Közös munkavégzés és csoportlevelezés koordinálása webhelypostaláda használatával

Közös munkavégzés és csoportlevelezés koordinálása webhelypostaláda használatával

A szervezetek és a szervezetbeli csapatok e-mailben folytatott kommunikációja gyakran kusza és szerteágazó. Könnyen összekeveredhetnek a témák, elveszhetnek és észrevétlenül maradhatnak az információk, és a kommunikáció átláthatatlanná válhat. A webhelypostaládák segíthetnek a csapatok és a projektek levelezésének koordinálásában, és lehetővé teszik, hogy a levelezést egyetlen olyan helyen tárolja, ahol a csapat összes tagja hozzáférhet a teljes kommunikációhoz.

Fontos: A SharePoint webhely-postaláda funkcióját a rendszer az 2017 márciusban kezdődően elavultnak nyilvánítja. Ezt a funkciót teljes egészében eltávolítja a rendszer a jövőbeli kiadásokból. Az új SharePoint szervezeteknek már nincs hozzáférésük a webhely postaládája szolgáltatáshoz. A meglévő SharePoint szervezetek már nem hozhatnak létre új webhely-postaládákat. A március előtt üzembe helyezett és üzembe helyezett összes postaláda 2017 továbbra is működni fog.
A meglévő postaláda-webhelyeket egyMicrosoft 365-csoportba fogjuk áttérni a 2017 szeptemberében. Ha a SharePoint webhely-postaláda funkcióját használja, érdemes lehet Microsoft 365-csoportok úgy módosítani, hogy az e-mail-együttműködéssel kapcsolatos eseteket támogassa. További információt a webhely-postaládák helyett a Microsoft 365-csoportok használatacímű témakörben talál.

Megjegyzés: A webhely-postaláda funkció továbbra is támogatott marad, de a SharePoint Server 2019-ban, SharePoint Server 2016-ban, SharePoint Server 2013-ban és SharePoint Server 2010 termékekben. Az ügyfelek ajánlottak a megosztott postaládák felderítésére a webhely postaládáinak alternatívájaként.

A Fontos rovatok sávon kattintson a Postaláda hivatkozásra.

A Postaláda hivatkozás a Fontos rovatok sávon

A webhelypostaláda egy második, különálló üzenetlistaként és mappastruktúraként nyílik meg a személyes e-mail-fiókja mellett. A webhelypostaládába érkező és az abból kimenő e-maileket az összes olyan felhasználó láthatja, aki Közreműködő engedéllyel rendelkezik az adott SharePoint-webhelyen.

A webhelypostaláda beállítása

A webhelypostaládát hozzáadhatja az e-mailek címzettjeként, küldhet e-mailt a postaládából, illetve a kedvencei közé is felveheti. Ha szeretne webhelypostaládát hozzáadni a webhelyéhez, erről bővebben a Webhelypostaláda beállítása a levelezés kordában tartásához című témakörben olvashat. A webhelyen engedélyezve kell lennie a levelezésnek. Ha nincs engedélyezve, forduljon a rendszergazdájához.

Ha a webhelypostaládát is a címzettek közé helyezi egy fontos levelezési témában, akkor az információk egy példánya olyan helyen is meglesz, ahol a csapat összes tagja el tudja érni.

Adja hozzá a webhelypostaláda címét az e-mail Címzett, Másolatot kap vagy Titkos másolat mezőjéhez.

E-mail üzenet a Másolatot kap mezőben a webhelyfiók címével

A webhelypostaláda e-mail-címét hozzáadhatja a csapat által használt partnercsoportokhoz vagy terjesztési listákhoz is. Ily módon a fontos e-mailek automatikusan bekerülnek a csapat webhelypostaládájába.

Ha a webhelypostaládán keresztül ír és küld e-mailt, az e-mail feladójaként saját maga fog szerepelni.

A webhelyes összes, Közreműködő engedéllyel rendelkező felhasználója elérheti a webhelypostaládát, így akár több személy is dolgozhat együtt az e-mailek piszkozatain.

Üzenet írásához kattintson az Új e-mail parancsra.

A webhelyfiók Új levél gombja

Ekkor megnyílik egy új üzenet a webhelypostaládában.

Címek megadása egy e-mailben a webhelypostaládában

Ha használja az Outlook Kedvencek listáját, érdemes lehet a webhelypostaláda mappáit is hozzáadni a Kedvencek listához.

Az Outlookban kattintson a jobb gombbal egy webhely postaládája mappára, például a Beérkezett üzenetekmappára, és válassza a Megjelenítés a Kedvencek közöttparancsot. Ha a Kedvencek listájában két mappa van ugyanazzal a névvel (például két postaládában), az Outlook automatikusan hozzáadja a postaláda nevét a mappa nevéhez (például "Beérkezett üzenetek – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com"), így meghatározhatja, hogy melyik mappa melyik mappája.

Az Outlook Kedvencek listájáról bővebben A gyakran használt levélmappák megőrzése a Kedvencek között című témakörben olvashat.

Webhelypostaláda használata a csoportszintű együttműködéshez

A munkacsoportja a webhelypostaládával közösen dolgozhat a fontos e-mailek megírásán, illetve összegyűjtheti a webhelypostaládába a teljes csoport számára lényeges beszélgetéseket. A csoport tagjai a webhelypostaládán keresztül fontos dokumentumokat is biztonságosan megoszthatnak egymás között.

Miután beállított egy webhelypostaládát a webhelyen, létrejön egy új e-mail-fiók, amelynek neve megegyezik a webhely nevével. Tegyük fel, hogy a csoportwebhelye URL-címe a következő: http://contoso.sharepoint.com/HRCsoportWebhely. A webhelyhez kapcsolódó webhelypostaláda e-mail-címe ekkor a következő lesz: HRCsoportWebhely@contoso.sharepoint.com.

Kijelzőcsempe

A munkacsoportokban gyakoriak az e-mailekben folytatott beszélgetések. Ezekben a beszélgetésekben sokszor lehetnek olyan információk, amelyek idővel hasznos referenciaként szolgálhatnak. A beszélgetések leghasznosabb e-mailjeit továbbíthatja a webhelypostaládába megőrzés céljából. A webhelyen közreműködői engedéllyel rendelkező minden felhasználó megnyithatja a webhelypostaládát, és elolvashatja az üzeneteket. Így a dolgozók megnyithatják a webhelypostaládát, keresést futtathatnak az ott lévő e-mailekben, és megtalálhatják a kérdéses probléma előzményeit.

A csoportszintű e-mail-beszélgetések összegyűjtésére szintén jó módszer, ha a tagok felveszik a Másolatot kap mezőbe a webhelypostaláda e-mail-címét, amikor e-mailt küldenek a csoportnak. Partnercsoportba vagy terjesztési listába is felveheti a webhelypostaláda e-mail-címét, amely így automatikusan címzett lesz a csoport levelezésében.

E-mail üzenet a Másolatot kap mezőben a webhelyfiók címével

Ha a csoport dokumentumait SharePoint-webhelyen tárolja, a Webhelypostaláda app segítségével egyszerűen megoszthatja a dokumentumokat azokkal, akik hozzáféréssel rendelkeznek a webhelyhez.

Fontos: Amikor a felhasználók az Outlookban megnyitnak egy webhelypostaládát, látni fogják a webhely dokumentumtáraiban lévő összes dokumentum listáját. A webhelypostaládák ugyanazt a listát jelenítik meg minden felhasználó számára, ezért előfordulhat, hogy egyes felhasználók olyan dokumentumokat is látnak a listában, amelyekhez nincs hozzáférési engedélyük.

Exchange használata esetén a dokumentumok egy mappában is megjelennek az Outlookon belül, mely még inkább megkönnyíti a dokumentumok másoknak való továbbítását.

Dokumentum továbbítása a webhelyfiókból

Megjegyzés:  Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Hasznos volt ez az információ az Ön számára? Itt találja az eredeti angol nyelvű cikket.

További segítségre van szüksége?

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×