A verziószámozás működése listákban és tárakban

Ha a Verziószámozás engedélyezve van, az alábbi esetekben jönnek létre verziók:

• Listaelem vagy fájl első létrehozásakor, illetve a fájl feltöltésekor.

  Megjegyzés: Ha a fájl kivétele kötelező, először be kell jelölnie a fájlt az első verziójának létrehozásához.

• Ha a feltöltött fájlt egy meglévő fájl nevével megegyező néven adja meg.

• Egy listaelem vagy fájl tulajdonságainak módosításakor.

• Az Office-dokumentumok megnyitásakor és mentésekor A dokumentum ismételt megnyitása után új verzió jön létre a Szerkesztés mentése után.

• Időszakonként, az Office-dokumentumok szerkesztésekor és mentésekor. Nem minden szerkesztés és mentés új verziókat hoz létre. A szerkesztések gyakori mentésekor például minden egyes új verzió időpontot rögzít az egyes szerkesztési adatok helyett. Ez akkor gyakori, ha engedélyezve van az automatikus mentés .

• Ha egy másik felhasználó megkezdi a dokumentum közös szerkesztését, vagy ha a Mentés gombra kattint a Mentés gombra kattintva, akkor feltöltheti a módosításokat a tárban. 

A fájlok akár három jelenlegi verzióra is bekerülhetnek bármikor: a kivett verzió, a legújabb vagy a legújabb verzió, illetve a legutóbbi közzétett vagy fő verzió. Minden más verzió korábbi verziónak számít. Néhány jelenlegi verzió csak azoknál a felhasználóknál látható, akiknek van engedélye a megtekintésére.

A főverzió általában mérföldkövet képvisel, például a véleményezésre vagy a közzétételre küldött fájlt, míg egy alverzió olyan folyamatban van, amely nem áll készen arra, hogy a webhely minden résztvevőjének el tudjon olvasni. A csoport működésének módjától függően előfordulhat, hogy a csapat valószínűleg a legújabb alverzióknak, például a nemrég szerkesztett verziónak kell lennie. Idővel a csapat kevésbé valószínű, hogy régebbi alverzióra van szüksége.

Néhány szervezet a fájlok fő- és alverzióját is nyomon követi a tárakban. Mások csak a fő verziókat követik nyomon. A főbb verziókat egész számok, például 5,0; az alverziókat decimális számokkal (például 5,1) jelölik.

A legtöbb szervezet az alverziókat használja, ha a fájlok fejlesztés alatt vannak, és ha bizonyos mérföldkövek elérik őket, vagy ha a fájlok készen állnak a széles közönség általi véleményezésre. Sok szervezetben a biztonsági vázlat beállítás értéke csak a fájlok tulajdonosa és a fájlok jóváhagyására jogosult személyek engedélyezése. Ez azt jelenti, hogy az alverziók nem tekinthetők meg senki másnak mindaddig, amíg meg nem jelenik a fő verzió.

A fő verziók a listák számára elérhetők, de az alverziók nem érhetők el. A listaelemek minden egyes verziója egész számmal van számozva. Ha a szervezete egy listában szereplő elemek jóváhagyását igényli, akkor az elemek függőben maradnak mindaddig, amíg jóvá nem hagyja azokat a személyeket, akiknek van engedélye a jóváhagyásra. Amíg függőben van, decimális számokkal vannak számozva, és a továbbiakban piszkozatként jelennek meg.

A verziószámozás engedélyezéséről és beállításáról, a fő-és alverziókkal együtt a verziószámozás engedélyezése és beállítása listákhoz és tárakhozcímű témakörben olvashat bővebben.

Az új verziók létrehozásakor a rendszer automatikusan hozzáadja a verziószámot. A fő verziószámozást tartalmazó listákban és tárakban a verziók egész számmal rendelkeznek, például 1,0, 2,0, 3,0 stb. A tárakban a rendszergazda engedélyezheti a verziószámozást a fő-és alverziókban egyaránt. Az alverziók nyomon követése során decimális számokkal (például 1,1, 1,2, 1,3 stb.) rendelkeznek. Ha a verziók egyike fő verzióként van közzétéve, annak száma 2,0 lesz. A további alverziók számozása: 2,1, 2,2, 2,3 stb.

A kivétel elvetése után a verziószám nem változik. Ha a legújabb verzió az 3,0-es verzió volt, akkor az 3,0 marad a pénztár elvetése után.

Ha töröl egy verziót, a verzió a Lomtárra kerül, és a megjelenő számával együtt jár. A korábbi verziók a korábbi verziókban jelennek meg. A többi verziószám nem változik. Ha például rendelkezik olyan dokumentummal, amely az 4,1 és az 4,2 kisebb verzióit tartalmazza, és úgy dönt, hogy törli az 4,1-as verziót, az eredményül kapott korábbi verziók csak a 4,0 és az 4,2 verziót jelenítik meg. Az alábbi képen az látható.

A verziószámozás engedélyezéséről és beállításáról, a fő-és alverziókkal együtt a verziószámozás engedélyezése és beállítása listákhoz és tárakhozcímű témakörben olvashat bővebben.

Beállíthatja, hogy kik tekinthetik meg a listaelemek és a fájlok piszkozatait. A Piszkozatok két esetben jönnek létre:

• Ha olyan tárban hoz létre vagy frissít egy fájl alverzióját, amely a fő-és alverziókat követi nyomon.

• Egy listaelem vagy fájl létrehozásakor vagy frissítésekor, de még nincs jóváhagyva egy olyan listában vagy tárban, amelyben szükséges a tartalom jóváhagyása.

A főverziók és az alverziók nyomon követése során megadhatja, hogy a felhasználóknak engedélyt kell-e adni a fájlok szerkesztésére, mielőtt megtekinthetik és felolvassák a fájlokat. Ha ezt a beállítást alkalmazza, a fájl szerkesztésére jogosult személyek is dolgozhatnak a fájlon, de azok a személyek, akik csak a fájl olvasásához rendelkeznek, nem látják az alverziót. Előfordulhat például, hogy nem szeretné, hogy mindenki, aki hozzáféréssel rendelkezik a tárhoz, megjegyzéseket vagy korrektúrákat szeretne látni a fájlok szerkesztésekor. Ha a főverziók és az alverziók nyomon követése folyamatban van, és még senki sem tett közzé egy főverziót, akkor a fájl nem látható azoknál a felhasználóknál, akik nem rendelkeznek engedéllyel a Piszkozatok megjelenítéséhez.

Ha tartalom-jóváhagyásra van szükség, akkor megadhatja, hogy a függőben lévő fájlok megtekinthetők-e az olvasási engedéllyel rendelkező személyek, a szerkesztési engedéllyel rendelkező személyek vagy csak az elemek jóváhagyására engedéllyel rendelkező személyek számára. Ha a fő-és alverziókat egyaránt nyomon követik, a szerzőnek közzé kell tennie egy főverziót, mielőtt a fájlt jóváhagyásra el tudja küldeni. Ha tartalom-jóváhagyásra van szükség, akkor azok a személyek, akiknek van engedélye a tartalmak olvasására, de a Piszkozatok megtekintéséhez nincs engedélye, megjelenik a fájl utolsó jóváhagyott vagy fő verziója.

Attól függetlenül, hogy a felhasználók rendelkeznek-e engedéllyel a fájlok szerkesztéséhez, vagy nem, ha a személyek olyan fájlt keresnek, amely kisebb verzióban található, akkor nem kapja meg a találatokat.

Bizonyos szervezetek engedélyezik a fájlok korlátlan verzióit és mások korlátozásokat alkalmaznak. Előfordulhat, hogy a fájl legújabb verziójának ellenőrzése után is felfedezheti, hogy egy régi verzió hiányzik. Ha a legújabb verzió a 101,0, és azt tapasztalja, hogy már nincs 1,0-es verzió, az azt jelenti, hogy a rendszergazda úgy állította be a tárat, hogy csak az 100 fő verzióit engedélyezze. A 101st-verzió hozzáadásakor az első verzió törlődik. Csak a 2,0-től 101,0-ig terjedő verziók maradnak. Hasonlóképpen, ha a 102nd verziója van hozzáadva, csak a 3,0 – 102,0-as verziók maradnak meg.

Előfordulhat, hogy a rendszergazda úgy dönt, hogy az alverziók számát csak a legújabb verziók számának megfelelőre korlátozta. Ha például a 100 fő verziói engedélyezve vannak, a rendszergazda úgy dönthet, hogy csak a legutóbbi öt fő verzióhoz tartozó piszkozatokat őrzi meg. A fő verziók közötti alverziók alapértelmezett száma 511. Ha másik alverziót próbál menteni, hibaüzenet jelenik meg, amely közli, hogy előbb közzé kell tennie a dokumentumot.

Annak a táraknak a száma, amely megőrzi az alverziókat, az alverziók törlődnek az előző fő verziónál, amikor a verziószám elérte a verziószámot. Ha például csak a 100 főverzióit tartja meg a Piszkozatok, és a csoport 105 főverziókat hoz létre, akkor a korábbi verziókban csak a fő verzió marad meg. A program törli a legkorábbi öt fő verzióhoz (például a 1,2 vagy az 2,3) társított alverziókat, a főverziókat (1, 2 stb.), kivéve ha a tár a főverziókat is korlátozta.

A verziók számának korlátozása általában a helyes gyakorlat. Az azt jelenti, hogy a kiszolgálón helyet takarít meg, és csökkenti a felhasználók számára a rendetlenséget. Ha azonban szervezetének minden verzióját jogi vagy egyéb okokból mentenie kell, ne alkalmazzon semmilyen korlátozást.

A verziószámozás engedélyezéséről és beállításáról, valamint a korlátozásokról a verziószámozás engedélyezése és beállítása listákhoz és tárakhozcímű témakörben olvashat bővebben.

A verziószámozás automatikusan be van kapcsolva egy tár létrehozásakor, és nem a lista létrehozásakor. Bárki, akinek van engedélye a listák kezelésére, be-és kikapcsolhatja a verziószámozást. Sok olyan webhelyen, amely ugyanaz a személy, aki kezeli a webhelyet, mert a listák és tárak öröklik az engedélyeket a webhelyről. A verziószámozás engedélyezésén kívül a webhely tulajdonosa (vagy a listát vagy tárat kezelő másik személy) úgy dönt, hogy a tartalom-jóváhagyást igényli-e, aki megtekintheti a Piszkozat elemeit, és ha szükséges a kivétel. Mindegyik döntés hatással van a verziószámozás működésére. Ha például egy tárat irányító személy úgy dönt, hogy kivételt igényel, a verziószámok csak akkor jönnek létre, ha be van jelölve egy fájl. Ha a tartalom-jóváhagyás szükséges, a fő verziószámok mindaddig nem érvényesek, amíg a fájlokat jóvá nem hagyja.

Ha meg szeretné tudni, hogy miként kapcsolhatja be a verziószámozást egy lista vagy tár számára, olvassa el a verziószámozás engedélyezése és beállítása listákhoz és tárakhozcímű témakört.

Ha a Verziószámozás engedélyezve van a tárban, az azt beállító személy határozza meg, hogy a fő-és alverziókat egyaránt nyomon követi-e, valamint azt is, hogy ki láthatja az alverziókat. A legtöbb esetben, ha tartalom-jóváhagyásra van szükség, csak a fájl tulajdonosa, valamint az elemek jóváhagyására jogosult személyek láthatják az alverziókat. Más tárakban bárki, aki szerkesztheti a tárakban lévő fájlokat, vagy ha bárki, aki olvasási engedéllyel rendelkezik a tárhoz, láthatja az összes verziót. A verzió jóváhagyása után mindenki láthatja a verziót, aki olvasási engedéllyel rendelkezik a listához vagy a tárhoz.

Bár a listákban nincs fő-és alverzió, a függőben állapotú elemek piszkozatnak tekintendők. A legtöbb esetben csak az elem létrehozója és a teljes hozzáféréssel vagy tervezési engedéllyel rendelkező személyek tekinthetik meg a piszkozatokat. A Piszkozatok függőben jelennek meg a személyek számára, mások azonban csak a legújabb jóváhagyott verziót látják a korábbi verziók között. Ha a fájlt elutasították, a program függőben marad mindaddig, amíg meg nem találja a szükséges engedélyekkel rendelkező személyt.

A függőben lévő elemek vagy fájlok alapértelmezés szerint csak a saját létrehozójának és a listák kezeléséhez engedéllyel rendelkező személyek számára láthatók, de azt is megadhatja, hogy más felhasználók megtekinthetik-e az elemet vagy a fájlt. Ha a tár úgy van beállítva, hogy a fő-és alverziókat is nyomon követhesse, a fájlt szerkesztő személynek először közzé kell tennie a fájl fő verzióját.

Ha további információra van szüksége a dokumentumok jóváhagyásának beállításáról, olvassa el a lista vagy tár elemeinek jóváhagyásacímű témakört.

Ha bekapcsolta a verziószámozást egy olyan tárban, amelyben be van kapcsolva a verziószámozás, új verzió jön létre minden alkalommal, amikor újra bejelöli a fájlt. Ha a főverziók és az alverziók be vannak kapcsolva, a beadáskor megadhatja, hogy milyen típusú verziót szeretne beadni. Azokban a tárakban, ahol a megrendelés szükséges, a verziók csak a beadáskor jönnek létre.

Azokban a tárakban, ahol nincs szükség a kivételre, új verzió jön létre, amikor a fájl megnyitása után először menti a fájlt. Minden további mentés felülírja az első mentéssel létrehozott verziót. Ha bezárja az alkalmazást, majd újra megnyitja a dokumentumot, az első mentés ismét létrehozza a verziót. Ennek hatására a verziók száma nagyon gyorsan szaporodhat.

A beadásról és a kijelentkezésről további információt a Fájlok kivétele, beadása vagy módosításainak elvetése tárakbancímű témakörben talál.

A kivétel megkövetelése segíthet a csapatnak a verziószámozás legtöbbet kihasználva, mert a személyek kifejezetten kijelölik a verzió létrehozásának időpontját. A verziót csak akkor hozza létre a rendszer, ha valaki kikeres egy fájlt, módosítja azt, majd újból ellenőrzi. Ha a kivételre nincs szükség, akkor létrejön egy verzió, amikor valaki először menti a fájlt, és ez a verzió frissül, amikor a személy bezárja. Ha az adott személy vagy valaki más ezt követően megnyitja és menti a fájlt, egy másik verzió jön létre. A helyzettől függően előfordulhat, hogy nem kell több verziót létrehozni, például ha be kell zárnia egy fájlt az értekezletbe való bekapcsolódás előtt, mielőtt végzett a módosítást a fájlra.

Ha a kivételre van szükség, a felhasználók nem vehetnek fel fájlokat, nem módosíthatják a fájlokat, illetve nem módosíthatják a fájlokat a fájl kivételének megkezdése nélkül. Amikor a személyek beadja a fájlokat, a rendszer rákérdez, hogy szeretne-e megjegyzéseket fűzni az elvégzett módosításokról, ami megkönnyíti a korábbi verziók létrehozását.

A kivétel megköveteléséről további információt a tárak beállítása a fájlok kivételének megkövetelésecímű témakörben talál.

A listák és tárak engedélyei a verziószámozáshoz és a kivételhez kapcsolódnak, attól függően, hogy milyen jogosultsági szintet alkalmaznak a felhasználóra vagy egy adott csoportra. A jogosultsági szinteket szerkeszthető személyek eltérő módon konfigurálhatják ezeket az engedélyeket, illetve létrehozhatnak egyéni jogosultsági szinteket tartalmazó új csoportokat is.

Ezek az engedélyek lehetővé teszik a tár kezelésének rugalmasságát. Előfordulhat például, hogy egy adott fájl verzióit törölni szeretné, anélkül, hogy engedélye lenne a fájl törlésére. A verziók törlésének engedélye nem egyezik meg az elemek törlésénekengedélyével, így testre szabhatja a vezérlőt.

Az alábbi táblázat a verziószámozáshoz és a kivételhez kapcsolódó engedélyeket, valamint a rájuk vonatkozó alapértelmezett jogosultsági szinteket jeleníti meg.

Az engedélyekről további információt a jogosultsági szintek ismertetésecímű témakörben találhat.