Felhasználói cél: Az ütemterv megfelelő nézetének kiválasztása

Megjegyzés: Szeretnénk, ha minél gyorsabban hozzáférhetne a saját nyelvén íródott súgótartalmakhoz. Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Kérjük, hogy a lap alján írja meg, hogy hasznos volt-e az Ön számára az itt található információ. Az eredeti angol nyelvű cikket itt találja.

Egy projektterv két nézetét ábrázoló kép

A Gantt-diagramok a projekt helyének egy nézetét adják meg. A projekt nézeteiben azonban kritikus visszajelzést kaphat az ütemterv minden területéről.

A projekt megfelelő nézetének kiválasztása az első nagy lépés a projekt sikerének biztosítása felé.

A Project útikalauza című lapon további projektvezetési útmutatókat talál.

Mindenekelőtt néhány projektvezetési tanács...

  • Szeretné megállapítani, hogy mely tevékenységek a legfontosabbak az ütemtervben?    Az ütemtervben minden tevékenység fontos. Bizonyos tevékenységek azonban nagyobb hatással vannak az ütemterv záró dátumára, mint mások. A Projektvezetésben – ezek a kritikus feladatok. Nézze meg az első lépéseket az ütemtervben szereplő problémák megoldásához.

  • Szeretné megtekinteni, hogy a tevékenységek hogyan viszonyulnak egymáshoz?    A Gantt-diagram csak egy módszer a tevékenységek egymáshoz való viszonyának megtekintéséhez. De ne féljen más nézetek használatát. A hálózati diagram összetettebb tevékenység-kapcsolatokat keres. A naptár jól ismert havi naptár formátumban jeleníti meg a feladatokat. A Timelime azt mutatja, hogy a főbb mérföldkövek hol esnek az ütemtervben.

  • Kíváncsi, hogy ki mit csinál?    Ha kerek képre vágyik, ajánljuk figyelmébe az Erőforrás kihasználtsága és a Csapattervező nézetet, amelyekben a tevékenységeket a rajtuk dolgozó erőforrások szerinti rendszerezésben tekintheti meg.

  • Be kell mutatni a projektet egy vezetőnek?    A projektterv másolatának elküldése sokszor rossz választás. A vezetők és a többi érintett csak egy felső szintű áttekintésre kíváncsi, amiből megállapíthatja a projekt általános helyzetét. Szerencsére a Project egy teljesen új vizuális jelentéssel rendelkezik, amelyek a grafikonok és diagramok megfelelő részletességét rögzítik, és kevés erőfeszítést tesznek az Ön részéről.

  • A kiadásokra és a költségvetésre kíváncsi?    A Project összesítő költségjelentést és a megtermelt értékekről készült kifinomult jelentést is képes készíteni. Az adatokat mindig exportálhatja az Excelbe, ahol komplex költségelemzést végezhet.

  • Korán megtervezte a tervezést, és még nem szeretné megtekinteni a projektjét a Microsoft Project alkalmazásban?    Ha már a tervezési folyamat elején dolgozik, lehet, hogy egyáltalán nem szeretné használni a projectet. Lehet, hogy van egy egyszerű lista egy SharePoint-webhelyen vagy az Excelben, illetve egy papír szalvétán. Először érdemes megosztania ezeket a gondolatokat másokkal, mielőtt elkezdi a projectet, és egy ütemtervet összeállítani.

1. lépés: A megfelelő nézet kiválasztása

A megfelelő nézet kiválasztása

A legfontosabb dolgokkal célszerű kezdeni – mindenekelőtt minden célhoz meg kell keresni az ideális nézetet. A csapattal kapcsolatos információkat például a Csapattervező vagy az Erőforrás kihasználtsága nézetben célszerű tanulmányozni, nem a Gantt-diagramokon, ahol elsősorban a tevékenységek adatai jelennek meg.

A projekt haladásának tanulmányozása Gantt-diagramon

A projekt előrehaladását a legegyszerűbben a Gantt-diagramokon lévő sávok változásának megfigyelésével mérheti fel.

Projekttevékenységek megtekintése Ütemterv nézetben

Az ütemterv segítségével jelentést adhat a "nagy kép" kifejezésről. Pillanatfelvételt ad a főbb tevékenységekről és az állapotjelentések mérföldköveit. Egyszerűen szúrja be egy PowerPoint-diát, nyomtassa ki, vagy küldje el e-mailben a főnökének az azonnali jelentéshez.

Tevékenységeken végzett munka megtekintése hálódiagramon

A nagy komplexitású projektekben a tevékenységek közötti kapcsolatokat ábrázoló hálódiagramok nagy segítséget nyújtanak az összefüggések megértésében. Ezeken a diagramokon a projektinformációk „klasszikus” formában, téglalapok és téglalapokat összekötő vonalak formájában jelennek meg.

Létrehozottérték-elemző jelentések tanulmányozása

A megtermelt érték egy hatékony nyomon követési és költségvetés-készítési funkció a Projectben, és nem kifejezetten bonyolult. A megtermelt érték segít az olyan kérdések megválaszolásában, mint például "a projektben eddig elvégzett munka mennyisége, mennyi pénzt kellett volna kitölteni?" vagy "befejezjük az időt?"

Projektinformációk áttekintése elegáns jelentéseken

Hatásos és testre szabható grafikus jelentéseket készíthet a projektek minden aspektusáról. Ha egy jelentést nem találna tökéletesnek, néhány másodperc alatt testre szabhatja.

Tevékenységek közötti kapcsolatok kiemelése

Bonyolultabb projektek esetén a Gantt-diagram sávokat tartalmazó felén nagyon sok elem zsúfolódhat össze, színes téglalapok és mindenfelé kanyargó vonalak átláthatatlan rendszerét produkálva. Ha vizuálisan szeretné rendezni ezt a feladatot, megjelenítheti a tevékenység elérési útját, amely kiemeli az egyetlen tevékenység megelőzőit és utódait (csak a Project 2013-es és újabb verzióiban érhető el).

Nézet nyomtatása

A Project nézeteit asztali nyomtatón, de akár rajzgépen is kinyomtathatja, ha például szeretné kifüggeszteni a falra, vagy egy tervezőasztalra helyezné.

2. lépés: A nézet finomhangolása

Oszlop felvétele egy nézetbe

A projektnézeteket különböző oszlopokkal bővítheti, hogy minden szükséges információ megjelenjen. A bizalmas adatok védelme érdekében el is rejthetők az egyes oszlopok.

Nézet időskálájának módosítása

Az időskála módosításával az óráktól kezdve akár évekig terjedő kisebb és nagyobb időegységeket lehet megjeleníteni. Arra is lehetőség van, hogy egy projekt ütemtervét ne naptári, hanem pénzügyi évek szerint jelenítse meg, vagy hogy a Gantt-sávok egy-egy egysége ne egy napot, hanem egy hónapot jelentsen.

Tevékenységek vagy erőforrások csoportosítása

Ha egy projektben a tevékenységek nagy száma már akadályozza az átláthatóságot, érdemes csoportosítani a tevékenységeket. A csoportosításra számos rendezési lehetőség kínálkozik – például prioritás, kényszertípus és készültségi állapot szerint is csoportosíthatók a tevékenységek.

A nézet kettéosztása

Néha nagyon hasznos két nézet együttes megjelenítése. Ha például a Gantt-diagram jelenik meg a képernyő felső felén, az alsó felén bepillanthat a fent kijelölt tevékenység részleteibe. A rutinos projektvezetők sokkal hatékonyabban végzik napi rutinfeladataikat a kettéosztott nézetekkel.

Projektinformációk rendezése tevékenységek, erőforrások és dátumok szerint

Az idő nagy részében a feladatok időrendi sorrendben jelennek meg. A projektek növekedése azonban hasznos lehet, ha a feladatokat betűrendben vagy erőforrás szerint rendezi.

Nézetek szűrése

Nem kell mindig feltétlenül a szokásos időrendi sorrendben nézni az információkat. A szűrési funkciókkal tetszőlegesen szervezheti őket.

Tevékenységek behúzása résztevékenységek és összegző tevékenységek kialakításához

A tevékenységek kihúzásával és behúzásával szemléltetheti a hierarchiájukat, és megadhatja, hogy milyen fázishoz vagy részfázishoz tartoznak.

Testre szabott beállítások felhasználása jövőbeli projektekben

Nem szeretné, hogy a testre szabott nézetei a hulladékra lépjenek. MegOszthatja őket másokkal, vagy mentheti őket sablonokként a jövőbeli projektekhez.

3. lépés: Projektadatok megtekintése más alkalmazásokban

Projektinformációk megtekintése SharePoint-webhelyen

Ha a projekteket SharePoint-feladatlistával szeretné szinkronizálni – a Project Server használata nélkül – itt találja a lehetőséget. A Project Professional segítségével beállíthatja a projekttel szinkronizált SharePoint-feladatlistát. A csapattagok megtekinthetik az ütemtervet, és frissíthetik a munkájukat a SharePointban, és látni fogja a változtatásokat a Projectben.

Projekt megtekintése PDF-dokumentumban

A PDF- vagy XPS-dokumentumokká alakított projektterveket bárkivel megoszthatja, akinek van számítógépe, még ha a Project nincs is telepítve rajta.

Excel-adatok importálása a Projectbe

Ha összetett projektje van az Excelben vagy egy adatbázisban, és Ön aggódik az adatcsuklás esetén a projekt Microsoft projectbe való áthelyezésekor, használja az importálás varázslót. Kezeli a szigorúbb projektek importálását.

Projektfájl mentése más formátumban

A Project támogatja a projektadatok exportálását az Excel és a Visio fájlformátumába, PDF formátumba, és számos más népszerű formátumba.

Vissza a projektvezetési útikalauzhoz

További segítségre van szüksége?

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×