Kimutatásadatok beolvasása jelentésszűrő-elemenként

1. Győződjön meg arról, hogy a Kimutatás és kimutatásdiagram varázsló parancs a gyorselérési eszköztáron található. Ha nem látja, kövesse az alábbi lépéseket:

   Hol található a gyorselérési eszköztár?

   1. Kattintson az eszköztár melletti nyílra, majd a További parancsok lehetőségre.

   2. A Választható parancsok helye listában válassza a Minden parancs lehetőséget.

   3. A listában válassza a Kimutatás és kimutatásdiagram varázsló lehetőséget, kattintson a Hozzáadás, majd az OK gombra.

2. Kattintson a Kimutatás és kimutatásdiagram varázsló ikonra a gyorselérési eszköztáron.

3. A varázsló 1. lépés lapján válassza a Külső adatforrás lehetőséget, majd kattintson a Tovább gombra.

4. A varázsló 2. lépés lapján kattintson az Adatok lekérése elemre.

5. Csatlakozás adatforráshoz.

   További információ az ODBC-adatforrásokhoz való csatlakozásról: Külső adatok lekérése a Microsoft Query használatával.

6. A varázsló 3. lépés lapján kattintson az Elrendezés elemre.

7. Az Elrendezés párbeszédpanelen húzzon egy vagy több mezőt a Jelentésszűrő területre.

8. Minden jelentésszűrő mező esetében tegye a következőket:

   1. Kattintson duplán a mezőre.

      Megjelenik a Kimutatásmező speciális beállításai párbeszédpanel.

   2. Ha csak naprakész adatokat szeretne lekérni az adatforrásból minden alkalommal, amikor új elemet választ ki egy jelentésszűrőben, kattintson a Külső adatforrás lekérdezése elemre az egyes jelentésszűrő mezőelemek kiválasztásakor (kevesebb memóriát igényel).

      Ha meg szeretné akadályozni, hogy egy jelentésszűrő mező átkerüljön a Sorfeliratok, Oszlopfeliratok vagy Értékek területre, jelölje be a Mező kimutatásának letiltása (ajánlott) jelölőnégyzetet.

      Ha vissza szeretne térni az alapértelmezett művelethez, és minden alkalommal lekéri az összes adatot az adatforrásból, amikor új elemet választ ki egy jelentésszűrőben, kattintson a Külső adatok lekérése az összes jelentésszűrő mezőelemhez (gyorsabb teljesítmény) elemre.

A kimutatásszűrőt úgy konfigurálhatja, hogy a kimutatás adatforrásából kérje le a kijelölt adatokat a Kimutatás és kimutatásdiagram varázsló Kimutatásmező speciális beállításai párbeszédpaneljén. Alapértelmezés szerint a Microsoft Office Excel lekéri egy kimutatás összes forrásadatát, amely a jelentés létrehozásakor vagy frissítés kiszűrt (és így a jelentésben nem megjelenített) adatokat is tartalmazza. Ha úgy konfigurál egy jelentésszűrőt, hogy csak a szűrőben megadott elem adatait kérje le, igény szerint kisebb mennyiségű adatot is lekérhet. Minden alkalommal, amikor egy másik elemet jelenít meg a szűrőben, a rendszer csak az új elem adatainak részhalmazát kéri le. Tetszőleges számú jelentésszűrőt konfigurálhat, majd szükség szerint alkalmazhatja őket.

A teljesítményre való hatással

Ha egy jelentésszűrő úgy van konfigurálva, hogy egy vagy több (de nem az összes) elem adatait kérje le, a teljes adatkészletet összegző (mind) elem nem érhető el (halványan), és a Jelentésszűrő lapok megjelenítése parancs (a Beállítások lap Kimutatás csoportjában, a Beállítások gomb melletti nyílra kattintva) szintén nem érhető el. Minden alkalommal, amikor egy másik elemet választ ki, kevesebb adatot kér le, de még várnia kell az adatok lekérésére. Ha a számítógép kapcsolata megszakad a külső adatforrással, addig nem választhat másik elemet, amíg újra nem tud csatlakozni az adatforráshoz. Ezzel a beállítással azonban sokkal nagyobb mennyiségű adattal dolgozhat, mint egyébként.

Ha az összes elem összes adatát lekéri, a kezdeti adatlekérési művelet hosszabb időt vehet igénybe, de ezt követően késedelem nélkül kijelölhet új elemeket a jelentésszűrőben, mert minden szükséges adat be van töltve a számítógép memóriájába. A teljes adatkészlet összegzését úgy is megnyithatja, hogy kijelöli az (Összes) elemet, és átrendezi a jelentést, hogy más területeken is használhassa a jelentésszűrőket. Az (Összes) lehetőség a legsokoldalúbb lehetőséget biztosítja, ha a lekérendő adatok teljes mennyisége a számítógép rendelkezésre álló memóriakorlátján belül van.

Jelentésszűrők áthelyezése

Ha egy olyan jelentésszűrőt húz, amely úgy van konfigurálva, hogy az összes elem összes adatát egy másik helyre kérje le, például ha sorfeliratként próbálja beállítani, az Excel megpróbálja lekérni az összes elem adatait, és elfogyhatnak a számítógépes erőforrások. Azonban megakadályozhatja, hogy egy felhasználó ezt tegye. További információ: Jelentésszűrő adatainak lekérése az egyes elemekhez vagy az összes elemhez.

Elemek adatainak lekérése, ha nem érhető el jelentésszűrő

Ez a funkció a következő esetekben nem használható:

• A OLAP-adatbázisokból származó forrásadatokon alapuló jelentések igény szerint automatikusan lekérdezik az adatokat, ezért ne használja ezt a funkciót.

• A kimutatás megosztja az adatgyorsítótárat egy vagy több más kimutatással.

• A lekérdezett külső adatbázis ODBC-illesztője nem támogatja a paraméteres lekérdezéseket. A Microsoft Office-szal biztosított ODBC-illesztőprogramok mind támogatják a paraméteres lekérdezéseket. Kapcsolatba léphet külső illesztőprogram-szállítókkal annak megállapításához, hogy az illesztőprogramok rendelkeznek-e ezzel a támogatással.