A Körlevél funkcióval olyan tömeges dokumentumokat hozhat létre, amelyek mindegyike személyre szabható az egyes címzettekhez. Egy formalevelet például személyre szabhat úgy, hogy a leveleken az egyes címzettek neve szerepeljen. A dokumentumhoz egy adatforrás, például egy lista, egy táblázat vagy egy adatbázis van társítva. A Word – körlevélmezőnek nevezett – helyőrzők segítségével tájékozódik arról, hogy a dokumentumban hol helyezze el az adatforrásból származó információkat.
Ön a törzsdokumentumon dolgozik a Wordben, ahol beszúrja a szerepeltetni kívánt személyre szabott tartalom körlevélmezőit. Amikor a körlevél elkészült, a körlevél-dokumentum az adatforrásban lévő minden névhez létrehoz egy személyre szabott verziót önmagából.
Adatforrások
A körlevél beállításának első lépéseként ki kell választania a személyre szabott információkhoz használni kívánt adatforrást. Az Excel-számolótáblák és az Outlook-névjegyalbumok a leggyakrabban használt adatforrások, de a Wordhöz csatlakoztatható bármilyen adatbázis megteszi. Ha még nem rendelkezik adatforrással, a körlevélkészítési folyamat részeként akár a Wordben is beírhatja az adatokat.
Az adatforrásokról a Körlevélkészítéshez használható adatforrások című témakörben olvashat részletesen.
Excel vagy Outlook
Ha már tudja, hogy Excelt vagy Outlookot fog adatforrásként használni, olvassa el a következő témaköröket:
Dokumentumtípusok
A Word eszközöket biztosít az adatok következő típusú dokumentumba való integrálásához. Az egyes típusokra vonatkozó részletekért kövesse a hivatkozásokat:
-
A személyre szabott üdvözlést tartalmazó levelek. Minden levelet másik levélpapírra nyomtat.
Személyre szabott levelek kötegének létrehozása és nyomtatása -
Olyan e-mail , amelyben az egyes címzettek címe az egyedüli cím. Az e-maileket közvetlenül a Wordből küldi el.
-
Borítékok és Címkék, amelyben a nevek és címek az adatforrásból származnak.
-
Az adatforrás egyes elemeihez tartozó adatköteget felsoroló címtár. Felhasználhatja a partnerlista nyomtatására, az adatcsoportok listázására, mint például az egyes osztályokba tartozó összes tanuló. Az ilyen típusú dokumentumok katalógusegyesítés néven is ismertek.
Adatforrások
A körlevél beállításának első lépéseként ki kell választania a személyre szabott információkhoz használni kívánt adatforrást. Az Excel-számolótáblák és az Outlook-névjegyalbumok a leggyakrabban használt adatforrások, de ha még nem rendelkezik adatforrással, beírhatja a Wordben a körlevélkészítési folyamat részeként.
-
Az Excel-munkafüzetek akkor működnek jól adatforrásként, ha minden adat egyetlen munkalapon szerepel, és az adatok formázva vannak, hogy a Word képes legyen olvasni őket. További információt Az Excel-adatforrás előkészítése körlevélhez a Mac Wordben című cikkben talál.
-
Az Outlook-partnerlista olyan formátumban tartalmazza az adatokat, amit a Word képes olvasni. Lásd Körlevél létrehozása Outlook-névjegyekben található adatok segítségével
-
A Word adatfájl egy olyan adatforrás, amelyet a Wordben hozhat létre. További információt a Körlevéllista beállítása a Word alkalmazással című témakörben talál.
Dokumentumtípusok
-
A személyre szabott üdvözlést tartalmazó levelek. Minden levelet másik levélpapírra nyomtat.
Személyre szabott levelek kötegének létrehozása és nyomtatása -
Olyan e-mail , amelyben az egyes címzettek címe az egyedüli cím. Az e-maileket közvetlenül a Wordből küldi el.
-
Borítékok és Címkék, amelyben a nevek és címek az adatforrásból származnak.
Ha megnyit egy az asztali Word alkalmazásban létrehozott körlevél-dokumentumot, a Word Web App az abban található minden körlevél-beállítást megőriz, körlevelek létrehozására vagy a körlevél-beállítások módosítására azonban nem kínál lehetőséget.
Ha van asztali Word alkalmazása, abban nyissa meg a dokumentumot, és készítse el a körlevelet.
