Minden, amit a jóváhagyási munkafolyamatokról tudni érdemes

Minden, amit a jóváhagyási munkafolyamatokról tudni érdemes

SharePoint munkafolyamatok segítségével automatizálhatja üzleti folyamatait, és egységesebb és hatékonyabbá teszi őket. A Jóváhagyási munkafolyamat lehetővé teszi, hogy a dokumentumban tárolt dokumentumokat és egyéb elemeket SharePoint egy vagy több személyekhez irányíthatja jóváhagyásra.

Megjegyzés: A SharePoint 2010-munkafolyamatok 2020. augusztus 1- óta megszűntek az új bérlőkre és 2020. november 1-jén megszűntek a meglévő bérlői webhelyekről. SharePoint 2010-munkafolyamatok használata esetén azt javasoljuk, hogy az áttelepítést a Power Automate szolgáltatásra vagy más támogatott megoldásokra ajánljuk. További információt a SharePoint 2010-munkafolyamatok nyugdíjba vonulása a SharePoint 2010-ben.

További információ: A SharePointban található munkafolyamatok.

Fontos: Alapértelmezés szerint a Jóváhagyási munkafolyamat nincs aktiválva, és nem szerepel a társítási űrlap Munkafolyamat-sablon kiválasztása listájában. A webhelycsoportot csak akkor teszi elérhetővé, ha a webhelycsoport szintjén a webhely rendszergazdája aktiválja őket. A Munkafolyamatok szolgáltatás aktiválásához > webhelycsoport-szolgáltatások > webhelycsoport-beállításokat. Ezenkívül SharePoint 2013 munkafolyamat-sablonokat is biztosít a SharePoint 2010 alapján. Hasonló logikát SharePoint 2013 munkafolyamat létrehozásához használja a SharePoint Designer 2013.

Ha mindössze egy Jóváhagyási munkafolyamat-feladatot kell végrehajtania,    Csak görgessen le a Complete (Kész) szakaszig, és bontsa ki. Előfordulhat, hogy jelenleg nincs szüksége egyik másik szegmensre sem.

A kézi végrehajtás és az automatizált munkafolyamat összehasonlítása

SharePoint munkafolyamatok:

  • Hatékony és konzisztens    A Jóváhagyási munkafolyamat automatikusan továbbítja a dokumentumot vagy elemet, véleményezéshez rendeli hozzá a feladatokat, nyomon követi azok előrehaladását, és szükség esetén emlékeztetőket és értesítéseket küld. A munkafolyamatokban egy központi állapotlapon figyelheti és módosíthatja a tevékenységeket, a munkafolyamat-futtatás eseményeinek előzményei pedig a befejezést követően 60 napig megmaradnak.

  • Kevesebb munka az Ön számára    A Jóváhagyási munkafolyamat időt és problémát is megtakarít Önnek és munkatársainak, és ezzel egyidejűleg leegyszerűsíti és egységesebbé teszi a jóváhagyási folyamatot.

Az alábbi ábra a Jóváhagyási munkafolyamat egy nagyon egyszerű verzióját ábrázolja.

Egy egyszerű Jóváhagyás munkafolyamat folyamatábrája

A jelen cikkben található információk tíz kibontható szegmensben jelennek meg.

Kattintson ide néhány tippért, hogy a legtöbbet kihozni ebből a cikkből

Ha mindössze egy Jóváhagyási munkafolyamat-feladatot kell végrehajtania,    Csak görgessen le a Complete (Kész) szakaszig, és bontsa ki. Előfordulhat, hogy jelenleg nincs szüksége egyik másik szegmensre sem.

Munkafolyamatok hozzáadása, indítása, figyelése és karbantartása    Ha még nem ismeri ezeket a feladatokat, hasznosnak találhatja, ha végigjátszja ezt a szakaszokat a munkafolyamat első tervezésekor és hozzáadásakor, a szegmensek szerint. Ha már ismeri az információkat és a cikk elrendezését, egyenesen arra a szegmensre mehet, amely a visszakeresések során szükséges.

Tartalom-jóváhagyás és közzététel jóváhagyása    Előfordulhat, hogy vannak listái vagy tárai, amelyekben az új elemeket és/vagy az aktuális elemek új verzióit ellenőrizni szeretné a tartalom pontossága, illetve az alakjuk és stílusuk megfelelősége alapján, mielőtt mindenki számára láthatóvá válik, aki hozzáfér a listához. Az ilyen típusú véleményezést tartalom-jóváhagyásnak nevezzük, és egy Jóváhagyási munkafolyamattal szabályozhatja egy lista vagy tár tartalom-jóváhagyását. (Egy nagyon hasonló közzététel-jóváhagyási munkafolyamat is elérhető, amely kifejezetten a weblapokat közzétevő SharePoint-webhelyeken való használatra készült.)

Egy szó a cikk nyomtatásával kapcsolatban    Ez egy hosszú cikk. Ha csak a kijelölt szegmenseket szeretné kinyomtatni, győződjön meg arról, hogy nyomtatáskor csak ezek a szegmensek vannak kibontva. (Ha a teljes ábrát is bele szeretné foglalni a nyomtatott példányba, nyomtatáskor ne álló, hanem fekvő tájolást nyomtassa.)

És egy szó a keresésről    Mielőtt bármilyen szövegre vagy kifejezésre keres a cikkben, győződjön meg arról, hogy az összes olyan szegmens ki van bontva, amelyben keresni szeretne.

A jóváhagyási munkafolyamat egy SharePoint-szolgáltatás, amely egy SharePoint-listában vagy -tárban tárolt dokumentumot vagy más elemet egy vagy több személyekhez a jóváhagyás vagy elutasítás céljából ad. A munkafolyamat automatizálja, leegyszerűsíti és szabványosítja a teljes folyamatot.

Egyszerű jóváhagyási munkafolyamat folyamatábrája

A SharePoint-termékek alapvető jóváhagyási munkafolyamata sablonként működik. Ezzel a sablonnal több jóváhagyási munkafolyamatot is hozzáadhat a webhelyéhez. Minden egyes hozzáadt munkafolyamat az alapvető jóváhagyási munkafolyamat egyedi verziója, amelyek mindegyikének saját speciális munkaműveleti módja van a hozzáadáskor megadott beállítások alapján.

A szegmens szakaszai

  1. Mire jó egy jóváhagyási munkafolyamat?

  2. Mire nem képes egy jóváhagyási munkafolyamat?

  3. Ki használhatja az ilyen típusú munkafolyamatokat?

  4. Hogyan tervezze meg, vegye fel, futtassa és tartsa karban ezt a típusú munkafolyamatot?

1. Mit tehetek számomra a jóváhagyási munkafolyamatok?

  • Amikor először ad hozzá egy Jóváhagyási munkafolyamatot a listához, tárhoz vagy webhelycsoporthoz, megadhatja, hogy hány résztvevőt vegyen fel, és jelezheti, hogy a feladatukhoz (sorozatban) vagy egyszerre hozzá vannak-e rendelve (párhuzamosan). Akár azt is eldöntheti, hogy a résztvevők feladatait két vagy több különálló szakaszra osztja-e fel, valamint megadhat egy végső dátumot és/vagy az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges időt. Minden alkalommal, amikor manuálisan indítja el a munkafolyamatot egy elemen, módosíthatja ezen beállítások bármelyikét.

  • A munkafolyamat minden egyes résztvevőnek hozzárendel egy feladatot. Az egyes résztvevők számos lehetséges válasz közül választhatnak: az elem jóváhagyásához vagy elutasításához, az elem változtatásának kérése, a feladat ismételt hozzárendelése, illetve a feladat megszakítása vagy törlése.

  • A munkafolyamat futtatásakor egyetlen, központi Munkafolyamat állapota lapról figyelheti az előrehaladást, és szükség esetén módosításokat is végezhet.

  • A munkafolyamat befejeződése után 60 napig a munkafolyamat futása (vagy példánya) során bekövetkezett összes munkafolyamat-esemény listája továbbra is elérhető marad a Munkafolyamat állapota lapon informális hivatkozásként.

A Jóváhagyási munkafolyamattal egy lista vagy tár tartalom-jóváhagyási folyamatát is kezelheti. További információt a jelen cikk Control (Vezérlő) szakasza tartalmaz.

2. Mire nem képes egy jóváhagyási munkafolyamat?

A Jóváhagyási munkafolyamat résztvevői általában nem módosíthatják az áttekintett elemet. Ehelyett a résztvevők kérhetik, hogy a munkafolyamat-példány során módosítják az elemet. Ha hozzá szeretne adni egy munkafolyamatot, amelyben a résztvevők megjegyzéseket és változásokat szúrnak be az elembe, tekintse meg a Minden, amit a visszajelzések összegyűjtése munkafolyamatról című szakasz Lásd még szakaszában talál.

Ezenkívül a jóváhagyási munkafolyamatok nem aláírások gyűjtésére vannak tervezve. Ha egy munkafolyamattal szeretne aláírásokat gyűjteni egy Microsoft Word-dokumentumban, Microsoft Excel-munkafüzetben vagyMicrosoft InfoPath-űrlapon, tekintse át Az aláírások összegyűjtése munkafolyamatok összegyűjtése című cikket a Lásd még szakaszban.

A szegmens felső része

3. Ki használhatja az ilyen típusú munkafolyamatokat?

Munkafolyamat hozzáadása   Munkafolyamat hozzáadásához alapértelmezés szerint Listák kezelése engedéllyel kell rendelkeznie. (A Tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint Rendelkezik a Listák kezelése engedéllyel, a Tagok és a Látogatók csoport pedig nem.)

Munkafolyamat indítása   Ezenkívül alapértelmezés szerint az Elemek szerkesztése engedéllyel kell rendelkeznie a már hozzáadott munkafolyamatok elindítani. (A Tagok és a Tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint rendelkezik az Elemek szerkesztése engedéllyel, a Látogatók csoport azonban nem.)

Másik lehetőségként a Tulajdonosok úgy is dönthet, hogy úgy konfigurálja a munkafolyamatokat, hogy csak a Tulajdonosok csoport tagjai kezd tudják elkezdeni őket. (Ehhez a társítási űrlap első lapján jelölje be a Listaengedélyek kezelése szükséges a munkafolyamat indításához jelölőnégyzetet.)

A szegmens felső része

4. Hogyan tervezze meg, vegye fel, futtassa és tartsa karban ezt a típusú munkafolyamatot?

Ezek az alapvető szakaszok:

  • A munkafolyamat futtatása előtt (terv, hozzáadás, indítás)   
    Mielőtt hozzáad egy munkafolyamatot, megterve kell tervezni, hogy hol szeretné hozzáadni (egyetlen listához vagy tárhoz, illetve a teljes webhelycsoporthoz), valamint annak részletes adatait. Miután hozzáadta és konfigurálta a munkafolyamatot, a szükséges engedélyekkel rendelkező felhasználók elindíthatja a munkafolyamatot egy adott elemen. A munkafolyamat beállítható úgy is, hogy automatikusan fusson. Az automatikus futtatás két eseményindító eseményen alapulhat, vagy mindkettőn alapul: amikor egy elemet hozzáadnak egy listához vagy tárhoz vagy létrehoznak egy listában vagy tárban, vagy ha egy lista vagy tár bármelyik elemét megváltoztatják.

  • A munkafolyamat futása közben (complete, monitor, adjust)   
    A munkafolyamat futása közben az egyes résztvevők befejezik a hozzárendelt feladatokat. Az automatikus emlékeztetőket azok a résztvevők kapják meg, akik nem teljesítik a tevékenységre vonatkozó határidőket. Eközben a munkafolyamat állapotát a munkafolyamat adott példányának egy központi Munkafolyamat állapota lapján figyelheti. A munkafolyamat futás közbeni módosításai ugyanazon a lapon is el lehet végezni; és szükség esetén a munkafolyamat innen megszakítható vagy megszüntethető.

  • A munkafolyamat futtatása után (áttekintés, jelentés, módosítás)   
    Ha befejeződött a munkafolyamat, a futtatás (vagy példány)teljes előzményeit a Munkafolyamat állapota lapon 60 napig áttekintheti. Ugyanezen a lapon statisztikai jelentéseket lehet létrehozni a munkafolyamat-verzió teljesítményéről. Végül, ha van valami, amit módosítani szeretne a munkafolyamat-funkciókkal kapcsolatban, megnyithatja és szerkesztheti azt a társítási űrlapot, amely a munkafolyamat első hozzáadásakor fejeződött be.

Az alábbi folyamatábra ezeket a szakaszokat az új munkafolyamatot beszúró személy szemszögéből szemlélteti.

A munkafolyamat menete

Ebben a szegmensben azonosítjuk az Ön által meghozott döntéseket és a szükséges információkat, mielőtt hozzáadja a Jóváhagyási munkafolyamat egy verzióját.

Ha már ismeri az ilyen típusú munkafolyamatok hozzáadását, és csak emlékeztetőre van szüksége a konkrét lépésekről, akkor közvetlenül a jelen cikk megfelelő Szegmens hozzáadása(Lista/tár vagy Webhelycsoport)szakaszára használhatja.

A szegmens szakaszai

  1. Sablonok és verziók

  2. A társítási űrlap bevezetése

  3. Tizenkét megválaszolni válaszra adott kérdés

1. Sablonok és verziók

A SharePoint-termékekben szereplő munkafolyamatok fősablonokként működnek, amelyeken a listákhoz, tárakhoz és webhelycsoporthoz adott, egyéni munkafolyamatok alapulnak.

Például minden alkalommal, amikor hozzáad egy Jóváhagyási munkafolyamatot, valójában az általános Jóváhagyási munkafolyamat-sablon egy verzióját adja hozzá. Minden verziónak saját nevet és saját beállításokat adhat meg, amelyeket az adott verzió hozzáadásakor a társítási űrlapon adhat meg. Ezzel a módszerrel több munkafolyamatot is hozzáadhat, amelyek mindegyik verziója a Jóváhagyási munkafolyamat-fősablonon alapul, de mindegyik verzió a használatának megfelelő módon van elnevezve és testre szabva. Az elnevezett verziókat munkafolyamat-példánynak is nevezik.

A szegmens felső része

2. A társítási űrlap bevezetése

Minden alkalommal, amikor új munkafolyamat-verziót ad hozzá valamelyik mellékelt munkafolyamat-sablon alapján, ki kell töltenie egy társítási űrlapot annak megadásához, hogy hogyan működjön az új példány.

A következő szakaszban megtalálja a kérdések listáját, amelyek felkészítik a társítási űrlap kitöltésére. Első lépésként azonban egy-két pillanat alatt át kell néznie az űrlapot és a mezőit.

A társítási űrlap első lapja

Első kezdeményezési űrlap

A társítási űrlap második lapja

A futási információk megadására szolgáló űrlap

A második oldalon a piros mező mezői a kezdeményezési űrlapon is megjelennek,amely minden alkalommal megjelenik, amikor a munkafolyamatot manuálisan indításakor elindítják, és ott szerkeszthetők az egyes futtatásokhoz.

A szegmens felső része

3. Megválaszolni következő tizenkét kérdés

Amint az ebben a szakaszban található összes kérdésre választ ad, hozzáadhatja a munkafolyamatot.

  1. Ez a megfelelő munkafolyamat-típus?

  2. Egy lista vagy tár, illetve a teljes webhelycsoport? és egy tartalomtípus, vagy az összes tartalomtípus?

  3. Mi a jó név?

  4. Feladatlisták és előzmények: Meglévő vagy új?

  5. Hogyan (és ki által) használhatja ezt a munkafolyamatot?

  6. Az ettől a munkafolyamattól öröklött tartalomtípusok is ezt a munkafolyamatot kapják?

  7. Résztvevők: Mely személyek, milyen sorrendben?

  8. Milyen további információkra van szüksége a résztvevőknek?

  9. Mikor esedékesek a feladatok?

  10. Mikor ér véget a munkafolyamat?

  11. Kit kell értesíteni?

  12. Szabályozni fogja ez a munkafolyamat a tartalom-jóváhagyást?

01. Ez a megfelelő munkafolyamat-típus?

Számos munkafolyamat-sablon neve tartalmazza a "Jóváhagyás" szót. Ez a cikk a Jóváhagyás – SharePoint 2010menüben megjelenő munkafolyamat-sablonra vonatkozik. Ha nem biztos abban, hogy ez a munkafolyamat-típus a legjobb választás Az Ön számára, olvassa el a cikk LEARN szakaszát. A többi elérhető munkafolyamat-sablonról további információt A SharePointbantalálható munkafolyamatok – lásd még című szakasz című szakaszában talál.

A szegmens felső része

02. Egy lista vagy tár, illetve a teljes webhelycsoport? (és) Egy tartalomtípus, vagy az összes tartalomtípus?

A Jóváhagyási munkafolyamat új verzióját elérhetővé teheti csak egyetlen listában vagy tárban, vagy elérhetővé is teszi azt a teljes webhelycsoportban.

  • Ha egyetlen listához vagy tárhoz adja hozzá a munkafolyamatot, beállíthatja úgy, hogy az az összes tartalomtípuson vagy csak egyetlen tartalomtípuson fusson.

  • Ha azonban a munkafolyamatot a teljes webhelycsoporthoz adja hozzá, be kell állítania úgy, hogy csak egyetlen webhely-tartalomtípuson fusson.

Webhelycsoport térképe a háromféle hozzáadási mód magyarázatával

Mi a tartalomtípus?

A SharePoint-listában vagy -tárban tárolt minden dokumentum vagy más elem egy vagy egy másik tartalomtípushoz tartozik. A tartalomtípus lehet egyszerű és általános, mint a Dokumentum vagy Excel-számolótábla, illetve olyan speciális, mint a jogi szerződés vagy atermékterv specifikációja. Egyes tartalomtípusok alapértelmezés szerint elérhetők a SharePoint-termékekben, de mindkettőt testre szabhatja, és felvehet másokat is, amelyet Saját maga hoz létre. További információt a Webhely-tartalomtípus létrehozása és testreszabása és a Tartalomtípushozzáadása listához vagy tárhoz .

A szegmens felső része

03. Mi a jó név?

Adjon nevet a munkafolyamat verziójának, amely:

  • Egyértelműen jelzi, hogy mire használatos.

  • Világosan megkülönbözteti ezt a többi munkafolyamattól.

Egy példa

Képzelje el, hogy egy szerkesztői csoport tagja. Csoportja két különböző jóváhagyási munkafolyamatot szeretne használni a külső közreműködőktől származó dokumentumok beküldésének kezelésére:

  • Minden egyes elküldött dokumentumon futtatja az első munkafolyamatot, és eldönti, hogy elfogadja-e azt a szerkesztési folyamathoz.

  • Miután elfogadta és szerkesztette a beküldött dokumentumot, futtatja a második munkafolyamatot a szerkesztett piszkozaton annak eldöntése céljából, hogy elfogadja-e véglegesként.

Az első munkafolyamatnak be kell fogadnia a Beküldés jóváhagyása és a második végleges jóváhagyási piszkozatnevét.

Tipp: A szokásos módon jó ötlet egységes elnevezési konvenciót kialakítani, és győződjön meg arról, hogy a munkafolyamatokban részt vevő minden résztvevő ismeri ezeket a konvenciókat.

A szegmens felső része

04. Feladatlisták és előzmények: Meglévő vagy új?

A munkafolyamat használhatja a webhely alapértelmezett Feladatlistát és Előzmények listáját, használhat más meglévő feladat- és előzménylistákat, vagy kérhet új listákat csak ehhez a munkafolyamathoz.

  • Ha webhelye számos munkafolyamattal, vagy ha egyes munkafolyamatok számos feladatot tartalmaznak, érdemes lehet új listákat kérni az egyes munkafolyamatokhoz. (A hosszú listák kezelése lelassíthatja a teljesítményt. A rendszer gyorsabban és egyszerűbben tart fenn több rövid listát, mint egy nagyon hosszú.)

  • Ha a munkafolyamat feladatai és előzményei bizalmas adatokat tartalmaznak, és azokat el szeretné különíteni az általános Feladatlistáról, feltétlenül jelölje ki, hogy új, különálló listákat szeretne a munkafolyamathoz. (A munkafolyamat hozzáadása után győződjön meg arról, hogy a megfelelő engedélyek be vannak állítva az új listákhoz.)

A szegmens felső része

05. Hogyan (és ki által) elindítható ez a munkafolyamat?

A munkafolyamat beállítható úgy, hogy csak manuálisan, vagy automatikusan, illetve az egyik módon elindítható:

  • Amikor manuálisan indít el egy jóváhagyási munkafolyamatot egy adott dokumentumon vagy elemen, jelennek meg egy másik űrlap, a kezdeményezési űrlap. A kezdeményezési űrlap a társítási űrlap második oldalának legtöbb beállítását tartalmazza. Így ha a munkafolyamatot indításakor felelős személy módosítani szeretné ezen beállítások bármelyikét (csak az aktuális példányra), ezt még az Indítás gombra kattintás előtt megtenni. Válassza a Munkafolyamatok > menü elemmenüj > ére> Válassza ki a munkafolyamatot a manuális indításhoz.

  • Automatikus indítás esetén természetesen nincs lehetőség kezdeményezési űrlapokat bemutatni, ezért a társítási űrlapon megadott alapértelmezett beállításokat használja a program módosítás nélkül.

Az alábbi ábrán látható a kézi és az automatikus kezdés közötti különbség.

A kézi és automatikus indítás űrlapjainak összehasonlítása

A kezdeményezési űrlapon végrehajtott módosításokat csak a munkafolyamat aktuális példánya alkalmazza. A munkafolyamat állandó, alapértelmezett beállításainak módosításához szerkessze az eredeti társítási űrlapot, az ebben a cikkben a CHANGE szakaszban leírtak szerint.

Kézi kezdés

Ha engedélyezi a manuális indítást, a szükséges engedélyekkel rendelkező minden felhasználó bármikor elindíthatja a munkafolyamatot bármely jogosult elemen.

A kézi indítás előnye, hogy Ön és munkatársai csak akkor futtatják a munkafolyamatot, amikor és ha ön is úgy dönt, és hogy minden futtatáskor lehetősége lesz módosítani bizonyos beállításokat a kezdeményezési űrlap használatával.

Egy gyors példa    Ha a munkafolyamatot csak a csapatán kívüli író által szerzői elemeken szeretné futtatni, akkor a munkafolyamat csak manuálisan indul el, és nem fog automatikusan futni az Ön és csapattársai által írt elemeken. (Másik megoldás: Őrizze meg a csapat szerzőinek listáját vagy tárát, az összes többi szerzőtől származó elemekhez pedig külön listát vagy tárat. Így a munkafolyamatot automatikusan futtathatja, de csak a külső szerzők listájában. Másik megoldás: adjon hozzá egy HA feltételt, és állítsa be a Létrehozta feltételt az adott személy számára. További információt a Munkafolyamat-feltételek – rövid összefoglalás.)

A kézi kezdés elsődleges hátránya az, hogy valakinek emlékeznie kell a munkafolyamat futtatására, amikor erre van szükség.

Automatikus kezdés

Beállíthatja, hogy a munkafolyamat automatikusan elindul a következő események bármelyikével:

  • Valaki megkísérli közzétenni egy elem főverzióját.

  • A rendszer létrehoz egy új elemet, vagy feltölti azt a listába vagy tárba.

  • Módosul a listában vagy tárban már tárolt elem.

Az automatikus indítás előnye, hogy senkinek nem kell emlékeznie a munkafolyamat elindítani. Az eseményindító minden alkalommal fut, amikor bekövetkezik.

Egy gyors példa    Ha Ön a felelős a lista elemeinek pontosságáért és megfelelőségéért, felvehet egy Jóváhagyási munkafolyamatot a listára, és megadhatja magát az egyetlen résztvevőként. Beállíthatja, hogy a munkafolyamat automatikusan elindul minden alkalommal, amikor egy elem megváltozik a listában, és amikor új elemet ad hozzá. Így mindig naprakészen marad.

Az automatikus kezdés két hátránya:

  • Nem állíthatja le a munkafolyamatot minden alkalommal, amikor eseményindító esemény következik be.

  • Az egyes példány elején nem módosíthatja a beállításokat.

A jóváhagyási munkafolyamat automatikus futtatásáról, valahányszor valaki megkísérli közzétenni egy elem főverzióját, a jelen cikk Vezérlő szakasza nyújt tájékoztatást.

A szegmens felső része

06. Az ettől az elemtől öröklött tartalomtípusok is ezt a munkafolyamatot kapják?

Csak akkor, ha a teljes webhelycsoport tartalomtípusához ad hozzá egy munkafolyamatot, a rendszer arra is lehetőséget ad, hogy a munkafolyamatot a webhelycsoport minden más olyan tartalomtípusához is hozzáadja, amely attól a tartalomtípustól öröklődik, amelybe hozzáadja a munkafolyamatot.

Megjegyzések

  • Az összes további hozzáadást elvégező művelet hosszú időt vehet igénybe.

  • Ha megszakadt az öröklés minden olyan webhely vagy alwebhely esetében, ahol a munkafolyamatot hozzá szeretné adni a tartalomtípusok örökléséhez, a művelet futtatása előtt győződjön meg arról, hogy tagja a Tulajdonosok csoportnak az egyes webhelyeken vagy alwebhelyeken.

A szegmens felső része

07. Résztvevők: Mely személyek, milyen sorrendben?

Meg kell adnunk a nevet vagy az e-mail-címet minden személynek, akihez hozzá lesznek rendelve a feladatok véleményezése.

Egy vagy több fázis?    Választhat, hogy csak egy fázisa van a véleményezéshez, vagy több szakaszt is. Ha több fázisa van, a szakaszok egymást követően lesznek hajtva.

Párhuzamos véleményeket vagy sorozatszámokat?    Az egyik fázis résztvevői esetén választhat, hogy az összes áttekintő feladatot egyszerre rendeli hozzá (párhuzamosan), vagy az Ön által adott sorrendben (sorrendben) rendeli hozzá a véleményezéshez szükséges feladatokat. A sorozatszám-beállítás például akkor lehet hasznos, ha úgy van beállítva a munkafolyamat, hogy az az első elutasítás után véget érjön – vagy ha további résztvevőket szeretne, hogy a korábbi résztvevők megjegyzéseit is meg tudják nézni a véleményezésük kontextusában.

Egy példa

Ez az egyszerű eset bemutat néhányat a több szakaszból és a sorozatos áttekintések előnyeiből:

Képzelje el, hogy Ferenc hozzáad egy új jóváhagyási munkafolyamatot. Azt szeretné, hogy Munkatársai, Anna és Péter minden elemet ellenőrizzenek előbb, még mielőtt saját maga átnézné. Azt is szeretné, hogy a munkafolyamat a saját véleményezése előtt véget érjon, ha Anna vagy Péter elutasítja az elemet. Ferenc kétféleképpen állíthatja be ezt:

  • Sorozatszám-ellenőrzés használatával   Ferenc egyszakaszos sorozatot állít össze, amelyben Anna és Péter az első két résztvevő, és ő a harmadik; lehetőséget, és az Első elutasítás vége lehetőséget választja.
    Ebben az elrendezésben Annának jóvá kell hagynia az elemet, mielőtt Péter hozzá rendelné a tevékenységet, majd Péternek jóvá kell hagynia az elemet Ferenc tevékenységének hozzárendelése előtt. Ha Anna elutasítja az elemet, sem Péter, sem Ferenc nem kap hozzá tevékenységet; és ha Anna jóváhagyja, de Péter elutasítja, akkor a munkafolyamat még azelőtt véget ér, hogy Ferenc véleményezése hozzá lenne rendelve.
    Így állítja be Ferenc az egyszakaszos sorozatot.
    Űrlap az egyszakaszos beállítás kiemelésével
    a Befejezés az első elutasításkor lehetőség kiválasztásával

  • Két szakasz használatával   Ha Ferenc azt szeretné, hogy Anna és Péter egyidejűleg ki legyen osztva a véleményezések között, így Péternek nem kell megvárni, amíg Anna befejezi a munkát, mielőtt nekikezdhet, két szakaszt állíthat be a munkafolyamatban: az első egy párhuzamos fázist Anna és Péter véleményezései számára, a második pedig külön fázist a saját véleménye számára. Ismét a End on First Rejection (Első elutasítás vége) lehetőséget választja. A második fázis csak az első fázis befejezése után kezdődik; így ha Anna vagy Péter elutasítja az elemet, Ferenc véleményezése soha nem lesz hozzárendelve.
    Így állítja be Ferenc a kétszakaszos párhuzamos áttekintést.
    Űrlap a párhuzamos szakaszbeállítás kiemelésével
    a Befejezés az első elutasításkor lehetőség kiválasztásával

Az alábbi két megoldás diagramja.

Soros munkafolyamat és kétszakaszos munkafolyamat egymás mellett

Külső résztvevők    A SharePoint-szervezeten belül egy speciális eljárásban lehet részt vesznek olyan résztvevők is, akik nem tagjai az Ön SharePoint-szervezetének. A folyamat során a webhelytagok proxyként viselkednek a külső résztvevő számára.

Az alábbi ábra szemlélteti ezt a folyamatot:

Külső résztvevők felvételének folyamatábrája

Egy-egy feladatot szeretne hozzárendelni az egyes csoportokhoz, vagy egyet-egyet mindegyik csoporttaghoz?    Ha a munkafolyamat résztvevői között csoportcímet vagy terjesztési listát is szerepel, a munkafolyamattal hozzárendelhet egy feladatot a csoport minden egyes taghoz, vagy az egész csoporthoz egyetlen feladatot rendelhet hozzá (de az adott feladatról értesítést küldhet mindegyik tagnak). Ha az egész csoporthoz csak egy tevékenység van hozzárendelve, akkor a csoport bármely tagja igényelheti és befejezheti ezt a feladatot. (A csoportfeladat igénylésének utasításait a cikk Complete (Kész) szakaszában találja.)

A szegmens felső része

08. Milyen további információkra van szükségük a résztvevőknek?

A társítási űrlap tartalmaz egy szövegmezőt, ahol meg lehet adni az utasításokat, a követelményekkel, az erőforrásokkal stb. kapcsolatos részleteket.

Két dolog, amit érdemes lehet tartalmazni:

  • Kapcsolatfelvételi adatok arra az esetre, ha a résztvevőknek nehézségeik vagy kérdéseik merültek fel.

  • Ha egy munkafolyamat csak egyetlen feladatot rendel az egyes csoportokhoz vagy terjesztési listákhoz, itt említse meg, hogy minden ilyen csoportnak egy-egy tagja igényelheti a feladatot a befejezése előtt. Így a csoport többi tagja nem pazarolja az időt azzal, hogy ugyanazt a feladatot kezdik el. A csoportfeladat igénylésének részleteit a cikk Complete (Kész) szakaszában találja.

A szegmens felső része

09. Mikor esedékesek a feladatok?

A munkafolyamat-feladatok esedékességét kétféleképpen vagy mindkét módon jelezheti:

Naptár dátuma szerint    Megadhat egyetlen naptárdátumot, amelyre az összes tevékenység esedékes.

  • Ha úgy beállította a munkafolyamatát, hogy automatikusan elindul, általában ne használja ezt a beállítást. Ennek az az oka, hogy a megadott dátumérték nem igazodik automatikusan az aktuális dátumhoz képest minden egyes alkalommal, amikor a munkafolyamat automatikusan elindul.

Tevékenység időtartama szerint    Megadhatja, hogy az egyes tevékenységek elvégzése hány napot, hetet vagy hónapot adjon meg, az adott tevékenység hozzárendelésétől kezdve.

  • A naptár határidői felülbírálják a tevékenység adott időtartamát. Ez azt jelenti, hogy ha ma június 10-én van, és ma háromnapos időtartamú, de szintén június 11-i naptáridővel rendelkezik, akkor a tevékenység június 11-én (a naptár határidő szerint) lesz esedékes, és nem június 13-án (a háromnapos időtartam végén).

A szegmens felső része

10. Mikor ér véget ez a munkafolyamat?

A felesleges felülvizsgálatokkal töltött idő időpazarlás elkerülése érdekében dönthet úgy, hogy a munkafolyamat azonnal véget ér (a megadott vagy számított határidő előtt), amikor bármelyik esemény bekövetkezik:

  • Bármelyik résztvevő elutasítja az elemet.

  • Az elem bármilyen módon módosul.

Megjegyzés: A munkafolyamat nem kezdődhet el egy kivett elemen. A munkafolyamat indítása után azonban kiveheti az elemet véleményezésre, hogy megvédje a módosításoktól. (De amíg ezt az elemet ismét be nem használhatja, más munkafolyamat nem indul el rajta.)

A szegmens felső része

11. Kit kell értesíteni?

A Másolatot kap mezőben a társítási űrlap második lapján megadhatja minden olyan felhasználó nevét vagy címét, akinek értesítést kell adnia a munkafolyamat minden indításakor vagy végén.

  • Ha itt nevet ad meg, az nem eredményezi azt, hogy egy munkafolyamat-feladatot hozzárendel az adott személyhez.

  • Amikor a munkafolyamatot manuálisan indítja el, az a személy, aki elindítja, anélkül megkapja a kezdési és a záró értesítéseket, hogy ebben a mezőben meg kellene adni őket.

  • Amikor a munkafolyamat automatikusan elindul, az a személy, aki eredetileg hozzáadta, anélkül megkapja a kezdési és a záró értesítéseket, hogy meg kellene adni ebben a mezőben.

A szegmens felső része

12. Szabályozni fogja ez a munkafolyamat a tartalom-jóváhagyást?

Előfordulhat, hogy vannak listái vagy tárai, amelyekben az új elemeket és/vagy az aktuális elemek új verzióit ellenőrizni szeretné a tartalom pontossága, illetve az alakjuk és stílusuk megfelelősége alapján, mielőtt mindenki számára láthatóvá válik, aki hozzáfér a listához. Az ilyen típusú véleményezést tartalom-jóváhagyásnak nevezzük.

A SharePoint-termékekben jóváhagyási munkafolyamattal még egyszerűbbé és hatékonyabbá válik a tartalom-jóváhagyási folyamat. További információt a jelen cikk Tartalom-jóváhagyási szakasza tartalmaz.

Mik a következő lépés?

Ha készen áll arra, hogy hozzáadja az új Jóváhagyási munkafolyamatot a listához, tárhoz vagy webhelycsoporthoz, a jelen cikk megfelelő Szegmens hozzáadása(Lista/tár vagy Webhelycsoport)szakaszát adja hozzá.

Előfordulhat, hogy vannak listái és tárai, amelyekben az új elemeket és/vagy az aktuális elemek új verzióit ellenőrizni szeretné a tartalom pontossága, illetve az űrlapjuk és stílusuk pontossága alapján, mielőtt azok láthatóvá teve lenne mindenki számára, aki hozzáfér a listához. Az ilyen típusú véleményezést tartalom-jóváhagyásnak nevezzük.

A SharePoint-termékekben manuálisan, munkafolyamat nélkül szabályozhatja a tartalom-jóváhagyást; a SharePoint jóváhagyási munkafolyamatával azonban még egyszerűbbé és hatékonyabbá válik a folyamat.

Ha még nem ismeri a SharePoint-termékek verziószámozási és tartalom-jóváhagyási funkcióit, javasoljuk, hogy kezdje az alábbi cikkek áttekintésével:

A jóváhagyási munkafolyamat kétféleképpen szabályozhatja a tartalom-jóváhagyási folyamatot, a munkafolyamat első hozzáadásakor kitöltött társítási űrlapokon minden egyes vezérlővel társítva. A munkafolyamatot mindkét feladatra használhatja.

A főverziók kiadványának szabályozása

A társítási űrlap első lapján található Indítási beállítások területen a Munkafolyamat indítása lehetőséggel jóváhagyhatja egy elem főverziója közzétételét. Néhány megjegyzés:

  • Ez a lehetőség csak egy olyan Jóváhagyási munkafolyamathoz érhető el, amely egy lista vagy tár összes tartalomtípusán fut, és nem az olyan munkafolyamatokhoz, amelyek csak egyetlen tartalomtípusú elemeken futnak.

  • A beállítás csak akkor érhető el, ha engedélyezve van a tartalom jóváhagyása a Verziószámozási beállítások lapon található listához vagy tárhoz, és a Fő- és alverziók (piszkozat) létrehozása beállítást is be kell választania ezen a lapon.

  • Ha ezt a beállítást választja, az azt követő két beállítás elérhetetlenné válik: A munkafolyamat indítása új elem létrehozásakor és A munkafolyamat indítása egy elem módosításakor.

  • Ha ezt a beállítást választja, a munkafolyamat csak akkor fog automatikusan futni egy elemen, ha valaki az elem főverzióját kísérli meg közzétenni.

  • Egy listában vagy tárban csak egy Jóváhagyási munkafolyamat lehet használatos a főverziók kiadványának jóváhagyásához. Ha egy másik munkafolyamatot kísérel meg kijelölni ehhez a függvényhez ugyanabban a listában vagy tárban, a rendszer az egyik vagy a másik munkafolyamat választását fogja kérni.

Nem verziószámozáson alapuló vezérlő

A társítási űrlap második lapján a Tartalom jóváhagyása engedélyezése területen a munkafolyamat befejeződése után frissítheti a jóváhagyási állapotot (ezzel a munkafolyamattal szabályozhatja a tartalom-jóváhagyást).

Ez a lehetőség űrlapon érhető el, függetlenül attól, hogy szükség van-e tartalom-jóváhagyásra a listában vagy tárban. Bármelyik is a megoldás, akkor az elem Jóváhagyás mezőjében megadott érték a munkafolyamat eredménye alapján frissül.

A beállítással a következő lehetőségeket használhatja:

  • A munkafolyamatot mindig manuálisan futtassa, vagy

  • Válasszon ki egy vagy több automatikus indítási lehetőséget a társítási űrlap első lapján, vagy

  • Kézi és automatikus kezdés engedélyezése is

Tartalomvezérlő web-közzétételi webhelyekhez

A tartalomvezérlő egy speciális folyamat a weblapokat a weben közzétesző webhelyeken. Ennek megfelelően létezik egy speciális közzététel-jóváhagyási munkafolyamat a közzétételi webhelyekhez való használatra, valamint egy webhelysablon (Közzétételi webhely munkafolyamattal), amely tartalmazza a munkafolyamat webes közzétételhez már testre szabott verzióját.

Mik a következő lépés?

Ha készen áll arra, hogy hozzáadja az új Jóváhagyási munkafolyamatot a listához, tárhoz vagy webhelycsoporthoz, a jelen cikk megfelelő Szegmens hozzáadása(Lista/tár vagy Webhelycsoport)szakaszát adja hozzá.

Ha még nem ismeri a munkafolyamatok hozzáadását, hasznos lehet, ha áttekinti a cikk LEARN és PLAN szegmensét is, mielőtt továbblép az ebben a szegmensben található lépésekre.

A szegmens szakaszai

  1. Előzetes tennivalók

  2. Munkafolyamat hozzáadása

1. A kezdés előtt

Munkafolyamat hozzáadása előtt két dolognak kell rendben lennie:

Levelezés    Ahhoz, hogy a munkafolyamat e-mail-értesítéseket és emlékeztetőket küldjön, engedélyeznie kell az e-maileket a SharePoint-webhelyen. Ha nem biztos benne, hogy ezt már megtette, forduljon a SharePoint-rendszergazdához. A SharePoint 2013 lépésenként: A kimenő e-mailek beállítása.

Engedélyek    A SharePoint alapértelmezett beállításaihoz Listák kezelése engedéllyel kell rendelkeznie ahhoz, hogy munkafolyamatokat vegyen fel listákhoz, tárakhoz vagy webhelycsoportokhoz. (A Tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint Rendelkezik a Listák kezelése engedéllyel, a Tagok és a Látogatók csoportok nem. Az engedélyekről a jelen cikk LEARN szakaszában olvashat bővebben.)

A szegmens felső része

2. A munkafolyamat hozzáadása

Kövesse az alábbi lépéseket:

  1. Nyissa meg azt a listát vagy tárat, amelyhez hozzá szeretné adni a munkafolyamatot.

  2. A menüszalagon kattintson a Lista vagy a Tár fülre.

    Megjegyzés: A lap neve a lista vagy tár típusától függően változhat. Naptárlistában például a fül neve Naptár.

  3. A Beállítások csoportban kattintson a Munkafolyamat-beállítások gombra.

  4. A Munkafolyamat-beállítások lap Az ilyen típusú munkafolyamat-társítások megjelenítése csoportban adja meg, hogy szeretné-e, hogy a munkafolyamat a dokumentumon, listán vagy mappán fusson, majd kattintson a Munkafolyamat hozzáadása elemre.

  5. Töltse ki a társítási űrlap első lapját.
    (Kövesse az ábrát.)

    Munkafolyamat hozzáadásának alapvető adatai szakaszokkal

    Első beállítás

    Tartalomtípus

    Tartsa az alapértelmezett kijelölést Mind értéken,vagy jelöljön ki egy adott tartalomtípust.

    Második beállítás

    Sablon

    Válassza a Jóváhagyás – SharePoint 2010 sablont.

    Megjegyzés: Ha a Jóváhagyás – SharePoint 2010 sablon nem szerepel a listában, érdeklődje meg a SharePoint-rendszergazdától, hogy aktiválta-e a sablont a webhelycsoportban vagy a munkaterületen. Ha Ön rendszergazda, a Webhelycsoport-szolgáltatások lap Webhelycsoport-beállítások >munkafolyamatok aktiválása > lehetőséget.

    Harmadik beállítás

    Name (Név)

    Írja be a munkafolyamat nevét. A név azonosítja a munkafolyamatot a lista vagy tár felhasználói számára.

    A munkafolyamat elnevezésével kapcsolatos javaslatokért tekintse meg a cikk PLAN szakaszát.

    Negyedik beállítás

    Feladatlista

    Jelölje ki a munkafolyamattal használni kívánt feladatlistát. Kiválaszthat egy meglévő feladatlistát, vagy az Új feladatlista elemre kattintva új listát is létrehozathat.

    Az új feladatlista létrehozásának okairól (és nem a meglévők kiválasztásáról) a jelen cikk PLAN szakasza nyújt tájékoztatást.

    Ötödik beállítás

    History List

    Válasszon egy előzményeket a munkafolyamattal használni kívánt listából. Kiválaszthat egy meglévő előzménylistát, vagy a Munkafolyamat előzményei (új) elemre kattintva új listát is létrehozhat.

    Az új előzménylista létrehozásának okairól (és nem a meglévők kiválasztásáról) a jelen cikk PLAN szakaszában olvashat.

    Hatodik beállítás

    Indítási beállítások

    Megadhatja a munkafolyamat elindítható módját vagy módjait.

    Az indítási beállítások kiválasztásáról a jelen cikk PLAN szegmensében olvashat.

    A tartalom-jóváhagyás munkafolyamattal történő szabályozásához (beleértve a főverziók kiadását) a jelen cikk Vezérlő szakasza nyújt tájékoztatást.

    • Vegye figyelembe, hogy a Munkafolyamat indítása az elem főverziója közzétételének jóváhagyásához beállítás nem jelenik meg, ha a munkafolyamatot csak egyetlen tartalomtípushoz adja hozzá. 

    • Vegye figyelembe azt is, hogy ha a Munkafolyamat indítása lehetőséget választja egy elem főverziója közzétételének jóváhagyásához, a következő két jelölőnégyzet nem lesz elérhető.

  6. Ha az űrlap összes beállítása megfelelő, kattintson a Tovább gombra.

  7. Töltse ki a társítási űrlap második lapját.
    (Kövesse az ábrát.)

    Megjegyzés: A SharePoint-termékek a társítási űrlap második lapján az első több lehetőséget kínálják fel – az alábbi ábrán az 1–7. számot a Jóváhagyók és a Másolatot kap között – minden alkalommal, amikor manuálisan indítja el a munkafolyamatot, hogy ezeket a beállításokat csak az egyetlen példányon tudja elvégezni.

    A Munkafolyamat hozzáadása lap alapértelmezett értékei mezőkkel

    Első beállítás

    Hozzárendelés

    Írja be azoknak a személyeknek a nevét vagy címzettjeit, akikhez hozzá szeretné rendelni a feladatokat.

    • Ha a tevékenységek hozzárendelése egyes alkalommal történik (sorszám szerint)   
      Adja meg a neveket vagy címeket abban a sorrendben, amelyben a tevékenységeket hozzá kell rendelni.

    • Ha az összes tevékenység egyszerre lesz hozzárendelve (párhuzamosan)   
      A nevek és címek sorrendje nem számít.

    • Ha egy, a SharePoint-szervezeten   
      kívüli felhasználóhoz rendel feladatot A külső résztvevőkről a jelen cikk Complete (Teljes) szakaszában olvashat bővebben.

    Második beállítás

    Sorrend:

    Adja meg, hogy a tevékenységeket egyszerre egyet vagy egyszerre az összeset (párhuzamosan) kell-e hozzárendelni.

    A sorszámok és a párhuzamos sorrend használatával kapcsolatos további információkért lásd a jelen cikk PLAN szakaszát.

    Harmadik beállítás

    Új fázis hozzáadása

    Vegyen fel minden olyan szakaszt, amely az előbb konfigurált fázison túlra van állítva.

    • Ha egy teljes szakaszt törölni szeretne, kattintson az adott szakasz Hozzárendelés mezőjére, majd nyomja le a CTRL+DELETE billentyűkombinációt.

    A több szakasz használatával kapcsolatos további információkért lásd a jelen cikk PLAN szakaszát.

    Negyedik beállítás

    Csoportok kibontása

    • Ha azt szeretne, hogy a Hozzárendelés mezőben minden csoport minden tagja egy-egy tevékenységet jelöljön ki, jelölje be ezt a jelölőnégyzetet. (A csoport minden tagja kap egy feladatértesítést, és minden tagnak saját feladata lesz a feladat befejezéséhez.)

    • Ha a Hozzárendelés mezőbe beír minden egyes csoporthoz csak egy tevékenységet szeretne hozzárendelni, törölje a jelölőnégyzet jelölését. (A csoport minden tagja kap egy feladatértesítést, de bármelyik tag igényelheti és befejezheti az adott feladatot a teljes csoport nevében. A csoportfeladat igénylésének utasításait a cikk Kész szakaszában találja.)

    Ötödik beállítás

    Kérelem

    Az itt szereplő szöveg szerepelni fog a munkafolyamat által küldött minden feladatértesítésben. Ne felejtsen el minden olyan további utasítást vagy erőforrást szerepeltetni, amely a résztvevők számára szükséges lehet, beleértve az alábbiakat:

    • Kapcsolattartási adatok.

    • Ha szükséges, egy megjegyzés a teljes csoportokhoz vagy terjesztési listákhoz rendelt egyetlen feladatról. (A csoportfeladat igénylésének utasításait a cikk Complete (Kész) szakaszában találja.)

    Hatodik beállítás

    Határidők és a tevékenység időtartama

    Adjon meg egy végső befejezési dátumot a teljes munkafolyamatra, és/vagy adja meg, hogy hány nap, hét vagy hónap áll a feladat befejezéséhez a hozzárendeléstől.

    • Ha a munkafolyamat automatikusan elindul, általában jó ötlet üresen hagyni a Minden tevékenység határidő mezőjét, és a két időtartammező használatával szabályozni a határidő időpontját. A kezdeményezési űrlapon mindig pontos határidő állítható be, ha és amikor manuálisan indítja el a munkafolyamatot.

    A határidők és a tevékenység időtartamának a használatával kapcsolatban a jelen cikk PLAN szakaszában olvashat bővebben.

    Hetedik beállítás

    MÁSOLATOT KAP

    Írja be azoknak a nevét vagy e-mail-címét, akiknek értesítést kell küldeniük a munkafolyamat minden indításakor vagy végén.

    • Ha itt nevet ad meg, az nem eredményezi munkafolyamat-feladat hozzárendelését.

    • Ha a munkafolyamatot manuálisan indítja el, az a személy, aki elindítja, értesítést kap az indításról és a leállításról anélkül, hogy ebben a mezőben meg kellene adni.

    • Amikor a munkafolyamat automatikusan elindul, az a személy, aki eredetileg hozzáadta, értesítést kap az indítási és leállítási értesítésekhez anélkül, hogy ebben a mezőben meg kellene adni.

    Nyolcadik beállítás

    A munkafolyamat befejezése

    A beállítások egyikének vagy mindkettőnek a kijelölése.

    Ezekről a lehetőségekről a jelen cikk PLAN szegmensében olvashat bővebben.

    Kilencedik beállítás

    Tartalom-jóváhagyás engedélyezése

    Jelölje be ezt a jelölőnégyzetet, ha ezzel a munkafolyamattal fogja kezelni a tartalom-jóváhagyást.

    A tartalom-jóváhagyás munkafolyamattal történő szabályozásával kapcsolatos további információkért, beleértve a főverziók kiadását, a jelen cikk Vezérlő szakasza nyújt tájékoztatást.

  8. Ha ezen a lapon minden beállítás a kívánt módon van meg, a Mentés gombra kattintva hozza létre a munkafolyamatot.

Ha még nem ismeri a munkafolyamatok hozzáadását, hasznos lehet, ha áttekinti a cikk LEARN és PLAN szegmensét is, mielőtt továbblép az ebben a szegmensben található lépésekre.

A szegmens szakaszai

  1. Előzetes tennivalók

  2. Munkafolyamat hozzáadása

1. A kezdés előtt

Munkafolyamat hozzáadása előtt két dolognak kell rendben lennie:

Levelezés    Ahhoz, hogy a munkafolyamat e-mail-értesítéseket és emlékeztetőket küldjön, engedélyeznie kell az e-maileket a webhelyen. Ha nem biztos benne, hogy ezt már megtette, forduljon a SharePoint-rendszergazdához. Lásd még: SharePoint 2013 lépésről lépésre: Kimenő e-mailek beállítása.

Engedélyek    A SharePoint alapértelmezett beállításaihoz Listák kezelése engedéllyel kell rendelkeznie ahhoz, hogy munkafolyamatokat vegyen fel listákhoz, tárakhoz vagy webhelycsoportokhoz. (A Tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint Rendelkezik a Listák kezelése engedéllyel, a Tagok és a Látogatók csoportok nem. Az engedélyekről a jelen cikk LEARN szakaszában olvashat bővebben.)

A szegmens felső része

2. A munkafolyamat hozzáadása

Kövesse az alábbi lépéseket:

  1. A webhelycsoport kezdőlapját (ne a gyűjteményen belüli webhely vagy alwebhely kezdőlapját) válassza.

  2. Kattintson a Beállítások ikonra A SharePoint Online Nyilvános webhely beállításainak kezelése gombja majd a Webhely beállításai elemre.

  3. A Webhely beállításai lap Webtervezőiminták lapján kattintson a Webhely tartalomtípusai elemre.

  4. A Webhely tartalomtípusai lapon kattintson annak a webhely-tartalomtípusnak a nevére, amelyhez munkafolyamatot szeretne hozzáadni.

    Megjegyzés: A teljes webhelycsoporthoz adott munkafolyamatokat csak az egy tartalomtípushoz megadott elemekhez kell hozzáadni.

    Dokumentum-tartalomtípusok a típus kiemelésével

    1. A kijelölt tartalomtípus lapján a Beállítások csoportban kattintsona Munkafolyamat-beállítások elemre.
      Munkafolyamat-beállítások hivatkozása a Beállítások területen

    2. A Munkafolyamat-beállítások lapon kattintson a Munkafolyamat hozzáadása hivatkozásra.
      Munkafolyamat hozzáadása hivatkozás

    3. Töltse ki a társítási űrlap első lapját.
      (Kövesse az ábrát.)

    Munkafolyamat beállítási lapja

    Első beállítás

    Sablon

    Válassza a Jóváhagyás – SharePoint 2010 sablont.

    Megjegyzés: Ha a Jóváhagyás – SharePoint 2010 sablon nem szerepel a listában, érdeklődje meg a SharePoint-rendszergazdától, hogy aktiválta-e a sablont a webhelycsoportban vagy a munkaterületen. Ha Ön rendszergazda, a Webhelycsoport-szolgáltatások lap webhelycsoport-> munkafolyamatok aktiválása > lapját.

    Második beállítás

    Name (Név)

    Írja be a munkafolyamat nevét. A név azonosítja a munkafolyamatot a webhelycsoport felhasználói számára.

    A munkafolyamat elnevezésével kapcsolatos javaslatokért tekintse meg a cikk PLAN szakaszát.

    Harmadik beállítás

    Feladatlista

    Jelölje ki a munkafolyamattal használni kívánt feladatlistát. Kiválaszthat egy meglévő feladatlistát, vagy az Új feladatlista elemre kattintva új listát is létrehozathat.

    Az új feladatlista létrehozásának okairól (és nem a meglévők kiválasztásáról) a jelen cikk PLAN szakasza nyújt tájékoztatást.

    Negyedik beállítás

    History List

    Válasszon egy előzményeket a munkafolyamattal használni kívánt listából. Kiválaszthat egy meglévő előzménylistát, vagy a Munkafolyamat előzményei (új) elemre kattintva új listát is létrehozhat.

    Az új előzménylista létrehozásának okairól (és nem a meglévők kiválasztásáról) a jelen cikk PLAN szakaszában olvashat.

    Ötödik beállítás

    Indítási beállítások

    Megadhatja a munkafolyamat elindítható módját vagy módjait.

    Az indítási beállítások kiválasztásáról a jelen cikk PLAN szegmensében olvashat.

    Hatodik beállítás

    Hozzáadja ezt a munkafolyamatot a gyermek tartalomtípusokhoz?

    Adja meg, hogy a munkafolyamat az ettől a tartalomtípustól örökölt összes többi webhely- és listatartalom-típushoz hozzá legyen-e adva (azzal társítva).

    • Az összes további hozzáadást elvégező művelet hosszú időt vehet igénybe.

    • Ha megszakadt az öröklés minden olyan webhely vagy alwebhely esetében, ahol a munkafolyamatot hozzá szeretné adni a tartalomtípusok örökléséhez, a művelet futtatása előtt győződjön meg arról, hogy tagja a Tulajdonosok csoportnak az egyes webhelyeken vagy alwebhelyeken.

  5. Ha ezen a lapon az összes beállítás megfelelő, kattintson a Tovább gombra.

  6. Töltse ki a társítási űrlap második lapját.
    (Kövesse az ábrát.)

    Megjegyzés: ASharePoint-termékek a társítási űrlap második lapján az első néhány lehetőséget kínálják fel – az alábbi ábrán az 1–7. számot a Jóváhagyók és a Másolatot kap között – minden alkalommal, amikor manuálisan indítja el a munkafolyamatot, hogy ezeket a beállításokat csak az egyetlen példányon tudja elvégezni.

    A Munkafolyamat hozzáadása lap alapértelmezett értékei mezőkkel

    Első beállítás

    Hozzárendelés

    Adja meg azoknak a személyeknek a nevét vagy címét, akikhez a munkafolyamat feladatokat szeretne hozzárendelni.

    • Ha a tevékenységek hozzárendelése egyes alkalommal történik (sorszám szerint)   
      Adja meg a neveket vagy címeket abban a sorrendben, amelyben a tevékenységeket hozzá szeretné rendelni.

    • Ha az összes tevékenység egyszerre lesz hozzárendelve (párhuzamosan)   
      A nevek és címek sorrendje nem számít.

    • Ha egy, a SharePoint-szervezeten   
      kívüli felhasználóhoz rendel feladatot A külső résztvevőkről a jelen cikk Complete (Teljes) szakaszában olvashat bővebben.

    Második beállítás

    Sorrend:

    Adja meg, hogy a tevékenységeket egyszerre egyet vagy egyszerre az összeset (párhuzamosan) kell-e hozzárendelni.

    A sorszámok és a párhuzamos sorrend használatával kapcsolatos további információkért lásd a jelen cikk PLAN szakaszát.

    Harmadik beállítás

    Új fázis hozzáadása

    Vegyen fel minden olyan szakaszt, amely az előbb konfigurált fázison túlra van állítva.

    • Ha egy teljes szakaszt törölni szeretne, kattintson az adott szakasz Hozzárendelés mezőjére, majd nyomja le a CTRL+DELETE billentyűkombinációt.

    A több szakasz használatával kapcsolatos további információkért lásd a jelen cikk PLAN szakaszát.

    Negyedik beállítás

    Csoportok kibontása

    • Ha azt szeretne, hogy a Hozzárendelés mezőben minden csoport minden tagja egy-egy tevékenységet jelöljön ki, jelölje be ezt a jelölőnégyzetet. (A csoport minden tagja kap egy feladatértesítést, és minden tagnak saját feladata lesz a feladat befejezéséhez.)

    • Ha a Hozzárendelés mezőbe beír egy teljes csoporthoz csak egy tevékenységet szeretne hozzárendelni, törölje a jelölőnégyzet jelölését. (A csoport minden tagja kap egy feladatértesítést, de bármelyik tag igényelheti és befejezheti az adott feladatot a teljes csoport nevében. A csoportfeladat igénylésének utasításait a cikk Complete (Kész) szakaszában találja.)

    Ötödik beállítás

    Kérelem

    Az itt szereplő szöveg szerepelni fog a munkafolyamat által küldött minden feladatértesítésben. Ne felejtsen el minden olyan további utasítást vagy erőforrást szerepeltetni, amely a résztvevők számára szükséges lehet, beleértve az alábbiakat:

    • Kapcsolattartási adatok.

    • Ha szükséges, egy megjegyzés a teljes csoportokhoz vagy terjesztési listákhoz rendelt egyetlen feladatról. (A csoportfeladat igénylésének utasításait a cikk Complete (Kész) szakaszában találja.)

    Hatodik beállítás

    Határidők és a tevékenység időtartama

    Adjon meg egy végső befejezési dátumot a teljes munkafolyamatra, és/vagy adja meg, hogy hány nap, hét vagy hónap áll a feladat befejezéséhez a hozzárendeléstől.

    • Ha a munkafolyamat automatikusan elindul, általában jó ötlet üresen hagyni a Minden tevékenység határidő mezőjét, és a két időtartammező használatával szabályozni a határidő időpontját. A kezdeményezési űrlapon mindig pontos határidő állítható be, ha és amikor manuálisan indítja el a munkafolyamatot.

    A határidők és a tevékenység időtartamának a használatával kapcsolatban a jelen cikk PLAN szakaszában olvashat bővebben.

    Hetedik beállítás

    MÁSOLATOT KAP

    Írja be azoknak a nevét vagy e-mail-címét, akiknek értesítést kell küldeniük a munkafolyamat minden indításakor vagy végén.

    • Ha itt nevet ad meg, az nem eredményezi munkafolyamat-feladat hozzárendelését.

    • Ha a munkafolyamatot manuálisan indítja el, az a személy, aki elindítja, értesítést kap az indításról és a leállításról anélkül, hogy ebben a mezőben meg kellene adni.

    • Amikor a munkafolyamat automatikusan elindul, az a személy, aki eredetileg hozzáadta, értesítést kap az indítási és leállítási értesítésekhez anélkül, hogy ebben a mezőben meg kellene adni.

    Nyolcadik beállítás

    A munkafolyamat befejezése

    A beállítások egyikének vagy mindkettőnek a kijelölése.

    Ezekről a lehetőségekről a jelen cikk PLAN szegmensében olvashat bővebben.

    Kilencedik beállítás

    Tartalom-jóváhagyás engedélyezése

    Jelölje be ezt a jelölőnégyzetet, ha ezzel a munkafolyamattal fogja kezelni a tartalom-jóváhagyást.

    A tartalom-jóváhagyás munkafolyamattal történő szabályozásával kapcsolatos további információkért, beleértve a főverziók kiadását, a jelen cikk Vezérlő szakasza nyújt tájékoztatást.

  7. Ha ezen a lapon minden beállítás a kívánt módon van meg, a Mentés gombra kattintva hozza létre a munkafolyamatot.

Mik a következő lépés?

Ha készen áll, a cikk START szakaszát használva indítsa el az első példányt az új munkafolyamat tesztelése előtt.

A munkafolyamat beállítható úgy, hogy csak manuálisan, automatikusan, illetve bármelyik módon elindítható:

  • Bármikor manuálisan, a szükséges engedélyekkel rendelkező felhasználók számára.

  • Automatikusan, amikor egy megadott eseményindító esemény bekövetkezik. Ez azt jelenti, hogy amikor egy elemet hozzáadnak a listához vagy tárhoz, és/vagy ha a listában valamilyen elemet megváltoztatnak, és/vagy amikor valaki megkísérli közzétenni egy elem főverzióit).
    (Az eseményindító eseményt vagy eseményeket a társítási űrlap első lapján kell megadni a munkafolyamat eredeti társítása és konfigurálása során. További információt a jelen cikk PLAN (TERV) szakasza tartalmaz.)

Megjegyzés: A munkafolyamat nem kezdődhet el egy kivett elemen. A munkafolyamat indítása után azonban kiveheti az elemet véleményezésre, hogy megvédje a módosításoktól. (De amíg ezt az elemet ismét be nem használhatja, más munkafolyamat nem indul el rajta.)

A szegmens szakaszai

  1. A munkafolyamat automatikus indítása

  2. A munkafolyamat kézi indítása

  3. Manuális indítás a listából vagy tárból

  4. Indítás manuálisan egy Microsoft Office-alkalmazásból

1. A munkafolyamat automatikus indítása

Ha a munkafolyamat úgy van konfigurálva, hogy automatikusan elindul, akkor minden alkalommal, amikor eseményindító esemény következik be, a munkafolyamat az azt indító elemen fut.

A munkafolyamat indításakor az alkalmazás hozzárendeli az első feladatot vagy feladatokat, és minden egyes hozzárendelőnek küld egy feladatértesítést. Eközben (a feladatértesítésektől eltérő) indítási értesítéseket is küld annak a személynek, aki eredetileg hozzáadta a munkafolyamatot, valamint a társítási űrlap második lapján a Másolatot kap mezőben szereplő összes személynek.

Megjegyzés: Amikor automatikusan elindul egy új munkafolyamat, a társítási űrlap második lapján a Minden feladat határidő mezőjét általában üresen kell hagyni, mert az ott megadott explicit dátumértékek nem igazodnak automatikusan ahhoz a dátumhoz képest, amelyen a munkafolyamat minden alkalommal elindul. További információt a jelen cikk PLAN (TERV) szakasza tartalmaz.

A szegmens felső része

2. Indítsa el a munkafolyamatot manuálisan

Megjegyzés az engedélyekről    A munkafolyamatok indításához általában elemek szerkesztése engedéllyel kell rendelkeznie. (Alapértelmezés szerint a Tagok és a Tulajdonosok csoport is rendelkezik ezzel az engedéllyel, a Látogatók csoport azonban nem. A tulajdonos azonban dönthet úgy is, hogy munkafolyamat-alapon megköveteli a Listák kezelése engedélyt a munkafolyamatot elindítani képes felhasználók számára. Ezzel a beállítással a Tulajdonosok lényegében megadhatják, hogy csak ők és más Tulajdonosok indít tudjanak el egy adott munkafolyamatot. További részletekért olvassa el a cikk Learn (További információ) szakaszát.)

Két kezdőhely

A munkafolyamatot kétféle helyről elindíthatja manuálisan:

  • Az elemet tároló listából vagy tárból

  • Magában az elemben ,abban a Microsoft Office-programban nyitotta meg, amelyben létrehozta. (Ne feledje, hogy a telepített programnak kell lennie, és nem webalkalmazás-verziónak.)

A szegmens további két szakasza mindkét módszerhez biztosít útmutatást.

A szegmens felső része

3. Kezdje manuálisan a listából vagy tárból

  1. Menjen arra a listára vagy tárra, ahol a munkafolyamatot futtatni kívánt elem található.

  2. Kattintson az elem neve melletti három pontra, majd a párbeszédpanelen a három pontra kattintva nyissa meg az elemmenüt , majd kattintson a legördülő menü Munkafolyamatok elemére.

  3. A Munkafolyamatok: Elem neve lap Új munkafolyamat indítása lapján kattintson afuttatni kívánt munkafolyamatra.
    Munkafolyamat indítására szolgáló hivatkozás

  4. A Munkafolyamat módosítása lap kezdeményezési űrlapján módosítsa a munkafolyamat adott példányára alkalmazni kívánt módosításokat.

    Megjegyzés: Az itt, a kezdeményezési űrlapon végrehajtott módosítások csak a munkafolyamat aktuális példányában használhatók. Ha olyan módosításokat szeretne alkalmazni, amelyek a munkafolyamat minden futtatásakor érvényesek lesznek, vagy ha olyan munkafolyamat-beállításokat szeretne módosítani, amelyek nem jelennek meg ebben az űrlapban, tekintse meg a jelen cikk CHANGE (MÓDOSÍTÁS) szakaszát.

    Kezdeményezési űrlap

    Első beállítás

    Hozzárendelés

    Ha szeretné, hogy a munkafolyamat feladatokat rendeljen a feladatokhoz, módosítja a listát.

    • Ha a tevékenységek hozzárendelése egyeskor történik   
      Adja meg a neveket vagy címeket abban a sorrendben, amelyben a tevékenységeket hozzá kell rendelni.

    • Ha az összes tevékenység egyszerre lesz hozzárendelve   
      A nevek és címek sorrendje nem számít.

    • Ha egy, a SharePoint-szervezeten   
      kívüli felhasználóhoz rendel feladatot A külső résztvevőkkel kapcsolatos további információkért lásd a jelen cikk Teljes szakaszát.

    Második beállítás

    Sorrend:

    Győződjön meg arról, hogy a feladatok hozzárendelésének egyesével (sorozatszámban) vagy egyszerre mindegyiknek (párhuzamosan) kell-e megfeleltetve.

    A sorszámok és a párhuzamos sorrend használatával kapcsolatos további információkért lásd a jelen cikk PLAN szakaszát.

    Harmadik beállítás

    Új fázis hozzáadása

    Az aktuálisan konfigurált fázison túl vegyen fel egy vagy több szakaszt.

    • Ha egy teljes szakaszt törölni szeretne, kattintson az adott szakasz Hozzárendelés mezőjére, majd nyomja le a CTRL+DELETE billentyűkombinációt.

    A több szakasz használatával kapcsolatos további információkért lásd a jelen cikk PLAN szakaszát.

    Negyedik beállítás

    Csoportok kibontása

    • Ha azt szeretne,hogy a Hozzárendelés mezőben minden csoport minden tagja egy-egy tevékenységet jelöljön ki, jelölje be ezt a jelölőnégyzetet. (A csoport minden tagja megkapja a feladatértesítést, és minden tag saját feladatot fog végrehajtani.)

    • Ha a Hozzárendelés mezőbe beír minden egyes csoporthoz csak egy tevékenységet szeretne hozzárendelni, törölje a jelölőnégyzet jelölését. (A csoport minden tagja kap egy feladatértesítést, de bármelyik tag igényelheti és befejezheti az adott feladatot a teljes csoport nevében. A csoportfeladat igénylésének utasításait a cikk Complete (Kész) szakaszában találja.)

    Ötödik beállítás

    Kérelem

    Az itt szereplő szöveg szerepelni fog a munkafolyamat által küldött minden feladatértesítésben. Ne felejtsen el minden olyan további utasítást vagy erőforrást szerepeltetni, amely a résztvevők számára szükséges lehet, beleértve az alábbiakat:

    • Kapcsolatfelvételi adatok kérdésekhez és problémákhoz

    • Ha lehetséges, egy megjegyzés a teljes csoportokhoz vagy terjesztési listákhoz rendelt egyetlen feladatról (a csoportfeladat igénylésének utasításait a cikk Complete (Teljes) szakaszában találja.)

    Hatodik beállítás

    Határidők és a tevékenység időtartama

    Adjon meg egy végső befejezési dátumot a teljes munkafolyamatra, és/vagy adja meg, hogy hány nap, hét vagy hónap áll a feladat befejezéséhez a hozzárendeléstől.

    A határidők és a tevékenység időtartamának a használatával kapcsolatban a jelen cikk PLAN szakaszában olvashat bővebben.

    Hetedik beállítás

    MÁSOLATOT KAP

    A szükséges újításokat és eltávolításokat a kívánt módon tudja majd behozni. Ne feledje:

    • Ha itt nevet ad meg, az nem eredményezi munkafolyamat-feladat hozzárendelését.

    • Mivel a munkafolyamatot manuálisan indítja el, értesítést kap az indításról és a leállításról, függetlenül attól, hogy szerepel-e a mezőben.

  5. Ha a kezdeményezési űrlap minden beállítását a kívánt módon használja, kattintson az Indítás gombra a munkafolyamat megkezdéséhez.

A munkafolyamat hozzárendeli az első feladatot vagy feladatokat, eközben pedig értesítést küld Önnek és a kezdeményezési űrlap Másolatot kap mezőjében szereplő összes felhasználónak.

A szegmens felső része

  1. Nyissa meg az elemet a számítógépen a telepített Office-programban.

  2. A megnyitott elemben kattintson a Fájl fülre, majd a Mentés és & elemre, majd kattintson az elemen futtatni kívánt munkafolyamatra.

  3. Ha megjelenik a következő üzenet, amely arról szól, hogy a munkafolyamatnak be kell tudnia küldeni a fájlt, kattintson a Bejelentkezés gombra.

  4. Kattintson a nagy Start munkafolyamat gombra.

  5. A Munkafolyamat módosítása lap kezdeményezési űrlapján módosítsa a munkafolyamat adott példányára alkalmazni kívánt módosításokat.

    Megjegyzés: Az itt, a kezdeményezési űrlapon végrehajtott módosítások csak a munkafolyamat aktuális példányában használhatók. Ha olyan módosításokat szeretne alkalmazni, amelyek a munkafolyamat minden futtatásakor érvényesek lesznek, vagy ha olyan munkafolyamat-beállításokat szeretne módosítani, amelyek nem jelennek meg ebben az űrlapban, tekintse meg a jelen cikk CHANGE (MÓDOSÍTÁS) szakaszát.

    Kezdeményezési űrlap

Első beállítás

Hozzárendelés

Ha szeretné, hogy a munkafolyamat feladatokat rendeljen a feladatokhoz, módosítja a listát.

  • Ha a tevékenységek hozzárendelése egyes alkalommal történik (sorszám szerint)   
    Adja meg a neveket vagy címeket abban a sorrendben, amelyben a tevékenységeket hozzá kell rendelni.

  • Ha az összes tevékenység egyszerre lesz hozzárendelve (párhuzamosan)   
    A nevek és címek sorrendje nem számít.

  • Ha egy, a SharePoint-szervezeten   
    kívüli felhasználóhoz rendel feladatot A külső résztvevőkről a jelen cikk Complete (Teljes) szakaszában olvashat bővebben.

Második beállítás

Sorrend:

Győződjön meg arról, hogy a feladatok hozzárendelésének egyesével (sorozatszámban) vagy egyszerre mindegyiknek (párhuzamosan) kell-e megfeleltetve.

A sorszámok és a párhuzamos sorrend használatával kapcsolatos további információkért lásd a jelen cikk PLAN szakaszát.

Harmadik beállítás

Új fázis hozzáadása

Az aktuálisan konfigurált fázison túl vegyen fel egy vagy több szakaszt.

  • Ha egy teljes szakaszt törölni szeretne, kattintson az adott szakasz Hozzárendelés mezőjére, majd nyomja le a CTRL+DELETE billentyűkombinációt.

A több szakasz használatával kapcsolatos további információkért lásd a jelen cikk PLAN szakaszát.

Negyedik beállítás

Csoportok kibontása

  • Ha azt szeretne,hogy a Hozzárendelés mezőben minden csoport minden tagja egy-egy tevékenységet jelöljön ki, jelölje be ezt a jelölőnégyzetet. (A csoport minden tagja megkapja a feladatértesítést, és minden tag saját feladatot fog végrehajtani.)

  • Ha a Hozzárendelés mezőbe beír minden egyes csoporthoz csak egy tevékenységet szeretne hozzárendelni, törölje a jelölőnégyzet jelölését. (A csoport minden tagja kap egy feladatértesítést, de bármelyik tag igényelheti és befejezheti az adott feladatot a teljes csoport nevében. A csoportfeladat igénylésének utasításait a cikk Complete (Kész) szakaszában találja.)

Ötödik beállítás

Kérelem

Az itt szereplő szöveg szerepelni fog a munkafolyamat által küldött minden feladatértesítésben. Ne felejtsen el minden olyan további utasítást vagy erőforrást szerepeltetni, amely a résztvevők számára szükséges lehet, beleértve az alábbiakat:

  • Kapcsolatfelvételi adatok kérdésekhez és problémákhoz.

  • Ha lehetséges, egy megjegyzés a teljes csoportokhoz vagy terjesztési listákhoz rendelt egyetlen feladatról. (A csoportfeladat igénylésének utasításait a cikk Complete (Befejeződött) szakaszában találja.)

Hatodik beállítás

Határidők és a tevékenység időtartama

Adjon meg egy végső befejezési dátumot a teljes munkafolyamatra, és/vagy adja meg, hogy hány nap, hét vagy hónap áll a feladat befejezéséhez a hozzárendeléstől.

A határidők és a tevékenység időtartamának a használatával kapcsolatban a jelen cikk PLAN szakaszában olvashat bővebben.

Hetedik beállítás

MÁSOLATOT KAP

A szükséges újításokat és eltávolításokat a kívánt módon tudja majd behozni. Ne feledje:

  • Ha itt nevet ad meg, az nem eredményezi munkafolyamat-feladat hozzárendelését.

  • Mivel a munkafolyamatot manuálisan indítja el, értesítést kap az indításról és a leállításról, függetlenül attól, hogy Szerepel-e a mezőben.

  1. Ha a kezdeményezési űrlap beállításai a kívánt módon meg vannak számukra stb., a Munkafolyamat megkezdéséhez kattintson az Indítás gombra.

A munkafolyamat hozzárendeli az első feladatot vagy feladatokat, eközben pedig értesítést küld Önnek és a kezdeményezési űrlap Másolatot kap mezőjében szereplő összes felhasználónak.

Mik a következő lépés?

  • Ha első alkalommal futtatja a munkafolyamatot, előfordulhat, hogy a többi résztvevőnek információra és segítségre van szüksége a hozzárendelt feladatok elvégzéséhez. (Hasznosnak találhatják a cikk Complete (Teljes) szakaszát.)

  • Azt is jó ötlet ellenőrizni, hogy a résztvevők kapják-e meg az e-mail-értesítéseiket, és különösen azt, hogy az értesítéseket nem tévesen ékelik el a levélszemétszűrők.

  • És természetesen előfordulhat, hogy egy vagy több munkafolyamat-feladattal kell elvégeznie saját magát. A részleteket a cikk Complete (Teljes) szakaszában olvashatja.

  • Addig is a jelen cikk MONITOR szegmensében olvashat arról, hogy miként követheti nyomon a munkafolyamat aktuális példányának előrehaladását.

Ha első alkalommal kap feladatot egy Jóváhagyási munkafolyamatban, hasznosnak találhatja, ha a feladat befejezése előtt teljes egészében áttekinti a cikk ezen szakaszát. Ily módon minden nyitott lehetőségről tudni fog.

Megjegyzés: Ha tudja, hogy hozzárendelt egy munkafolyamat-feladatot, de az értesítési üzenet nem jelenik meg a Beérkezett üzenetek mappában, győződjön meg arról, hogy a levélszemétszűrő nem átirányította az értesítést. Ha igen, módosítsa a szűrő beállításait ennek megfelelően.

Első lépésként győződjön meg arról, hogy a megfelelő cikket

A különböző típusú munkafolyamatok különböző feladatműveleteket igényelnek.

Ezért mielőtt nekikezd, győződjön meg arról, hogy a hozzárendelt feladat valóban jóváhagyási munkafolyamat-feladat, nem pedig valamilyen más típusú munkafolyamathoz.

Keresse meg a Hagyja jóvá a szöveget az alábbi helyek bármelyikén:

  • A feladatértesítés Tárgy
    sorában Feladatértesítő a Hagyja jóvá a következőt szöveggel

  • Az áttekintni kívánt elem üzenetsávjában Véleményezendő elem a Hagyja jóvá a következőt szöveggel

  • A Munkafolyamat állapota lap feladatcímében
    Feladat a Munkafolyamat állapota lapon a Hagyja jóvá a következőt szöveggel

Ha ezekben a helyeken nem látható a Kérjük, hagyja jóvá a szöveget szöveg, akkor forduljon ahhoz a személyhez, aki elindította vagy eredetileg hozzáadta a munkafolyamatot, és derítse ki, hogy melyik munkafolyamat-sablonon alapul, vagy hogy egyéni munkafolyamatról van-e szó. A cikk Lásd még szakaszában találhat olyan cikkekre mutató hivatkozásokat, amelyek a SharePoint-termékek egyéb típusú munkafolyamatait használják.

Ha azonban a feladat egy Jóváhagyási feladat, akkor is tovább olvas!

A szegmens szakaszai

  1. A folyamat áttekintése

  2. Az elem és a feladatűrlap a feladatértesítési üzenetből

  3. Az elem és a feladatűrlap lehozása a listából vagy tárból

  4. Az elem áttekintése

  5. A feladatűrlap kitöltése és elküldése

  6. Lejárt értesítések

  7. Csoportfeladat igénylése és befejezése (nem kötelező)

  8. Az elem módosítása (nem kötelező)

  9. A jóváhagyási tevékenység ismételt hozzárendelése valaki máshoz (nem kötelező)

  10. Külső résztvevő nevében történő feladat befejezése (nem kötelező)

1. A folyamat áttekintése

Amikor feladatot rendel hozzá egy munkafolyamathoz, általában háromféleképpen deríthető ki a feladat:

  • Kap egy e-mailes feladatértesítést.

  • Megnyit egy Microsoft Office-dokumentumot, és megjelenik egy üzenetsáv, amely értesíti Önt, hogy hozzárendelt egy kapcsolódó feladatot.

  • Ellenőrizze a SharePoint-webhelyet, és ellenőrizze, hogy van-e jelenleg egy vagy több feladat hozzárendelve.

Amikor kiderül, hogy hozzárendelték egy Jóváhagyási munkafolyamat-feladathoz, általában két dolgot kell megtennie:

  • Az elem áttekintése    Tudja meg, hogy a jelenlegi állapotában jóváhagyhatja-e az elemet.

  • A feladat befejezése    A feladatűrlapon elküldheti a véleményezés eredményeit.

Ezért a feladat befejezésében gyakran az alábbi három elem vesz részt:

  • Az értesítő üzenet (amelyet e-mailként kap)

  • A jóváhagyásra elküldött elem (amelyet megnyit és áttekint)

  • A feladatűrlap (amelyet megnyit, kiegészít és elküld)

Ez a három elem így néz ki.

Feladatértesítő, véleményezendő elem és feladatűrlap

Megjegyzés: A feladatértesítési üzenet menüszalagjának Feladat megnyitása gombja csak akkor jelenik meg, ha az üzenetet az Outlook teljes, telepített verziójában nyitja meg, az Outlook Web Access webalkalmazásban nem.

A szegmens felső része

2. Az elem és a feladatűrlap a feladatértesítési üzenetből

Kövesse az alábbi lépéseket:

  1. A feladatértesítési üzenetBen a Feladatra vonatkozó utasítások befejezéséhez kattintson az elemre mutató hivatkozásra.

  2. A megnyitott elemen kattintson a Feladat megnyitása gombra az üzenetsávon.

Az elem és a feladatűrlap elérése az értesítő e-mailből

Megjegyzés: A feladatértesítési üzenet menüszalagjának Feladat megnyitása gombja csak akkor jelenik meg, ha az üzenetet az Outlook teljes, telepített verziójában nyitja meg, az Outlook Web Access webalkalmazásban nem.

A szegmens felső része

3. Az elem és a feladatűrlap lehozása a listából vagy tárból

Kövesse az alábbi lépéseket:

  1. Kattintson az elemhez és munkafolyamathoz társított Folyamatban hivatkozásra abban a listában vagy tárban, amelyben az áttekintni kívánt elem található.

  2. A Munkafolyamat állapota lapon kattintson a feladat címére.

  3. A feladatűrlap Ez a munkafolyamat-feladat az üzenetsávra vonatkozik beállításában kattintson az elemre mutató hivatkozásra.

Elem és feladat elérése listából vagy tárból

A szegmens felső része

4. Az elem áttekintése

Ebben a példában az elem egy Microsoft Word-dokumentum.

Tipp: Ha ez egy csoportos feladat – vagyis egy egész csoporthoz vagy terjesztési listához hozzárendelt feladat, hogy egy csoporttag a teljes csoportra tudja végrehajtani a feladatot – akkor a feladat áttekintése előtt igénylést kell végrehajtania. Ezzel csökkentheti annak esélyét, hogy a csoport egy másik tagja is át fogja vizsgálni a cikket. Útmutatásért olvassa el a 7. szakaszt a csoportfeladat igénylése és befejezése című szakaszában.

Véleményezendő elem megnyitás után, sárga sávval

Figyelje meg a dokumentum tetején lévő két sárga üzenetsávot:

  • Csak olvasható kiszolgáló   Ez a dokumentum csak olvasható módban van megnyitva, azaz olvashatja a dokumentumot, de nem módosíthat benne semmilyen módosítást.
    (Felhívjuk a figyelmét arra, hogy a Jóváhagyási munkafolyamat-feladat befejezésekor általában nem módosít közvetlenül az elemen. Ehelyett a feladatűrlapon regisztrálja az összes választ.)

  • Munkafolyamat-feladat   Ha készen áll arra, hogy regisztrálja a választ a feladatűrlapon, kattintson a Feladat megnyitása gombra.

A szegmens felső része

5. A feladatűrlap kitöltése és elküldése

A Jóváhagyási munkafolyamat feladatűrlapja ehhez hasonló.

Munkafolyamat-feladat űrlapja

Ne feledje, hogy az első két elem(Elem törlése és Ez a munkafolyamat-feladat az elemcímre vonatkozik) nem jelenik meg a feladatűrlapon, amikor azt az elemen belülről nyitja meg véleményezésre.

Első beállítás

Elem törlése

Ha törölni szeretné ezt a feladatot a munkafolyamat aktuális példányából, kattintson erre a gombra.

  • A feladat törlésével nem törli az áttekintni kívánt elemet.

  • Ha törli a feladatot, a művelet a dokumentum elutasításának (és az előzményekben rögzített) függvénye. Ha tehát a munkafolyamat úgy van konfigurálva, hogy az az első elutasításkor véget ér, akkor a feladat törlése befejezi a munkafolyamatot.

  • A törölt feladatok többé nem jelennek meg a Munkafolyamat állapota lap Feladatok területén. (A törlést és a következményi automatikus elutasítást azonban továbbra is rögzíti a rendszer a lap Előzmények területén.)

    Megjegyzés: Ha nem ezt a munkafolyamat-példányt indítja el, a feladat törlése előtt érdemes lehet annak a személynek a tudomása lenni, aki elindítja azt.

Második beállítás

Ez a munkafolyamat-feladat az elemcímre vonatkozik

Az elem véleményezésre való megnyitásához kattintson az ide mutató hivatkozásra.

Harmadik beállítás

Status, Requested By, Consolidated Comments, Due Date

E négy mező bejegyzései nem szerkeszthetők és nem módosíthatók, de hasznosnak találhatja őket.

Figyelje meg, hogy az Összesített megjegyzések mező nemcsak a feladat elvégzésére vonatkozó további utasításokat tartalmazza, hanem az összes olyan résztvevő által beküldött megjegyzést is, aki már befejezte a feladatokat a munkafolyamat ugyanazon példányában.

Ugyanígy, miután beküldte saját űrlapját, a Megjegyzések mezőben (4) szereplő megjegyzések is megjelennek a további résztvevők konszolidált megjegyzései mezőben.

Negyedik beállítás

Megjegyzések

Az itt beírható szöveget a munkafolyamat előzményei között rögzíti a program, és a többi résztvevő számára az Összesített megjegyzések mezőben (3) is meg fogja jelenni.

Ötödik beállítás

Jóváhagyás

Az elem jóváhagyásához írja be a megjegyzések megjegyzéseit a Megjegyzések mezőbe (4), majd kattintson erre a gombra.

Hatodik beállítás

Elutasítás

Az elem elutasításához először írja be a megjegyzések megjegyzéseit a Megjegyzések mezőbe (4), majd kattintson erre a gombra.

Hetedik beállítás

Mégse

Ha módosítások vagy válaszok mentése nélkül, a feladatűrlap bezárásakor kattintson erre a gombra. A feladat befejezetlen marad, és Önnek lesz kiosztva.

Nyolcadik beállítás

Kérelem módosítása

Erre a gombra kattintva kérhet új elemet.

A kérelem részleteit tartalmazó űrlap illusztrációját és további útmutatásért lépjen a szegmens 8. szakaszának Módosítás kérése a tételhez című szakaszában.

Megjegyzés: Előfordulhat, hogy ez a beállítás ki van kapcsolva egyes munkafolyamat-feladatok esetén.

Kilencedik beállítás

Feladat ismételt hozzárendelése

A Jóváhagyási tevékenység máshoz való hozzárendeléshez kattintson erre a gombra.

Az átkiosztás részleteit tartalmazó lap illusztrációját és további útmutatásért lépjen a szakasz 7. szakaszára, és adja hozzá a Jóváhagyási feladat hozzárendelését valaki máshoz.

Megjegyzés: Előfordulhat, hogy ez a beállítás ki van kapcsolva egyes munkafolyamat-feladatok esetén.

A szegmens felső része

6. Lejárt értesítések

Ha egy feladat vagy egy teljes munkafolyamat-példány befejezési határidővel lejárt, a rendszer automatikusan értesítéseket küld a következő e-mail-szolgáltatásnak:

  • Az a személy, akihez a tevékenység hozzá van rendelve

  • Az a személy, aki elindította a munkafolyamatot (vagy ha az indítás automatikus volt, annak a személynek, aki eredetileg hozzáadta a munkafolyamatot)

A szegmens felső része

7. Csoportfeladat igénylése és befejezése (nem kötelező)

Ha egy teljes csoporthoz csak egyetlen feladat van hozzárendelve, akkor a csoport bármely tagja igényelheti és befejezheti ezt a feladatot a teljes csoport nevében.

A feladat igénylése az elem áttekintése előtt. Amint igénylést kap a feladathoz, az hozzá lesz rendelve Önhez, és a csoport egyetlen tagja sem tudja végrehajtani azt. (Így csak egyetlen személy tudja a szükséges munkát.)

  1. A Munkafolyamat állapota lapon mutasson a csoporthoz rendelt feladat nevére, amíg meg nem jelenik egy nyíl.

  2. Kattintson a nyílra, majd az Elem szerkesztése parancsra, majd a feladatűrlapon a Feladat igénylése gombra.
    Csoportfeladat igénylése

Ha a Munkafolyamat állapota lap frissül, láthatja, hogy a feladat már nincs a csoporthoz rendelve, hanem kifejezetten Önnek.

Ha később ismét fel szeretné engedni a feladatot a csoportnak anélkül, hogy befejezi azt, kövesse az ugyanezeket a lépéseket a feladatűrlapra való visszatéréshez, de most kattintson a Feladat kiadása gombra.

A feladatűrlap Feladat visszaadása gombja

A szegmens felső része

8. Az elem módosítása (nem kötelező)

A folyamat megkezdése előtt ne feledje, hogy a munkafolyamat azonnal leállítható, ha bármilyen módosítás történik az elemen. Érdemes lehet annak a személynek a segítségével ellenőriznie, aki elindította vagy eredetileg hozzáadta a munkafolyamatot, hogy biztosan megfelelő-e egy módosítás, és hogy a munkafolyamat adott ponton véget ér-e.

Bemutatjuk a módosításkérési lehetőséget úgy, hogy egy esetbe bemutatja azt:

Először képzelje el, hogy a neve Ferenc.

Képzelje el, hogy egy Anna nevű munkatársa elindított egy Jóváhagyási munkafolyamatot egy saját által létrehozott dokumentumon.

Anna új dokumentumának áttekintésekor úgy érzi, hogy a Bevezetés túl hosszú.

A munkafolyamat-feladatűrlap alján kattintson a Módosítás kérése gombra, és töltse ki ezt az űrlapot.

Elem módosításának kérésére szolgáló űrlap

Első beállítás

Módosítás kérése ettől:

Írja be annak a személynek a nevét vagy az e-mail-címét, akitől a változtatást kéri.

(Ha a kérelmet annak a személynek, aki elindította a munkafolyamat futtatását – vagy ha a munkafolyamat automatikusan indult el, annak a személynek, aki eredetileg hozzáadta ezt a jóváhagyási munkafolyamatot – üresen hagyhatja ezt a mezőt.)

Második beállítás

Új kérelem

Írja le a kívánt változtatást, és adja meg az összes információt, amire a módosítás felelőse szüksége lesz. (Az itt megadott szöveget a rendszer az Összesített megjegyzések területen adja hozzá.)

Harmadik beállítás

Új időtartam

Tegye az alábbi három dolog valamelyikét:

  • A meglévő határidő megtartása    Hagyja üresen ezt a mezőt.

  • A határidő teljes eltávolítása    Írja be a 0 számot.

  • Új határidő megadása    Írjon be ide egy számot, majd adja meg az időtartamot mennyiségként az alábbi mezőben. A két bejegyzés együttesen azt az időszakot határozza meg, amely alatt a módosítási tevékenység esedékes.

Negyedik beállítás

Új időtartamegységek

Ha új tevékenység-időtartamot ad meg, használja ezt a mezőt az Új időtartam mezővel együtt a tevékenység esedékesség előtti időszak azonosításához. (Például: 3 nap vagy1 hónap vagy 2 hét.)

Ha az összes űrlapbejegyzés a kívánt módon van megjelölve, kattintson a Küldés gombra, és az aktuális feladat készként leszmegjelölve. (De még nem végzett. Amikor Anna befejezi a módosítási tevékenységet, ismét hozzá fog rendelni egy jóváhagyási tevékenységhez).

Eközben Anna a következő e-mail-értesítést kapja:

Elemmódosítás kérésekor küldött értesítő

Anna egy pillantással a Tárgy sorban (az ábrán az 1-es szám) meg tudja mondani, hogy ez nem egy egyszerű jóváhagyási értesítés, hanem egy kérés, amely az elemen valamit módosít. A vezető megtalálja a kért módosításra vonatkozó információkat a Kért módosítás szövegben (2. szám).

Anna kiveszi az elemet, menti a kért módosításokat, majd menti a módosításokat, és visszaveszi az elemet.

Ezután megnyitja a Munkafolyamat állapota lapot, és megnyitja a módosításkérési feladatot a Feladatok területen.


A kért módosítás elvégzése után elküldött űrlap

Anna minden szükséges információt hozzáad a Megjegyzések mezőhöz, majd a Válasz küldése gombra kattint. A munkafolyamat két műveletet hajt végre:

  • Anna módosításkérési feladatát Befejezettként jelöli meg.

  • Hozzárendel Egy új jóváhagyási tevékenységet Önnek (az Összevont megjegyzések mezőben Anna megjegyzéseit hozzáadva), és értesítést küld a tevékenységről.

Most már áttekintheti a módosított elemet.

Eközben az alábbi ábrán látható módon az összes műveletet nyomon követi és láthatóvá teszi a Munkafolyamat állapota lap Munkafolyamat előzményei szakaszában.

Módosításkérés során végrehajtott műveletek a Munkafolyamat előzményei szakaszban

Az alábbi ábra a teljes folyamatot ábrázolja.

A módosításkérés folyamatábrája

A szegmens felső része

9. A jóváhagyási tevékenység ismételt hozzárendelése valaki máshoz (nem kötelező)

Ha azt szeretné, hogy valaki más befejez egy Önnek kiosztott munkafolyamat-feladatot, kattintson a Feladat ismételt hozzárendelése gombra a munkafolyamat-feladatűrlapon.

Ez az űrlap jelenik meg.

Feladat-átadási űrlap

Első beállítás

Feladat ismételt hozzárendelése

Írja be annak a személynek a nevét vagy címét, akihez hozzá szeretné rendelni ezt a feladatot.

Ha ezt a feladatot hozzá szeretne rendelni a munkafolyamatot started (vagy ha a munkafolyamat automatikusan elkezdődött) ahhoz a személyhez, aki eredetileg hozzáadta a munkafolyamatot, hagyja üresen ezt a mezőt.

Második beállítás

Új kérelem

Adjon meg minden olyan információt, amely alapján a tevékenységet kiosztó személynek el kell látnia a feladatot. (Az itt megadott szöveget a rendszer az Összesített megjegyzések területen adja hozzá.)

Harmadik beállítás

Új időtartam

Tegye az alábbi három dolog valamelyikét:

  • A meglévő határidő megtartása    Hagyja üresen ezt a mezőt.

  • A határidő teljes eltávolítása    Írja be a 0 számot.

  • Új határidő megadása    Írjon be ide egy számot, majd adja meg az időtartamot mennyiségként az alábbi mezőben. A két bejegyzés együttesen azt az időszakot határozza meg, amely alatt a módosítási tevékenység esedékes.

Negyedik beállítás

Új időtartamegységek

Ha új tevékenység-időtartamot ad meg, használja ezt a mezőt az Új időtartam mezővel együtt a tevékenység esedékesség előtti időszak azonosításához. (Például: 3 nap vagy1 hónap vagy 2 hét.)

Ha elkészült az űrlapmal, kattintson a Küldés gombra. A feladat készkéntvan megjelölve, egy új feladatot rendel hozzá a feladatért felelős személyhez, és egy feladatértesítést küld.

Az Ön által megadott új információk az új feladatértesítés Delegált szövegében szerepelnek (az alábbi ábrán az 1-es szám).

Feladatértesítő az átruházott feladatról

Eközben a rendszer az összes ilyen módosítást nyomon követi és láthatóvá teszi a Munkafolyamat állapota lap Feladatok és előzmények szakaszában, ahogy az az alábbi képen is látható.

Átadott feladat Munkafolyamat állapota lapjának Feladatok és Előzmények területe

A szegmens felső része

10. Feladat befejezése külső résztvevő nevében (nem kötelező)

A SharePoint-szervezeten belül egy speciális eljárásban lehet részt vesznek olyan résztvevők is, akik nem tagjai az Ön SharePoint-szervezetének. A folyamat során a webhelytagok proxyként viselkednek a külső résztvevő esetén:

  1. A társítási űrlap második lapján szerepeltetheti a külső résztvevő e-mail-címét a hozzárendelési űrlap megfelelő Hozzárendelés szakaszában.

  2. A munkafolyamat valójában hozzárendeli a külső résztvevő feladatát ahhoz a webhelytaghoz, aki elindítja a munkafolyamatot – vagy ha a munkafolyamat automatikusan elindul, ahhoz a taghoz, aki eredetileg hozzáadta a munkafolyamatot. Ez a személy, akihez a feladatot ténylegesen hozzárendelték, a külső résztvevő proxyjaként viselkedik.

  3. Ez a webhelytag feladatértesítést kap, és utasításokat ad arra, hogy küldje el az elem másolatát véleményezésre a külső résztvevőnek. (Addig is a külső résztvevő megkapja a feladatértesítés egy példányát, amely hasznos figyelmeztetésként vagy figyelmeztetésként használható.)

  4. Az a webhelytag, akihez a feladat valójában hozzá van rendelve, elküldi az elem másolatát a külső résztvevőnek.

  5. A külső résztvevő áttekinti az elemet, és visszaküldi a válaszát a webhelytagnak.

  6. Amikor a külső résztvevő válasza megérkezik, a webhelytag a külső résztvevő nevében befejezi a feladatot.

Az alábbi ábra szemlélteti a folyamatot.

Külső résztvevők felvételének folyamatábrája

Az a központi hely, ahol figyelheti, módosíthatja vagy leállíthatja a futó munkafolyamatokat, a munkafolyamat aktuális példányának Munkafolyamat állapota lapja.

Először megmutatjuk, hogyan találhatja meg ezt a lapot, majd megmutatjuk, hogyan használhatja az ott található lehetőségeket és információkat. Végül két további lapot is mutatunk, ahol további figyelési információkat kaphat.

A szegmens szakaszai

  1. A Munkafolyamat állapota lap

  2. A munkafolyamat előrehaladásának figyelése a Munkafolyamat állapota lapon

  3. Az aktív tevékenységek módosítása (a már hozzárendelt feladatok)

  4. A jövőbeli tevékenységek módosítása (a még nem hozzárendelt tevékenységek)

  5. A munkafolyamat futtatásának megszakítása vagy megszüntetése

  6. Az elemeken futó munkafolyamatok megkeresása

  7. A teljes webhelycsoport munkafolyamatának figyelése

1. A Munkafolyamat állapota lap megtekintése

Kattintson a kívánt elem és munkafolyamat Folyamatban hivatkozására abban a listában vagy tárban, amelyben az elem található.

Ebben a példában az elem a Keynote Piszkozat nevű dokumentum, a munkafolyamat pedig a Jóváhagyás 3.

Kattintás a munkafolyamat állapothivatkozására

Megnyílik a Munkafolyamat állapota lap.

Megjegyzések: 

  • Ha a lista vagy tár sok elemet tartalmaz, rendezés és/vagy szűrés használatával gyorsabban megkeresheti a keresett elemet. Ha azt találja, hogy a rendezés és/vagy szűrés ismétlődően ugyanúgy történik, hasznos lehet, ha létrehoz egy olyan egyéni nézetet, amely automatizálja az adott elrendezést.

  • A Munkafolyamat állapota lapra úgy is kattinthat, hogy a Munkafolyamat állapotának megtekintése hivatkozásra kattint egy "elindított" e-mail-értesítésben, vagy a Munkafolyamat előzményeinek megtekintése hivatkozásra egy "befejeződött" e-mailben a megfelelő példányban.

A szegmens felső része

2. A munkafolyamat előrehaladásának figyelése a Munkafolyamat állapota lapon

Itt a Munkafolyamat állapota lap egyes szakaszait ábrázoló ábra alatt találja meg a figyelési kérdéseket, amelyekre a szakasz választ ad.

Munkafolyamat adatai szakasz

Munkafolyamat állapota lap Munkafolyamat adatai szakasza

Megválaszolt kérdések:

  • Ki indította el a munkafolyamat ezen példányát?

  • Mikor kezdődött el ez a példány?

  • Mikor történt meg az utolsó művelet a példányban?

  • Melyik elemen fut ez a példány?

  • Mi a jelen példány aktuális állapota?

Tasks section

Munkafolyamat állapota lap Feladatok területe

Megválaszolt kérdések:

  • Mely tevékenységek már létrejöttek és vannak hozzárendelve, és mi az aktuális állapotuk?

  • Mely tevékenységek vannak már befejezve, és milyen eredményt adtak az egyes tevékenységekhez?

  • Milyen határidő van minden létrehozott és hozzárendelt tevékenységhez?

A törölt és a még hozzárendelt feladatok nem jelennek meg ebben a szakaszban.

Munkafolyamat előzményei szakasz

Munkafolyamat állapota lap Munkafolyamat előzményei szakasza

Megválaszolt kérdések:

  • Milyen események történtek már a munkafolyamat e példányában?

  • Felhívjuk a figyelmét arra, hogy ezen a területen nem jelennek meg a lejárt tevékenységek és a lejárt feladatokról szóló értesítések.

A szegmens felső része

3. Az aktív tevékenységek módosítása (a már hozzárendelt feladatok)

A már hozzárendelt, de még nem befejezett tevékenységeket kétféleképpen módosíthatja:

  • Egyetlen aktív tevékenység módosítása

  • Az összes aktív tevékenység módosítása

Egyetlen aktív tevékenység módosítása

Engedélyek   Ha egy nem saját maga által kiosztott feladatot módosítania kell, a Listák kezelése engedéllyel kell rendelkeznie. (A Tulajdonosok csoport alapértelmezés szerint Rendelkezik a Listák kezelése engedéllyel, a Tagok és a Látogatók csoportok nem. Lehetséges például, hogy olyan engedélyekkel rendelkezik, amelyek lehetővé teszik, hogy elindítsa a munkafolyamatot, de ne módosítsa egy másik résztvevő feladatát.)

Ha rendelkezik a szükséges engedélyekkel:

  1. Kattintson a feladat címére a Tevékenységlistában.
    Feladat címére kattintás a listában

  2. A feladatűrlapon befejezhet, törölhet vagy újra hozzárendelhet egy feladatot.

A feladatűrlap használatával kapcsolatos részletes útmutatást a cikk Teljes szakasza tartalmaz.

Az összes aktív tevékenység módosítása

Engedélyek    Az alábbi ábrán található mind a négy parancshivatkozás megjelenik a Munkafolyamat állapota lapon minden olyan felhasználónak, aki rendelkezik Listák kezelése engedéllyel. Az első három hivatkozás annak a személynek a lapján jelenik meg, aki elindította a munkafolyamat-példányt, a Munkafolyamat vége hivatkozás azonban csak akkor jelenik meg, ha az illető rendelkezik Listák kezelése engedéllyel. (Megint csak a Tulajdonosok csoport rendelkezik alapértelmezés szerint a Listák kezelése engedéllyel; a Tagok és a Látogatók csoport nem.)

  1. A Munkafolyamat-vizualizáció alatti területen kattintson a Jóváhagyás aktív feladatainak frissítése hivatkozásra.

  2. Tegye a módosításokat a megnyíló űrlapon, majd kattintson az OK gombra.

    • Az Ön módosításait tükröző üzeneteket azok a személyek kapják meg, akik jelenleg feladatokat rendelnek hozzá ebben a futtatásban.

    • A már befejezett vagy törölt, valamint a még nincs hozzárendelve tevékenységeket nem érintik az űrlapon végrehajtott módosítások.

    • Ha olyan tevékenységeket szeretne módosítani, amelyek még nincs hozzárendelve, tekintse meg a következő, A jövőbeli tevékenységek módosítása című szakaszt.

Aktív feladatok módosítására szolgáló űrlap

Első beállítás

Tevékenységenkénti időtartam, időtartamegységek

  • A meglévő határidő megtartása    Hagyja üresen az Időtartam tevékenységenként mezőt, és ne módosítsa az Időtartamegységek mezőt.

  • A határidő eltávolítása úgy, hogy ne legyen határidő    Írja be a 0 számot a Tevékenységenkénti időtartam mezőbe.

  • A határidő áthelyezésének lépése a tevékenység időtartamának meghosszabbításával    Mindkét időtartammezőben megadhatja az időtartam meghosszabbítására használt egységek számát és típusát.

Második beállítás

Kérelem

  • A kérelem szövegének módosítása    A szövegdobozban szükség szerint módosításokat is el kell látnia.

  1. Ha az űrlap összes mezőjét a kívánt módon szeretné látni, kattintson az OK gombra.

Az aktuális példány összes aktív feladata frissül.

A szegmens felső része

4. A jövőbeli tevékenységek módosítása (a még nem hozzárendelt tevékenységek)

Engedélyek    Az alábbi ábrán található mind a négy parancshivatkozás megjelenik a Munkafolyamat állapota lapon minden olyan felhasználónak, aki rendelkezik Listák kezelése engedéllyel. Az első három hivatkozás annak a személynek a lapján jelenik meg, aki elindította a munkafolyamat-példányt, de a Munkafolyamat megszüntetése hivatkozás csak akkor jelenik meg, ha az illetőnek listák kezelése engedéllyel is rendelkezik. (Megint csak a Tulajdonosok csoport rendelkezik alapértelmezés szerint a Listák kezelése engedéllyel; a Tagok és a Látogatók csoport nem.)

  1. A Munkafolyamat állapota lap Munkafolyamat-vizualizáció alatti területén kattintson a Jóváhagyás jóváhagyók hozzáadása vagy frissítése hivatkozásra.

  2. A módosításokat a megnyíló űrlapon kell elenni, majd kattintson az UPDATE (FRISSÍTÉS) gombra.

    Megjegyzés: A már létrehozott és hozzárendelt tevékenységeket nem befolyásolják az űrlapon végrehajtott módosítások.

Jövőbeni feladatok módosítására szolgáló űrlap

Első beállítás

Résztvevők, Sorrend, Csoportok kibontása

  • Résztvevők hozzáadása vagy eltávolítása, illetve a feladatok sorrendjének módosítása    A Résztvevők mezőben hozzáadhatja, eltávolíthatja és/vagy átrendezheti a résztvevők nevét vagycímét.

  • Teljes szakasz eltávolítása:    Kattintson az adott szakasz Hozzárendelés mezőjére, majd nyomja le a CTRL+DEL.

Megjegyzés: A Csoportok kibontása jelölőnégyzetet használva megadhatja, hogy a felsorolt terjesztési csoportokhoz a teljes csoporthoz vagy tagonként csak egy tevékenység legyen-e hozzárendelve.

A mezők használatával kapcsolatos további információkért lásd a jelen cikk PLAN szegmensét és a megfelelő Szegmens hozzáadása (Lista/tár vagy Webhelycsoport) szakaszt.

Második beállítás

Kérelem

  • A kérelem szövegének módosítása    A mezőben található szövegen szükség szerint módosítja a szöveget.

Harmadik beállítás

Határidő minden tevékenységhez, Tevékenységenkénti időtartam, Időtartamegységek

  • A naptár határidőinek módosítása vagy eltávolítása    Törölje a meglévő dátumot, majd vagy újat ad meg, vagy a megadott határidő eltávolításához hagyja üresen a mezőt. (Ebbe a mezőbe ne írjon be nullát. A mezőnek vagy naptár dátumértéket kell tartalmaznia, vagy üresnek kell lennie.)

  • A meglévő időtartam megtartása    Hagyja üresen az Időtartam tevékenységenként mezőt, és ne módosítsa az Időtartamegységek mezőt.

  • Ha el szeretné távolítani az időtartamot, hogy ne ússa    Írja be a 0 számot a Tevékenységenkénti időtartam mezőbe.

  • A tevékenység időtartamának meghosszabbítása    Mindkét időtartammezőben megadhatja, hogy hány egységre szeretné meghosszabbíteni az időtartamot. (A határidők és időtartamok beállításával kapcsolatos további tudnivalók a jelen cikk PLAN szakaszában olvashatók.)

  1. Ha az űrlap összes mezőjét a kívánt módon szeretné látni, kattintson az OK gombra.

Az aktuális példány összes jövőbeli feladata tükrözi a módosításokat.

A szegmens felső része

5. A munkafolyamat futtatásának megszakítása vagy megszüntetése

Mielőtt befejez egy futó munkafolyamat-példányt, kétféleképpen állíthatja le:

  • A munkafolyamat megszakítása    Minden feladat törlődik, de megőrzve marad a Munkafolyamat állapota lap Feladatok területén.

  • A munkafolyamat vége    Az összes feladat törlődik, és törlődik a Munkafolyamat állapota lap Feladatok területről. (Ezek azonban továbbra is megjelennek a Munkafolyamat előzményei területen.)

Mindkét módszerhez kövesse az utasításokat.

Mégse (az összes törölt, de a Tevékenységlistában és az Előzményekben megőrzött feladat)

Engedélyek    Az alábbi ábrán található mind a négy parancshivatkozás megjelenik a Munkafolyamat állapota lapon minden olyan felhasználónak, aki rendelkezik Listák kezelése engedéllyel. Az első három hivatkozás annak a személynek a lapján jelenik meg, aki elindította a munkafolyamat-példányt, de a Munkafolyamat hivatkozásának vége hivatkozás csak akkor jelenik meg, ha az illető rendelkezik Listák kezelése engedéllyel. (Megint csak a Tulajdonosok csoport rendelkezik alapértelmezés szerint a Listák kezelése engedéllyel; a Tagok és a Látogatók csoport nem.)

Ha a munkafolyamat aktuális példányára már nincs szükség, le lehet állítani.

  • A Munkafolyamat állapota lap Munkafolyamat-vizualizáció alatti területén kattintson Az összes jóváhagyási feladat megszakítása hivatkozásra.

  • Az Igen gombra kattintva erősítse meg a műveletet.

Minden feladat megszakítása hivatkozás

Az összes aktuális feladat törlődik, és a munkafolyamat a Mégse állapotúra végződik. A lemondott feladatok továbbra is a Feladatok és a Munkafolyamat előzményei területen is szerepelnek.

Lezárás (a Tevékenységlistából törölt, de az Előzményekben megőrzött összes feladat)

Engedélyek    Az alábbi ábrán található mind a négy parancshivatkozás megjelenik a Munkafolyamat állapota lapon minden olyan felhasználónak, aki rendelkezik Listák kezelése engedéllyel. Az első három hivatkozás annak a személynek a lapján jelenik meg, aki elindította a munkafolyamat-példányt, a Munkafolyamat vége hivatkozás azonban csak akkor jelenik meg, ha az illető rendelkezik Listák kezelése engedéllyel. (Megint csak a Tulajdonosok csoport rendelkezik alapértelmezés szerint a Listák kezelése engedéllyel; a Tagok és a Látogatók csoport nem.)

Ha hiba történik, vagy ha a munkafolyamat leáll, és nem válaszol, megszüntethető.

A Munkafolyamat állapota lap Munkafolyamat-vizualizáció alatti területén kattintson A munkafolyamat vége elemre, majd a megerősítéshez kattintson az Igen gombra.

A munkafolyamat által létrehozott összes feladat törlődik, és törlődik a Munkafolyamat állapota lap Feladatok területéről, de továbbra is megjelennek a Munkafolyamat előzményei területen. A munkafolyamat végén a munkafolyamat megszakítva állapotúlesz.

A szegmens felső része

6. Annak kiderítása, hogy mely munkafolyamatok futnak egy elemen

Egy elem Munkafolyamatok lapján megtalálja az adott elemen futó munkafolyamatok listáját.

  1. Ugrás arra a listára vagy tárra, amelyben az elem található.

  2. Mutasson az elem nevére, kattintson a megjelenő nyílra, majd kattintson a legördülő menü Munkafolyamatok elemére.

  3. A Munkafolyamatok: Elem neve lap Futó munkafolyamatok listájában megtalálja az elemen aktuálisan futó példányok listáját.

Megjegyzés: Felhívjuk a figyelmét arra, hogy egyetlen munkafolyamat-verzió több példánya nem futtatható egyszerre ugyanazon az elemen. Például: Két, a Jóváhagyási sablonon alapuló munkafolyamat is hozzá lett adva. Az egyik neve Terv jóváhagyása, a másik pedig Költségvetés-jóváhagyás. Egy-egy elemen egyszerre csak egy példány futhat a Terv jóváhagyása és a Költségvetés jóváhagyása elemet, de egyik munkafolyamat két példánya sem.

A szegmens felső része

7. A teljes webhelycsoport munkafolyamatának figyelése

A webhelycsoportgazdák egy pillantással megtekinthetik:

  • Az egyes munkafolyamat-sablonon alapuló munkafolyamatok hány munkafolyamata van jelenleg a webhelycsoportban.

  • Hogy maga a munkafolyamat-sablon aktív vagy inaktív-e a webhelycsoportban.

  • Az egyes munkafolyamat-sablonokon alapuló munkafolyamat-verziók példányainak száma a webhelycsoportban.

Ennek menete:

  1. A webhelycsoport kezdőlapját nyissa meg( ne a webhely vagy alwebhely kezdőlapját a gyűjteményen belül).

  2. Kattintson a Beállítások ikonra A SharePoint Online Nyilvános webhely beállításainak kezelése gombja majd a Webhely beállításai elemre.

  3. A Webhely beállításai lap Webhely felügyelete területén kattintsona Munkafolyamatok elemre.

Megnyílik a Munkafolyamatok lap, amely megjeleníti az információkat.

Mik a következő lépés?

Ha ez a munkafolyamat-verzió első futtatásakor, érdemes a cikk REVIEW (ÁTTEKINTÉS) szakaszának utasításait használnia a példány eseményeinek megtekintéséhez és a munkafolyamat kívánt funkcióinak felderítésére.

A munkafolyamat-példány befejeződése után áttekintheti az előzményekben rögzített eseményeket. (A rekord a példány befejeződését követően 60 napig bármikor elérhető.)

Fontos: Ne feledje, hogy a munkafolyamat előzményei csak informális referenciaként szolgálnak. Nem használható hivatalos ellenőrzéshez, illetve semmilyen jogi, jogi célú célra.

Jelentéseket is futtathat a munkafolyamat példányok közötti általános teljesítményéről.

A szegmens szakaszai

  1. Események áttekintése a legutóbbi példányban

  2. A példányelőzmények elérése 60 napig

  3. Munkafolyamat teljesítményjelentések létrehozása

1. A legutóbbi példány eseményeinek áttekintése

Mindaddig, amíg egy elem ugyanabban a listában vagy tárban marad, és amíg ugyanazon a munkafolyamaton ismét nem fut ugyanazon az elemen, a legutóbbi példány előzményei elérhetők a listából vagy tárból.

Ha meg kell tekintenie egy munkafolyamat legfrissebb példányának Munkafolyamat állapota lapját, amely bármelyik elemen fut:

  • Kattintson a kívánt elem és munkafolyamat állapothivatkozására abban a listában vagy tárban, amelyben az elem található.

Ebben a példában az elem a Keynote piszkozat című dokumentum, a munkafolyamat pedig az Új dokumentum-jóváhagyás.

Kattintson a munkafolyamat állapothivatkozására

A Munkafolyamat állapota lap alján található a Munkafolyamat előzményei szakasz.

Munkafolyamat állapota lap Munkafolyamat előzményei szakasza

A szegmens felső része

2. A példányelőzmények elérése legfeljebb 60 napig

Mi történik, ha egy példány előzményeit szeretné átnézni, miután ismét futtatta ugyanazt a munkafolyamatot ugyanazon az elemen?

Sőt, akár 60 napig is meg lehet tenni, akár két belépési pontból is: a listából vagy tárból, illetve a munkafolyamat befejezéséről szóló értesítésből.

A listából vagy tárból

  1. Ugrás arra a listára vagy tárra, amelyben az elem található.

  2. Mutasson az elem nevére, kattintson a megjelenő nyílra, majd kattintson a legördülő menü Munkafolyamatok elemére.

  3. A Munkafolyamatok: Elem neve lap Befejezett munkafolyamatok lapján kattintson az áttekintni kívánt munkafolyamat-példány nevére vagy állapotára.

    Befejezett munkafolyamatok listája az elem Munkafolyamatok lapján Megnyílik az aktuális példány Munkafolyamat állapota lapja.

A munkafolyamat befejezéséről szóló értesítésből

  • Nyissa meg a munkafolyamat-befejezési értesítést a megtekinteni kívánt példányhoz, majd kattintson A munkafolyamat előzményeinek megtekintése hivatkozásra.


Munkafolyamat befejezési értesítője az előzményekre mutató hivatkozás kiemelésével Megnyílik az aktuális példány Munkafolyamat állapota lapja.

Ha meg szeretné őrizni az összes értesítőt, érdemes outlookos szabályt létrehoznia. Állítsa be a szabályt úgy, hogy a Tárgy sorban a szöveget tartalmazó összes bejövő üzenetet a saját külön mappájába másolja. (Győződjön meg arról, hogy az Outlook-szabály átmásolja a bejövő üzeneteket, és nem fogja egyszerűen áthelyezni őket, vagy nem jelennek meg a Beérkezett üzenetek mappában sem.)

A szegmens felső része

3. Munkafolyamat teljesítményjelentések létrehozása

Ha meg szeretne tudni arról, hogy a munkafolyamat egyik verziója általában – időről időre vagy több példányban – hogyan teljesít, létrehozhat két előre definiált jelentést:

  • Tevékenység időtartama jelentés    Ezzel a jelentéssel azt láthatja, hogy egy munkafolyamaton belül az egyes tevékenységek hány ideig tartnak, illetve hogy az egyes munkafolyamatok futtatása vagy példánya mennyi ideig tart.

  • Lemondás és hibajelentés    Ezzel a jelentéssel azt láthatja, hogy egy munkafolyamatot gyakran szakítnak-e meg, vagy hibákat tapasztaltak a befejezés előtt.

A munkafolyamathoz elérhető jelentések létrehozása

  1. A lista vagy tár Állapot oszlopában kattintson az adott munkafolyamat állapotinformációkra mutató hivatkozására.
    Kattintás a munkafolyamat-állapotra

  2. A Munkafolyamat állapota lap Munkafolyamat előzményei lapján kattintsona Munkafolyamat-jelentések megtekintése elemre.
    Kattintás a Munkafolyamat-jelentések megtekintése hivatkozásra a Munkafolyamat előzményei szakaszban

  3. Keresse meg azt a munkafolyamatot, amelynek a jelentését meg szeretné tekinteni, majd kattintson a megtekinteni kívánt jelentés nevére.
    Kattintás a Jelentés a tevékenységek időtartamáról hivatkozásra

  4. A Testreszabás lapon tartsa meg vagy módosítsa a jelentésfájl helyét, majd kattintson az OK gombra.

    Kattintás az OK gombra a fájl mentési helyénél A program létrehoz egy jelentést, és menti a megadott helyre.

  5. Ha elkészült a jelentéssel, az alábbi ábrán látható hivatkozásra kattintva megtekintheti azt. Ellenkező esetben kattintson az OK gombra a párbeszédpanel befejezéséhez és bezárásához. (Később, amikor készen áll a jelentés megtekintésére, azt az előző lépésben megadott helyen találja.)
    Hivatkozásra kattintás a jelentés megtekintéséhez

Mik a következő lépés?

Ha munkafolyamata a kívánt módon működik, akkor nincs másra beállítva, hogy használni tudja.

Ha valamit módosítani szeretne a működése miatt, tekintse meg a cikk CHANGE (VÁLTOZÁS) szakaszát.

Miután futtatta az új Jóváhagyási munkafolyamat első példányát, és áttekintte az eredményeket, érdemes lehet egy vagy több módosítást futtatnia a munkafolyamat konfigurálásán.

Emellett előfordulhat, hogy a jövőben más-más időpontokban további módosításokat szeretne a konfigurációban.

Végül előfordulhat, hogy le szeretné tiltani a munkafolyamatot rövidebb vagy hosszabb időre, de nem távolítja el – vagy valóban teljesen el szeretné távolítani.

A szegmens szakaszai

  1. Munkafolyamat állandó beállításainak módosítása

  2. Munkafolyamat letiltása vagy eltávolítása

1. A munkafolyamat állandó beállításainak módosítása

Ha egy meglévő munkafolyamat beállításait szeretné véglegesen módosítani, nyissa meg és szerkessze azt a társítási űrlapot, amelyet eredetileg a hozzáadáshoz használt.

Ha a munkafolyamat csak egy listában vagy tárban fut

  1. Nyissa meg azt a listát vagy tárat, amelyben a munkafolyamat fut.

  2. A menüszalagon kattintson a Lista vagy a Tár fülre.

    Megjegyzés: A lap neve a lista vagy tár típusától függően változhat. Naptárlistában például a fül neve Naptár.

  3. A Beállítások csoportban kattintson a Munkafolyamat-beállítások gombra.

  4. A Munkafolyamat-beállítások lap Munkafolyamat neve (a beállítások módosításához kattintson ide)csoportban kattintson annak a munkafolyamatnak a nevére, amely beállításait módosítani szeretné.

    Megjegyzés: Ha a kívánt Jóváhagyási munkafolyamat nem szerepel a listában, lehetséges, hogy csak egy tartalomtípussal van társítva. A listában megjelenő munkafolyamatokat az Ezek a munkafolyamatok úgy vannak konfigurálva, hogy futtassanak az ilyen típusú vezérlőkben, amelyek közvetlenül a lista alatt találhatók. (Lásd az ábrát.) A legördülő menü tartalomtípus-beállításai között végigkattintva kiderítheti, hogy melyik jeleníti meg a kívánt munkafolyamatot. Amikor a kívánt munkafolyamat megjelenik a listában, kattintson a nevére.

  5. A társítási űrlapnak ugyanabban a két oldalán, amelyet eredetileg a munkafolyamat hozzáadásához használt, a kívánt módosításokat kell alkalmaznia és mentenie.

    A társítási űrlap mezőiről és vezérlőiről a jelen cikk PLAN szegmense és a megfelelő Hozzáadás szegmens (Lista/tár vagy Webhelycsoport) részében olvashat bővebben.

Ha a munkafolyamat a webhelycsoport összes listában és tárban fut

  1. A webhelycsoport kezdőlapját nyissa meg( ne a webhely vagy alwebhely kezdőlapját a gyűjteményen belül).

  2. Kattintson a Beállítások ikonra A SharePoint Online Nyilvános webhely beállításainak kezelése gombja majd a Webhely beállításai elemre.

  3. A Webhely beállításai lap Webtervezőiminták lapján kattintson a Webhely tartalomtípusai elemre.

  4. A Webhely tartalomtípusai lapon kattintson annak a webhely-tartalomtípusnak a nevére, amelyen a munkafolyamat fut.
    Dokumentum-tartalomtípusok a típus kiemelésével

  5. A kijelölt tartalomtípus lapján a Beállítások csoportban kattintsona Munkafolyamat-beállítások elemre.
    Munkafolyamat-beállítások hivatkozása a Beállítások területen

  6. A Munkafolyamat-beállítások lap Munkafolyamat neve (a beállítások módosításához kattintson ide)csoportban kattintson annak a munkafolyamatnak a nevére, amely beállításait módosítani szeretné.
    Hivatkozás a munkafolyamat-beállítások módosításához

  7. A társítási űrlapnak ugyanabban a két oldalán, amelyet eredetileg a munkafolyamat hozzáadásához használt, a kívánt módosításokat kell alkalmaznia és mentenie.

    A társítási űrlap mezőiről és vezérlőiről a jelen cikk PLAN szegmense és a megfelelő Hozzáadás szegmens (Lista/tár vagy Webhelycsoport) részében olvashat bővebben.

A szegmens felső része

2. Munkafolyamat letiltása vagy eltávolítása

Ha a munkafolyamat csak egy listában vagy tárban fut

  1. Nyissa meg azt a listát vagy tárat, amelyben a munkafolyamat fut.

  2. A menüszalagon kattintson a Lista vagy a Tár fülre.

    Megjegyzés: A lap neve a lista vagy tár típusától függően változhat. Naptárlistában például a fül neve Naptár.

  3. A Beállítások csoportban kattintson a Munkafolyamat-beállítások gombra.

  4. A Munkafolyamat-beállítások lapon kattintson a Munkafolyamat eltávolítása, blokkolása vagy visszaállítása hivatkozásra.

  5. A Munkafolyamatok eltávolítása lapon található űrlapon letilthatja, újra engedélyezheti vagy eltávolíthatja a munkafolyamatokat.
    Űrlap a Munkafolyamatok eltávolítása lapon

Az űrlapon öt oszlop van:

  • Munkafolyamat    A munkafolyamat neve.

  • Példányok    Az elemeken futó munkafolyamat példányainak száma.

  • Allow    Az a beállítás, amely lehetővé teszi, hogy a munkafolyamat a szokásos módon működn.

  • Nincsenek új példányok    Ez a beállítás lehetővé teszi a munkafolyamat aktuálisan futó példányainak befejezését, de letiltja a munkafolyamatot azáltal, hogy elérhetetlenné teszi az új példányok futtatását. (Ez a művelet megfordítható. Ha később újra engedélyezni szeretné a munkafolyamatot, térjen vissza erre a lapra, és válassza az Engedélyezés lehetőséget.)

  • Eltávolítás    Lehetőség, amely teljes egészében eltávolítja a munkafolyamatot a listából vagy tárból. A futó példányok azonnal leállnak, és a munkafolyamat oszlopa a továbbiakban nem jelenik meg a lista vagy tár lapján. (Ez a művelet nem megfordítható.)

Ha a munkafolyamat a webhelycsoport összes listában és tárban fut

  1. A webhelycsoport kezdőlapját nyissa meg( ne a webhely vagy alwebhely kezdőlapját a gyűjteményen belül).

  2. Kattintson a Beállítások ikonra A SharePoint Online Nyilvános webhely beállításainak kezelése gombja majd a Webhely beállításai elemre.

  3. A Webhely beállításai lap Minták lapján kattintsona Webhely tartalomtípusai elemre.

  4. A Webhely tartalomtípusai lapon kattintson annak a webhely-tartalomtípusnak a nevére, amelyen a munkafolyamat fut.
    Dokumentum-tartalomtípusok a típus kiemelésével

  5. A kijelölt tartalomtípus lapján a Beállításokcsoportban kattintsona Munkafolyamat-beállítások elemre.
    Munkafolyamat-beállítások hivatkozása a Beállítások területen

  6. A Munkafolyamat-beállítások lapon kattintson a Munkafolyamat eltávolítása, blokkolása vagy visszaállítása hivatkozásra.

  7. A Munkafolyamatok eltávolítása lapon található űrlapon letilthatja, újra engedélyezheti vagy eltávolíthatja a munkafolyamatokat.
    Űrlap a Munkafolyamatok eltávolítása lapon

Az űrlapon öt oszlop van:

  • Munkafolyamat    A munkafolyamat neve.

  • Példányok    Az elemeken futó munkafolyamat példányainak száma.

  • Allow    Az a beállítás, amely lehetővé teszi, hogy a munkafolyamat a szokásos módon működn.

  • Nincsenek új példányok    Ez a beállítás lehetővé teszi a munkafolyamat aktuálisan futó példányainak befejezését, de letiltja a munkafolyamatot azáltal, hogy elérhetetlenné teszi az új példányok futtatását. (Ez a művelet megfordítható. Ha később újra engedélyezni szeretné a munkafolyamatot, térjen vissza erre a lapra, és válassza az Engedélyezés lehetőséget.)

  • Eltávolítás    Lehetőség, amely teljes egészében eltávolítja a munkafolyamatot a webhelycsoportból. A futó példányok azonnal leállnak, és a munkafolyamat oszlopa a továbbiakban nem jelenik meg a lista vagy tár lapján. (Ez a művelet nem megfordítható.)

Mik a következő lépés?

Ha bármilyen módosítást végrehajtott, a munkafolyamat egy tesztpéldányát futtatva ellenőrizze a módosítások hatását.

További testreszabás

A SharePoint-termékekben található munkafolyamatok további testreszabásának számos módja van.

Akár az nulláról is létrehozhat egyéni munkafolyamatokat.

Az alábbi programok bármelyikét használhatja:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Munkafolyamat-űrlapok, műveletek és viselkedések testreszabása

  • Microsoft Visual Studio    Saját egyéni munkafolyamat-műveleteket hozhat létre.

További információt a Microsoft Software Developer Network (MSDN) súgórendszerében található.

További segítségre van szüksége?

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×