Az Access és az Excel használata adatkezeléshez

A Microsoft Access Microsoft Excel rendelkezik számos hasonlóságval, ami megnehezítheti annak eldöntét, hogy melyik programot érdemes használnia. Mindkét program például nagy mennyiségű adatot tárolhat, hatékony lekérdezéseket és elemzőeszközöket futtatva szeletelheti és felvághatja az adatokat, és kifinomult számításokat végezhet, amelyek a szükséges adatokat visszavetik.

Minden programnak azonban világos előnyei vannak attól függően, hogy milyen típusú adatokat kezeli, és hogy mit szeretne tenni az adatokkal. Ha például az adatintegritást olyan formátumban szeretné megőrizni, amelyet több felhasználó is képes elérni, az Access a legjobb választás, míg a Excel jobban alkalmas az összetett számadatokat, amelyek részletes elemzésére van szükség.

Sok esetben mindkét programot használhatja úgy, hogy mindkét programot arra a célra alkalmazza, amelyhez a legmegfelelőbb. Általánosságban elmondható, hogy az Access jobban használható az adatok kezelésére: segít a rendszerezésében, az egyszerű keresésben és több egyidejű felhasználó számára. Excel jobb az adatok elemzéséhez: összetett számítások elvégzéséhez, a lehetséges eredmények feltárásával és kiváló minőségű diagramok előállításához. Ha az Accesst használja az adatok tárolására és Excel elemzésére, mindkét program előnyeit kihasználhatja.

Mielőtt eldönti, hogy melyik programot szeretné használni, összehasonlíthatja az egyes programok előnyeit, megtudhatja, hogy mikor a legjobb az egyiket vagy a másikat használni, és megtudhatja, hogy miként dolgozhat együtt mindkét programmal, hogy pontosan a kívánt eredményeket érjük el.

Megjegyzés: Minden Microsoft Office tartalmazza a Excel, de nem minden csomag tartalmazza az Accesst.

Az egyes programok előnyeinek összehasonlítása

A megfelelő program kiválasztása nagyon fontos, ha maximális teljesítménnyel és pontossággal szeretné elérni és frissíteni az adatokat. Ha meg szeretné tudni, hogy melyik program a legalkalmasabb az elvégezni kívánt feladatokhoz, össze tudja hasonlítani az egyes programok által az adattárolással, az adatelemzéssel, a többfelhasználós együttműködéssel és a biztonsággal kapcsolatban nyújtott előnyöket.

Flat versus relational data    Ha el tudja dönteni, hogy melyik program a legmegfelelőbb az adatok tárolásához, felteheti magának a következő kérdést: az adatok relációs adatai nem? Az egyetlen táblázatban vagy munkalapon hatékonyan megtalálható adatokat egyszerű vagy nemrelációs adatoknak nevezzük. Ha például egy egyszerű ügyféllistát szeretne létrehozni úgy, hogy minden egyes ügyfélhez csak egy cím és egy kapcsolatfelvételi személy Excel, jobb választás lehet. Ha azonban egy összetettebb, ügyféllistát szeretne tárolni, amely az egyes ügyfelek számlázási és szállítási címét tartalmazza, vagy több kapcsolattartót minden egyes ügyfélhez, az Access a jobb megoldás.

A relációs adatbázis az adatokat több táblázatba rendezi. Egy jól megtervezett relációs adatbázisban mindegyik tábla sík, és csak egy adattípus adatait tartalmazza. Ha például ügyféladatbázist hoz létre, a vevők nevét egyetlen táblában kell tárolni, míg a vevők számlázási és szállítási címét külön táblában kell tárolni. A címek nevektől való külön tárolása azért jó ötlet, mert minden ügyfélnek több címe is lehet, és ön szeretne több címet megadni az egyes ügyfelekhez anélkül, hogy újra meg kellene adnia az ügyfélnevet az egyes címekhez.

Helyi vagy külső adatok    Az Access segítségével különféle külső adatforrások adataihoz kapcsolódhat, így importálás nélkül megtekintheti, lekérdezheti és szerkesztheti az adatokat. Az Access például parancsokat biztosít a Microsoft SQL Server-adatbázis, dBASE-fájl vagy egyOutlook-mappa meglévő adataihoz való csatlakozáshoz, valamint számos más adatforráshoz. A Excel segítségével számos különböző adatforráshoz csatlakozhat, például Access-, SQL Server- és Analysis Services-adatbázisokhoz, szöveg- és XML-fájlokhoz, valamint ODBC- és OLE DB-adatforráshoz. Az adatok azonban nem szerkeszthetők úgy, hogy a forrásadatok a felhasználói Excel keresztül változnak.

Az Access és Excel a listák adataihoz való csatlakozásra Windows SharePoint Services parancsokat. A Excel azonban csak olvasható kapcsolatot biztosít a SharePoint listákhoz; míg az Access lehetővé teszi az adatok olvasását és írását SharePoint listákban.

Adatintegritás és rugalmasság    Az egyedi azonosítók segítik megőrizni az adatok integritását, és gondoskodnak arról, hogy két sor (vagy rekord) ne tartalmazza pontosan ugyanazt az adatot. Az egyedi azonosítókkal emellett a leggyorsabban lekérheti az adatokat az adatok keresésekor vagy rendezhetők között. Az Accessben a Számláló adattípussal automatikusan egyedi azonosítót hozhat létre az egyes rekordhoz. Ezeket az azonosítókat használva az egyik tábla rekordjait egy vagy több másik tábla rekordjaihoz tudja használhatja.

Az adatok integritását az Access által alkalmazott struktúra segíti. Az Access előírhatja, hogy az egyik tábla új rekordjainak egy másik táblában meglévő megfelelő értékkel kell bírni, így nem hozhatók létre árvarekordok. Nem szeretne például olyan rendelést rendelni, amely nem tartalmaz ügyféladatokat. Az Access előírhatja, hogy a Rendelések tábla minden új rekordja egy megfelelő ügyfélértéket biztosít a Vevők táblában. Az értékek ezen kötelező megfeleltetését nevezzük hivatkozási integritás.

Saját korlátozásokat és szabályokat is megszabadhat az adatok helyes beíratása érdekében. Excel szabadabb formában is megadhatja az adatokat, de mivel a Excel nem támogatja a relációs adatokat, nem támogatja a hivatkozási integritást. Az Adatok érvényesítése paranccsal azonban szabályozhatja az adatbevitelt a Excel.

Lekérdezés    Ha gyakran kell megtekintenie az adatait különféle módokon, a változó feltételektől vagy eseményektől függően, az Access lehet a jobb választás az adatok tárolásához és tárolásához. Az Access Structured Query Language (SQL) lekérdezésekkel gyorsan beolvashatja a kívánt adatsorokat és -oszlopokat, akár egy, akár több táblában található adatokat. A lekérdezésekben kifejezések használatával számított mezőket is létrehozhat. A kifejezések használata az Accessben hasonló ahhoz, mint amikor az Accessben képleteket Excel értékeket számítani. Az Access-lekérdezésekkel összegzheti az adatokat, és összesített értékeket, például összegeket, átlagokat és darabszámokat is bemutathat.

Modellezés    A Excel munkalapmodell eredményét lehetőségelemzés eszköz segítségével előre jelezheti. A lehetőségelemzéssel különböző eseteket futtathat az adatokon, például a legjobb és legrosszabb eseteket, és összehasonlíthatja több eset eredményét egy összegző jelentésben. Hasonló funkció nem érhető el az Accessben.

Kimutatások és diagramok    Mindkét programban létrehozhat kimutatásokat és kimutatásdiagramokat. A Excel azonban az Accessnél fejlettebb kimutatásjelentési és diagramkészítési funkciókat biztosít. Ha kiterjedt kimutatásokat tervez, vagy rendszeresen profi megjelenésű diagramokat készít, az Access azonos funkciói helyett Excel kimutatásdiagramokat kell használnia az Excel-ban.

Az Access és Excel is használható együttműködési környezetben, például Windows SharePoint Services- és hálózati fájlmegosztások esetén, de az adatok több felhasználó által történő elérésének módja eltérő.

Több felhasználó hozzáférése az adatokhoz    Normál működés esetén az Access lehetővé teszi, hogy egyszerre több felhasználó nyisson meg egy adatbázist; ez azért működik jól, mert az Access csak a szerkesztett adatokat zárolja; így más felhasználók ütközések nélkül szerkeszthetik a különböző rekordokat. A Excel megoszthatja a munkafüzeteket más felhasználókkal, de a többfelhasználós együttműködési funkciók akkor működnek a legjobban, ha a felhasználók nem egyidejűleg, hanem különböző időpontokban dolgoznak a munkafüzet adatain. Az Access-adatbázisok felhasználói egy adathalmazon dolgoznak együtt,és egy munkafüzet felhasználói Excel közösen dolgoznak egy dokumentumon.

A Windows SharePoint Services használata együttműködéshez    Mindkét program integrálható Microsoft Windows SharePoint Services technológiákkal, például SharePoint listákkal és dokumentumtárakkal.

Az Access számos lehetőséget kínál a több felhasználóval való együttműködésre egy SharePoint webhelyen. Feltölthet például egy teljes adatbázist egy Windows SharePoint Services-dokumentumtárba, Windows SharePoint Services-nézetként elérhetővé teszi az űrlapokat és jelentéseket, és csatolhatja az adatbázist a SharePoint tárolt adataihoz.

Excel csak egy lehetőséget nyújt arra, hogy több felhasználóval együttműködjön egy SharePoint szolgáltatáswebhelyen. A munkafüzeteket feltöltheti egy Windows SharePoint Services dokumentumtárakba, ahol az egyes felhasználók kivehetik a munkafüzetet a módosításokhoz, így mások nem módosíthatják egyszerre a munkafüzetet. A felhasználók az adatütközések elkerülése érdekében anélkül szerkeszthetik a munkafüzetet, hogy kiveszik azt a dokumentumtárból. Ebben az esetben az adatütközések elkerülése érdekében egyeztetnie kell a többi felhasználóval.

Hálózati mappák használata együttműködéshez    Ha egy Access-adatbázist megosztott hálózati mappában tárol, több felhasználó is megnyithatja az adatbázist, és egyidejűleg dolgozhat az adataival. Az egyes rekordok zárolva vannak, amikor egy felhasználó szerkeszti őket. Ha egy munkafüzetet Excel hálózati mappában tárol, a munkafüzetet egyszerre csak egy felhasználó szerkesztheti. Megtekintési célból több felhasználó is megnyithatja a munkafüzetet, miközben egy másik felhasználó szerkeszti azt, de ezek a felhasználók addig nem tudják szerkeszteni az adatokat, amíg a munkafüzetet szerkesztő felhasználó be nem zárja őket.

Mindkét program hasonló szolgáltatásokat – jelszavakat és titkosítást – biztosít, amelyek segítségével megelőzheti az adatvesztést, és megvédheti adatait az illetéktelen hozzáféréstől. A felhasználói szintű adatvédelem Excel azonban van néhány különbség az Access és a felhasználói szintű adatvédelem között.

Adatveszteség-megelőzés    Az Accessben folyamatosan menti a munkáját, így váratlan hiba esetén valószínűtlen, hogy sok munkát veszítsen el (ha van ilyen). Mivel azonban az Access folyamatosan menti a munkáját, olyan módosításokat is el lehet dönteni, amelyek véglegesítését később nem szeretné. Ha gondoskodni szeretne arról, hogy az adatbázist a kívánt módon visszaállítsa, készítsen biztonsági másolatot az adatbázisfájlról az igényeinek megfelelően. Visszaállíthat egy teljes adatbázist a biztonsági másolatból, vagy visszaállíthatja csak a szükséges táblát vagy más adatbázis-objektumot. Ha fájlrendszer biztonsági mentési segédprogramot használ, az adatok visszaállításához használhatja a biztonsági másolatból származó adatbázist is. A Excel az adatok frissítések során meghatározott időközönként mentheti az automatikus mentést.

Felhasználói szintű adatvédelem    A Excel oszlopok és sorok elrejtésével eltávolíthatja a fontos vagy privát adatokat a nézetből, majd az egész munkalap védelmével szabályozhatja a felhasználók hozzáférését a rejtett adatokhoz. A munkalapok és elemeik védelme mellett zárolhatja és feloldhatja a cellák zárolását is, így megakadályozhatja, hogy mások véletlenül módosítsák a fontos adatokat.

Fájlszintű biztonság    Fájlszinten mindkét programban titkosítás megakadályozhatja, hogy illetéktelen felhasználók látják az adatokat. Előírhatja azt is, hogy jelszó adatbázisfájl vagy -munkafüzet megnyitásához jelszót kell megadni. Emellett biztonságossá teheti az adatbázisfájlokat és -munkafüzeteket a digitális aláírás.

Adatokhoz való korlátozott hozzáférés    A Excel felhasználói engedélyeket is megadhat az adatok eléréséhez, vagy olyan írási jogosultságokat állíthat be, amelyek megakadályozhatják, hogy más felhasználók módosítják azokat az adatokat, amelyekhez hozzáférésük van. Az Access nem nyújt felhasználói szintű biztonsági szolgáltatásokat, de az Access támogatja minden olyan adatbázis-kiszolgáló felhasználói biztonsági modelljét, amelyhez csatlakozik. Ha például egy lista hivatkozását SharePoint, az Access megrekedi a lista felhasználói SharePoint engedélyeket. Ha azt szeretné, hogy a jogosulatlan felhasználók ne férhessenek hozzá az Access-adataihoz, jelszó beállításával titkosíthatja az adatbázist. A felhasználóknak be kell írniuk a jelszót az adatbázisból való adatolvasáshoz, még akkor is, ha egy másik program – például az adatok – használatával férnek hozzá az Excel.

Az adatok védelméről további információt Az Access 2003 felhasználói szintű biztonsági beállítása és módosítása az Access 2007-es vagy újabb verzióban és a Védelem és biztonság az Access 2007-es és újabb verziókban és a Védelem és biztonság az Excel.

Mikor kell használni az Accesst?

Általánosságban elmondható, hogy az Access a legjobb választás, ha rendszeresen kell adatokat nyomon követnie és rögzítenie, majd az adatok alcsoportját megjeleníteni, exportálni vagy kinyomtatni. Az Access-űrlapok kényelmesebb felhasználói felületet biztosítanak, mint Excel munkalapok az adatokkal való adatokat. Az Access használatával automatizálhatja a gyakran végrehajtott műveleteket, az Access-jelentések pedig nyomtatott vagy elektronikus formában is összegzheti az adatokat. Az Access több struktúrát biztosít az adatok számára; Megadhatja például, hogy milyen típusú adatokat lehet megadni, milyen értékeket lehet megadni, és megadhatja, hogy az egyik tábla adatai hogyan kapcsolódnak más táblák adataihoz. Ezzel a felépítésvel biztosíthatja, hogy csak a megfelelő típusú adatokat tudja beírni.

Az Access a munkalapokhoz hasonló táblákban tárolja az adatokat, de az Access-táblák összetett lekérdezéseket hoznak létre a más táblákban tárolt adatokhoz képest.

Az Access akkor használható, ha:

  • Előre tudhatja, hogy sok ember dolgozik az adatbázisban, ön pedig hatékony, az adatok frissítéseit biztonságosan kezelő lehetőségeket szeretne használni, például a rekordzárolást és az ütközések felbontását.

  • Előre számít arra, hogy további táblákat kell hozzáadnia egy halmazhoz, amely lapos vagy nemrelációs táblázatként származik.

  • Összetett lekérdezéseket szeretne futtatni.

  • Számos jelentést vagy levélcímkét szeretne készíteni.

  • Partnerek kezelése:    Kezelheti névjegyeit és levelezési címeit, majd jelentéseket készíthet az Accessben, vagy egyesítheti az adatokat Microsoft Office Word alkalmazással formalevelek, borítékok vagy levélcímkék nyomtatásához.

  • Készlet- és eszközkövetés    Létrehozhat egy készletet az otthoni vagy üzleti elemek számára, és az adatok mellett fényképeket vagy más kapcsolódó dokumentumokat is tárolhat.

  • Megrendeléskövetés:    Megadhat adatokat a termékekkel, vevőkkel és megrendelésekkel kapcsolatban, majd létrehozhat jelentéseket az alkalmazotti értékesítések, a régió, az időszak vagy más értékek megjelenítésére.

  • Tevékenységkövetés    Nyomon követheti adott személyek feladatait, és megadhat új feladatokat ugyanakkor, amikor mások frissítik meglévő feladataikat ugyanabban az adatbázisban.

  • Kölcsönzési könyvtárak rendszerezése    Az Access segítségével adatokat tárolhat a könyvekről és a CD-kről, és nyomon követheti, hogy kiknek nyújtotta a kölcsönt.

  • Eseménytervezés    Megadhat információkat az események dátumával, helyszínével és résztvevőivel kapcsolatban, majd kinyomtathatja az események ütemtervét vagy összegzését.

  • Étrendkövetés    Nyomon követheti a recepteket, és naplózhatja a étrend- és edzéstevékenységeket.

Mikor kell használni Excel

Táblázatkezelő programként Excel nagy mennyiségű adatot tárolhat egy vagy több munkalapot tartalmazó munkafüzetekben. Az adatbázis-kezelő rendszer, például az Access helyett azonban a Excel adatelemzésre és számításra van optimalizálva. Ezzel a rugalmas programmal modelleket építhet az adatok elemzéséhez, egyszerű és összetett képleteket írhat, hogy számításokat hajtson végre az adatokon, a kívánt módon kimutatást készítsen az adatokról, és adatokat jeleníteni meg számos profi megjelenésű diagramban.

A Excel akkor használja, ha:

  • Az adatok sík vagy nem relációs ábrázolása szükséges több táblát használó relációs adatbázis helyett, és amikor az adatok túlnyomórészt numerikusak.

  • Gyakran futtat számításokat és statisztikai összehasonlításokat az adatokon.

  • Kimutatásokkal tömör és rugalmas elrendezésben szeretné megtekinteni a hierarchikus adatokat.

  • Tervezze meg rendszeresen a diagramok létrehozására, és használja az új diagramformátumokat, amelyek a Excel.

  • A feltételes formázási ikonokkal, adatsávokkal és színskálákkal kiemelni szeretné az adatokat.

  • Kifinomult lehetőségelemzési műveleteket szeretne végrehajtani az adatain, például statisztikai, mérnöki és regresszióanalízist.

  • Egy egyszerű listában szeretné nyomon követni az elemeket, akár személyes használatra, akár korlátozott együttműködési célokra.

  • Könyvelési    Számos pénzügyi könyvviteli kimutatásban használhatja az Excel hatékony számítási funkcióit, például a pénzforgalmi kimutatást, a bevételkifizetést vagy az eredménykiáramlás-kimutatást.

  • Költségvetés-készítés:    Függetlenül attól, hogy az igények személyesek vagy üzleti jellegűek-e, bármilyen típusú költségvetést létrehozhat a Excel-ban – például marketing-, esemény- vagy elvetési költségvetést.

  • Számlázás és értékesítés:    Excel számlázási és értékesítési adatok kezelésére is hasznos, és egyszerűen létrehozhatja a szükséges űrlapokat, például az értékesítési számlákat, szállítólevéleket vagy vételi megrendeléseket.

  • Jelentéskészítés    A Excel-ban különböző típusú jelentéseket készíthet, amelyek tükrözik az adatelemzést vagy összegzi az adatokat – például a projekt teljesítményét mérő, az adatok előrejelzésére, az adatok összegzésére vagy a varianciaadatok jelenleményére vonatkozó jelentéseket.

  • Tervezés:    Excel kiváló eszköz arra, hogy profi terveket vagy hasznos tervezőket hozzon létre – például heti óratervet, marketingkutatási tervet, éves adózási tervet vagy olyan tervezőket, amelyek segítenek a heti étkezések, partik vagy nyaralások tervezésében.

  • Nyomon követés    A Excel segítségével nyomon követheti a munkalapon vagy listán található adatokat – például a munka nyilvántartására használható időlapot vagy a berendezéseket nyilvántartására használható készletlistát.

  • Naptárak használata    A rácsos jellege miatt az Excel bármilyen típusú naptár létrehozására alkalmas – például egy iskolai naptárra, amely a tanév tevékenységeit követi nyomon, vagy egy pénzügyi év naptárát az üzleti események és mérföldkövek nyomon követésére.

A Excel sablonokról további információt az Online webhelyen elérhető Sablonok Excel Microsoft Office tartalmaz.

Az Access és a Excel együttes használata

Előfordulhat, hogy ki szeretné használni a mindkét program által nyújtott előnyöket. Létrehozott például egy munkalapot a Excel-ban, amelyben kiszámíthatja és elemezheti az adatokat, de a munkalap túl nagy és összetett lett, és sok felhasználónak hozzá kell férni az adatokhoz. Ezen a ponton előfordulhat, hogy importálni vagy az Accessbe szeretné importálni a munkalapot, és adatbázisként szeretné használni ahelyett, hogy az Accessben Excel. Esetleg vannak olyan adatai egy Access-adatbázisban, amelyekhez részletes kimutatásokat Excel kimutatásokat és profi megjelenésű kimutatásokat Excel létrehozni.

Függetlenül attól, hogy melyik programot használja először, az adatokat az egyik programból a másikba továbbíthatja, ahol folytathatja a munkát. Adatkapcsolattal vagy anélkül is áthozhatja az adatokat az Accessbe Excel (és fordítva) másolással, importálással vagy exportálással.

A két program közötti adatcseréről további információt az Adatok áthelyezése a Excel Accessbe Excel.

További segítségre van szüksége?

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

×