Szűrő alkalmazása egy Access-adatbázis kijelölt rekordjainak megtekintéséhez

A szűréssel csak a kívánt adatokat láthatja az Access-adatbázisokban. Szűrőkkel megjeleníthet bizonyos rekordokat egy űrlapon, jelentésben, lekérdezésben vagy adatlapon, illetve kinyomtathat csak bizonyos rekordokat egy jelentésből, táblából vagy lekérdezésből. Szűrő alkalmazásával anélkül korlátozhatja a nézetben lévő adatokat, hogy módosítanák a mögöttes objektum tervét.

A cikk tartalma

A szűrők hasznos használata

Mivel a szűrő alkalmazása után kiválasztott nézet csak a kijelölt értékeket tartalmazó rekordokat tartalmaz, a többi adat rejtve marad mindaddig, amíg ki nem törli a szűrőt.

Megjegyzés: Az adatlapok és vezérlőelemek kifejezéshez kötött oszlopai és jelentései nem támogatják a szűrést.

Számos különböző típusú szűrő létezik, amelyek némelyike egyszerűen alkalmazható és eltávolítható. Az Access tartalmaz néhány gyakori szűrőt, amelyek minden nézetbe be vannak építve. A szűrőparancsok elérhetősége a mező típusától és értékeitől függ.

Ha például azokat a rekordokat is meg kell tekintenie, akiknek egy adott hónapra esik a születésnapja, kattintson a SzületésiDátum oszlopra, a Kezdőlap lap Rendezés & szűrő csoportjában kattintson a Dátumszűrők gombra, és válassza ki a kötelező dátumtartományt.

Szűrés dátummező alapján

1. Az elérhető szűrők a kijelölt oszlop adattípusától függnek.

2. Az Időszak szűrőben minden dátum figyelmen kívül hagyja a dátumértékek napi és év részét.

Ebben a szűrt nézetben csak azok a rekordok halmaza látható, amelyekben a SzületésiDátum mező havi része áprilisra van állítva.

Április szerint szűrt SzületésiDátum mező

1. Az oszlopfejléc szűrőikonja és a rekordválasztó sáv jelzi, hogy az aktuális nézet szűrve van a SzületésiDátum oszlopban.

2. Adatlap nézetben, amikor az egérmutatót az oszlopfejléc fölé húzza, látni fogja az aktuális szűrési feltételt.

Megjegyzés:  Ha egy már szűrt oszlopra alkalmaz egy szűrőt, a rendszer automatikusan eltávolítja az előző szűrőt. Habár egyszerre csak egy szűrő lehet érvényben egy mezőre nézve, a nézet minden mezőjéhez megadhat egy másik szűrőt.

Ha például az Egyesült Királyságban élő azon partnerek nevét, akiknek áprilisban van születésnapja, szűrheti a Névjegyek táblát az OrszágRégió és a SzületésiDátum mezőben is. Ha egyetlen nézetben több mezőt szűr, a szűrőket az AND operátorral kombinálja az alábbihoz hasonló:

CountryRegion = UK AND month of BirthDate = April

A szűrés nélküli nézetre való visszatéréshez távolítsa el a szűrőket. A szűrő eltávolítása ideiglenesen eltávolítja azt a nézetből, így vissza tud váltani az eredeti, szűrés nélküli nézetre.

A szűrt és a szűrés nélküli nézetek közötti váltáshoz kattintson a Kezdőlap & Szűrő csoportjában a Szűrő váltása gombra.

Ha véglegesen el szeretne távolítani egy szűrőt egy nézetből, törölje a szűrőt. A szűrőkről a Szűrő törlése című szakaszban olvashat.

A szűrőbeállítások mindaddig érvényben maradnak, amíg be nem zárja az objektumot, még akkor is, ha az objektum egy másik nézetre vált. Más szóval, ha adatlap nézetben szűr egy űrlapot, a szűrőbeállítások akkor is érvényben maradnak, ha Űrlap vagy Elrendezés nézetre vált, és mindaddig érvényben marad, amíg be nem zárja az űrlapot. Ha a szűrő alkalmazása közben menti az objektumot, az az objektum következő megnyitásakor lesz elérhető. A szűrők mentését a cikk Szűrő mentése című szakaszában olvashatja el.

Vissza a lap tetejére

Szűrőtípus kiválasztása és alkalmazása

Egy adattípushoz több használatra kész szűrő közül is választhat. Ezek a szűrők menüparancsként érhetők el a következő nézetekben: Adatlap, Űrlap, Jelentés és Elrendezés. Ezeken a szűrőkön kívül űrlap vagy adatlap kitöltésével is szűrhet (ezt űrlap szerinti szűrésnek nevezzük).

Ha nagyobb rugalmasságot szeretne, és jól meg szeretné írni a kifejezéseket, saját szűrőket hozhat létre a Dokumentumszűrés lap beállításaival.

Válasszon az alábbi szűrők közül:

Gyakori szűrők:Adott értékek vagy értéktartományok szűréséhez.

Szűrés kijelölésszerint: Ha egy tábla összes olyan sorát megszűri, amely egy sor kijelölt értékével egyezést tartalmaz az Adatlap nézet szűrésével.

Szűrés űrlap szerint:Egy űrlap vagy adatlap több mezőjére való szűréshez, vagy ha egy adott rekordot keres.

Speciális szűrő:A szűrés típusa, ahol egyéni szűrési feltételeket definiál.

Megjegyzés: Ha egyik nézetben sem látja a szűrőparancsokat, előfordulhat, hogy az űrlap vagy adatbázis tervezője letiltotta a szűrést. További segítségért forduljon a tervezőhez.

Gyakori szűrők

A számított értékeket megjelenítő OLE-objektum típusú mezők és mezők kivételével minden mezőtípus közös szűrőket kínál. Az elérhető szűrők listája a kijelölt mező adattípusától és értékeitől függ.

Kattintson a jobb gombbal a szűrni kívánt mezőre. Ha több oszlopra vagy vezérlőelemre is szűrni kívánt, jelölje ki és szűrje az egyes oszlopokat vagy vezérlőelemeket, vagy használjon speciális szűrőt. További információt a jelen cikk Szűrés űrlap és Speciális szűrők szerint szakasza tartalmaz.

A SzületésiDátum mezőhöz elérhető szűrőket például a Kezdőlap lap Rendezés & szűrő csoportjában kattintson a Szűrő gombra.

Gyakori dátumszűrők

1. Adott értékek szűréséhez használja a jelölőnégyzetlistát. A lista a mezőben aktuálisan megjelenített összes értéket megjeleníti.

2. Egy értéktartomány szűréséhez kattintson az egyik szűrőre, és adja meg a szükséges értékeket. Ha például az aktuális dátum és az év vége közé eső születésnapokat látni, kattintson a Between gombra, majd adja meg a megfelelő kezdő és záró dátumot a Between párbeszédpanelen. Az adott dátumra eső összes születésnap megjelenítéséhez kattintson a dátumra, és megjelenik az adott dátumra eső összes születésnap.

Fontos megjegyezni, hogy a dátummezők értékei hatással vannak a típusspecifikus szűrők listájára. Ha egy dátummező legutóbbi dátumértéke az elmúlt két évbe esik, egy hosszabb, részletesebb szűrőlista látható. Ha egy mező egyik dátuma sem kisebb két évesnél, a rövidebb szűrőlista látható.

Hosszú és rövid gyakoridátumszűrő-listák

Megjegyzés: Típusspecifikus szűrők nem érhetők el az Igen/Nem, az OLE-objektum és a mellékletek mezőihez. Az értéklista nem érhető el a feljegyzésmezőkhöz, illetve a Rich Text szöveget tartalmazó mezőkhöz.

Közös szűrő alkalmazása

  1. Nyisson meg egy táblát, lekérdezést, űrlapot vagy jelentést a következő nézetek bármelyikében: Adatlap, Űrlap, Jelentés vagy Elrendezés.

  2. Győződjön meg arról, hogy a nézet még nincs szűrve. A rekordválasztó sávon ellenőrizze, hogy látható-e a Szűrés nélküli vagy a halvány Szűrő ikon.

    Tipp: Ha egy adott objektum összes szűrője el szeretné távolítani, a Kezdőlap lap Rendezés és szűrés & csoportjában kattintson a Speciális gombra, majd az Összes szűrő törlése parancsra.

  3. Kattintson az első szűrni kívánt mezőnek megfelelő oszlopra vagy vezérlőelemre, majd a Kezdőlap lap Rendezés & szűrő csoportjában kattintson a Szűrő gombra.

Közös szűrő alkalmazása: Mutasson a Szöveg (vagy Szám vagy Dátum) szűrőre, majd kattintson a kívánt szűrőre. Az Egyenlőség és a Between szűrő kéri a szükséges értékek beíratát.

Tipp:  Bizonyos karakterek, például *, % és ?, speciális jelentéssel bírnak, ha egy szűrő szövegmezőben meg van adva. A * például egy karakterláncot képvisel, így az a* karakterlánc minden olyan karakterláncnak megfelel,amely a karakterláncmal kezdődik, és nem csak az a* konstans karakterláncnak. Ha figyelmen kívül szeretné hagyni egy karakter különleges jelentését, szögletes zárójelek közé [], például: a[*] Az ANSI-89 szabványt használt adatbázisok speciális karakterekként kezelik a *, a ?, a [, a ], a !, -, és a # karaktert. Az ANSI-92 szabvány szerint használt adatbázisok speciális karakterekként kezelik a %, _, [, ], ^és - értékeket. Bármelyik szabványt használhatja az Accessben, de nem tudja összekeverni a két szabványt (például?a*) kifejezésben.

Ha mezőértékek alapján szeretne szűrőt alkalmazni: Törölje azon értékek melletti jelölőnégyzetek jelölését, amelyek alapján nem szeretne szűrni, majd kattintson az OK gombra.

Ha egy hosszú lista egy vagy csak néhány értékére szeretne szűrni, először törölje a jelölést (Az összes kijelölése) jelölőnégyzetből, majd jelölje be a kívánt értékeket.

Ha a szöveges, szám- és dátummezőkben null értékeket (null értéket) keres, törölje a jelölést a jelölőnégyzetek listájából (Az összes kijelölése) jelölőnégyzetből, majd jelölje be az (Üres cellák)melletti jelölőnégyzetet.

Szűrés kijelölés szerint

Ha egy tábla összes olyan sorát meg kell tekintenie, amely egy sor értékével egyezést tartalmaz, gyorsan szűrheti az Adatlap nézetet úgy, hogy kijelöl egy adott értéket, majd a Kijelölés parancsra kattint. A legördülő lista megjeleníti a rendelkezésre álló szűrési beállításokat. Ezek a beállítások a kijelölt érték adattípusától függően változnak. A kijelölési szűrőbeállítások úgy is elérhetőek, ha a jobb gombbal az adott cellára kattint.

Ha például az 1967.02.21. érték van kijelölve a SzületésiDátum mezőben, a Kezdőlap lap Rendezés & Szűrő csoportjában kattintson a Kijelölés gombra a szűrő kijelölési parancsokkal való megjelenítéséhez, majd válassza ki a szűrési lehetőséget.

Kijelölésen alapuló szűrőlisták

A parancsok listája attól is függ, hogy az érték mekkora része van kijelölve. Ha például csak bizonyos karaktereket jelöl ki az értékben, a mező kijelölt részétől függően eltérő parancslistát fog látni.

Részben kijelölt mezőn alapuló szűrők

1. Szűrés mezőérték elejével...

2. ... a mezőérték közepén...

3. ... vagy egy mezőérték végét.

Megjegyzés: Részleges kijelölésre nem lehet szűrni a többértékű mezőket. A Kijelölés parancs nem érhető el a mellékletek számára.

Szűrő eltávolításához kattintson a Kezdőlap lap Rendezés & szűrő csoportjában a Szűrő be/ vagy a Speciális gombra, és válassza az Összes szűrő törlése gombra.

Szűrő alkalmazása kijelölés alapján

  1. Nyisson meg egy táblát, lekérdezést, űrlapot vagy jelentést a következő nézetek bármelyikében: Adatlap, Űrlap, Jelentés vagy Elrendezés.

  2. Győződjön meg arról, hogy a nézet még nincs szűrve. A rekordválasztó sávon ellenőrizze, hogy látható-e a Szűrés nélküli vagy a halvány Szűrő ikon.

  3. Lépjen arra a rekordra, amely a szűrő részeként használni kívánt értéket tartalmazza, majd kattintson az oszlopon belülre (Adatlap nézetben) vagy vezérlőelemre (Űrlap, Jelentés vagy Elrendezés nézetben).

Részleges kijelölés alapján való szűréshez; jelölje ki a kívánt karaktereket, a Kezdőlap lap Rendezés & csoportjában kattintson a Kijelölés gombra, majd az alkalmazni kívánt szűrőre.

Szűrés űrlap szerint

Ez a szűrő akkor hasznos, ha egy űrlap vagy adatlap több mezőjére szeretne szűrni, vagy ha egy adott rekordot keres. Az Access létrehoz egy üres űrlapot vagy adatlapot, amely hasonlít az eredeti űrlaphoz vagy adatlaphoz, majd lehetővé teszi, hogy ön a lehető legtöbb mezőt kitöltse. Amikor végzett, az Access megkeresi a megadott értékeket tartalmazó rekordokat.

Megjegyzés: A többértékű mezőkhöz nem adhatók meg mezőértékek űrlap alapján szűrővel, sem Feljegyzés, Hiperhivatkozás, Igen/Nem vagy OLE-objektum típusú mezőkhöz, habár a rekordkészlet más mezőihez is megadhat értékeket.

Ha például meg szeretné találni az összes olyan ügyfélrekordot, amelynél a partner beosztása Tulajdonos,és az adott személy vagy Budapesten, vagy a Budapestentalálható,nyissa meg az Ügyfelek adatlapot vagy űrlapot, majd a Kezdőlap lap Rendezés & Szűrő csoportjában kattintson &Speciális,majd a Szűrés űrlap alapján parancsra.

Írja be az első értékhalmazt, majd kattintson az adatlap vagy űrlap alján található Vagy fülre, majd írja be a következő értékhalmazt. Felhívjuk a figyelmét arra, hogy ha azt szeretné, hogy egy mezőérték más mezőértékektől függetlenül szűrőként működn, ezt az értéket meg kell adnia a Look for (Keres) lapon és az Or (Vagy) lapon. Minden vagy lap egy másik szűrőérték-készletet képvisel.

Ha csak a megadott értéknek megfelelő rekordokat látja:    A Kezdőlap lap Rendezés & szűrő csoportjában kattintson a Szűrő váltógombra.

Szűrő alkalmazása űrlap kitöltésével

  1. Nyisson meg egy táblát vagy lekérdezést Adatlap nézetben, vagy nyisson meg egy űrlapot Űrlap nézetben.

  2. Győződjön meg arról, hogy a nézet még nincs szűrve. A rekordválasztó sávon ellenőrizze, hogy látható-e a Szűrés nélküli vagy a halvány Szűrő ikon.

  3. A Kezdőlap lap Rendezés & csoportjában kattintson a Speciális, majd a helyi menü Szűrés űrlap alapján parancsára.

  4. Attól függően, hogy Adatlap vagy Űrlap nézetben dolgozik, az alábbi lehetőségek közül választhat:

    Adatlap nézet: Kattintson annak az oszlopnak az első sorára, amelyen szűrni szeretne, kattintson a megjelenő nyílra, majd jelöljön ki egy értéket. További értékek hozzáadásához egyszerűen kattintson az adatlap alján található Vagy fülre, és válasszon egy másik értéket.

    Űrlapnézet:Kattintson a vezérlőben megjelenő nyílra, és válassza ki a szűrni kívánt értéket. További értékek hozzáadásához kattintson az űrlap alján található Vagy fülre, és válasszon egy másik értéket.

    Tippek: A többértékű mezőkhöz nem adhat meg mezőértékeket űrlap szerint szűrő használatával, de a rekordkészletben megadhatja a nem többértékű mezők értékeit.

    • Egy mező lehetséges értékeinek listájának megadásához használja az operátort vagy az operátort. A City mezőben például adja meg a "Oregon" vagy a "Oregon" értéket, ha azokat a rekordokat szűri, amelyek valamelyik értéket tartalmazzák.

    • Ha egy vezérlő állapota , például egy jelölőnégyzet vagy gomb alapján szeretne szűrni, kattintson a vezérlőre, hogy a kívánt állapotban van. Ha a vezérlőt semleges pozícióba kell visszahozni, hogy ne legyen használható a rekordok szűrésére vonatkozó feltételként, győződjön meg arról, hogy a vezérlő nem érhető el (halványan jelenik meg).

    • A null (hiányzó), a nem null, az üres (üres vagy ""), illetve a nem üres értékekre való szűréshez írja be az Is Null,az Is Not Null,a "" vagy a Not "" értéket a mezőbe.

  5. Ha két alternatív feltételkészletet szeretne megadni, például csak azoknak a partnereknek a nevét szeretné látni, akiknek az OrszágRégió értéke USA, és akiknek áprilisban van születésnapja, az alábbi lehetőségek közül választhat:

    • Ha a több feltételkészlet bármelyikének megfelelő rekordokat lekérni, adja meg a feltételt az első feltételkészlet megadásával, kattintson a Vagy fülre, majd adja meg a következő feltételkészletet. Felhívjuk a figyelmét arra, hogy ha azt szeretné, hogy egy mezőérték más mezőértékektől függetlenül szűrőként működn, ezt az értéket meg kell adnia a Look for (Keres) lapon és az Or (Vagy) lapon. Más szóval a "Keres" lap és az egyes Vagy fülek egy alternatív szűrőérték-készletet képviselnek.

    • Felhívjuk a figyelmét arra is, hogy minden alkalommal, amikor mező feltételt ad hozzá a Vagy laphoz, az Access újabb Vagy lapot hoz létre. Ez lehetővé teszi több "vagy" feltétel megadását. A szűrő bármely olyan rekordot visszaad, amely a Keresés lapon megadott összes értéket tartalmazza, vagy az első Vagy lapon megadott összes értéket, illetve a második Vagy lapon megadott összes értéket stb.

Ha el szeretne távolítani egy szűrőt, és meg szeretné mutatni az összes rekordot, kattintson ismét a Szűrő be/ki gombra.

Ha űrlap alapján szeretné módosítani a szűrőt, kattintson a Speciális,majd ismét a Szűrés űrlap alapján lehetőségre. Megjelenik az aktuális szűrési feltételkészlet.

Irányított szűrő

Esetenként előfordulhat, hogy speciális szűrőtípust szeretne alkalmazni, és saját maga kell megírni a szűrő feltételét. Megkeresheti például az elmúlt hét nap vagy az elmúlt hat hónap dátumait tartalmazó rekordokat.

A speciális szűrők használatához kifejezések írása szükséges. A kifejezések hasonlítanak az Excel képleteihez és a lekérdezések tervezésekor megadott feltételekhez.

Az irányított szűrő használatának egyik példája az, hogy megkeresi azoknak a partnereknek a nevét, akiknek a születésnapja az elmúlt hét napban történt. Egy speciális szűrő alkalmazása után tovább korlátozhatja az eredményeket azokra, akiknek az országa/régiója USA.

Speciális szűrő alkalmazása

  1. Nyisson meg egy táblát, lekérdezést, űrlapot vagy jelentést a következő nézetek bármelyikében: Adatlap, Űrlap, Jelentés vagy Elrendezés.

  2. Győződjön meg arról, hogy a nézet még nincs szűrve. A rekordválasztó sávon ellenőrizze, hogy a Nincs szűrő halványan jelenik-e meg (nem érhető el). Ha a rekordválasztó sáv nem látható, kattintson a Kezdőlap lap Rendezés & Szűrő csoportjának Speciális gombjára, majd az Összes szűrő törlése parancsra (ha az összes szűrő törlése halványan jelenik meg, akkor nincsenek érvényben szűrők).

  3. A Kezdőlap lap Rendezés & csoportjában kattintson a Speciális, majd a helyi menü Speciális szűrés/rendezés parancsára.

  4. Adja hozzá a rácshoz a szűrni kívánt mezőket.

  5. Az egyes mezők Feltétel sorában adjon meg egy feltételt. A feltételek halmazként vannak alkalmazva, és csak azok a rekordok jelennek meg, amelyek megfelelnek a Feltétel sorban lévő összes feltételnek. Ha csak egy mezőre vonatkozó alternatív feltételeket ad meg, írja be az első feltételt a Feltétel sorba, a második feltételt a Vagy sorba stb.

    Tippek: 

    • A Feltétel sorban lévő feltételkészletek alternatívájaként a Vagy sorban lévő feltételek teljes halmazát alkalmazza a program. Azokat a feltételeket, amelyekre mindkét feltételkészletre alkalmazni szeretné, a Feltétel sorban és a Vagy sorban is be kell gépelnie. Kattintson a Szűrő kapcsolóra a szűrt sorok szűréséhez.

    • A feltételek írásának jó módja, ha egy olyan közös szűrőt vagy kijelölésen alapuló szűrőt alkalmaz, amely a keresetthez közeli eredményt ad. Ezután, amikor a szűrőt alkalmazza a nézetre, megjelenik az Objektum szűrése lap

Speciális parancsok a Dokumentum szűrése lapon

A Dokumentum szűrése lapon két speciális parancs érhető el. Amikor a jobb gombbal a tervezőrács fölé kattint a lapon, a helyi menüben megjelenik a Betöltés lekérdezésből és a Mentés lekérdezésként parancs.

Speciális szűrőbeállítások

A Lekérdezésből betöltés parancs betölti a kijelölt lekérdezés tervét a rácsba. Ez lehetővé teszi a lekérdezési feltételek szűrési feltételként való használatát.

A Mentés lekérdezésként paranccsal új lekérdezésként mentheti a szűrőbeállításokat.

Vissza a lap tetejére

Szűrő eltávolítása vagy ismételt alkalmazása

Ha az adatok szűrés nélküli nézetre szeretne váltani, távolítsa el a szűrőket a rekordválasztó sáv Szűrve parancsára kattintva a teljes nézetre való visszatéréshez.

Az aktuális szűrők eltávolításakor a szűrők ideiglenesen törlődnek a nézet összes mezőjéből. Ha például először alkalmazza a szűrőket az OrszágRégió és a SzületésiDátum mezőkre, majd eltávolítja a szűrőket, akkor ismét látni fogja az összes rekordot.

A legutóbbi szűrők újra alkalmazáshoz kattintson a Szűrés nélkül elemre a rekordválasztó sávon.

Vissza a lap tetejére

Szűrő ürítés

Ha már nincs rá szüksége, törölje a szűrőt. Ha töröl egy szűrőt, azzal törli azt a nézetből, és a továbbiakban nem használhatja újra az állapotsor Szűrés nélküli parancsával. Egyetlen szűrőt törölhet egyetlen mezőből, illetve a nézet összes mezőjéből.

  • Ha egyetlen szűrőt egyetlen mezőből töröl: kattintson a jobb gombbal a szűrt oszlopra vagy vezérlőelemre, és válassza a Szűrő üríte mezőnévből parancsát.

  • Az összes szűrő törlése az összes mezőből: A Kezdőlap lap Rendezés és szűrés & csoportjában kattintson a Speciális gombra, majd a helyi menüben az Összes szűrő törlése parancsra.

Vissza a lap tetejére

Szűrő mentése

Ha újból használni fogja, hasznos lehet egy szűrő mentése. A tábla, lekérdezés, űrlap vagy jelentés bezárásakor érvényben álló szűrőbeállításokat a program automatikusan menti az objektummal együtt, és újraalkalmazásra is használhatók. Alapértelmezés szerint azonban a program nem alkalmazza automatikusan a szűrőbeállításokat az objektum következő megnyitásakor.

Ha meg kell győződni arról, hogy az objektum tulajdonságlapján, amikor legközelebb megnyit egy táblát, lekérdezést, űrlapot vagy jelentést, automatikusan alkalmazza az aktuális szűrőket, állítsa az objektum FilterOnLoad tulajdonságát Igenre. Az objektum következő megnyitásakor a FilterOnLoad tulajdonság lesz alkalmazva. Ha módosítja ezt a beállítást, az új beállítás alkalmazásához be kell zárnia és újra meg kell nyitnia az objektumot.

Megjegyzés:  A FilterOnLoad tulajdonság beállítása csak akkor érvényes, ha az objektum betöltődik. Ha ezt a tulajdonságot egy objektumhoz Be kell kapcsolnia Tervező nézetben, majd másik nézetre kell váltania, az nem fogja alkalmazni a beállítást. A FilterOnLoad tulajdonság effektusának effektusához be kell zárnia, majd újra meg kell nyitnia az objektumot.

Vissza a lap tetejére

További segítségre van szüksége?

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

×