Találkozók, tervek és költségvetések – mindez egyszerű a Microsoft 365-el

Miért érdemes csoportokra frissíteni a terjesztési listákat az Outlookban

A szervezetek évek óta a terjesztési csoportokra alapozták úgy a vállalaton belüli, mint azon kívüli csoportokkal való kommunikációjukat és együttműködésüket. Most azonban az Outlookban Microsoft 365 csoportok hatékonyabb megoldást kínálnak az együttműködésre.

Tipp: Ha azokról a csoportokról keres tájékoztatást, amelyek segítségével több partnernek – például ismerősei egy csoportjának – küldhet e-mailt az Outlookban, a Partnercsoport vagy terjesztési lista létrehozása az Outlookban című cikkben talál tájékoztatást.

Mit nevezünk Microsoft 365 csoportnak?

HaMicrosoft 365 csoportot hoz létre az Outlookban, kiválaszthatja azokat a személyeket, akikkel együtt szeretne dolgozni, és egyszerűen állíthat be erőforrásokat azok számára, akiket meg szeretne osztani. Nem kell azzal foglalkoznia, hogy manuálisan kiossza az engedélyeket mindegyik erőforráshoz, mert a tagok felvételével a csoportba automatikusan engedélyezi számukra a csoport által biztosított eszközök használatát.

A további erőforrások közé tartoznak az alábbiak:

  • Megosztott postaláda – Ahol a hagyományosan a terjesztési listákban folytatott kommunikáció zajlik. Ez a megosztott postaláda teljesen kereshető, így a csoport üzeneteinek élő archívumaként használható. A csoport új tagjai kereshetnek vagy visszagörgethetnek az előzményekben, hogy gyorsan megtalálják a csoportban korábban közzétett információkat. További információ: Csoportos beszélgetés az Outlookban.

    Tipp: Ha a felhasználók továbbra is meg szeretnék jeleníteni a csoportos üzeneteket a személyes postaládájukban (ahogyan a terjesztési listák esetén tették), mindössze annyit kell tenniük, hogy az Outlook menüszalagján a Tagság gombra kattintva feliratkoznak a csoportra.

  • Megosztott fájlok tára – Csoportja rendelkezik egy SharePoint-fájltárral, hol a felhasználók tárolhatják, megoszthatják és közösen használhatják a dokumentumokat, munkafüzeteket, bemutatókat, képeket és mindenféle más szükséges fájlt. Lásd: csoport fájljainak megosztása.

  • Megosztott naptár – Csoportja kap egy megosztott naptárt, hogy a csoporttal kapcsolatos eseményeket közzétehessék. A csoportra feliratkozott minden tag automatikusan meghívást kap a naptárban közzétett eseményekre, így ha szeretnék, azok az események is megjelennek a személyes naptáraikban. Lásd: értekezlet ütemezése egy csoportos naptárban az Outlookban.

  • Megosztott OneNote-jegyzetfüzet – A csoportnak automatikusan a rendelkezésére áll egy megosztott OneNote-jegyzetfüzet, ahol a csoporttagok összegyűjthetik és közösen használhatják az információkat. Számos csoport a jegyzetfüzet segítségével hoz létre egy, a gyakori kérdéseket és egyéb forrásokat tartalmazó élő wikilapot.

  • Vendéghozzáférés – Korábban is felvehetett külső partnereket a terjesztési csoportokba, de mindössze e-maileket kaphattak. A csoportokkal vendéghozzáférést nyújthat az e-mail-beszélgetésekhez, fájlokhoz, sőt a megosztott OneNote-jegyzetfüzethez. Lásd: vendégek hozzáférése a Microsoft 365-csoportokban.

  • Az Outlookban a tartalom a betekinthető – a csoportok alapértelmezés szerint nyilvánosak, ezért a szervezet tagjai egyszerűen felfedezhetik és csatlakozhatnak a csoport anyagaihoz, illetve ellenőrizhetik azt. Ha a csoport tartalma érzékenyebb, a csoportot magánjellegűre válthatja, ami elrejti a nem tagok tartalmát, és a csoport tulajdonosának jóvá kell hagynia a csatlakozásra vonatkozó kérelmeket.

  • Önkiszolgáló létrehozás – Az IT-részlegnek nem kell a felhasználók csoportlétrehozási kéréseivel az időt töltenie. A felhasználók szükség szerint létrehozhatják a saját csoportjaikat. Ha szeretné szabályozni, hogy a szervezet mely felhasználói hozhatnak létre csoportokat, lásd: kik hozhatnak létre Microsoft 365-csoportokat.

A fentiekben csupán néhány funkciót ismertünk meg azok közül, amelyeknek köszönhetően a terjesztési csoportoknál sokkal hatékonyabb megoldást jelentenek a csoportok.

A csoportok felügyelete

aMicrosoft 365 számos hasznos eszközt és lehetőséget kínál a csoportok könnyebb kezeléséhez és felügyeletéhez. Az egyes előnyökről az alábbi címsorokra kattintva olvashat bővebben.

A címtár felügyelete minden rendszergazda számára fontos. Az alábbiakban felsoroljuk az alábbi eszközöket, amelyekkel egyszerűbben elvégezheti a Microsoft 365 t:

  • Elnevezési szabályok – Az elnevezési szabályok segítségével megadhatja, hogy melyek az elfogadható és elfogadhatatlan nevek a csoporthoz. Ezzel megelőzhető, hogy a felhasználók profán vagy tiltott neveket adjanak a csoportoknak. Emellett előírhatja a vállalat szokásos elő- vagy utótagjának használatát a csoportnevekben.

    Dinamikus tagság – A dinamikus tagság lehetővé teszi a csoporttagság beállítását szabály alapján, amely az Active Directoryban szereplő metaadatok (például részleg vagy szerepkör) alapján vesz fel vagy távolít el csoporttagokat. A dinamikus tagság létrehozásáról a Speciális szabályok létrehozása attribútumok használatával című témakörben talál további információt.

  • Rejtett tagság – Ha bizonyos okokból szeretné a csoport tagságát bizalmasan tartani (mert például a tagok diákok), elrejtheti a tagságot a külső felek elől.

  • Engedélyek létrehozása – Előfordulhat, hogy a szervezetében bizonyos személyeknek nem szeretné engedélyezni új csoportok létrehozását. Számos módszer áll rendelkezésére a létrehozási engedélyek kezelésére a címtárában. Lásd: a Microsoft 365-csoport létrehozásának kezelése.

  • Naplók – több megbízhatósági jogosultságot biztosíthat a felhasználóknak, hogy csoportokat hozzanak létre, és a csoporttagság kezelését is lehetővé tegyék, mert a Microsoft 365 csoportok naplózásával nyomon követheti, hogy ki vagy törölt egy adott csoportot, illetve módosította a csoport tagságát. Lásd: Keresés a naplóban a Microsoft 365 biztonsági & megfelelőségi központban.

A Kézbesítés kezelése funkció több módszert biztosít annak kezeléséhez, hogy a csoport hogyan küldjön vagy fogadjon üzeneteket. Emellett az adott üzenetek áramlásának figyelésére is tartalmaz eszközöket.

  • Küldés mint vagy Küldés más nevében – Ezek a beállítások lehetővé teszik adott felhasználóknak e-mailek küldését, mintha a csoport tagjai lennének, illetve a csoport nevében küldenék.

  • Feladókorlátozások – Ezek a beállítások lehetővé teszik, hogy szabályozza, ki küldhet üzeneteket a csoportnak. A csoport beállítható az e-mailek engedélyezésére külső felektől, de előfordulhat, hogy ezt szeretné adott külső felekre korlátozni.

  • Külső felhasználó támogatása – A vendégek meghívásával a csoportba felveheti őket a csoport e-mail-beszélgetéseibe. Lásd: vendégek hozzáférése a Microsoft 365-csoportokban.

  • Átviteli szabályok – Az átviteli szabályok az Exchange-kiszolgálóhoz hasonlóan a csoportok esetén is működnek. A szabályok segítségével megkereshet adott feltételeket teljesítő üzeneteket, majd műveleteket hajthat végre az üzeneteken.

  • E-mail-tippek – Az e-mail-tippek a felhasználóknak üzenetírás közben megjelenő tájékoztató üzenetek. Ezek segítségével csökkenthető a sikertelen kézbesítésekről szóló jelentések száma, mivel a felhasználót lehet figyelmeztetni, ha az üzenetet valószínűleg külső partnereknek küldi, illetve túllépi az üzenetekre vonatkozó kvótákat.

  • Több proxykiszolgálói cím – A csoportoknak a felhasználói postaládákhoz hasonlóan több aliase is lehet. A további proxykiszolgálói címek hasznosak lehetnek a többi aliascímre küldött üzenetek fogadásakor, mivel megkönnyítik a hosszú vagy nehezen kiejthető nevű csoportok elérését. Lásd: több tartomány támogatása a Microsoft 365-csoportok számára – rendszergazdai Súgó

  • Maximális küldési/fogadási méret – E kvóták segítségével csökkenthető a csoport fogadási (vagy küldési) hibája a nagy méretű üzenetek esetén a tárolási és sávszélesség-követelmények jobb kezelése érdekében.

aMicrosoft 365 segítséget nyújt a csoportban megosztott tartalmak típusának kezelésében.

  • Használati útmutatók : megadhatja a Microsoft 365-csoportokra vonatkozó használati útmutatót, így a felhasználókat olyan gyakorlati tanácsokkal oktathatja, amelyek megkönnyítik a csoportok hatékonyságát és a belső tartalmi irányelveken való nevelést.

  • Adatosztályozás – testreszabható adatosztályozási rendszert hozhat létre Microsoft 365 csoportok számára, amely lehetővé teszi a csoportok házirend szerinti elkülönítését (például "nem besorolt", "Vállalati bizalmas" vagy "szigorúan titkos"). Ebben a módon a csoportok a szervezet más tartalmainak házirendjeit is mutathatnak. A bővíthető házirend lehetővé teszi, hogy a szervezet olyan végpontot konfiguráljon, amely a csoport létrehozásakor vagy módosításakor jelenik meg, és a csoportok létrehozására vagy módosítására szolgáló saját házirendeket is végrehajthatja.

Változáskezelés

A felhasználók időnként nem örülnek a változásoknak, ezért fontos ismertetni a terjesztési listáin még megtalálható tagokkal, hogy mi várható. Az alábbi információkat érdemes szerepeltetni az üzenetben, néhány hasznos válasszal együtt:

Mik a csoportok az Outlookban?

az OutlookbanMicrosoft 365 csoportok egyetlen együttműködési megoldást biztosítanak a csoportok és csoportok számára, amelyekkel megoszthatja a beszélgetéseket, a fájlokat, a naptárakat és a jegyzeteket olyan módon, hogy könnyen megtalálhatók.  Valószínűleg az egyedüli jó megoldás, hogy a csoport Beérkezett üzenetek mappája tárolja a vitafórumok előzményeit, megkönnyítve ezzel a keresést a korábbi vitafórumokban.

Miért módosítjuk ezt?

A felhasználók gyakran kérték, hogy lehessen keresni a terjesztési listákon közzétett üzenetekben, hogy megtalálják a múltban megvitatott kérdéseket. A terjesztési listák csoportokra frissítése azt jelenti, hogy a felhasználóknak nem kell megkérdezniük és megválaszolniuk ugyanazokat a kérdéseket újra meg újra.

Az új csoport tartalmazni fog egy naptárt a csoporteseményekhez, egy megosztott fájlak tárát és egy OneNote-jegyzetfüzetet, ahol együttműködhetünk és a jövőbeli hivatkozás céljából összegyűjthetjük az információkat.

Kell bármit tennem a csoporthoz való csatlakozáshoz, ha már a terjesztési lista tagja voltam?

Nem. Ha a terjesztési lista tagja volt, automatikusan az új csoport tagja lesz.

Hogyan érem el az új csoportot az Outlookban? Mi a helyzet a Webes Outlookkal?

Ha el szeretné érni az új csoportot az Outlookban, egyszerűen keresse meg a Csoportok kategóriát a bal oldalon a navigációs ablak alján. Ha gyakran használja ezt a csoportot, érdemes a jobb gombbal kattintani, majd a Megjelenítés a kedvencekben parancsra kattintva kedvencként rögzítenie azt.

Emellett a mobil ügyfélprogramok minden mobil platformon (iOS, Android stb.) ingyenesen elérhetők a Microsoft 365 csoportok számára, így útközben is könnyedén elérheti a csoportot.

Tudok továbbra is e-mailezni?

Igen, természetesen. A terjesztési listához használt e-mail-alias a csoporthoz is működni fog az Outlookban.

Továbbá…

Ne feledje el tájékoztatni őket erről a módosításról, és hogy kihez fordulhatnak a további kérdésekkel.

A terjesztési listák áttelepítése

Készen áll a terjesztési lista csoportra frissítésére? Lásd: terjesztési listák áttelepítése a Microsoft 365-csoportokba – rendszergazdai Súgó.

Mik a következő lépések?

Miután frissítette a terjesztési csoportot egyMicrosoft 365-csoportba, néhány utólagos feladatot is el kell végeznie ahhoz, hogy zökkenőmentes legyen.

  • Utókövetés a felhasználókkal – A frissítés befejezését követően azonnal kérdezze meg őket, majd néhány nap elteltével újból. Ha úgy látják, hogy figyel rájuk, és válaszol a felmerülő kérdéseikre, hosszú távon biztosíthatja, hogy elégedettek legyenek és megbarátkozzanak a módosítással.

  • Az előjegyzési jelentések figyelése – a Microsoft 365 felügyeleti portál néhány jó jelentést tartalmaz, amelyekből megtudhatja, hogy hány felhasználó használja a csoportot, milyen gyakran és milyen funkciókat használ. Ezek a jelentések segítenek az utókövetés és a felhasználói képzés megtervezésében, valamint kiemelik, hogy a felhasználók számára milyen területen használható a legjobban az új csoport. Lásd: tevékenységi jelentések a Microsoft 365 felügyeleti központjában.

  • A tapasztalatok megosztása – Tájékoztassa a többi csapatot a vállalatnál arról, hogy frissítette a terjesztési csoportot, és hogy milyen lépéseket tett annak érdekében, hogy sikeres legyen! Az információk megosztásával segíti a többi csapatot abban, hogy kövessék a példáját, és ők maguk is sikeresen frissítsenek.

Lásd még

Kérdései vannak Microsoft 365 csoportokkal kapcsolatban?

Keresse fel a Microsoft 365-csoportok Tech közösségét.

Hallgatunk

Ezt a cikket legutóbb október 16- án frissítettük, 2020 a visszajelzések eredményeként. Ha úgy találja, hogy hasznos információkat vezetett be, és különösen akkor, ha nem, kérjük, kattintson az alábbi visszajelzési vezérlőkre, és küldjön nekünk konstruktív megjegyzéseket, hogy továbbra is javítsa azt. Köszönjük!

További segítségre van szüksége?

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×