Adatok küldése az Accessből a Wordbe a Körlevél funkcióval

A videobemutató tartalma

Az alábbi általános lépésekkel hozhat létre Word-körlevelet az Accessből:

1. Nyissa meg azt az Access-adatbázist, amely a Wordkel egyesíteni kívánt címeket tartalmazza.

2. Ha a navigációs ablak nem nyílik meg, nyissa meg az F11 billentyűt lenyomva.

3. Jelölje ki a címeket tartalmazó táblát vagy lekérdezést. Ha a cím mezők több táblára oszlanak, hozzon létre egy egyszerű választó lekérdezést , amely tartalmazza a szükséges mezőket, majd válassza ki az egyesítési művelet lekérdezését.

4. A külső adatlapon az Exportálás csoportban kattintson a Word- Egyesítés gombra.

5. Ekkor megnyílik a Microsoft Word körlevél varázsló párbeszédpanelje.

   

6. Adja meg, hogy a varázsló csatolja-e a címadatokat egy meglévő Word-dokumentumhoz, vagy egy új, üres dokumentumot szeretne kezdeni.

7. Kattintson az OK gombra.

A Word elindul, és megjeleníti a levelezés lapot és a körlevél ablaktáblát.

1. A varázsló lépésein a körlevél ablaktábla alján látható következő és előző hivatkozásokra kattintva dolgozhat.

2. A varázsló harmadik lépésében nem kell kiválasztania a címzettek listáját. Ez a beállítás az Accessben való kijelölésekor lett meghatározva. Előfordulhat azonban, hogy a Címzettlista szerkesztéseelemre kattintva finomíthatja a listát. A megnyíló párbeszédpanelen eltávolíthatja az egyes címzetteket a körlevélből, alkalmazhat szűrőket, rendezheti a listát stb.

3. A varázsló negyedik lépésében írja be a levelet (kivéve ha egy meglévő dokumentumot használ).

4. Helyezze a kurzort a dokumentum azon pontjára, ahol meg szeretné jeleníteni a címadatokat, és a körlevél ablaktáblában kattintson a címterület, a megszólításvagy a többi elem elemre, és illessze be az Access-adatait a dokumentumba. A megjelenő mezőkben válassza ki a kívánt formátumot, majd a Mezők egyeztetése elemre kattintva győződjön meg arról, hogy a mezők megfelelőek.

5. A varázsló ötödik lépésében a következő (>>) és az előző (<<) gombra kattintva megtekintheti, hogy miként fognak kinézni az egyesített információ a dokumentum nyomtatásakor.

6. A varázsló 6-os lépésében kattintson a Nyomtatás gombra, és adja meg a kívánt nyomtatási beállításokat.

7. Mentse és zárja be a Word-dokumentumot.

   Megjegyzések: 

   • Ha a varázsló befejezése után vissza kell térnie egy egyesítési beállításra, és módosítania kell az összes egyesítési beállítást, az összes művelet elérhető a Word levelezés lapján.

   • Ha az Access-adatbázisban tervezési változtatásokat végez, lehet, hogy a Word egyesítési beállításainak némelyikét módosítania kell, hogy az egyesítés megfelelően működjön.

   • A körlevél varázsló célja a levelezési címekkel kapcsolatos adatok használata. A körlevél funkcióval azonban bármilyen típusú adatot egyesítheti a Wordvel, például a készlettranzakciókat, a feladatokat vagy bármely módon, amelyet az Accessben tárol.

A Word körlevélkészítési funkcióiról további információt az alábbi cikkekben talál:

• Dokumentumok személyre szabása a körlevél funkcióval

• Címkék létrehozása körlevél használatával

• Körlevél küldése a Wordben