Jelentés terjesztése

Kapcsolódó műveletek

• Jelentés küldése a levelezés parancs segítségével

• Jelentés exportálása mappába vagy SharePoint-dokumentumtárba

• Tudnivalók a Kimutatásközpont létrehozásáról a SharePointban

Jelentés küldése a levelezés parancs segítségével

A jelentések terjesztésének egyik leggyorsabb módja a levelezés parancs használata. Mindössze néhány egérkattintással az Access exportálja a jelentést, majd létrehoz egy új e-mailt, amelyben a fájl van csatolva.

1. A navigációs ablakban válassza ki az elküldeni kívánt jelentést.

2. Válassza a külső adat> e-maileklehetőséget.

3. Az objektum küldése másként párbeszédpanelen válassza ki a használni kívánt kimeneti formátumot (például PDF), majd kattintson az OK gombra.

   Megjegyzés:    Noha többféle formátumot is kiválaszthat, érdemes használni a PDF-fájlt, amely defacto vált, megőrzi az eredeti Access-jelentés elrendezését és formátumát, és beépített módszereket tartalmaz a lapok megjelenítéséhez és testreszabásához. nyomtatás. További információt az Adobe Reader telepítése és a PDF-nyomtatáscímű témakörben találhat.

   Az Access ekkor megnyit egy új e-mailt az Outlookban a mellékelt fájllal.

4. Írja be a címzettek e-mail -címét a címzett és a másolatot kap mezőbe, a Tárgy mezőbe írja be a leírást, valamint egy üzenetet az üzenet területén.

   Tipp:    Alapértelmezés szerint az ezzel a módszerrel küldött fájlt a program nem menti a számítógépre. Ha a számítógépen szeretné menteni a fájl egy példányát, kattintson a jobb gombbal a mellékletre a csatolt mezőben, és válassza a Mentés máskéntparancsot.

5. Válassza a Küldés gombot.

Megjegyzés:    A folyamat automatizálása érdekében használhatja a Adatbázisobjektumküldéseemailben makróművelet műveletet. Létrehozhat például egy makrót, amely az alábbi műveletek egyik sorával különböző felhasználókhoz küldheti el az e-maileket.

Vissza a lap tetejére

Jelentés exportálása mappába vagy SharePoint-dokumentumtárba

1. A navigációs ablakban jelölje ki az exportálni kívánt jelentést.

2. Válassza a külső adatforrások lehetőséget > a PDF vagy XPS formátumban a Közzététel PDF vagy XPS formátumban párbeszédpanelt.

3. Hajtsa végre a megfelelő műveletet:

   • Keresse meg a mappát a navigációs ablak használatával.

   • Keresse meg a SharePoint-webhelyet a navigációs ablakban a SharePoint elemre kattintva, vagy írja be a webhely URL-címét a képernyő tetején lévő cím mezőbe. Például:

     https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

     További információt a tartalmak keresése a SharePoint-kezdőlapon című témakörben talál.

4. A fájl típusa mezőben ellenőrizze, hogy a PDF -fájl típusa van-e kiválasztva.

5. A jelentés alapértelmezett nevének módosításához írjon be egy új fájlnevet a fájlnév mezőbe.

6. Ha az exportálás után azonnal meg szeretné nyitni a jelentést, jelölje be a fájl megnyitása a közzététele után jelölőnégyzetet.

7. Az optimalizálás errecsoportban végezze el az alábbi műveletek egyikét:

   • Ha optimalizálni szeretné a jelentést egy nagyobb, nagyobb felbontású (nyomtatásra javasolt) fájlhoz, válassza a normállehetőséget.

   • Ha optimalizálni szeretné a jelentést egy kisebb, kisebb felbontású (online közzétételhez ajánlott) fájlhoz, válassza a minimális méretlehetőséget.

8. Válassza a Közzététellehetőséget. Az Access létrehozza a fájlt. Ha úgy döntött, hogy az Access a közzététel után megnyitja a fájlt, az Adobe Reader megjeleníti a fájlt.

9. Ha menteni szeretné a művelet lépéseit úgy, hogy futtatni és ütemezni tudja ugyanezt a műveletet, jelölje be az exportálási lépések mentése jelölőnégyzetet:

   • Adja meg a lépések nevét és leírását.

   • Ha olyan Outlook-feladatot szeretne létrehozni, amely jövőbeli időpontban ütemezi az exportálási műveletet, jelölje be az Outlook-feladat létrehozása jelölőnégyzetet.

   További információt az Importálási vagy exportálási művelet mentése specifikációként című témakörben talál.

   Megjegyzés:    A folyamat automatizálásának másik módja, ha a ExportWithFormatting makróművelethasználatát használja. Létrehozhat például egy jól érthető fájlnevet a jelentés címe és az Exportálás dátuma alapján. Ezzel segít a felhasználóknak a megfelelő jelentés megkeresésében egy SharePoint-tárban vagy sok jelentés mappájában. Ehhez adja meg az alábbi kifejezést a kimeneti fájl argumentumban:

   =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

   Where RptQC5 a Report object name (Auto_Header0 a jelentés fejléce), a cím tulajdonság pedig a jelentés címe.

Vissza a lap tetejére

Tudnivalók a Kimutatásközpont létrehozásáról a SharePointban

Fontolja meg egy dedikált Kimutatásközpont létrehozását a SharePoint-dokumentumtárban, hogy a felhasználók könnyebben megtalálják a szükséges jelentéseket. Oszlopok hozzáadásával, az Accessből a tárhoz való csatolással és a dokumentumtárak nézetekkel való testreszabásával a felhasználók számára első osztályú felületet biztosíthat. Az alábbi lépésekkel elvégezheti az alapvető lépéseket.

Dokumentumtár létrehozása    A dokumentumtár olyan biztonságos fájl, amely egyszerűsíti az együttműködést. Hozzáadhat oszlopokat a tárakhoz, például kategóriákhoz, személyekhez vagy csoportokhoz, valamint számított oszlopokhoz, amelyeket ezután a nézetek és szűrők létrehozásához használhat.

További információt a Mi az a dokumentumtár? című témakörben talál.

Tár oszlopainak frissítése az Accessben    Ha a tárat az Accesshez csatolja, az Accessből frissítheti a dokumentumtárban lévő oszlopokat, hogy a felhasználók megtalálják a kívánt jelentéseket, és további információkat is megadhatnak.

További információt az adatok importálása, csatolása és áthelyezése a SharePoint szolgáltatásbacímű témakörben talál.

Rendezett és szűrt nézetek létrehozása    A jelentés e-mailben való elküldése helyett a dokumentumtár megfelelő nézetére mutató hivatkozást kell küldenie. Például:

• A nézetet növekvő sorrendbe rendezheti úgy, hogy a módosított oszlop először a legfrissebb jelentést jelenítse meg. További információért olvassa el a SharePoint-nézetek módosítása a rendezésselcímű témakört.

• Ha a JobFunction nevű tárban van egy választási lehetőség, a következő három értékkel: Lineworker, Foreman és felügyelő, hozzon létre külön nézeteket az egyes munkaköri szerepkörökhöz tartozó szűrési kifejezéseken alapulva:

  JobFunction is equal to Lineworker
  JobFunction is equal to Foreman
  JobFunction is equal to Supervisor
  

  Amikor a felettes nézetre mutató hivatkozást küld, és a felhasználó rákattint rá, a nézet a felügyelők konkrét jelentéseit jeleníti meg. Ha a tár nézet hivatkozását szeretné beolvasni, jelenítse meg a nézetet, majd másolja a vágólapra az URL-címet a címsorból.

• Ha a OurEmployees nevű tárban van egy személy oszlop, hozzon létre egy nézetet az általam függvényt használó szűrési kifejezés alapján, hogy csak az aktuális felhasználó jelentései jelenjenek meg:

  OurEmployees is equal to [Me]

  Ha a nézetre mutató hivatkozást küld, és a felhasználó rákattint rá, a nézet az adott felhasználóra vonatkozó konkrét jelentéseket jeleníti meg.

További információért olvassa el a SharePoint-nézetek módosítása és a listanézet szerkesztése a SharePointbancímű témakört.

Kijelzők csatlakoztatása modern lapon   Létrehozhat egy olyan modern lapot is, amely a felhasználó által a dokumentumtárban a dokumentumtárak kijelzőhöz való csatlakoztatása alapján jelenít meg egy fájlt. A felhasználók tallózhattak a jelentésekben, hogy megtalálják a kívántak közülük.

További információt a kijelzők használata SharePoint-lapokon és a kijelzők csatlakoztatása a SharePoint Online-bancímű témakörben találhat.

A Microsoft flow kiegyenlítő    A Microsoft flow segítségével automatizálhatja a tár használatát és kezelését. Letölthet például értesítéseket, küldhet napi emlékeztetőket, hozhat létre Planner-feladatot, és archiválhatja a lejárt fájlokat egy mappába.

A SharePoint kijelölt elemeihez hozzon létre egy Planner-feladatot a SharePoint-elemre mutató hivatkozással.

További információt az adatfolyam létrehozása listához vagy tárhoz a SharePoint Online-ban és a OneDrive vállalativerzióban című témakörben talál.

Vissza a lap tetejére