Access-adatok archiválása

A Microsoft Access-adatbázisok rendszerezése és kezelése a régi vagy az inaktív rekordok rendszeres archiválásával végezhető el. Archiválhatja az adatbázis összes tábláját, bizonyos táblázatokat, illetve csak bizonyos rekordokat, például az adott dátumnál régebbi rekordokat is. Ebből a témakörből megtudhatja, hogy miként archiválhatja az Access-adatbázisban az adatait három különböző beállítással.

A témakör tartalma

Mikor érdemes áttekinteni az archiválást?

Táblázat cseréje időszakonként

Az összes tábla rendszeres cseréje

Rekordok rendszeres áthelyezése archiválási táblázatba

Mikor érdemes áttekinteni az archiválást?

Ha a számítógépen lévő adatbázis olyan adatot tartalmaz, amelyet nem tervez használni, de ha szeretné, hogy az adatmegőrzési házirend mindig kéznél legyen, az archiválás jó módszer az ilyen adatmegőrzési szabályok megtartására. Az archiválást gyakran használják az adatmegőrzési feltételek (például a hónap végén) szerinti megőrzésére is.

Az adatarchiválás módjai

Az alábbi táblázat felsorolja az adatarchiválási módszereket, a módszer leírását, valamint az egyes módszerek használatát, valamint a módszer egyéb konkrét szempontjait.

Módszer

Leírás

Használat, ha...

Egyéb szempontok

Táblázat cseréje időszakonként

Időszakonként archív másolatot készít egy adott tábláról, és lecseréli a táblázatot egy új, üres táblázatos másolatra.

A táblázatban szereplő összes rekord megfelel az archiválási feltételek meghatározásához használt feltételeknek.

Példa: van egy táblázat, amely napi hőmérsékleti szélsőségeket tárol. Minden évben archiválja a táblázatot, és egy üresen Kezdje a frissen.

  • Lehet, hogy a hivatkozási integritás körül kell dolgoznia. További információért olvassa el a hivatkozási integritás körének kezeléséről szóló szakaszt.

Az összes tábla rendszeres cseréje

Rendszeresen készítsen archív másolatot a back-end adatbázisról, majd cserélje le a back-end adatbázist egy új, üres elemre. Szükség van egy felosztott adatbázisra (amely tartalmazza az összes táblát tartalmazó back-end adatbázisfájl, valamint az összes többi adatbázis-objektumot tartalmazó előtér-adatbázis-fájlt).

Az adatbázis tábláiban található összes rekord megfelel az archiváláshoz használt feltételnek.

Példa: az adatbázis különböző típusú meteorológiai adatokból álló különböző táblákból áll. Minden évben archiválja az összes táblázatot.

  • Ha vannak olyan keresőmezők (táblák, amelyeket a kereséshez, az e-mail-kódokhoz és-részlegekhez szeretne menteni), előfordulhat, hogy importálnia kell az adatokat az új back-end adatbázisba.

  • Manuálisan kell archiválnia az adatbázist. Ehhez a módszerhez nem használhat makrót.

Rekordok rendszeres áthelyezése archiválási táblázatba

Rendszeresen futtat egy olyan lekérdezést, amely kijelöli az archiválási rekordokat, és felveszi az adatokat egy archív táblázatba, majd egy lekérdezés futtatásával kijelöli ugyanezeket a rekordokat (az eredeti táblából), és törli őket.

A táblázatban szereplő rekordok némelyike megfelel azzal a feltételsel, amellyel megállapítható, hogy az archívumot használja-e.

Példa: Ha archiválni szeretné a tár tranzakcióit (kivételek), ha a bejelölt dátum legalább egy éves.

  • Lehet, hogy a hivatkozási integritás körül kell dolgoznia, különösen akkor, ha az archiválni kívánt rekordok egy egy-a-többhöz kapcsolat egyoldalára mutatnak. További információért olvassa el a hivatkozási integritás körének kezeléséről szóló szakaszt.

Figyelmeztetés: Ha paramétereket kell használnia a lekérdezésekben, létre kell hoznia egy űrlapot a paraméterek kezeléséhez. Máskülönben az adatvesztést kockáztatja.

A hivatkozási integritás körüli műveletek

Ha az archiválni kívánt rekordok a többi tábla rekordjaival kapcsolódnak, lehet, hogy a kapcsolat körül kell dolgoznia. Ha az archiválni kívánt rekordok "gyermek" rekordok (a egy-a-többhöz kapcsolat "több" oldalához tartoznak), akkor valószínűleg gond nélkül archiválhatja őket. Ha az archiválni kívánt rekordok "szülő" rekordok (a egy-a-többhöz kapcsolat egy "egy" oldalához tartoznak), akkor a kapcsolódó "gyermek" rekordok archiválásakor:

  • A "szülő" rekordok törlésének megakadályozása Ez problémákat okozhat, ha már hozzáfűzte a "szülő" rekordokat az archív táblázathoz.

    – vagy –

  • "Árvák" – olyan rekordok, amelyek nem létező "szülő" kategóriába tartoznak. Ez problémákat okozhat az adatbázis adatintegritását és funkcióit érintően, amelyek az "árva" rekordokat használják.

A hivatkozási integritás érdekében végezze el az alábbi lépéseket:

  1. Határozza meg, hogy milyen "gyermek" rekordok tartoznak az archiválni kívánt rekordokhoz. Ha például a tárakban kölcsönadott eszközök rekordjait szeretné archiválni, először meg kell állapítania, hogy vannak-e az adott eszközön megnyitható tranzakciók, azaz hogy kivették-e az eszközöket, de nem tért-e vissza.

  2. Tegye a következők valamelyikét:

    • Ha a "gyermek" rekordokat mindig biztonságosan lehet törölni, győződjön meg arról, hogy a kapcsolat a hivatkozási integritást kényszeríti a kaszkádolt törléssel. Így gondoskodhat arról, hogy az összes kapcsolódó "gyermek" rekord törlődni fog.

    • Ha a "gyermek" rekordokat nem lehet mindig biztonságosan törölni, fontolja meg az adatbázis összes táblájának archiválását.

    • Hozzon létre egy olyan lekérdezést, amely a "gyermek" rekordokat nem tartalmazó "szülő" rekordot jelöli ki. Ezután használja az első lekérdezést az archív lekérdezések létrehozásához (lásd: a rekordok archiválási táblázatba történő rendszeres áthelyezése) a "szülő" táblázat helyett.

Vissza a lap tetejére

Táblázat cseréje időszakonként

Ha egy táblázat összes adattábláját szeretné archiválni, a táblázatokat időszakonként lecserélheti üres másolattal.

Fontos: Ha az archivált táblázat más táblákhoz kapcsolódik, előfordulhat, hogy a hivatkozási integritás körül kell dolgoznia.

  1. A navigációs ablakban jelölje ki az archiválni kívánt táblákat, nyomja le a CTRL + C billentyűkombinációt, majd a CTRL + V billentyűkombinációt.

  2. A Táblázat beillesztése másként párbeszédpanelen a Beillesztés beállításaicsoportban jelölje be a csak a szerkezetválasztógombot, majd kattintson az OKgombra.

    Az Access a másolatot az eredeti táblanév másolatkéntnevezi el.

  3. A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal az eredeti táblára, és válassza a helyi menü Átnevezés parancsát.

    Adjon meg egy másik nevet a táblázatnak, hogy mit tartalmaz, például "DailyTemperatureExtremes_archive_2019".

  4. Kattintson a jobb gombbal a navigációs ablakban az üres példányra, majd válassza a helyi menü Átnevezés parancsát. Nevezze át az eredeti tábla nevét tartalmazó nevet.

Vissza a lap tetejére

Az összes tábla rendszeres cseréje

Ha felosztott adatbázist használ, a back-end adatbázis üres példánnyal való cseréjével időszakonként lecserélheti az összes táblázatot.

Ehhez először elő kell készítenie az üres másolatot. Ha az adatbázis nem változik, akkor minden archiváláskor újra felhasználhatja ezt az üres másolatot. Az archiváláshoz csak nevezze át a meglévő back-end adatbázist annak jelzésére, hogy az Archívum-e, és mentse az üres példányt az új back-end adatbázisból.

A back-end adatbázis üres másolatának előkészítése

Először importálja a tábla definícióit a back-end adatbázis összes táblájába.

  1. Kattintson a fájl fülre, majd az újparancsra, válassza az üres adatbázislehetőséget, majd kattintson a Létrehozásgombra.

  2. Zárja be a tábla1.

  3. A külső adatlapon, az Importálás & hivatkozás csoportban kattintson az Accessgombra.

  4. A külső adatforrások – Access-adatbázis párbeszédpanelen jelölje be a táblák, lekérdezések, űrlapok, jelentések, makrók és modulok importálása az aktuális adatbázisbajelölőnégyzetet, és kattintson a Tallózásgombra.

  5. A fájl megnyitása párbeszédpanelen válassza a back-end adatbázist. Kattintson a Megnyitás gombra a fájl megnyitása párbeszédpanel bezárásához, majd kattintson az OK gombra.

  6. Az objektumok importálása párbeszédpanelen kattintson a Beállításokgombra.

  7. Az importálási táblákcsoportban jelölje be a csak definíciójelölőnégyzetet.

  8. A táblázatok lapon kattintson az összes kijelöléseelemre, majd az OK, végül a Bezárásgombra.

Az üres példányban lévő keresési táblák adatainak felvétele 

Az egyes keresési táblák esetén végezze el az alábbi lépéseket:

  1. A meglévő back-end adatbázis keresési táblájának hivatkozása.

  2. Létrehozhat olyan hozzáfűző lekérdezést, amely az eredeti példányból a másolatba felveszi az összes rekordot.

A back-end adatbázis cseréje üres másolattal

Először nevezze át a meglévő back-end adatbázist, és jelezze, hogy most már Archívum. Ezután nyissa meg az üres példányt, és mentse azt az eredeti back-end adatbázis nevével.

  1. Kattintson a fájl fülre, majd az adatbázis mentése máskéntparancsra. A rendszer kérheti, hogy zárjon be minden megnyitott objektumot; Ha igen, kattintson az OK gombra. Ekkor megnyílik a Mentés másként párbeszédpanel.

  2. A Mentés helye mezőben ( a Mentés másként párbeszédpanel tetején) győződjön meg arról, hogy a fájlt az eredeti háttér-adatbázisnak megfelelő helyen menti.

  3. A fájlnév mezőben adja meg az eredeti back-end adatbázis nevét.

  4. A Fájl típusa mezőben válassza az Access- adatbázis (*. accdb)lehetőséget.

Vissza a lap tetejére

Rekordok rendszeres áthelyezése archiválási táblázatba

Ez egy négy lépésből álló folyamat, amely az archiválni kívánt rekordokat tartalmazó táblázat üres másolatát igényli, hozzáfűző lekérdezés létrehozásával másolja a rekordokat az eredeti táblából az archív táblázatba, létrehozva egy törlő lekérdezés az archivált rekordok eltávolításához az Ori programból. ginaa táblázat, és végül létrehoz egy makrót, amely futtatja az archiválás során futtatható mindkét lekérdezést. Ez a látszólagos komplex folyamat akkor lehet könnyű, ha követi az alábbi sorrendben ismertetett lépéseket:

Első lépés: archív táblázat létrehozása

2. lépés: hozzáfűző lekérdezés létrehozása az archív táblázatba történő másolásához

3. lépés: törlő lekérdezés létrehozása az eredeti tábla adatainak eltávolításához

4. lépés: makró létrehozása a hozzáfűző és a törlő lekérdezések futtatásához

Első lépés: archív táblázat létrehozása

Ha az összes archivált rekordot egy táblában szeretné megőrizni, ezt a lépést egyszer végezze el. Az ebben a lépésben létrehozott archiválási táblázat minden archivált rekordot tárol.

Ha a régi archív táblázatot úgy szeretné törölni, hogy a fenti lépés helyett egy új nevet hoz létre, a táblakészítő lekérdezés segítségével másolhatja az adatait az archív táblázatba. Ehhez ugorjon a második lépésre.

Ha minden archiváláskor új archív táblázatot szeretne használni, de meg szeretné őrizni a régi archív táblázatokat, nevezze át a régi archív táblázatot új létrehozása előtt. Ha dátum alapján archiválja az archiválást, figyelembe véve a régi archivált táblázatok elnevezését az általuk használt dátumtartomány szerint.

  1. A navigációs ablakban jelölje ki az archiválni kívánt rekordokat tartalmazó táblát, nyomja le a CTRL + C billentyűkombinációt, majd nyomja le a CTRL + V billentyűkombinációt.

  2. A Táblanév mezőben törölje az aláhúzásjel és az "archiválás" szó másolatát , majd kattintson az OK gombra. Ha például az eredeti tábla névvel ellátott tranzakció , az archív tábla neve Transactions_archive.

    Tábla beillesztése másként

  3. A Táblázat beillesztése másként párbeszédpanel Beillesztés beállításaicsoportjában jelölje be a csak szerkezetválasztógombot.

2. lépés: hozzáfűző lekérdezés létrehozása az archív táblázatba történő másolásához

  1. A Létrehozás lap Lekérdezések csoportjában kattintson a Lekérdezéstervező menügombra.

  2. A tábla megjelenítése párbeszédpanel segítségével vegye fel az archiválni kívánt rekordokat tartalmazó táblát, és zárja be a tábla megjelenítése párbeszédpanelt.

  3. A lekérdezéstervező ablakban kattintson duplán az imént hozzáadott táblázat csillag (*) elemére. A tábla neve és a csillag a lekérdezéstervező rács első oszlopában látható.

    Megjegyzés: A csillag azt jelzi, hogy a lekérdezésnek tartalmaznia kell az összes mezőt a lekérdezés kimenetében lévő táblából. Ha a csillagot használja, ha mezőket vesz fel vagy távolít el a táblából, a lekérdezés kimenete megfelelően igazodik.

  4. A lekérdezéstervező ablakban kattintson duplán arra a mezőre, amellyel meg szeretné adni a rekordokat, mielőtt archiválja őket. Ha például a Transactions-táblázatnak van egy " bejelölve" mezője, és az összes olyan rekordot el szeretné archiválni, ahol a dátum több mint egy évvel régebbi, akkor kattintson duplán a mezőre, és megjelenik a lekérdezéstervező rács következő üres oszlopában.

    A lekérdezés tervezőrácsa

    Ismételje meg ezt a lépést, ha a feltételeket további mezőkkel szeretné használni.

  5. A feltétel sor segítségével adja meg az imént hozzáadott mezők feltételeit. Ha például azt szeretné, hogy a beadott dátum legyen korábbi, mint január 2019, akkor az a # 1/1/2019 #< kifejezést használja a feltétel sorban.

    Ha a feltételként megadott értékek minden archiváláskor változnak, célszerű a lekérdezést beírni. Ehhez a feltétel sorban egy paramétert kell használnia, hogy a lekérdezés inputot kér. Ha egy paramétert szeretne használni, a szokásos módon használja a kifejezéseket, de a megadott érték helyett a szögletes zárójelek közé rendezett rövid kérdést kell használni. Használhatja például a következő kifejezést: < [az előzőek előtt befejezett archiválási tranzakciók:], az alábbihoz hasonlóan:

    Paraméterkifejezés

    A paraméterek használatáról további információt a lekérdezések – bevezetéscímű témakörben talál.

    A vagy sor használatával is megadhat alternatív feltételeket. A feltételek használatáról bővebben a Példák lekérdezésfeltételekre című témakörben olvashat.

    Tipp: Ha egy dátummező segítségével megadhatja a feltételeket, és az aktuális dátumnál régebbi rekordokat szeretné archiválni, akkor írja be a Date ()<Date () értéket a Date mező feltétel sorába.

  6. Tegye a következők valamelyikét:

    Ha már létrehozta az archív táblázatot, a hozzáfűző lekérdezéssel adja hozzá a megadott rekordokat a következő táblához:

    1. A Tervezés lap Lekérdezés típusa csoportjában kattintson a Hozzáfűzés elemre.

    2. A Hozzáfűzés párbeszédpanel Táblanév mezőjében válassza ki az archiválási táblázat nevét, majd kattintson az OKgombra.

      Hozzáfűzés

      A lekérdezéstervező rácson megjelenik a Hozzáfűzés sor.

    3. Törölje a Hozzáfűzés sort a feltétel megadásához használt mezőkhöz. (Csak a csillag értékének kell szerepelnie a hozzáfűzéshez.)

      A lekérdezés tervezőrácsának Hozzáfűzés sora

      Ha még nem hozta létre az archiválási táblázatot, hozzon létre egy táblakészítő lekérdezést az archív tábla létrehozásához a megadott rekordok használatával:

    4. A Tervezés lap Lekérdezés típusa csoportjában kattintson a Táblakészítő gombra.

    5. A táblakészítő párbeszédpanel Táblanév mezőjébe írja be az archiválási táblázat nevét, majd kattintson az OKgombra.

  7. A CTRL+S billentyűkombináció lenyomásával mentheti a lekérdezést.

3. lépés: törlő lekérdezés létrehozása az eredeti tábla adatainak eltávolításához

  1. A Létrehozás lap Lekérdezések csoportjában kattintson a Lekérdezéstervező menügombra.

  2. A tábla megjelenítése párbeszédpanelen vegye fel az archiválni kívánt rekordokat tartalmazó táblát. Zárja be a Tábla megjelenítése párbeszédpanelt.

  3. A lekérdezéstervező ablakban kattintson duplán az imént hozzáadott táblázat csillag (*) elemére. A tábla neve és a csillag a lekérdezéstervező rács első oszlopában látható.

  4. A lekérdezéstervező ablakban kattintson duplán azokra a mezőkre, amelyeket a hozzáfűző lekérdezés feltételének megadásához használt.

  5. A feltétel sor segítségével adja meg az imént hozzáadott mezők feltételeit. A feltételek használatáról bővebben a Példák lekérdezésfeltételekre című témakörben olvashat.

    Fontos: Ha a hozzáfűző vagy a táblakészítő lekérdezés paramétert használt, győződjön meg arról, hogy a törlő lekérdezés is ilyen. Ne feledje, hogy mindkét lekérdezéshez ugyanazt az értéket adja meg. Ha eltérő paramétereket ad meg, előfordulhat, hogy elveszíti az adatokat. Ha meg szeretné akadályozni az adatvesztést, az űrlap segítségével Gyűjtse össze az értékeket, és a lekérdezésekkel kérdezze meg az űrlap értékét a bemeneti értékekhez. További információt a lekérdezések – bevezetéscímű témakörben talál.

  6. A Tervezés lap Lekérdezés típusa csoportjában kattintson a Törlés gombra.

    A lekérdezés tervezőrácsán megjelenik a delete (Törlés ) sor.

    A lekérdezés tervezőrácsa Törlés sor

  7. A CTRL+S billentyűkombináció lenyomásával mentheti a lekérdezést.

4. lépés: makró létrehozása a hozzáfűző és a törlő lekérdezések futtatásához

  1. A Létrehozás lap Makrók és kódok csoportjában kattintson a Makró gombra.

  2. Kattintson az új tevékenység hozzáadásaelem melletti lefelé mutató nyílra, majd kattintson a LekérdezésMegnyitásaelemre.

    Megjelenik a LekérdezésMegnyitása művelet, és megjeleníti az argumentumokat.

  3. A lekérdezés neve mezőben válassza ki a második lépésbenlétrehozott (hozzáfűző vagy táblakészítő) lekérdezést.

  4. Kattintson az új tevékenység hozzáadásaelem melletti lefelé mutató nyílra, majd kattintson a LekérdezésMegnyitásaelemre.

    Megjelenik a LekérdezésMegnyitása művelet, és megjeleníti az argumentumokat.

  5. A lekérdezés neve mezőben válassza ki a 3 lépésbenlétrehozott törlő lekérdezést.

  6. A CTRL + S billentyűkombinációt lenyomva mentse a makrót.

    Ha archiválni szeretné a rekordokat, futtassa a makrót.

Vissza a lap tetejére

Megjegyzés:  Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Hasznos volt ez az információ az Ön számára? Itt találja az eredeti angol nyelvű cikket.

További segítségre van szüksége?

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×