Elemek manuális archiválása

Outlook-postaládájának mérete már hatalmasra nőhetett, és mérget vehet arra, hogy a közeljövőben nem apadnak el az e-mailek. A postaláda megtelésének elkerülése érdekében a megtartani kívánt régi elemeket áthelyezheti egy archívumba, egy külön Outlook-adatfájlba (.pst), amelyet igény szerint külön nyithat meg az Outlookból.

Megjegyzés: Az archiválás parancs és a funkció nem jelenik meg az Outlook-profilban lévő fiókokban, ha Exchange Server-fiókot használ, és szervezete a Microsoft Exchange Server online archívumát használja. A hálózat rendszergazdája le is tilthatja ezt a szolgáltatást.

Az Outlook alapértelmezés szerint az Archiválás szolgáltatás használatával rendszeresen archiválja az elemeket. További tudnivalókat A régebbi elemek automatikus archiválása című cikkben talál.

Az elemek archiválását igény szerint manuálisan is elvégezheti. Ilyen módon kézben tarthatja, hogy mely elemek legyenek archiválva, hol akarja őket tárolni, és hogy milyen régiek legyenek az elemek, mielőtt az archívumba kerülnének.

  1. Hajtsa végre a megfelelő műveletet:

    • A Outlook 2013: kattintson a fájl > információ > karbantartó eszközök > archiválásparancsra.


      Archiválás

    • Outlook 2016: Kattintson a Fájl > Információ > Eszközök > Régi elemek tisztítása parancsra.

      Régi elemek tisztítása

    Tipp: A manuális és az automatikus archiválás esetleg nem használható, ha a levelezési profil Exchange Serverhez kapcsolódik. Előfordulhat az is, hogy a szervezetnél olyan adatmegőrzési szabályok érvényesek, amelyek felülbírálják az automatikus archiválást. További kérdésekkel forduljon a rendszergazdához.

  2. Jelölje be az Archiválandó mappa belső mappáival együtt választógombot, majd válassza ki azt a mappát, melyet archiválni szeretne.

  3. Az ennél korábbi elemek archiválása mezőben adja meg a kívánt dátumot.

    Archiválás párbeszédpanel

  4. Akár több .pst fájlt is létrehozhat, ha egyes mappákba eltérő beállítások használatával szeretne archiválni. Például előfordulhat, hogy az Elküldött elemek mappa tartalmát tovább szeretné megőrizni, mint a Beérkezett üzenetek mappa elemeit.

  5. Ha azokat a különálló elemeket is archiválni szeretné, amelyekre az automatikus archiválás nem terjed ki, jelölje be A „Ne legyen archiválva”-ként jelölteket is jelölőnégyzetet. Ez a beállítás nem írja felül a korábbi beállítást, csak az adott archiválás során nem veszi figyelembe a Ne legyen archiválva beállítást.

  6. Kattintson az OK gombra.

Az archiválás kikapcsolása

Ha kizárólag igény szerint szeretne archiválni, ki kell kapcsolnia az automatikus Archiválás funkciót.

  1. Válassza a Fájl>Beállítások>Speciális kategóriát.

  2. Az Archiválás csoportban kattintson az Archiválási beállítások gombra.

  3. Törölje a jelet az Archiválás n naponta jelölőnégyzetből.

A régebbi Outlook-elemek alapértelmezés szerint rendszeresen archiválták a program a szokásos időközönként. Az archiválásról további információt az elemek biztonsági mentése és törlése az archiválás szolgáltatássalcímű témakörben talál.

Az archiválás mellett vagy a csere helyett manuálisan is biztonsági másolatot készíthet az elemekről, és archiválhatja őket. A kézi Archiválás funkció rugalmasságot biztosít, és lehetővé teszi, hogy pontosan megadhatja, hogy mely mappák kerüljenek bele az archívumba, és az Outlook-adatfájlt (. pst) archiválja a rendszer.

Az Outlook-elemek manuális archiválásához tegye az alábbiakat:

  1. Kattintson a Fájl fülre

  2. Kattintson a karbantartó eszközökelemre.

  3. Kattintson az archiváláselemre.

  4. Kattintson az archiválás erre a mappára és az összes almappára választógombra, majd kattintson az archiválni kívánt mappára. A kijelölt mappa bármely almappája megtalálható ebben a kézi archívumban.

  5. Az ennél korábbi elemek archiválása mezőben adja meg a kívánt dátumot.

    Archiválás párbeszédpanel

  6. Ha nem szeretné használni az alapértelmezett fájlt vagy helyet, az archív fájlcsoportban kattintson a Tallózás gombra, és adja meg az új fájlt vagy helyet. Tallózással keresse meg a kívánt fájlt, vagy adja meg a fájl nevét, majd kattintson az OK gombra. A célfájl helye az archív fájl mezőben látható.

  7. Jelölje be az elemek befoglalása "ne legyen archiválva" jelölőnégyzetet, ha azt szeretné, hogy az alkalmazás ne zárja be az automatikus archiválás funkcióit. Ez a beállítás nem távolítja el a kizárást ezekből az elemekből, de ehelyett nem hagyja figyelmen kívül az archiválás mellőzése jelölőnégyzetet.

Az archiválás kikapcsolása

Ha csak manuálisan szeretné archiválni az archiválást, ki kell kapcsolnia az automatikus archiválás funkciót. Tegye a következőket:

  1. Kattintson a Fájl fülre.

  2. Kattintson a Beállítások gombra.

  3. A speciális lap archiválásterületén kattintson az archiválási beállításokgombra.

  4. Törölje a jelet az archiválás n naponta jelölőnégyzetből.

Az archiválás, amely alapértelmezés szerint be van kapcsolva, automatikusan áthelyezi a régi elemeket egy archív helyre az ütemezett időközökben. Manuálisan azonban biztonsági másolatot készíthet az elemekről, és archiválhatja őket egy megadott helyre.

Megjegyzés: A Microsoft Office Outlook 2007 archiválási beállításai testre szabhatók. Az elemek manuális biztonsági mentése és archiválása helyett előfordulhat, hogy az archiválási funkció megfelel az igényeinek. További információt az elemek biztonsági mentése és törlése az archiválás szolgáltatássalcímű témakörben talál.

  1. Kattintson a fájl menü archiválásparancsára.

  2. Jelölje be a mappa és az összes almappa archiválása választógombot, majd adja meg a dátumot a régebbi elemek archiválásacsoportban.

    Archivált mappák a mappalistában

  3. Az archív fájlcsoportban a Tallózás gombra kattintva adjon meg egy új fájlt vagy helyet, ha nem szeretné használni az alapértelmezett fájlt vagy helyet.

  4. Jelölje be az elemek befoglalása "ne legyen archiválva" jelölőnégyzetet, ha felül szeretné bírálni az előző beállítást, hogy ne lehessen automatikusan archiválni az egyes elemeket. Ha úgy dönt, hogy a fenti eljárás során manuálisan archiválja ezeket az elemeket, az elemek ismételt mellőzése beállítás csak akkor jelenik meg, ha manuálisan felülírja a beállítást a jövőben.

  5. Kattintson az OK gombra.

Megjegyzés: Az Outlook automatikusan létrehoz egy másik archív fájlt a mappa elemeihez, és a megadott helyre.

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×