A Lync alkalmazásbeli értekezletek beállításakor, az értekezletekbe való bekapcsolódáshoz, illetve az előadói szerep betöltéséhez különböző beállítások használhatók. Ezek a gyakorlati tanácsok segítséget nyújtanak a feladatát megkönnyítő és az értekezletek során jobb élményt biztosító funkciók kihasználásában.
Lync alkalmazásbeli értekezlet beállítása
Az értekezlet ütemezése
-
A vállalaton belüli munkatársakkal folytatott szűkebb körű, alkalmi értekezletekhez használja az alapértelmezett beállításokat, ne módosítsa őket. Ne feledje, hogy az alapértelmezett beállításokkal bárki lehet előadó, és közvetlenül bekapcsolódhat az értekezletbe.
-
Ha az értekezlettel kapcsolatban konkrét követelmény van, például nagyméretű közönség, biztonságos adattovábbítás vagy külső ügyfelek jelenléte, mindenképpen módosítsa a beállításokat a követelményeknek megfelelő módon. További tudnivalókat a Lync-értekezletek beállításainak megadása című témakör tartalmaz.
Megjegyzés: Az értekezlet-résztvevők maximális száma 250.
-
Ha az értekezletnek személyes és online résztvevői egyaránt vannak, a Lync alkalmazásbeli értekezletet ülésteremben is levezetheti. Kattintson az Outlookban a Helyiségkereső elemre, és válasszon ki egy rendelkezésre álló üléstermet a kívánt épületben. Másik lehetőségként foglalja le külön a helyiséget, és aztán adja meg a helyiség adatait az értekezlet-összehívás Hely mezőjében.
Tartalék előadó kijelölése
Válasszon tartalék előadót arra az esetre, ha mégsem tudna csatlakozni, illetve ha késne. A tartalék előadó elindíthatja a felvételt, segítheti és kezelheti a közönséget, illetve figyelemmel kísérheti az értekezlet folyamán beküldött kérdéseket, hogy Ön az előadására tudjon koncentrálni. Ez különösen fontos nagyméretű értekezletek vagy események során.
A PIN kód megjegyzése
Legtöbbször nincs szükség PIN kódra, ha telefonon csatlakozik az értekezlethez. A rendszer közvetlenül bekapcsolja, és a száma megjelenik a résztvevők listáján. Ha viszont vezetőként vagy hitelesített hívóként szeretne betárcsázni, akkor a program kérni fogja PIN-kódját és/vagy munkahelyi számát vagy mellékét.
Megjegyzés: A hitelesített hívóként történő betárcsázás csak annyit jelent, hogy az értekezlet védett, ezért az értekezlethez való csatlakozás előtt Önnek azonosítania kell magát.
A PIN kódot célszerű a keze ügyében tartania, hátha szüksége lesz rá. Ha nem emlékszik a PIN kódra, kattintson az értekezlet-összehívásban az Elfelejtette a betárcsázási PIN kódját? lehetőségre, és utasításokat végrehajtva állítsa át a kódot.
Oktatási dokumentum vagy hivatkozás szerepeltetése az értekezlet-összehívásban
Ha olyan résztvevőket hív meg, akik nem ismerik a Lync használatát, az értekezlet-összehívásban elhelyezhet egy dokumentumot (vagy egy hivatkozást) a Lync használatáról, hogy a résztvevők még az értekezletbe való bekapcsolódás előtt könnyebben el tudjanak igazodni az értekezletfunkciók között.
Bekapcsolódás Lync alkalmazásbeli értekezletbe
-
Jelentkezzen be az értekezletre 10–15 perccel korábban, hogy legyen elég ideje a beállításokra és a hibaelhárításra, amennyiben szükséges.
-
Már az értekezlet előtt döntse el, hogy az értekezlet hangjához a számítógép eszközeivel (a Lync integrált hangjával és videójával) vagy a telefonjáról csatlakozik.
-
A számítógép hangjának használata esetén állítsa be a hang- és videoeszközöket, és ellenőrizze a minőséget. Használhatja a számítógép mikrofonját és hangszóróját, de mikrofonos fejhallgatót is csatlakoztathat. További tudnivalókat A Lync hangbeállításainak megadása, tesztelése és az esetleges hanghibák elhárítása című témakör tartalmaz.
-
Ha az értekezlet hangjához telefonon csatlakozik, használja ki a Lync Ezen hívjon funkciójának előnyeit. A Csatlakozás az értekezlet hangjához párbeszédpanelen jelölje be az Ezen hívjon választógombot, és adja meg azt a telefonszámot, amelyen a hívást fogadni szeretné. Ezt a funkciót használva nem kell beírnia az értekezlet azonosítóját vagy a PIN kódot.
-
A jobb hangminőség érdekében lehetőség szerint inkább mikrofonos fejhallgatót használjon, mint a számítógép mikrofonját és hangszóróit.
-
A hangminőség nagyban függ a hálózat állapotától. Vezetékes kapcsolatot használjon, és győződjön meg róla, hogy kikapcsolta a vezeték nélküli kapcsolatot a számítógépen.
-
Az értekezletbe való bekapcsolódás után némítsa el a mikrofonját, amikor nem beszél.
Bemutató tartása Lync alkalmazásbeli értekezleten
-
Kérje meg egy munkatársát, hogy Önnel együtt jelentkezzen be az értekezletre, és ellenőrizze az értekezlet hangjának és videoképének minőségét.
-
Ellenőrizze az értekezleten belüli beállításokat, hogy biztosan megfelelő módon kapcsolta be, illetve ki a közönségre vonatkozó funkciókat, például a résztvevők engedélyeit, a tartalom megtekintésére vagy a széljegyzetekre vonatkozó engedélyeket.
-
PowerPoint használata esetén:
-
A diacsomag ne legyen kb. 15 diánál nagyobb, használjon nagyobb (30 pont feletti) betűméretet, és a háttér legyen egyszerű, hogy ne vonja el a figyelmet.
-
A bemutatót töltse fel előre, és gyakorolja a diák közötti mozgást, illetve a jegyzeteket kezelő vezérlőelemek használatát. Fontos pontokat kiemelhet például lézermutatóval vagy bélyegzőkkel.
-
Támaszkodjon az előadói jegyzetekre, hogy könnyebben emlékezzen a mondanivalójára. További információt a PowerPoint-diák megosztása a Lync-értekezleteken című témakörben találhat.
-
-
Az asztal vagy program megosztása esetén:
-
Ne felejtse el, hogy programmegosztáskor a résztvevők csak azokat a programokat és fájlokat látják, amelyeket Ön megoszt. Ha másik programra vált, az nem lesz látható az értekezleten.
-
Ha a programok között váltania kell, használja az asztal megosztását.
-
Ha a Lync alkalmazásbeli értekezletben az Előnézet elemre kattint, megnézheti, hogy az asztal vagy program megosztásakor mit láthatnak a résztvevők.
-
A hallgatóságnak mondja el, hogy a megjelenítési területet nagyobbá tudják tenni, ha átváltanak teljes módra.
További tudnivalókat Az asztal vagy egy program megosztása Lync-értekezlet közben című témakör tartalmaz.
-
-
Hagyjon elég időt a kérdésekre, és mondja el a közönségnek, hogy kérdéseiket vagy megjegyzéseiket a csevegési területen írhatják be.
-
Amikor éppen nem beszél, némítsa el a saját hangját, és mindenképpen legyen tudatában annak, hogy miként tudja a résztvevőket szükség esetén elnémítani, illetve visszahangosítani akár a Lync alkalmazással, akár a telefon DTMF-parancsaival, ha telefont használ (a parancsok meghallgatásához nyomja le a tárcsázón a *1 gombot).
-
Az értekezlet elején emlékeztesse a résztvevőket arra, hogyan tudják saját hangjukat elnémítani, illetve visszahangosítani.
-
Az értekezlet levezetése tárgyalóban
Az értekezlet elkezdése előtt érdemes egy kis időt szánni a terem előkészítésére, hogy meggyőződhessen arról, hogy a Lync a terem hang- és videoeszközeinek a használatára van-e beállítva.
-
Csatlakoztassa hordozható számítógépét a kivetítőhöz, és ha szükséges, az ülésterem telefonjához.
-
Némítsa el a számítógép mikrofonját és hangszóróit, ha visszhangot tapasztal. Kérje meg a helyiségben tartózkodó többi személyt is, hogy ők is némítsák el mikrofonjaikat és hangszóróikat, ha be vannak jelentkezve a Lync alkalmazásba.
-
A számítógéphez csatlakoztathatja a terem telefonját, illetve használhatja a telefont is az értekezlet hangjába történő betárcsázáshoz.
-
Ha a terem kivetítőjét használja, csatlakoztassa a vezetéket a számítógéphez, és válassza ki a megfelelő megjelenítőeszközt. A billentyűzeten nyomja le a Windows billentyű + P billentyűkombinációt a megjelenítőeszköz aktiválásához, és válassza az alábbi lehetőségek egyikét:
-
Másolás – az asztalt a számítógép monitorán és a terem kivetítőjén is megjeleníti.
-
Kiterjesztés – kiterjeszti az asztalt a számítógép monitorára és a terem kivetítőjére is.
-
Csak kivetítő – az asztalt csak a kivetítőn jeleníti meg.
-
A Másolás beállítást javasoljuk, így monitorán és a terem kivetítőjén is követheti az értekezletet.
