A projekttervezés felhasználói céljához kapcsolódó ábra

A projektek tervezésének első lépéseihez nincs szükség a Microsoft Projectre.

A projekt céljával kapcsolatos első gondolatok rögzítéséhez célszerű inkább a Wordöt, az Excelt, a OneNote-ot vagy az Outlookot használnia.

Ha minden érintett támogatja a tervezett projekt mögött meghúzódó gondolatokat, akkor itt az ideje, hogy a Projecttel elkezdje megtervezni a tevékenységeket.

A Project útikalauza lapon további projektvezetési cikkeket talál.

Mindenekelőtt néhány projektvezetési tanács. . .

  • Biztosan projekt-e, amivel foglalkozik?    Fontos felmérni, hogy a tervezett tevékenységek vagy célok projektként valósíthatók-e meg. A projekteknek három jellemzője van:

    • Ez csak ideiglenes és egyedi    Egy gépjárműgyártó üzem megtervezése például projektjellegű feladat, mivel egyszeri tevékenység. A gépjárművek előállítása a gyárban azonban már nem projekt, hanem egy ismétlődő tevékenységsorozat.

    • Pontosan meghatározott termékekkel rendelkezik    A műszaki tartalom – vagy más néven az eredménytermékek köre – határozza meg a projektek fókuszát és célját. A projekt anyagi forrásait biztosító érintettek nem fogják értékesnek vagy megvalósításra érdemesnek tartani a projektet, ha nem tiszta a projekt műszaki tartalma és eredménye.

    • A kezdet és a vége    Befejezési dátum hiányában a befektetők és az egyéb érintettek nem fogják túlságosan nagyra értékelni a befektetésük árán elért eredményeket és előnyöket.

      Néhány példával is szeretnénk segíteni, hogyan mérhető fel, hogy egy feladat projektként valósítható-e meg:

Nem projektjellegű tevékenységek

Pontosan definiált projektek

Gépjárműgyártás

  • Gyártóüzem hatékonyságnövelő modernizálása

  • A gyártási létesítményekhez közelebbi karbantartóüzem létesítése

Versenyhelyzetből eredő kockázat csökkentése

  • Biztonsági szoftver cseréje

  • Hasonló iparágban tevékenykedő kockázatkezelési szakértő szerződtetése

  • Projektkorlátozások azonosítása    A korlátok, megszorítások vagy kényszerek a projektvezető választási lehetőségeit korlátozó tényezők a projektek tervezése és menedzselése során. A legtöbb projektnek három kényszere van:

    • Időbeli korlátok:    A fő termékek előállításának időigénye rendszerint kijelöli a projekt teljes időtartamát.

    • Korlátozott emberi és más erőforrások:    A projektvezetők általában korlátozott számú munkatársat vonhatnak be a projektekbe, vagy a projekt költségvetése korlátozott.

    • Eredménytermékek körével kapcsolatos korlátok:    Sokszor a projektcsapat kapacitása is egy korlátozó tényező a projektekben. Ha egy projektnek túl sok terméket kellene előállítania, nem biztos, hogy a kitűzött időkeretbe belefér minden szükséges tevékenység.

Egy-egy korlátozó tényező változása rendszerint a másik kettő változását is maga után vonja, és minőségbeli hatása is van. A projekt átfutási idejének csökkentése esetén például a projektvezető kénytelen átgondolni, az új keretek között hány munkatárs szükséges a termékek előállításához. Ha nem áll rendelkezésére elegendő mennyiségű humán erőforrás, a vezető különböző kompromisszumokra kényszerülhet, például csökkentenie kell a projekt műszaki tartalmát.

  • Fontos az érintettek mielőbbi azonosítása:    Nem sok rosszabb történhet egy projekttel, mint hogy rosszul mérik fel, kiket érint a legnagyobb mértékben a hatása, és hogy hogyan célszerű ezzel a csoporttal kommunikálni. Ha a projekt elején nem sikerül felismerni egy fontos érintettet, a teljes projekt leállhat, vagy éppen túllépheti a költségvetését, mivel a későn felismert érintett csak későn tudja kitűzni a projekttel kapcsolatos saját céljait, és közölni az általa várt módszereket.

1. lépés: Az első gondolatok feljegyzése

Az első gondolatok rögzítésének OneNote

A OneNote remek ötlet a jegyzetelésre, miközben az új projektjéről és az elérendő célokról gondolkozik. A jegyzetekhez leveleket, webes hivatkozásokat, videókat és előzetes terveket is mellékelhet.

Excel-adatok importálása a Projectbe

A projektek gyakran egy Excelbeli egyszerű listaként kezdik életüket. A lista növekedésével azonban az adatok a Projectbe importálhatók, ahol a tevékenységek hatékonyan rendszerezhetők és ütemezhetők.

A Microsoft 365 használata bármilyen PC-n a projekt jegyzeteléséhez bárhol

A projektteli tervekkel a projekttel Microsoft 365. Csak egy internetkapcsolattal rendelkező PC-re van szüksége, hogy bárhonnan és bármikor dolgozhasson dokumentumain a Word, az Excel, a PowerPoint és a OneNote teljes verzióiban.

Az Office Online használata böngészőprogramban

A munka Webes Office nélkül Microsoft 365. Mindössze egy Microsoft-fiókra van szüksége a Word, az Excel, a PowerPoint és a OneNote webes verzióinak használatához, amelyekben szintén rendszerezheti a projekttel kapcsolatos előzetes információkat.

Vissza a lap tetejére

2. lépés: Kommunikáció az érintettekkel

Beszámolás az előzetes tevékenységekről

Bárhol is jár a tervezésben, egy jó megjelenésű beszámoló segít elfogadtatni az érintettekkel a projekt eredménytermékeit.

Bekapcsolódás online értekezletbe

Ha személyesen nem tud találkozni az említett érintettekkel, szervezhet online értekezletet. Ezeken a projektterv megbeszéléséhez szükséges PowerPoint-diákat, Excel-munkalapokat és OneNote-jegyzeteket is megoszthatja a résztvevőkkel. A személyek az Microsoft Teams értekezleteken, akár úton, akár mobileszközükön is részt vehetnek az online értekezleteken.

Csevegés egy projektcsapat-taggal

Amikor a projekt ütemterve közben kérdések merülnek fel, cseveghet velük online a Teams.

Vissza a lap tetejére

3. lépés: A projekt létrehozása

Másolás és beillesztés a Wordből, az Outlookból vagy a PowerPointból a Projectbe

A Word, a Word, a Outlook és a PowerPoint a feladatlistát a vágólapra másolja, Project gyorsan elkezdheti az ütemezést. Project meg fogja tartani a tagolási struktúrát és a formázást (csak a 2013-as Project újabb verziókban).

Új projekt létrehozása másik projektből vagy sablonból

Az új projekthez választhat egy sablont, ami a tervezettekhez hasonló tevékenységekkel előre fel van töltve. Sok sablont iparági szakértők készítettek, így ezek jó kiindulási alapok lehetnek.

Excel-adatok importálása a Projectbe

Az Excelben elkezdett tevékenységlisták is importálhatók a Projectbe. A Project megőrzi a tevékenységek hierarchiáját és formázását.

SharePoint-feladatlista importálása egy projekt kezdeti terveként

A projektek gyakran feladatlistaként kezdik el a SharePoint nélkül is megosztható Project. Egy bizonyos méret felett azonban érdemes áttérni a Projectre.

Projektvezetői cél: Új projekt tevékenységeinek tervezése

Miután elindította a projektet a Project, elkezdheti a tevékenységek felvételét, rendszerezését, egymáshoz kapcsolását, személyek hozzáadását stb.

Vissza a projektvezetési útikalauzhoz

További segítségre van szüksége?

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Csatlakozás a Microsoft Insiderek

Hasznos volt az információ?

Mennyire elégedett a fordítás minőségével?
Mi befolyásolta a felhasználói élményét?

Köszönjük visszajelzését!

×