Projektváltozás-kérelmek kiértékelése

Szerző: Jane Suchan, PMP

A irányíthatatlan változás a projektvezetők egyik legnagyobb kihívása.     Ezért lehet egy folyamatos változáskezelési folyamat a projektmenedzser legjobb barátjának. Az ilyen típusú eljárás lehetővé teszi, hogy az ügyfél által kért adatokat a szükséges idősoron belül és az egyeztetett költségvetésen belül adja át. A változások szabályozása nélkül a projekt hatóköre áthelyezési célná válik, és fennáll a veszélye annak, hogy a projekt sikerét befolyásoló tényezők hiányoznak. A változások kezelése és szabályozása, különösen a projekt hatóköre, kulcsfontosságú a célok eléréséhez és a projektvezetők általános teljesítménymutatója eléréséhez. Project módosítás elkerülhetetlen, és fel kell készülnie arra, hogy akkor foglalkozhat vele, amikor – nem ha – megtörténik.

A változáskezelés és a bürokrácia kiegyensúlyozása

A projektvezetők számára az egyik kihívást az egyensúlyozás a projektváltozás szabályozása, miközben a felesleges bürokrácia elkerülése. A kérdés a következő: Hol van a tipp? Mivel minden projekt egyedi, az a pont, ahol a változásvezérlő nem ad értéket, és pirosszalagot vált, projektenként változó.

Előfordulhat, hogy néhány érdekelt fél, vagy akár a projektcsapat tagjai is úgy érezhetik, hogy a változásvezérlés megszabadulása elkerüli a túlzsúrázó hatókört, és nem rugalmas, és nem fogja azt tenni, ami a legjobban áll az ügyfele és a vállalkozása számára. Fontos, hogy eloszlassa ezt a fontos tényezőt. Tudatja velük, hogy éppen az ellenkezője a folyamatnak: egy hatékony, a kért módosítások következetes értékelésének folyamatát teszi lehetővé. Ha a módosítás módosítása jó ötletnek minősül, akkor szükség esetén vannak olyan eljárásai, amelyekre reagálnia kell.

Vissza a lap tetejére

A projektváltozás-kezelési terv

A gyors válaszadást segítő projektváltozás-kezelési terv leírja, hogy mi történik az eltérések előfordulásakor. A módosítás nem megakadályozható; a célja egy olyan folyamat körvonalazása, amely egyértelművé teszi a változásokról való tájékozódás, a döntések meghozatalának és a projekt ennek megfelelően való alkalmazkodását.

Vissza a lap tetejére

A változások szabályozása a helyére

Amint létrehoz egy alaptervet a fő termékhez, például az üzleti követelményekhez és az ütemtervhez, életbe kell hoznia a változásvezérlési folyamatot. Mielőtt a projekthez csatlakozik, a projektcsapatnak és az érintetteknek – és mindenki másnak, aki érintett a projekt változásaiban – át kell vizsgálnia és hozzá kell jóváhagyni a változáskezelési tervet.

A projekt általános sikerességére kis hatást gyakoroló kis módosítások nem vonhatnak maguk után ugyanazok a kritikus utakra vonatkozó mérföldköveket, mint a követelmények vagy a kritikus útba tartozó ütemterv mérföldkövei. A projektváltozás-kezelési tervnek meg kell adnia, ha egy hivatalos projektváltozásra vonatkozó kérelemre van szükség. Például:

• Melyek az ütemezési és költségvetés-módosítások küszöbértékei?

• Vannak olyan módosítások, amelyekhez mindig módosítási kérésre van szükség?

• Milyen módosításokat hagyhat ki a változáskezelési folyamat?

Egy figyelmeztetés itt: gyakran sok kisebb hatókörű változás okoz károkat, nem pedig a nagy, nyilvánvalókat. Vegye figyelembe ezt a PCR-feltételek meghatározásakor. A változáskezelési tervnek például meg kell határoznia a módosításkérések kategóriáit, például a nagyobb és a kisebb kategóriákat:

• Főbb változások    Ezeket a PCR-ként dokumentálva. Fő projektváltozások:

  • Hatással vannak a kritikus úton lévő követelményekre vagy munkaelemekre, a jelentős mérföldköveket vagy a teljes projekt záró dátumát egy adott idő százalékos értékkel vagy időtartammal késleltetve. A fő módosítási feltételeket minden projekthez meg kell határozni.

  • További finanszírozást igényel (dollárban vagy költségvetés-százalékban). Ismét meg kell határozni az összeget minden egyes projekthez.

• Kisebb módosítások    Az ilyen rutinbeli változásokhoz nincs szükség PCR-re. Kisebb módosítások:

  • Ne befolyásolja jelentősen a tervet. Nem bővítik ki a mérföldkövek vagy a projektfüggő tevékenységek befejezési dátumát.

  • Nincsenek negatív pénzügyi hatással. Ennek következtében nem történik projekt-tervezett eltérés.

Vissza a lap tetejére

Tippek a változáskérések értékeléséhez

A projektváltozás-kezelési tervnek a változáskérések kiértékelésének mikéntjét is tartalmaznia kell. Nagyon fontos, hogy a kiértékelési feltételeket még a szükséges előtt meg tudja határozni, hogy az idő ne időpazarlás legyen az egyetértés elérésében. Ezeknek a paramétereknek a beállításával az általános üzleti célokkal és előnyökkel egyensúlyban lehet a változás.

Íme néhány általános kérdés, amit érdemes átgondolni a változáskérés értékelésekor:

• Ez a módosítás módosítja vagy módosítja az üzleti követelményeket?

• Van-e erre szükség, vagy ez a módosítás szükséges a projekt sikere érdekében?

• Szükség van-e ehhez a változáshoz megnövelt finanszírozásra?

• Késlelteti ez a projekt záró dátumát?

• Annak ellenére, hogy ez a változás negatív hatással lehet a projektre, jelentős üzleti fejjel lefelé nézve értékeket ad eredményül?

• Több értelme van ennek a változásnak az átváltásból, mint késleltetni? A késés végül több pénzt fog kihozni a cégnek?

• Az összes érintett érintettet figyelembe vették, és jóváhagyták-e a változást?

• Vannak szerződéses következmények? Például a külső szállítókra vonatkozó vállalásokat e változás miatt nem iktatják?

Vissza a lap tetejére

Projektváltozás-kérelmek jóváhagyása

Azt is fontos meghatározni, hogy ki hagyhat jóvá vagy nem hagyhat jóvá módosításokat. Gyakran különböző felügyeleti szinteket definiálnak, hogy az rutinváltozásokkal hatékonyan kezelhetők, míg a jelentős változások a szükséges vezetői figyelmet kapják.

Ha egy tervezett módosítás hatással van a projekt hatókörére, azt olyan üzleti döntésként kell mérlegelni, amely a projekt szponzorának jóváhagyását igényli. Ha ez nem érinti a hatókört, a projektcsapat és a szponzor dönthet úgy, hogy a projektmenedzsernek bizonyos korlátokon belül jóvá kell hagynia a változtatást. Egyes projektek esetében rendszeresen létrejön és használatban van a változási táblák létrehozása és jóváhagyása, így átgondolva és jóváhagyva a módosítási kérelmeket. A szervezetben különböző vezérlőtáblák lehetnek, amelyek a különböző típusú módosítási kéréseket kezelik. Egy műszaki változásvezérlő tábla például technológiai problémákat nézhet meg.

A módosítási kérelmek jóváhagyására vonatkozó útmutatások összegzésének egyik egyszerű módja egy mintaprojekten alapuló táblázat, amely az alábbihoz hasonló táblázatban található:

Vissza a lap tetejére

The big payoff

Project csapatokat mindig csak a projektvégrehajtást kell kihozni, néha a hatékony tervezés költségére. Nagy a csábítás, hogy billentyűparancsokat vegyen fel, és feltételezni fogja, hogy később mindent meg fog tudni találni. Ha a változások bekövetkezése előtt egy jól kifejlött változási folyamatot vezet be, jelentős lesz a végeredmény, és jobb a projekt eredménye. Ha kiveszi a tárgyból a változásokat, a projektcsapat hatékonyan és hatékonyan tudja kezelni a fluktuációkat. A projektcsapat tagjai és az érintettek által elfogadott, átgondolt, részletes változáskezelési terv időt és pénzt takarít meg, amiből a projektmenedzserek soha nem voltak elégek.

Vissza a lap tetejére