Outlook Ajánlott eljárások: Nagyszerű e-mailek írása

Tartalom

Teendők

Az alábbi szabályok segítenek abban, hogy e-mailjei profiknak nézzenek ki, és átvessék az üzenetet.

  1. Az elküldés előtt olvassa el az üzenetet.

  2. A tárgy legyen lényegre törő és fókuszáljon az elvégzendő műveletre. Például: "Vezetők: Kérjük, küldje el a Tanácsi ülés időpontjai" üzenet tartalmazza a csoport nevét és egy műveletet is, hogy a címzettek gyorsan meg tudják mondani, hogy mit kell tenniük. További hasznos előtagok lehetnek például a "0YI:" és a "Beavatkozás szükséges" előtagok.

  3. Ha beavatkozás szükséges, a Tárgy sorban mondja ki, mit szeretne.

  4. Az üzenetváltás témájának változása esetén módosítsa az üzenet tárgyát.

  5. Üzenetei mindig legyenek rövidek és tárgyszerűek.

  6. Az üzenet tartalmát rendszerezheti a legfontosabbtól a legkevesebbre.

  7. Fontolja meg a fontos információk félkövér formázását.

  8. Helyezze külön sorokba a teendői vagy a kérdéseit, hogy feltűntve feltűnjön és feltűnjön nekik.

  9. Kérdések megválaszolatakor félkövérrel jelennek meg a személyek nevei. Például: "Ryan:Mi a projekt állapota?" Ha az e-Outlook 2016 használja, Microsoft 365 használja a @Mentions.

  10. Korlátozza azoknak a számát, akiknek el kell olvasniuk az üzenetet.

    • A Másolatot kap sorban helyezze el a szükséges tájékoztatást kapó személyeket.

    • A Válasz sorban vegye fel a válaszadásra vagy a teendőkre reagáló személyeket.

  11. A aláírást, ha szükséges,de az aláírás legyen egyszerű, rövid, profi és ha lehetséges, ne legyen ábrája.

  12. Ha azonnali választ szeretne, ne küldjön e-mailt. Telefonáljon, vagy küldjön csevegőüzenetet.

  13. Ha részt kap egy olyan e-mail-beszélgetésben, amely már több mint tíz üzenetet tartalmaz megoldás nélkül, érdemes felhívni vagy értekezletet összehívni a probléma megbeszélésére. Az e-mail nem mindig hatékony módja az összetettebb problémák megoldásának.

  14. Nyugtázza a bővebb választ igénylő üzeneteket. Ha nem ér rá azonnal kimerítő választ adni, tájékoztassa a feladót, hogy vizsgálja a problémát és egy bizonyos idő múlva vagy egy megadott határidőre válaszolni fog. Az üzenet megjelölésévelemlékeztetnie kell magát, hogy később válaszolnia kell.

  15. Csak a Nagyon fontos ( High Importance icon in Outlook ) használjon.

    Megjegyzés: Még ha késleltetett küldési szabályt is beállított, ha egy üzenetet nagyon fontosként jelöl meg, az azonnal el lesz küldve.

  16. Ha kérdést ad meg, és több ember válaszolhat rá, válasszon ki egy személyt, és ne egy csoportnak, hanem csak egy személyt.

A jó e-mailek írásának kulcsa az, hogy együttérez a címzettekkel.

Elintézendő: megjelölés küldéskor

Ha olyasvalakinek küld üzenetet, akitől választ vár, tegye a következőket:

  1. Jelölje meg magának küldés alatt.

  2. Módosítsa a megjelölt e-mail-feladat nevét a To-Do, és kezdje az "Follow Up" (Nyomon követés) végrehajtásához.

  3. Jelölje meg a feladatot a @Várni kategóriával.

Ha ezt a három lépést végre is veszi, tudni tudja, hogy következő teendőként másik üzenetet kell küldenie, vagy választ kell keresnie rá.

Tipp:    Gyakran hatékonyabb, ha emlékezteti magát rá, hogy küldjön egy üzenetet, mint ha megjelöli a címzettnek szóló üzenetet. Hasonlóképpen, amikor ígéretet tesz valamire egy üzenetben, jelölje meg azt, hogy legyen a teendősávon egy feladat, ami emlékezteti rá.

Vissza a lap tetejére

Le van ékesedve

  1. Ne használjon levélpapírokat.

  2. Ne szerepeljen felettesében minden küldött üzenetben.

  3. Ne küldjön üzenetet, amikor ideges. Inkább csak írja meg, majd mentse a Piszkozatok mappába, és térjen rá vissza később.

  4. Hosszú (több mint két bekezdésből áll) üzenetek küldésekor ne várjon gyors választ.

  5. Ne küldjön követő üzenetet az első üzenetet követő egy napon belül. Ha nem kap visszajelzést időben, próbálkozzon telefonon vagy csevegőüzenetben.

  6. Ne használjon olvasási vagy kézbesítési visszaigazolást minden elküldt üzenethez. Csak akkor használja őket, ha nem biztos benne, hogy a címzettek megkapják-e az üzenetet.

  7. Ne csatoljon jelölőket vagy fontos jelzést High Importance icon in Outlook minden küldött üzenethez. A címzettek egy idő után figyelmen kívül fogják hagyni őket.

  8. Ne használja a CAPS-t.

  9. Ne küldjön mellékleteket – küldjön helyettük hivatkozásokat.

  10. Ne bontsa ki a terjesztési listákat vagy partnercsoportokat. A terjesztési listák kibontása nehezebbé teszi az üzenetek olvasását, és rossz levelezési mappákba kerülnek.

  11. Ne használjon szarkazmust. Előfordulhat, hogy nem értik meg a humorát.

  12. Ne írjon olyasmit, amit nem szeretne, hogy a vállalatnál bárki elolvasson. Sosem tudhatja, hogy az e-mail-üzenete hová fog végződni.

  13. Ne használjon nehezen olvasható, íves vagy művészi betűtípusokat.

  14. Ne használjon piros betűkészletet, mert nehezen olvashatók és kritikusként értelmezhetők.

  15. Ne küldjön "Válasz mindenkinek" üzenetet egy terjesztési listának vagy partnercsoportnak, amely az eltávolítást kéri. Soha!

Vissza a lap tetejére

Partnercsoportokra és terjesztési listákra vonatkozó szabályok

  • Ha nagyméretű partnercsoportra válaszol, kövesse az összes e-mailben a "Dos and Don'ts" e-mailt.

  • Ha több információra van szüksége egy adott személytől, vagy külön-külön vizsgálja a problémát, válaszoljon a teljes terjesztési listára, és tudajon mindenkinek, hogy válaszol, majd külön válaszol az adott személynek. Mindenképpen válaszoljon a terjesztési listára, miután a probléma megoldódott a megoldással. Ha így tesz, azzal lehetővé teszi, hogy a terjesztési listán található többi felhasználó is hivatkozni fog a megoldásra.

Személyek átirányítása

Ha valaki egy olyan terjesztési listára küld üzenetet, amelynek Ön a tagja, és az üzenetre valaki más vagy egy másik terjesztési lista választ adna, tegye a következőket:

  1. Válaszoljon úgy, hogy a megfelelő terjesztési lista vagy személy szerepel a To (Ezzel) sorban.

  2. A válaszokat a megfelelő terjesztési listára vagy személyre is elküldeti.

  3. Ne helyezze az eredeti terjesztési listát a Titkos másolat sorba, mert mások szabályai nem fogják szűrni az üzenetet. Inkább hagyja a terjesztési listát a Címzett vagy a Másolatot kap sorban.

Hogyan távolítható el a DL-ről?

Ha olyan terjesztési listáról kap levelet, amelyben nem szeretne szerepelni, küldjön egy üzenetet a hálózati rendszergazdának vagy a terjesztési lista tulajdonosának, és kérje az eltávolítást. Ne válaszoljon a teljes terjesztési listára. A terjesztési lista tulajdonosának megkereshez kattintson duplán a terjesztési lista nevére.

Vissza a lap tetejére

Szövegbe ékelt megjegyzések használata

A szövegbe ékelhető megjegyzésekkel egyszerűen válaszolhat a kérdésekre, és közvetlenül válaszolhat a problémákra. Javasoljuk, hogy kövesse az alábbi eljárást:

  1. Az üzenetben említse meg, hogy Ön a szövegben megjegyzést tesz. Például: „a további megjegyzéseket lásd alább”.

  2. Különböztesse meg az eredeti üzenet szövegét. Néhány módszer:

    • A betűszín módosítása

    • A név vagy kezdőbetűk függőben vannak szögletes zárójelben, például: [Liska], [MM]

    • A betűtípus dőlt vagy félkövér formázásra vagy mindkettőre váltása

  3. Ne töröljön semmit, amit nem Ön írt.

Kép

Vissza a lap tetejére

Titkos másolat használata

A Titkos másolat funkcióval eltávolíthat személyeket egy e-mail-beszélgetésből, ha úgy ítéli meg, hogy nekik már nincs szükségük további e-mailre, vagy ha a téma módosult.

Ha például Ön egyike öt olyannak, aki kérdést kapott, és válaszolni szeretne rá, helyezze át a másik négyet a Titkos másolat sorba, és a következőt mondja be: "Titkos másolat: Miskolc, János, Miskolc és Zsolt. A válasz... A jövőben csak Ön és az eredeti feladó fog üzeneteket küldeni.

Ne használja a Titkos másolat adatokat harmadik fél (például a felettes) bizalmas üzenetekről való tudomásra. Előfordulhat, hogy atitkos másolat címzettje nem veszi észre, hogy titkos másolat érkezett, és mindenkinek válaszolhat, ami azt jelenti, hogy titkosmásolat érkezett. Előfordulhat, hogy ez alattomos viselkedésnek fog átesni az Ön részéről.

Ahelyett, hogy a Titkos másolat segítségével tájékoztatnék egy harmadik felet egy problémáról, továbbküldi az üzenetet, miután elküldi azt.

Vissza a lap tetejére

Felkészülés a nyaralásra

Ha az Outlook-ot Microsoft 365-, Outlook.com-, Hotmail.com- vagy Live.com-fiókkal, illetve Microsoft Exchange-fiókkal használja, akkor beállíthat egy "nem a irodán kívül" üzenetet, hogy a szervezeten belüli személyek tudják, hogy örökre eltűnt.

Gyakorlati tanácsként kövesse A irodán kívül idő hozzáadása a munkatársak saját naptárához és naptárához Outlook tanácsokat.

Ha Ön vagy a rendszergazda létrehozott egy megosztott szabadságnaptárt, ne mindenképpen tegye közzé a nyaralást ott. Ha mindenki használja a megosztott naptárt, nem kell külön értekezlet-összehívást küldenie ahhoz, hogy mindenki tudja, hogy távol van, ahogy a korábbi cikkben említett cikk is sugallja, de az e-mail emlékeztetőként is szolgál.

A szerzőről

Patricia Eddy a vezető tartalomíró a Outlook. Patricia Eddy a Outlook vezető tartalomírója. Korábban MVP-Outlook, és számos könyv szerzője volt a Outlook. Seattle-ben él, ahol örömét lejátsa a zene olvasását és lejátszását.

Vissza a lap tetejére

További segítségre van szüksége?

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Csatlakozás Microsoft Office Insiderekhez

Hasznos volt az információ?

Mennyire elégedett a fordítás minőségével?
Mi befolyásolta a felhasználói élményét?

Köszönjük a visszajelzését!

×