|
|
Az útmutató olyan helyzetekben nyújt segítséget, amikor egy projekt ütemezése módosult, és ennek következményeként túl későre került a befejezési dátuma. A befejezési dátum korrigálásához az azt leginkább befolyásoló tevékenységeket kell módosítani. Ezek a projekt kritikus útján elhelyezkedő tevékenységek. A Project útikalauza című lapon további projektvezetési útmutatókat talál. |
Mindenekelőtt néhány projektvezetési tanács
Az ütemterv módosításakor három tényezőt kell figyelembe vennie: a projekt költségét, a termékek hatókörét és az időt. Ezek gyakran háromszögként jelennek meg. A háromszög egyik pontját nem módosíthatja anélkül, hogy a többit befolyásolná.
Íme, néhány példa, hogy ez a tény milyen hatást gyakorol a projekt befejezési dátumára:
-
A befejezési dátum előbbre hozása esetén megnövekedhetnek a költségek, illetve csökkenhet a projekt műszaki tartalma.
-
Ha a projekt költsége semmiképpen sem módosítható, a projekt átfutási ideje megnövekedhet vagy műszaki tartalma lecsökkenhet.
-
A műszaki tartalom (az eredménytermékek számának) megnövelése a projekt átfutási idejének vagy – többleterőforrások bevonása esetén – költségének növekedését okozza.
Tanácsok a projektvezetéssel most ismerkedő szakemberek számára: Bármilyen körültekintően is tervez meg egy projektet, a problémák felbukkanása nem előzhető meg. Éppen ezért érdemes már a kezdetektől fogva figyelemmel kísérni a problémás területeket, mivel a kezeletlen helyzetek csak tovább romlanak.
Néhány alapvető lehetőség a projektek figyelemmel kísérésére és a problémák orvoslására:
-
A fontosabb tevékenységekre kell nagyobb hangsúlyt fektetni: Egyes tevékenységek fontosabbak a többinél, különösen a problémamegoldás során. Az ütemtervet leginkább befolyásoló tevékenységeket kritikus tevékenységeknek nevezik, és értelemszerűen ezekre kell a legnagyobb figyelmet fordítani.
-
Fontos a megfelelő projektnézet: A Project számos nézettel és jelentéssel nyújt segítséget a problémák azonosításában. Egyszerűbb projektek esetén a Gantt-diagramon is figyelemmel kísérhető a projekt befejezési dátuma. Nagyobb projektek esetén azonban már érdemes a varianciatáblázatokat és a megtermelt értéket összegző jelentéseket is elemezni.
-
Heti állapotjelentések: A heti állapotjelentések beszerzése a munkatársaktól néha problémássá válik. A haladás felmérésének legegyszerűbb módja a rendszeres heti státuszmegbeszélés. Az ennél gyakoribb adatgyűjtés a projekt előrehaladásáról gyakran kontraproduktívvá válik.
Tapasztalt projektvezetőknek szánt tanácsok: A rutinos projektvezetők is kerülhetnek olyan helyzetbe, amikor egy projekt szoros felügyeletet igényel, hogy ne lépje túl a költségvetését.
A projekt szponzora ráadásul havi rendszerességgel szeretne vezetői összefoglalót kapni a projektről.
Ilyenkor hasznos az alábbi néhány lehetőség a projektek figyelemmel kísérésére és a problémák orvoslására:
-
Alapterv készítése a projekthez: Az ütemterv kialakítását követően mentsen egy alaptervet. Az alapterv a projekt eredeti verziója, amit később összehasonlíthat a tevékenységek előrehaladásával (a projekt tényleges állapotával).
-
Fontos a megfelelő projektnézet: A Project számos nézettel és jelentéssel nyújt segítséget a problémák azonosításában. A projektek komplexitásának növekedése esetén azonban már érdemes a varianciatáblázatokat és a megtermelt értéket összegző jelentéseket is elemezni.
-
Heti állapotjelentések: A projektek komplexitásának növelésével párhuzamosan egyre kifinomultabb módszerekkel gyűjtheti be a heti állapotjelentéseket. A csapattagok egy SharePoint-feladatlistában rögzíthetik előrehaladásukat, amit aztán szinkronizálni lehet a Microsoft Projecttel. A Project Professional használata esetén a Project Web Appon keresztül is bekérhetők az állapotjelentések a csapattagoktól. A heti egyszerinél gyakoribb adatgyűjtés a projekt előrehaladásáról gyakran kontraproduktívvá válik.
-
A megtermelt érték elemzésének szerepe: A megtermelt értékekről készült elemzéssel könnyebben megállapítható, hogy a projekt jó úton halad-e.
A projektek figyelemmel kísérése
|
A csapattagoktól a tevékenységekkel kapcsolatban érkező friss adatok hasznosak a problémák azonosításához. Az előrehaladás a Gantt-diagramon gyorsan áttekinthető, azonban a kifinomultabb megtermeltérték-elemzési funkció is igénybe vehető. Ezzel az elemzéssel tisztábban látható, hogy a projekt a várakozások szerint halad-e. |
|
|
Ismerje meg, hogyan van ütemezve a projekt. Láthatja, hogy a tevékenységütemezés módosításai hogyan befolyásolják a projekt befejezési dátumát. |
|
|
Időnként érdemes megjeleníteni a projekt befejezési dátumát leginkább befolyásoló tevékenységeket. Az ütemezési problémák megoldását az ilyen tevékenységek vizsgálatával célszerű kezdeni. |
|
|
Használja bátran a Project különböző nézeteit és jelentéseit a problémák azonosítására és az ütemterv kiigazítására. |
|
|
Ha új alapokra szeretné helyezni a haladás figyelemmel kísérését, készíthet egy új alaptervet, hogy a jövőben ehhez hasonlítsa a haladást. |
|
|
Grafikus jelentések készítése és testreszabása a projekt előrehaladásáról. Tekintse meg ezeket a jelentéseket a Projectben, vagy exportálja őket más alkalmazásokba, például a PowerPointba, a Word vagy az Excelbe. |
|
|
A megtermelt érték segít megválaszolni a következőhöz hasonló kérdéseket: "A projektben eddig elvégzett munka mennyiségét tekintve mennyi pénzt kellett volna elköltenünk?" vagy "Időben befejezzük?" |
Problémák orvoslása
|
Olyan dátumot válasszon, amely az aktuális terv dátumánál korábbi dátummal kezdődik vagy fejeződik be. Ha ez a projekt egyik lehetősége, először próbálja meg módosítani a kezdési dátumot. |
|
|
A befejezési dátum megjelenítéséhez csökkentse a tevékenységek időtartamát. Győződjön meg arról, hogy csökkenti a kritikus tevékenységek időtartamát, amelyek a legnagyobb hatással vannak a projekt befejezési dátumára. |
|
|
Ha egyszerre túl sok feladaton kell dolgoznia egy-egy munkatársának, a Project erőforrás-hozzárendeléseket kisimító funkciójával egyenletesebben oszthatja el a feladatokat a csapattagok között. |
|
|
Egyetlen tevékenységet feloszthat, ha több olyan elemet tartalmaz, amelyeken különböző erőforrások egyidejűleg dolgozhatnak. Ha egy kritikus útvonalú tevékenységet különböző hozzárendelésekkel rendelkező elemekre bont, akkor előfordulhat, hogy megfelel a befejezési dátumnak. |
|
|
Ha van rá módja, újabb munkatársakat rendelhet a befejezési dátumot befolyásoló tevékenységekhez. |
|
|
Ha eltávolítja a személyeket a tevékenységekből, a projekt befejezési dátumát is behozhatja. Ha egy feladaton túl sok ember vagy nem megfelelő személyek dolgoznak, kommunikációs problémákat okozhatnak, amelyek növelhetik a feladat időtartamát. |
|
|
A projekt befejezési dátuma a munkatársak munkaidejét meghatározó naptárak módosításával is előbbre hozható. A naptárba rendkívüli munkanapokat vehet fel, illetve jelezheti, ha túlórázásra kéri a csapattagokat. |
|
|
A fórumban szakértői választ kaphat a Projecttel kapcsolatos kérdéseire. Az Answers.com portálon üzemelő Project fórumban tapasztalt felhasználók és a Projecttel kapcsolatos konzultációs szolgáltatásokat nyújtó tanácsadók várják, hogy segíthessenek. |
|
|
Ha módosította valaki munkarendjét vagy feladatai körét, közölje vele, hogy véletlenül se vesszenek el az információk. |
|
|
A projektekben minden módosítás időbeli, költségbeli vagy tartalombeli (terjedelembeli) hatással jár. A projektvezetőnek e tényezők között kell napról napra egyensúlyt teremtenie, hogy a projekt sikeres lehessen. A cikkben megismerkedhet a három tényező kezelési módjával. |
|
|
Ahogy a Project módosítja az ütemtervet, előfordulhat, hogy a tevékenységek váratlanul mozognak. Értse meg a nagy "Miért?" a Project hatékony ütemezési motorja mögött. |
