Access-adatok archiválása

A régi vagy inaktív rekordok rendszeres archiválásával rendszerezheti és kezelheti Microsoft Access-adatbázisait. Archiválhatja az adatbázis összes tábláját, adott táblákat vagy csak bizonyos rekordokat – például egy adott dátumnál régebbi rekordokat. Ebből a témakörből megtudhatja, hogy miként archiválhatja az Access-adatbázisban található adatokat három különböző beállítással.

Tartalom

Mikor érdemes archiválást fontolóra venni?

Ha a számítógépen található adatbázis olyan adatokat tartalmaz, amelyek használatát már nem tervezi, de szeretné az adatokat kéznél tartani arra az esetre, ha szüksége lenne rá egy bizonyos időpontban, vagy ha megfelel egy adatmegőrzési házirendnek, az archiválás jó módszer az ilyen adatok megőrzésére. Az archiválást gyakran használják dátumon alapuló adatok ( például hónap végén) való megtartására is.

Az adatok archiválási módjai

Az alábbi táblázatban az adatok archiválási módszereit, a módszer leírását, az egyes módszerek használatának magyarázatát és a módszer egyéb konkrét szempontjait soroljuk fel.

Módszer

Leírás

Akkor használja, ha...

Egyéb szempontok

Táblázat rendszeres cseréje

Rendszeres időközönként archiválja egy adott tábla archív másolatát, és lecseréli azt egy új, üres táblázatmásolatra.

A tábla összes rekordja megfelel az archiválás megállapítására használt feltételeknek.

PÉLDA: Van egy táblázata, amely a napi hőmérsékleti szélsőségeket tárolja. Minden évben archiválja a táblázatot, és egy üres táblázatot kezd elölről.

  • Előfordulhat, hogy meg kell szüntetni a hivatkozási integritást. További információért olvassa el a hivatkozási integritás körül való munka című szakaszt.

Az összes tábla rendszeres cseréje

Rendszeresen készítse el a háttéradatbázis archiválási másolatát, majd cserélje le a háttéradatbázist egy új, üres adatbázisra. Felosztott adatbázisra van szükség (egy olyan adatbázisra, amely tartalmazza az összes táblát, valamint egy előlapi adatbázisfájlt, amely az összes többi adatbázis-objektumot tartalmazza).

Az adatbázis táblái legtöbb rekordja megfelel annak a feltételnek, amelyet annak meghatározásához használ, hogy archiválható-e.

PÉLDA: Az adatbázis több táblából áll, amelyek különböző típusú módszertani adatokat tartalmaznak. Minden évben archiválja az összes táblát.

  • Ha vannak keresési táblái (a kereséshez használt táblák, például irányítószámok vagy részlegek), előfordulhat, hogy ezeket az adatokat importálni kell az új háttéradatbázisba.

  • Az adatbázist manuálisan kell archiválnia. Ehhez a módszerhez nem használhat makrót.

Rekordok rendszeres áthelyezése archív táblába

Rendszeres időközönként futtat egy lekérdezést, amely kijelöli az archiváláshoz szükséges rekordokat, majd felveszi az adatokat egy archív táblába, majd futtat egy lekérdezést, amely kijelöli és törli az eredeti rekordokat.

A tábla egyes rekordjai megfelelnek annak a feltételnek, amelyet annak meghatározásához használ, hogy archiválható-e.

PÉLDA: Archiválni szeretné a tárban tranzakciókat (kivéve), ha a bevett dátum legalább egy éves.

  • Előfordulhat, hogy a hivatkozási integritás kell dolgoznia, különösen akkor, ha az archiválni kívánt rekordok egyoldalas egy-a-többhöz kapcsolat. További információért olvassa el a hivatkozási integritás körül való munka című szakaszt.

Figyelmeztetés: Ha paramétereket kell használnia a lekérdezésekben, hozzon létre egy űrlapot a paraméterek kezelésével. Ellenkező esetben az adatvesztést kockáztatja.

A hivatkozási integritás megőrzése

Ha az archiválni kívánt rekordok más táblák rekordjaihoz kapcsolódnak, akkor lehet, hogy meg kell dolgoznia a kapcsolatot. Ha az archiválni kívánt rekordok "gyermek" rekordok (a rekordok "több" oldalára tartoznak egy-a-többhöz kapcsolat őket valószínűleg gond nélkül archiválhatja. Ha az archiválni kívánt rekordok "szülő" rekordok (a egy-a-többhöz kapcsolat "egy" oldalára tartoznak), akkor a kapcsolódó "gyermek" rekordok archiválhatók:

  • Megakadályozhatja a "szülő" rekordok törlését. Ez problémákat okozhat, ha már hozzáfűzte a "szülő" rekordokat az archív táblához.

    – vagy –

  • Árvákká válnak – olyan rekordok, amelyek nem létező szülőhez tartoznak. Ez problémákat okozhat az adatintegritással és az "árva" rekordokat használó adatbázis működésával kapcsolatban.

A hivatkozási integritás figyelembe vennie az alábbi lépéseket:

  1. Határozza meg, hogy milyen "gyermek" rekordok tartoznak az archiválni kívánt rekordokhoz. Ha például egy tárban kölcsönzött eszközök rekordjait szeretné archiválni, először meg kell állapítania, hogy vannak-e nyitott tranzakciók az adott eszközöken, azaz hogy az eszközöket kivettként kivettként, de nem adta-e vissza.

  2. Hajtsa végre a megfelelő műveletet:

    • Ha a "gyermek" rekordok mindig biztonságosan törölhetők, győződjön meg arról, hogy a kapcsolat érvényesíti a hivatkozási integritást, kaszkádolt törlésekkel. Ezzel biztosítható, hogy az összes kapcsolódó "gyermek" rekord törlődni fog.

    • Ha a "gyermek" rekordok nem törölhetők mindig biztonságosan, érdemes archiválni az adatbázis összes tábláját.

    • Létrehozhat egy lekérdezést, amely kijelöli azokat a "szülő" rekordokat, amelyek nem tartalmaznak "gyermek" rekordokat. Ezután az első lekérdezéssel hozza létre az archív lekérdezéseket (lásd a "szülő" tábla használata helyett a rekordok rendszeres áthelyezése archív táblába című szakaszt).

Vissza a lap tetejére

Táblázat rendszeres cseréje

Ha egy tábla összes adatát archiválni szeretné, rendszeres időközönként lecserélheti a táblát egy üres példányra.

Fontos: Ha az archivált táblázat más táblákhoz kapcsolódik, akkor lehet, hogy meg kell beszélnie a hivatkozási integritást.

  1. A navigációs ablakban jelölje ki az archiválni kívánt táblákat, nyomja le a CTRL+C billentyűkombinációt, majd a CTRL+V billentyűkombinációt.

  2. A Táblázat beillesztése párbeszédpanelBeillesztés beállításai listájában válassza a Csak szerkezet lehetőséget,majd kattintson az OK gombra.

    Az Access a másolatot az eredeti tábla nevének másolataként nevezi el.

  3. A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal az eredeti táblára, és válassza a helyi menü Átnevezés parancsát.

    Adjon a táblázatnak egy másik nevet, amely jelzi, hogy mit tartalmaz( például "DailyTemperatureExtremes_archive_2019".

  4. A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal az üres példányra, és válassza a helyi menü Átnevezés parancsát. Nevezze át az eredeti táblázat nevére.

Vissza a lap tetejére

Az összes tábla rendszeres cseréje

Ha osztott adatbázist használ, rendszeres időközönként lecserélheti az összes táblát úgy, hogy a háttéradatbázist üres példányra cseréli.

Ehhez először készítse elő az üres példányt. Ha az adatbázisterv nem változik, az üres példányt archiváláskor újra felhasználhatja. Az archiváláshoz egyszerűen nevezze át a meglévő háttéradatbázist annak jelzésére, hogy az egy archívum, és mentse az üres példányt új háttéradatbázisként.

Háttéradatbázis üres példányának előkészítése

Először importálja a háttéradatbázis összes táblájának tábladefinícióit.

  1. A Fájl lapon kattintson az Új gombra,válassza az Üresadatbázis lehetőséget, majd kattintson a Létrehozás gombra.

  2. Zárja be a Táblázat1 táblát.

  3. Kattintson a Külső adatok lap Importálás & Accessgombjára.

  4. A Külső adatok beszúrása – Access-adatbázis párbeszédpanelen válassza a Táblák, lekérdezések, űrlapok, jelentések,makrók és modulok importálása az aktuális adatbázisba lehetőséget, majd kattintson a Tallózás gombra.

  5. A Fájl megnyitása párbeszédpanelen válassza ki a háttéradatbázist. Kattintson a Megnyitás gombra a Fájl megnyitása párbeszédpanel bezárásához, majd kattintson az OK gombra.

  6. Az Objektumok importálása párbeszédpanelen kattintson a Beállítások gombra.

  7. A Táblák importálása alatt válasszaa Csak definíció lehetőséget.

  8. A Táblázatok lapon kattintson az Összeskijelölése gombra, kattintson az OKgombra, majd a Bezárás gombra.

Adatok felvétele a keresési táblákba az üres példányban 

Minden egyes keresési táblához kövesse az alábbi lépéseket:

  1. A meglévő háttéradatbázis keresési tábláját csatolja.

  2. Létrehozhat egy hozzáfűző lekérdezést, amely felveszi az eredeti rekord összes rekordját a másolatba.

A háttéradatbázis cseréje üres példányra

Először nevezze át a meglévő háttéradatbázist, és jelezze, hogy az már archívum. Ezután nyissa meg az üres példányt, és mentse az eredeti háttéradatbázis nevével.

  1. Kattintson a Fájl fülre, majd az Adatbázis mentése másként parancsra. Előfordulhat, hogy a program az összes megnyitott objektum bezárásakor kéri; ha igen, kattintson az OK gombra. Megnyílik a Mentés másként párbeszédpanel.

  2. A Mentés helye párbeszédpanelen (a Mentés másként párbeszédpanel tetején) győződjön meg arról, hogy a fájlt az eredeti háttéradatbázissal azonos helyre menti.

  3. A Fájlnév mezőbe írja be az eredeti háttéradatbázis nevét.

  4. A Fájl típusa mezőben válassza az Access-adatbázis (*.accdb) lehetőséget.

Vissza a lap tetejére

Rekordok rendszeres áthelyezése archív táblába

Ehhez a négy lépésből kell egy üres másolatot létrehozni az archiválni kívánt rekordokat tartalmazó tábláról, létre kell hoznom egy hozzáfűző lekérdezést, amely az eredeti táblából az archív táblába másolja a rekordokat, létrehoz egy törlő lekérdezés-t, amely eltávolítja az archivált rekordokat az eredeti táblából, végül létrehoz egy makrót, amely futtatja az archiváláskor futtatható mindkét lekérdezést. Ez a látszólag bonyolult folyamat egyszerű lehet, ha az alábbi sorrendben követi a lépéseket:

1. lépés: Archív tábla létrehozása

2. lépés: Hozzáfűző lekérdezés létrehozása az adatok archiválási táblába másolásához

3. lépés: Delete lekérdezés létrehozása az eredeti tábla adatainak eltávolításához

4. lépés: Makró létrehozása hozzáfűző és törlése lekérdezések futtatásához

1. lépés: Archív tábla létrehozása

Ha az összes archivált rekordot egy táblában tarthatja, ezt a lépést egyszer kell megtennie. Az ebben a lépésben létrehozott archív tábla az összes archivált rekordot fogja tartalmazni.

Ha törölni szeretné a régi archív táblát, amikor újat hoz létre, e lépés helyett egy táblakészítő lekérdezés az adatokat az archív táblába másolhatja. Ehhez ugorjon a 2. lépésre.

Ha minden archiváláskor új archív táblát használ, de a régi archív táblákat is meg kell tartania, új archív tábla létrehozása előtt nevezze át a régi archív táblát. Ha dátum alapján archivál, figyelembe véve, hogy a régi archív táblákat az adott dátumtartománynak megfelelően nevezi el.

  1. A navigációs ablakban jelölje ki az archiválni kívánt rekordokat tartalmazó táblát, nyomja le a CTRL+C billentyűkombinációt, majd a CTRL+V billentyűkombinációt.

  2. A Táblázat neve mezőben törölje a Másolat szót, és fűzjön hozzá egy aláhúzásjelet és az "archiválás" szót a meglévő táblázatnévhez, majd kattintson az OK gombra. Ha például az eredeti tábla Neve Tranzakciók, akkor az archív tábla neve Transactions_archive.

    Tábla beillesztése másként

  3. A Táblázat beillesztése párbeszédpanelBeillesztés beállításai listában válassza a Csak szerkezet lehetőséget.

2. lépés: Hozzáfűző lekérdezés létrehozása az adatok archiválási táblába másolásához

  1. A Létrehozás lap Lekérdezések csoportjában kattintson a Lekérdezéstervező menügombra.

  2. Vegye fel a táblát az archiválni kívánt rekordokkal együtt.

  3. A lekérdezéstervező ablakban kattintson duplán a csillagra (*) az éppen hozzáadott táblában. A tábla neve és a csillag a lekérdezés tervezőrácsának első oszlopában jelenik meg.

    Megjegyzés: A csillag azt jelzi, hogy a lekérdezésnek a tábla összes mezőjét fel kell tüntetnie a lekérdezés kimenetében. Ha a csillagot használja, és mezőket ad hozzá vagy távolít el a táblából, a lekérdezés kimenete ennek megfelelően módosul.

  4. A lekérdezéstervező ablakban kattintson duplán arra a mezőre, amely alapján meg szeretné adni azt a feltételt, amely szerint a rekordoknak meg kell felelnie az archiválásuk előtt. Ha például a Tranzakciók tábla tartalmaz egy Bevett dátum nevű mezőt,és archiválni szeretné az összes olyan rekordot, amelynél a dátum több mint egy éves, kattintson duplán a mezőre, és az megjelenik a lekérdezés tervezőrácsának következő üres oszlopában.

    A lekérdezés tervezőrácsa

    Ismételje meg ezt a lépést, ha további mezőkkel szeretne feltételeket használni.

  5. A Feltétel sorban megadhatja az éppen hozzáadott mezőkre vonatkozó feltételeket. Megadhatja például, hogy a bevett dátumnak 2019. január 1-jétől korábbinak kell lennie a Feltétel sor <#1/1/2019#kifejezésével.

    Ha a feltételértékek minden archiváláskor megváltoznak, kérje a lekérdezéstől a bevitelt. Ehhez a Feltétel sorban egy paramétert kell használnia, hogy a lekérdezés bevitelt kér. Paramétert a szokásos módon használhat, de egy megadott érték helyett használjon rövid kérdést szögletes zárójelek között. Használhatja például a következő kifejezést:<[Archiválásitranzakciók előtt befejeződött:]

    Paraméterkifejezés

    A paraméterek használatával kapcsolatos további információkért lásd a Lekérdezések – Bevezetés cikket.

    Az alternatív feltételeket a sorban vagy sorban is megadhatja. A feltételek használatáról bővebben a Példák lekérdezésfeltételekre című témakörben olvashat.

    Tipp: Ha dátummezőt használ feltételek megadására, és az aktuális dátumnál régebbi összes rekordot archiválni szeretné, írja be a <Date() értéket a dátummező Feltétel sorában.

  6. Hajtsa végre a megfelelő műveletet:

    Ha már létrehozta az archív táblát, egy hozzáfűző lekérdezés használatával vegye fel a megadott rekordokat a táblába:

    1. A Tervezés lap Lekérdezés típusa csoportjában kattintson a Hozzáfűzés elemre.

    2. A Hozzáfűzés párbeszédpanel Táblázatnév párbeszédpanelén jelölje ki az archív tábla nevét, majd kattintson az OK gombra.

      Hozzáfűzés

      A lekérdezés tervezőrácsán megjelenik a Hozzáfűzés sor.

    3. Törölje a Hozzáfűzés sort a feltételek megadásához használt mezőknél. (Csak a csillagnak kell a Hozzáfűzés mezőben értéketlátnia.)

      A lekérdezés tervezőrácsának Hozzáfűzés sora

      Ha még nem hozta létre az archív táblát, táblaszerkesztő lekérdezéssel hozza létre az archív táblát a megadott rekordokkal:

    4. A Tervezés lap Lekérdezés típusa csoportjában kattintson a Táblakészítő gombra.

    5. A Tábla létrehozása párbeszédpanel Táblanév párbeszédpanelén írja be az archív tábla nevét, majd kattintson az OK gombra.

  7. A CTRL+S billentyűkombináció lenyomásával mentheti a lekérdezést.

3. lépés: Delete lekérdezés létrehozása az eredeti tábla adatainak eltávolításához

  1. A Létrehozás lap Lekérdezések csoportjában kattintson a Lekérdezéstervező menügombra.

  2. Vegye fel a táblát az archiválni kívánt rekordokkal együtt.

  3. A lekérdezéstervező ablakban kattintson duplán a csillagra (*) az éppen hozzáadott táblában. A tábla neve és a csillag a lekérdezés tervezőrácsának első oszlopában jelenik meg.

  4. A lekérdezéstervező ablakban kattintson duplán ugyanazokra a mezőkre, amelyekben feltételt adott meg a hozzáfűző lekérdezésben.

  5. A Feltétel sorban megadhatja az éppen hozzáadott mezőkre vonatkozó feltételeket. A feltételek használatáról bővebben a Példák lekérdezésfeltételekre című témakörben olvashat.

    Fontos: Ha a hozzáfűző vagy táblatervező lekérdezés paramétert használt, győződjön meg arról, hogy a delete lekérdezés is ezt teszi. Ne feledje, hogy mindkét lekérdezéshez ugyanazt az értéket kell megadnia. Ha különböző paraméterértékeket ad meg, elveszhetnek az adatok. Az adatvesztés megelőzése érdekében fontolja meg, hogy egy űrlap használatával gyűjti össze az értékeket, és a lekérdezések rákérdeznek az űrlapra a bemeneti értékekről. További információt a Lekérdezések – Bevezetés cikkben talál.

  6. A Tervezés lap Lekérdezés típusa csoportjában kattintson a Törlés gombra.

    A Törlés sor megjelenik a lekérdezés tervezőrácsában.

    A lekérdezés tervezőrácsa Törlés sor

  7. A CTRL+S billentyűkombináció lenyomásával mentheti a lekérdezést.

4. lépés: Makró létrehozása hozzáfűző és törlése lekérdezések futtatásához

  1. A Létrehozás lap Makrók és kódok csoportjában kattintson a Makró gombra.

  2. Kattintson az Új művelet hozzáadása elem melletti lefelé mutató nyílra, majd a Lekérdezés megnyitása parancsra.

    Megjelenik a Lekérdezés Megnyitása művelet, és megjeleníti az argumentumokat.

  3. A Lekérdezés neve mezőben jelölje ki a 2. lépésben létrehozott (hozzáfűző vagy tábla-) lekérdezést.

  4. Kattintson az Új művelet hozzáadása elem melletti lefelé mutató nyílra, majd a Lekérdezés megnyitása parancsra.

    Megjelenik a Lekérdezés Megnyitása művelet, és megjeleníti az argumentumokat.

  5. A Lekérdezés neve mezőben jelölje ki a 3. lépésben létrehozott törlése lekérdezést.

  6. A makró mentéshez nyomja le a CTRL+S billentyűkombinációt.

    Ha archiválni szeretné a rekordokat, futtassa a makrót.

Vissza a lap tetejére

További segítségre van szüksége?

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

×