Megjegyzés: Szeretnénk, ha minél gyorsabban hozzáférhetne a saját nyelvén íródott súgótartalmakhoz. Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Kérjük, hogy a lap alján írja meg, hogy hasznos volt-e az Ön számára az itt található információ. Az eredeti angol nyelvű cikket itt találja.
|
|
Az útmutató olyan helyzetekben nyújt segítséget, amikor egy projekt ütemezése módosult, és ennek következményeként túl későre került a befejezési dátuma. A befejezési dátum korrigálásához az azt leginkább befolyásoló tevékenységeket kell módosítani. Ezek a projekt kritikus útján elhelyezkedő tevékenységek. A Project útikalauza című lapon további projektvezetési útmutatókat talál. |
Mindenekelőtt néhány projektvezetési tanács
Az ütemterv módosításakor három tényezőt kell figyelembe vennie: a projekt költségét, a végtermékek hatókörét és időpontját. Ezek gyakran háromszögként jelennek meg. A háromszög egyetlen pontját sem változtathatja meg anélkül, hogy befolyásolná a többiet.
Íme, néhány példa, hogy ez a tény milyen hatást gyakorol a projekt befejezési dátumára:
-
A befejezési dátum előbbre hozása esetén megnövekedhetnek a költségek, illetve csökkenhet a projekt műszaki tartalma.
-
Ha a projekt költsége semmiképpen sem módosítható, a projekt átfutási ideje megnövekedhet vagy műszaki tartalma lecsökkenhet.
-
A műszaki tartalom (az eredménytermékek számának) megnövelése a projekt átfutási idejének vagy – többleterőforrások bevonása esetén – költségének növekedését okozza.
Tanácsok a projektvezetéssel most ismerkedő szakemberek számára: Bármilyen körültekintően is tervez meg egy projektet, a problémák felbukkanása nem előzhető meg. Éppen ezért érdemes már a kezdetektől fogva figyelemmel kísérni a problémás területeket, mivel a kezeletlen helyzetek csak tovább romlanak.
Néhány alapvető lehetőség a projektek figyelemmel kísérésére és a problémák orvoslására:
-
A fontosabb tevékenységekre kell nagyobb hangsúlyt fektetni: Egyes tevékenységek fontosabbak a többinél, különösen a problémamegoldás során. Az ütemtervet leginkább befolyásoló tevékenységeket kritikus tevékenységeknek nevezik, és értelemszerűen ezekre kell a legnagyobb figyelmet fordítani.
-
Fontos a megfelelő projektnézet: A Project számos nézettel és jelentéssel nyújt segítséget a problémák azonosításában. Egyszerűbb projektek esetén a Gantt-diagramon is figyelemmel kísérhető a projekt befejezési dátuma. Nagyobb projektek esetén azonban már érdemes a varianciatáblázatokat és a megtermelt értéket összegző jelentéseket is elemezni.
-
Heti állapotjelentések: A heti állapotjelentések beszerzése a munkatársaktól néha problémássá válik. A haladás felmérésének legegyszerűbb módja a rendszeres heti státuszmegbeszélés. Az ennél gyakoribb adatgyűjtés a projekt előrehaladásáról gyakran kontraproduktívvá válik.
Tapasztalt projektvezetőknek szánt tanácsok: A rutinos projektvezetők is kerülhetnek olyan helyzetbe, amikor egy projekt szoros felügyeletet igényel, hogy ne lépje túl a költségvetését.
A projekt szponzora ráadásul havi rendszerességgel szeretne vezetői összefoglalót kapni a projektről.
Ilyenkor hasznos az alábbi néhány lehetőség a projektek figyelemmel kísérésére és a problémák orvoslására:
-
Alapterv készítése a projekthez: Az ütemterv kialakítását követően mentsen egy alaptervet. Az alapterv a projekt eredeti verziója, amit később összehasonlíthat a tevékenységek előrehaladásával (a projekt tényleges állapotával).
-
Fontos a megfelelő projektnézet: A Project számos nézettel és jelentéssel nyújt segítséget a problémák azonosításában. A projektek komplexitásának növekedése esetén azonban már érdemes a varianciatáblázatokat és a megtermelt értéket összegző jelentéseket is elemezni.
-
Heti állapotjelentések: A projektek komplexitásának növelésével párhuzamosan egyre kifinomultabb módszerekkel gyűjtheti be a heti állapotjelentéseket. A csapattagok egy SharePoint-feladatlistában rögzíthetik előrehaladásukat, amit aztán szinkronizálni lehet a Microsoft Projecttel. A Project Professional használata esetén a Project Web Appon keresztül is bekérhetők az állapotjelentések a csapattagoktól. A heti egyszerinél gyakoribb adatgyűjtés a projekt előrehaladásáról gyakran kontraproduktívvá válik.
-
A megtermelt érték elemzésének szerepe: A megtermelt értékekről készült elemzéssel könnyebben megállapítható, hogy a projekt jó úton halad-e.
A projektek figyelemmel kísérése
|
A csapattagoktól a tevékenységekkel kapcsolatban érkező friss adatok hasznosak a problémák azonosításához. Az előrehaladás a Gantt-diagramon gyorsan áttekinthető, azonban a kifinomultabb megtermeltérték-elemzési funkció is igénybe vehető. Ezzel az elemzéssel tisztábban látható, hogy a projekt a várakozások szerint halad-e. |
|
|
Ismerje meg a projekt ütemezését. Láthatja, hogy a tevékenység ütemezése a projekt befejezési dátumát befolyásolja. |
|
|
Időnként érdemes megjeleníteni a projekt befejezési dátumát leginkább befolyásoló tevékenységeket. Az ütemezési problémák megoldását az ilyen tevékenységek vizsgálatával célszerű kezdeni. |
|
|
Használja bátran a Project különböző nézeteit és jelentéseit a problémák azonosítására és az ütemterv kiigazítására. |
|
|
Ha új alapokra szeretné helyezni a haladás figyelemmel kísérését, készíthet egy új alaptervet, hogy a jövőben ehhez hasonlítsa a haladást. |
|
|
A projekt előrehaladásának grafikus jelentéseinek létrehozása és testreszabása. MegTekintheti ezeket a jelentéseket a Projectben, vagy exportálhatja őket más alkalmazásokba, például a PowerPointban, a Wordben vagy az Excelben. |
|
|
A megtermelt érték segít az olyan kérdések megválaszolásában, mint például "a projektben eddig elvégzett munka mennyisége, mennyi pénzt kellett volna kitölteni?" vagy "befejezjük az időt?" |
Problémák orvoslása
|
Válassza ki azt a dátumot, amely az aktuális terv dátumát megelőző napon kezdődik vagy végződik. Ha ez a lehetőség a projekthez, először próbálkozzon a kezdési dátum módosításával. |
|
|
A tevékenység időtartamának csökkentése a befejezési dátumra Ügyeljen arra, hogy a projekt befejezési dátumára leginkább ható kritikus tevékenységekre vonatkozóan csökkentse a tevékenység időtartamát. |
|
|
Ha egyszerre túl sok feladaton kell dolgoznia egy-egy munkatársának, a Project erőforrás-hozzárendeléseket kisimító funkciójával egyenletesebben oszthatja el a feladatokat a csapattagok között. |
|
|
Feloszthat egyetlen feladatot, ha több olyan elemet tartalmaz, amelyek egyszerre több forrásból is dolgozhatnak. Ha a kritikus út feladatot a különböző hozzárendelésekkel rendelkező különböző elemekre bontja ki, akkor lehet, hogy a befejezési dátumot is meg tudja jeleníteni. |
|
|
Ha van rá módja, újabb munkatársakat rendelhet a befejezési dátumot befolyásoló tevékenységekhez. |
|
|
A tevékenységből származó személyek eltávolítása egy másik mód a projekt befejező dátumának a beadására. A tevékenységen túl sok ember vagy a rossz személyek létrehozhatnak kommunikációs problémákat, amelyek növelhetik a tevékenység időtartamát. |
|
|
A projekt befejezési dátuma a munkatársak munkaidejét meghatározó naptárak módosításával is előbbre hozható. A naptárba rendkívüli munkanapokat vehet fel, illetve jelezheti, ha túlórázásra kéri a csapattagokat. |
|
|
A fórumban szakértői választ kaphat a Projecttel kapcsolatos kérdéseire. Az Answers.com portálon üzemelő Project fórumban tapasztalt felhasználók és a Projecttel kapcsolatos konzultációs szolgáltatásokat nyújtó tanácsadók várják, hogy segíthessenek. |
|
|
Ha módosította valaki munkarendjét vagy feladatai körét, közölje vele, hogy véletlenül se vesszenek el az információk. |
|
|
A projektekben minden módosítás időbeli, költségbeli vagy tartalombeli (terjedelembeli) hatással jár. A projektvezetőnek e tényezők között kell napról napra egyensúlyt teremtenie, hogy a projekt sikeres lehessen. A cikkben megismerkedhet a három tényező kezelési módjával. |
|
|
Amikor a Project módosítja az ütemtervet, a feladatok nem várt módon kerülhetnek át. A nagy "miért?" kifejezés ismertetése a projekt hatékony ütemezési motorja mögött. |
