Outlook-postaládájának mérete már hatalmasra nőhetett, és mérget vehet arra, hogy a közeljövőben nem apadnak el az e-mailek. A postaláda megtelésének elkerülése érdekében a megtartani kívánt régi elemeket áthelyezheti egy archívumba, egy külön Outlook-adatfájlba (.pst), amelyet igény szerint külön nyithat meg az Outlookból.
Megjegyzés: Az Archiválás parancs és a funkció nem jelenik meg az Outlook-profiljában egyetlen fiókhoz sem, ha Exchange Server-fiókot használ, és szervezete online archívumot Microsoft Exchange Server használ. A hálózati rendszergazda le is tilthatja ezt a szolgáltatást.
Az Outlook alapértelmezés szerint az Archiválás szolgáltatás használatával rendszeresen archiválja az elemeket. További tudnivalókat A régebbi elemek automatikus archiválása című cikkben talál.
Az elemek archiválását igény szerint manuálisan is elvégezheti. Ilyen módon kézben tarthatja, hogy mely elemek legyenek archiválva, hol akarja őket tárolni, és hogy milyen régiek legyenek az elemek, mielőtt az archívumba kerülnének.
-
Hajtsa végre a megfelelő műveletet:
-
A Outlook 2013: kattintson a Fájl >Információ >Eszköztáreszközök > elemre.
-
Outlook 2016 : Kattintson a Fájl > Információ > Eszközök > Régi elemek tisztítása parancsra.
Tipp: A manuális és az automatikus archiválás esetleg nem használható, ha a levelezési profil Exchange Serverhez kapcsolódik. Előfordulhat az is, hogy a szervezetnél olyan adatmegőrzési szabályok érvényesek, amelyek felülbírálják az automatikus archiválást. További kérdésekkel forduljon a rendszergazdához.
-
-
Jelölje be az Archiválandó mappa belső mappáival együtt választógombot, majd válassza ki azt a mappát, melyet archiválni szeretne.
-
Az ennél korábbi elemek archiválása mezőben adja meg a kívánt dátumot.
-
Akár több .pst fájlt is létrehozhat, ha egyes mappákba eltérő beállítások használatával szeretne archiválni. Például előfordulhat, hogy az Elküldött elemek mappa tartalmát tovább szeretné megőrizni, mint a Beérkezett üzenetek mappa elemeit.
-
Ha azokat a különálló elemeket is archiválni szeretné, amelyekre az automatikus archiválás nem terjed ki, jelölje be A „Ne legyen archiválva”-ként jelölteket is jelölőnégyzetet. Ez a beállítás nem írja felül a korábbi beállítást, csak az adott archiválás során nem veszi figyelembe a Ne legyen archiválva beállítást.
-
Kattintson az OK gombra.
Az archiválás kikapcsolása
Ha kizárólag igény szerint szeretne archiválni, ki kell kapcsolnia az automatikus Archiválás funkciót.
-
Válassza a Fájl>Beállítások>Speciális kategóriát.
-
Az Archiválás csoportban kattintson az Archiválási beállítások gombra.
-
Törölje a jelet az Archiválás n naponta jelölőnégyzetből.
Fontos:
Az Office 2010 már nem támogatott. Frissítsen most a Microsoft 365-re, hogy bármilyen eszközről dolgozni tudjon, és továbbra is támogatáshoz juthasson.
Frissítés most
Alapértelmezés szerint a Outlook rendszeres időközönként automatikusan archivált régebbi elemek. Az Archiválás funkcióról további információt az Elemek biztonsági mentésének vagy törlésének az Archiválás az Archiválás funkcióval való használatát leíró cikk tartalmaz.
Az archiválás mellett vagy csereként manuálisan is biztonsági mentést is lehet létrehozni és archiválni az elemeket. A manuális archiválás rugalmasságot biztosít, és lehetővé teszi annak megadását, hogy pontosan mely mappákat tartalmazza az archiválás, és melyik Outlook (.pst) használja.
Ha manuálisan archiválni Outlook elemeket, tegye a következőket:
-
Kattintson a Fájl fülre
-
Kattintson a Cleanup Tools (Tisztítási eszközök) gombra.
-
Kattintson az Archiválás gombra.
-
Jelölje be A mappa és az almappák archiválása beállítást, majd kattintson az archiválni kívánt mappára. A manuális archívumban a kiválasztott mappa bármely almappa megtalálható.
-
Az ennél korábbi elemek archiválása mezőben adja meg a kívánt dátumot.
-
Ha nem az alapértelmezett fájlt vagy helyet szeretné használni, az Archívumfájl alatt kattintson a Tallózás gombra új fájl vagy hely megadásához. Tallózással keresse meg a kívánt fájlt, vagy írja be a fájl nevét, majd kattintson az OK gombra. A célfájl helye megjelenik az Archívumfájl mezőben.
-
Jelölje be A "Ne legyen archiválva" jelölőnégyzetet, ha azokat az elemeket is felveheti, amelyek külön meg vannak jelölve az automatikus archiválásból kizárni kívánt elemek közé. Ez a beállítás nem távolítja el ezeket az elemeket, hanem figyelmen kívül hagyja a Csak az archiválás mellőzése jelölőnégyzetet.
Az archiválás kikapcsolása
Ha csak manuálisan szeretne archiválni, ki kell kapcsolnia az Archiválást. Tegye a következőket:
-
Kattintson a Fájl fülre.
-
Kattintson a Beállítások gombra.
-
A Speciális lap Archiválás csoportjábankattintson az Archiválás és archiválás Gépház.
-
Törölje az Archiválás n naponta jelölőnégyzet jelölését.
Fontos:
Az Office 2007 már nem támogatott. Frissítsen most a Microsoft 365-re, hogy bármilyen eszközről dolgozni tudjon, és továbbra is támogatáshoz juthasson.
Frissítés most
Az alapértelmezés szerint bekapcsolt Archiválás szolgáltatás ütemezett időközönként automatikusan egy archiválási helyre áthelyezi a régi elemeket. Manuálisan azonban biztonságimenthet az elemekről, és archiválhatja őket egy Ön által megadott helyre.
Megjegyzés: Az Microsoft Office Outlook 2007 archiválás beállításai testre szabhatók. Ahelyett, hogy manuálisan biztonsági mentést vagy archiválást kellene elvégeznie az elemekről, előfordulhat, hogy az Archiválás funkció képes kielégíti az igényeit. További információt az Elemek biztonsági mentésének vagy törlésének az Archiválás az Archiválás funkcióval ()
-
Kattintson a Fájl menü Archiválás parancsára.
-
Válassza a Mappa és az almappák archiválása lehetőséget, majd adjon meg egy dátumot a Régebbi elemek archiválva elemet tartalmazó mezőben.
-
Az Archív fájl gombra kattintva adjon meg egy új fájlt vagy helyet, ha nem szeretné az alapértelmezett fájlt vagy helyet használni.
-
Jelölje be a "Ne archiválható" elemek szerepeljenek jelölőnégyzetet, ha felül szeretne bírálni egy korábbi beállítást adott elemek automatikus archiválásához. Ha az eljárás során manuálisan archiválja ezeket az elemeket, az elemekre ismét a Ne legyen archiválva beállítás vonatkozik, hacsak a jövőben nem bírálja felül manuálisan ezt a beállítást.
-
Kattintson az OK gombra.
Megjegyzés: Outlook automatikusan létrehoz egy másik archív fájlt a megadott mappában és helyen található elemekhez.
