív dokumentumokkal együtt tárolhatja együttműködési térben. A helyi rekordok kezelési rendszerének használatának néhány további előnye:

  • A rekordok több webhelyen is létezhetnek és kezelhetők.

  • A verziószámozás engedélyezése esetén előfordulhat, hogy a rendszer automatikusan létrehozza az új rekordok további verzióit.

  • a eDiscovery-Keresés egyszerre hajtható végre a rekordokon és az aktív dokumentumokon.

  • Átfogóbban szabályozhatja, hogy a rekord milyen legyen a szervezetben, és ki hozhat létre rekordot.

A helyben történő nyilvántartás-kezelés konfigurálásának három fő lépése van:

  1. A helyi rekordok kezelésének aktiválása a webhelycsoport szintjén.

  2. A rekordok bejelentési beállításainak megadása a webhelycsoport szintjén.

  3. A rekord deklarációs beállításainak megadása a lista vagy a tár szintjén

    Megjegyzés: Az elemek rekordokként való manuális kijelentéséhez lista-közreműködőnek vagy adminisztrátornak kell lennie.

Vissza a lap tetejére

Helyi rekordok kezelésének aktiválása a webhelycsoport szintjén

A helyi rekordok kezelési rendszerének beállítása első lépésként a webhelycsoport szintjén aktiválhatja a funkciót. A funkció aktiválása lehetővé teszi a deklarált/nem deklarált rekord beállítását a menüszalagon.

Megjegyzés: A feladat elvégzéséhez webhelycsoport-rendszergazdának kell lennie.

  1. A legfelső szintű webhelyen kattintson a beállítások Office 365-beállítások gombja , majd a webhely beállításaiparancsra.

    Egy SharePoint-csoporthoz kapcsolt webhelyen kattintson a Beállítások elemre, majd a Webhely tartalma, végül a Webhely beállításai lehetőségre.

  2. A webhelycsoport felügyeletecsoportban kattintson a webhelycsoport szolgáltatásaihivatkozásra.

  3. Kattintson a helyi rekordok kezeléseelem melletti aktiválásgombra.

A rekord deklarációs beállításainak megadása a webhelycsoport szintjén

  1. A legfelső szintű webhelyen kattintson a beállítások Office 365-beállítások gombja , majd a webhely beállításaiparancsra.

    Egy SharePoint-csoporthoz kapcsolt webhelyen kattintson a Beállítások elemre, majd a Webhely tartalma, végül a Webhely beállításai lehetőségre.

  2. A Webhelycsoport felügyelete területen válassza a Rekorddeklaráció beállításai lehetőséget.

  3. Ha korlátozni szeretné, hogy mit lehet tenni a rekordként deklarált elemekre, válassza a feljegyzési nyilatkozat beállításai lapon a rekord korlátozásai csoportban található lehetőségek egyikét.

  4. A Record deklaráció elérhetősége szakaszban adja meg, hogy a rekordok manuális deklarációja alapértelmezés szerint elérhető legyen-e listákban és tárakban. Ha úgy dönt, hogy alapértelmezés szerint az összes helyen nem érhető el beállítás, a rekordokat csak házirend vagy munkafolyamat útján lehet deklarálni.

  5. A deklarációs szerepkörök csoportban jelölje be azokat a szerepköröket, amelyek manuálisan deklarálják és nem deklarálják a rekordokat.

  6. Kattintson az OK gombra.

A rekord deklarációs beállításainak megadása a lista vagy a tár szintjén

Többek között megadhatja, hogy egy lista vagy tár rekordjainak beállításakor hogyan lehet rekordokként deklarálni az elemeket. A rekordok nyilvántartása lista vagy tár beállításakor a listához vagy tárhoz való hozzáadáskor az elemek automatikusan rekordokként lesznek deklarálva.

  1. Kattintson a menüszalagon a tár vagy a lista fülre, majd a tár beállításai vagy a lista beállításaielemre abban a listában vagy tárban, ahol be szeretné állítani a rekord deklarációs beállításait.

    A SharePoint Online-ban kattintson a beállítások Office 365-beállítások gombja majd a lista beállításai vagy a tár beállításailehetőségre.

  2. A dokumentumtár/lista beállításai lap engedélyek és kezeléscsoportjában kattintson a deklarációs beállítások rögzítéseelemre.

  3. A kézi feljegyzések elérhetősége csoportban válassza a következőket:

  4. Szeretné-e, hogy a lista vagy a tár a webhelycsoport alapértelmezett rekord-deklarációs beállításainak használatát használja.

  5. a felhasználók számára engedélyezni kell-e, hogy a lista vagy a tár rekordjait manuálisan deklarálják, vagy

  6. azt, hogy a felhasználók nem tudnak-e manuálisan deklarálni rekordokat a listában vagy a tárban.

  7. Az automatikus deklaráció csoportban jelölje be a jelölőnégyzetet, ha azt szeretné, hogy a program a listához vagy tárhoz hozzáadott összes elemet automatikusan rekordként deklarálja.

  8. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

További segítségre van szüksége?

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×